Bảng Định Khoản Kế Toán Là Gì? Sao Kế Toán Nào Cũng Cần?

Nghe đến “bảng định khoản” có lẽ nhiều bạn, nhất là các bạn mới vào nghề kế toán, sẽ thấy hơi “ngợp”. Nhưng đừng lo, nó không hề phức tạp như bạn nghĩ đâu! Hiểu đơn giản, bảng định khoản là “kim chỉ nam” giúp kế toán xác định tài khoản nào tăng, tài khoản nào giảm khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nó là bước cực kỳ quan trọng để ghi chép chính xác vào sổ sách kế toán. Thiếu nó, sổ sách loạn hết cả lên, kiểm toán vào là “toang” đấy!

Định khoản kế toán là gì?

Định khoản kế toán là việc xác định tài khoản nào (trong bảng hệ thống tài khoản kế toán) sẽ ghi Nợ, tài khoản nào sẽ ghi Có khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi nghiệp vụ kinh tế đều tác động ít nhất đến hai tài khoản. Ví dụ, khi công ty mua chịu hàng hóa, tài khoản “Hàng tồn kho” tăng lên (ghi Nợ), tài khoản “Phải trả người bán” cũng tăng lên (ghi Có).

Vì sao cần bảng định khoản kế toán?

Nếu bạn nghĩ định khoản chỉ là một bước “cho có” trong quy trình kế toán thì bạn đã nhầm to! Bảng định khoản đóng vai trò then chốt trong việc:

• Đảm bảo tính chính xác: Định khoản đúng giúp ghi chép chính xác các nghiệp vụ vào sổ sách kế toán, tránh sai sót dẫn đến báo cáo tài chính không trung thực.
• Tuân thủ chuẩn mực kế toán: Việc định khoản phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và các quy định pháp luật liên quan.
• Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu: Bảng định khoản giúp kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ sách kế toán, phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời.
• Cung cấp thông tin cho quản lý: Dữ liệu từ bảng định khoản là cơ sở để lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản lý ra quyết định.

Thực tế, tôi đã từng thấy nhiều bạn mới vào nghề “tắt” luôn bước định khoản cho nhanh, ghi thẳng vào sổ. Hậu quả là sổ sách rối tung, đến lúc làm báo cáo thì “khóc thét”. Vì vậy, hãy nhớ rằng, định khoản kỹ càng là đầu tư cho sự chính xác và hiệu quả sau này.

Các nguyên tắc định khoản kế toán “nằm lòng”

Để định khoản đúng, bạn cần “nằm lòng” các nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc cân đối: Tổng số tiền ghi Nợ phải bằng tổng số tiền ghi Có.
• Nguyên tắc tài khoản đối ứng: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phải tác động ít nhất đến hai tài khoản (một Nợ, một Có).
• Nguyên tắc phù hợp: Phải xác định đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế để chọn tài khoản phù hợp. Ví dụ, phân biệt rõ giữa chi phí trả trước và chi phí phát sinh trong kỳ.
• Nguyên tắc nhất quán: Áp dụng nhất quán các phương pháp và nguyên tắc kế toán trong suốt kỳ kế toán.

Ngoài ra, việc hiểu rõ bản chất của từng loại tài khoản (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí) cũng rất quan trọng. Bạn có thể tham khảo thêm 9 Loại Tài Khoản Kế Toán: Phân Loại & Ví Dụ Chi Tiết để nắm vững hơn nhé.

Các tài khoản kế toán thường dùng trong bảng định khoản

Có rất nhiều tài khoản kế toán, nhưng dưới đây là một số tài khoản thường dùng nhất trong bảng định khoản:

• 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
• 131: Phải thu khách hàng
• 152, 153, 156: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa
• 211: Tài sản cố định
• 331: Phải trả người bán
• 411: Vốn đầu tư của chủ sở hữu
• 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• 632: Giá vốn hàng bán
• 641, 642: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

Để hiểu rõ hơn về hệ thống tài khoản kế toán, bạn có thể tham khảo bài viết Bảng Tài Khoản Kế Toán: Chi Tiết & Dễ Hiểu Nhất 2024. Bài viết này cung cấp thông tin chi tiết và dễ hiểu về các tài khoản kế toán phổ biến.

Ví dụ cụ thể về bảng định khoản

Để dễ hình dung, chúng ta cùng xem một vài ví dụ cụ thể:

Ví dụ 1: Công ty A bán hàng cho khách hàng B, thu tiền mặt 100 triệu đồng.

