Bảng Tài Khoản Thông Tư 133: Hướng Dẫn Chi Tiết & Cập Nhật Mới Nhất

Thông tư 133 là gì và tại sao bảng tài khoản lại quan trọng?

Nếu bạn đang làm kế toán cho một doanh nghiệp nhỏ và vừa, chắc hẳn cái tên "Thông tư 133" đã quá quen thuộc, nhưng đôi khi vẫn khiến nhiều người đau đầu. Tôi còn nhớ hồi mới vào nghề, cứ nghe nói đến "theo thông tư" là đã thấy rối rồi. Thực ra, hiểu đơn giản thì Thông tư 133/2016/TT-BTC là văn bản hướng dẫn Chế độ kế toán dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nó ra đời với mục đích đơn giản hóa các quy định kế toán, giúp các doanh nghiệp cỡ vừa và nhỏ dễ dàng áp dụng hơn so với chế độ kế toán doanh nghiệp thông thường.

Và trái tim của chế độ kế toán này, chính là bảng tài khoản thông tư 133. Nó giống như một cuốn từ điển, một hệ thống danh mục các tài khoản kế toán được chuẩn hóa. Mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ mua một cái bàn, trả lương nhân viên, đến bán được một lô hàng, đều phải được "ghi nhận" vào đúng một (hoặc một vài) tài khoản trong bảng này. Việc hiểu và sử dụng đúng bảng tài khoản này là điều kiện tiên quyết để sổ sách kế toán của bạn minh bạch, chính xác, và quan trọng nhất là đúng luật.

Nếu không nắm vững nó, bạn rất dễ hạch toán sai, dẫn đến báo cáo tài chính bị lệch lạc, ảnh hưởng đến việc tính thuế và có thể bị phạt khi thanh tra, kiểm tra. Tôi đã từng chứng kiến một công ty bạn chỉ vì hạch toán nhầm giữa chi phí quản lý và chi phí bán hàng mà dẫn đến số thuế phải nộp tính sai, cuối cùng bị truy thu và phạt, thiệt hại không nhỏ.

Cấu trúc bảng tài khoản thông tư 133: Hiểu rõ từng nhóm tài khoản

Bảng tài khoản theo TT133 được thiết kế khá hệ thống và logic. Nó không có quá nhiều tài khoản như trong bảng tài khoản kế toán theo TT200 dành cho doanh nghiệp lớn, nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ để phản ánh mọi hoạt động.

Về cơ bản, bảng tài khoản được chia thành 9 loại, từ loại 1 đến loại 9. Mỗi loại có ý nghĩa riêng:

• Tài khoản loại 1, 2: Đây là nhóm tài sản. Loại 1 là Tài sản ngắn hạn (tiền, hàng tồn kho, phải thu ngắn hạn...). Loại 2 là Tài sản dài hạn (TSCĐ, đầu tư dài hạn...). Khi bạn mua một cái gì đó về, nó thường được ghi nhận vào nhóm này.
• Tài khoản loại 3, 4: Ngược lại, đây là nhóm nguồn vốn. Loại 3 là Nợ phải trả (vay ngân hàng, phải trả nhà cung cấp...). Loại 4 là Vốn chủ sở hữu. Nhóm này cho biết tài sản của công ty được hình thành từ đâu.
• Tài khoản loại 5, 6, 7, 8: Đây là nhóm "lõi" phản ánh kết quả kinh doanh. Loại 5 - Doanh thu. Loại 6,7 - Chi phí (giá vốn, chi phí bán hàng, quản lý). Loại 8 - Thu nhập khác, chi phí khác. Mọi khoản thu, chi đều quy tụ về đây để cuối kỳ xem lãi lỗ ra sao.
• Tài khoản loại 9: Xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 911 này có nhiệm vụ tổng hợp tất cả doanh thu, chi phí từ các tài khoản loại 5,6,7,8 để ra được lãi (hoặc lỗ) trong kỳ.

Nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quan hơn về hệ thống tài khoản kế toán nói chung, có thể tham khảo thêm bài viết về bảng tài khoản kế toán đầy đủ.

So sánh bảng tài khoản thông tư 133 và thông tư 200: Doanh nghiệp nào dùng cái nào?