• Nợ TK 111: 100.000.000 VNĐ
• Có TK 511: 100.000.000 VNĐ

Ví dụ 2: Công ty A mua chịu nguyên vật liệu của nhà cung cấp C, trị giá 50 triệu đồng.

• Nợ TK 152: 50.000.000 VNĐ
• Có TK 331: 50.000.000 VNĐ

Ví dụ 3: Công ty A thanh toán tiền điện cho tháng trước bằng tiền gửi ngân hàng, số tiền 10 triệu đồng.

• Nợ TK 642: 10.000.000 VNĐ
• Có TK 112: 10.000.000 VNĐ

Lưu ý rằng, các ví dụ trên chỉ là những nghiệp vụ đơn giản. Trong thực tế, có những nghiệp vụ phức tạp hơn, đòi hỏi bạn phải phân tích kỹ lưỡng trước khi định khoản.

Những lưu ý khi sử dụng bảng định khoản

Để sử dụng bảng định khoản hiệu quả, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Cập nhật thường xuyên: Bảng định khoản cần được cập nhật thường xuyên khi có sự thay đổi về chính sách kế toán hoặc phát sinh nghiệp vụ mới.
• Sử dụng thống nhất: Các phòng ban trong công ty cần sử dụng chung một bảng định khoản để đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ trong công tác kế toán.
• Đào tạo nhân viên: Cần đào tạo, hướng dẫn nhân viên kế toán sử dụng bảng định khoản thành thạo.
• Kiểm tra định kỳ: Thực hiện kiểm tra định kỳ việc sử dụng bảng định khoản để phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục.

Phần mềm hỗ trợ định khoản kế toán

Ngày nay, có rất nhiều phần mềm kế toán hỗ trợ việc định khoản tự động, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, bạn vẫn cần hiểu rõ các nguyên tắc định khoản để kiểm tra lại kết quả do phần mềm đưa ra. Bạn có thể tham khảo Phần mềm tra cứu hóa đơn của HuviSoft, một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử. Việc sử dụng Ứng Dụng Hóa Đơn Điện Tử: Toàn Tập Từ A-Z không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường tính minh bạch và chính xác trong công tác kế toán. Đặc biệt với tính năng tự động định khoản, phần mềm giúp giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về phần mềm tra cứu hóa đơn hiện hành.

Phần mềm còn hỗ trợ tải hóa đơn, mua hóa đơn đỏ, giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.

Bảng so sánh các phần mềm hỗ trợ định khoản kế toán

Phần mềm	Ưu điểm	Nhược điểm	Chi phí
HuviSoft	Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tích hợp nhiều tính năng	Cần kết nối internet để sử dụng	Theo gói
MISA SME.NET	Phổ biến, nhiều người dùng	Giao diện có phần phức tạp với người mới	Theo gói
Fast Accounting	Tính năng mạnh mẽ, phù hợp với doanh nghiệp lớn	Chi phí cao	Theo gói

Câu hỏi thường gặp về bảng định khoản

Câu hỏi 1: Bảng định khoản có bắt buộc phải có trong doanh nghiệp không?

Trả lời: Không có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải có bảng định khoản. Tuy nhiên, việc xây dựng và sử dụng bảng định khoản sẽ giúp công tác kế toán trở nên chính xác và hiệu quả hơn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Câu hỏi 2: Làm thế nào để biết mình đã định khoản đúng hay sai?

Trả lời: Bạn có thể kiểm tra lại bằng cách đối chiếu với các chuẩn mực kế toán, quy định pháp luật và tham khảo ý kiến của các chuyên gia kế toán có kinh nghiệm. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm kế toán để tự động kiểm tra và phát hiện sai sót.

Câu hỏi 3: Bảng định khoản có thể tùy biến theo đặc thù của từng doanh nghiệp không?

Trả lời: Hoàn toàn có thể. Bạn có thể tùy biến bảng định khoản để phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng việc tùy biến không vi phạm các chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật.

Tóm lại, bảng định khoản là một công cụ hữu ích giúp kế toán ghi chép chính xác và hiệu quả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc nắm vững các nguyên tắc định khoản và sử dụng bảng định khoản thành thạo sẽ giúp bạn trở thành một kế toán chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Chúc bạn thành công!