Đây là câu hỏi tôi gặp rất nhiều, đặc biệt từ các bạn kế toán mới hoặc chủ doanh nghiệp. Sự nhầm lẫn giữa hai bảng tài khoản này là điều dễ hiểu. Về cơ bản, chúng đều là công cụ để ghi nhận nghiệp vụ, nhưng độ phức tạp và chi tiết khác nhau rõ rệt.

TT133 được thiết kế với tinh thần "đơn giản hóa" tối đa. Số lượng tài khoản ít hơn, cách hạch toán một số nghiệp vụ cũng gọn gàng hơn. Ví dụ, với chi phí trả trước, TT133 có thể không cần phân bổ chi tiết như TT200. Trong khi đó, TT200 yêu cầu chi tiết và chặt chẽ hơn nhiều, phù hợp với quy mô và yêu cầu quản trị của các doanh nghiệp lớn.

Vậy doanh nghiệp của bạn nên dùng cái nào? Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô. Nếu doanh nghiệp bạn thuộc diện nhỏ và vừa theo quy định của Luật Doanh nghiệp (thường dựa trên số lao động và tổng doanh thu/năm), bạn bắt buộc phải dùng TT133. Dùng TT200 khi không thuộc diện này hoặc tự nguyện áp dụng. Tuy nhiên, tôi khuyên các doanh nghiệp nhỏ cứ nên dùng TT133 cho nhẹ gánh, trừ khi có nhu cầu quản trị đặc biệt.

Làm sao để biết doanh nghiệp mình là nhỏ và vừa?

Bạn có thể tra cứu tiêu chí cụ thể tại Nghị định 39/2018/NĐ-CP hoặc các văn bản sửa đổi, bổ sung. Thông thường, nó dựa trên số lao động bình quân năm và tổng doanh thu của năm trước liền kề. Ví dụ, doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có số lao động dưới 10 người và doanh thu dưới 10 tỷ/năm.

Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phổ biến theo TT133

Lý thuyết là vậy, còn thực hành thì sao? Tôi sẽ lấy vài ví dụ cụ thể mà hầu như doanh nghiệp nào cũng gặp để bạn dễ hình dung cách áp dụng bảng tài khoản thông tư 133 vào thực tế.

Ví dụ 1: Mua hàng hóa về nhập kho, chưa thanh toán. Giả sử công ty bạn mua 1 lô hàng trị giá 50 triệu (chưa VAT), tiền chưa trả.
- Hàng về nhập kho: Ghi Nợ TK 156 (Hàng hóa) 50,000,000.
- VAT đầu vào được khấu trừ: Ghi Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) 5,000,000 (nếu thuế suất 10%).
- Phải trả nhà cung cấp: Ghi Có TK 331 (Phải trả người bán) 55,000,000.
=> Bút toán: Nợ 156/ Nợ 133 / Có 331.

Ví dụ 2: Trả lương cho nhân viên bộ phận bán hàng. Tổng lương phải trả là 30 triệu.
- Ghi nhận chi phí: Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng) 30,000,000.
- Phải trả công nhân viên: Có TK 334 (Phải trả người lao động) 30,000,000.
=> Bút toán: Nợ 641 / Có 334.
Khi thực chi tiền: Nợ 334 / Có 111 (Tiền mặt) hoặc 112 (Tiền gửi ngân hàng).

Ví dụ 3: Khách hàng thanh toán tiền mua hàng bằng chuyển khoản. Số tiền 110 triệu (trong đó 100 triệu là doanh thu, 10 triệu là VAT đầu ra).
- Tiền về tài khoản: Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) 110,000,000.
- Ghi nhận doanh thu: Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) 100,000,000.
- Ghi nhận VAT phải nộp: Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp) 10,000,000.
=> Bút toán: Nợ 112 / Có 511 / Có 3331.

Những nguyên tắc cơ bản này cũng được đề cập trong bảng tài khoản nguyên lý kế toán, nền tảng cho mọi chế độ kế toán.

Những lưu ý quan trọng và sai sót thường gặp khi áp dụng

Qua nhiều năm tư vấn và làm việc cùng các doanh nghiệp, tôi thấy có một số lỗi cứ lặp đi lặp lại khi họ sử dụng bảng tài khoản này. Biết để mà tránh, bạn nhé.

• Nhầm lẫn giữa chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) và chi phí bán hàng (TK 641): Lương nhân viên phòng kinh doanh phải vào 641, lương nhân viên hành chính phải vào 642. Chi phí tiếp khách liên quan đến bán hàng có thể vào 641, chi phí tiếp khách chung chung thường vào 642. Cần phân biệt rõ ràng.
• Hạch toán sai tài khoản công cụ, dụng cụ (TK 153) và Tài sản cố định (TK 211): Nhiều người cứ thấy mua cái gì giá trị cao một chút là cho vào TSCĐ. Theo quy định, TSCĐ phải có thời gian sử dụng trên 1 năm và có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên (trừ một số ngành đặc thù). Mua một cái máy tính 20 triệu dùng vài năm vẫn chỉ là CCDC thôi.
• Không theo dõi chi tiết các tài khoản phải thu (131), phải trả (331): Đây là sai sót nghiêm trọng. Bạn phải mở sổ chi tiết theo từng đối tượng (từng khách hàng, từng nhà cung cấp). Nếu không, bạn sẽ không biết ai nợ mình bao nhiêu và mình nợ ai bao nhiêu, dễ dẫn đến thất thoát và quản lý dòng tiền kém.
• Quên hạch toán các khoản phải trả phát sinh cuối kỳ: Như tiền điện, nước, điện thoại đã dùng trong tháng nhưng chưa có hóa đơn. Cuối kỳ vẫn phải ghi nhận ước tính chi phí vào đúng tài khoản chi phí và ghi có TK 335 (chi phí phải trả) hoặc 331.

Một mẹo nhỏ của tôi là luôn luôn tra cứu và đối chiếu với bảng hệ thống tài khoản khi có nghiệp vụ mới phát sinh hoặc không chắc chắn. Đừng chỉ làm theo thói quen.

Phần mềm kế toán và công cụ hỗ tr� tra cứu, áp dụng bảng tài khoản

Thời đại công nghệ rồi, việc áp dụng bảng tài khoản thông tư 133 sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn biết tận dụng các công cụ phù hợp. Đặc biệt là khi bạn cần tra cứu hóa đơn điện tử để hạch toán, thì việc tích hợp với phần mềm kế toán là vô cùng tiện lợi.

Hầu hết các phần mềm kế toán phổ biến hiện nay (Misa, Fast, Bravo,...) đều đã tích hợp sẵn hệ thống tài khoản theo TT133. Khi bạn thiết lập phần mềm và chọn loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa, nó sẽ tự động load bảng tài khoản chuẩn này lên. Bạn chỉ cần hiểu để sử dụng, không phải nhớ từng số tài khoản một.

Hơn thế nữa, các phần mềm này còn giúp bạn:

• Tự động định khoản: Khi bạn nhập hóa đơn mua vào, phần mềm có thể tự đề xuất bút toán Nợ TK 156, 133 / Có TK 331.
• Kiểm soát lỗi: Cảnh báo nếu bạn hạch toán Nợ/Có không cân bằng, hoặc hạch toán vào tài khoản không hợp lệ.
• Tự động tổng hợp lên sổ cái, báo cáo: Từ các bút toán chi tiết, phần mềm sẽ tự động lên sổ cái cho từng tài khoản và cuối cùng là Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Kết quả kinh doanh).
• Tích hợp với phần mềm tra cứu hóa đơn: Đây là điểm cộng lớn. Bạn có thể dùng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng để tải hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế, sau đó import trực tiếp dữ liệu vào phần mềm kế toán. Việc này giảm thiểu sai sót do nhập tay và tiết kiệm thời gian cực kỳ nhiều. Tôi thấy nhiều khách hàng của mình sau khi dùng tích hợp kiểu này, thời gian làm sổ sách cuối tháng giảm đi phân nửa.

Vậy nên, nếu doanh nghiệp bạn chưa dùng phần mềm kế toán, hãy cân nhắc đầu tư. Nó không chỉ giúp bạn làm đúng mà còn làm nhanh, làm hiệu quả. Và nhớ chọn phần mềm có khả năng kết nối với công cụ tra cứu hóa đơn nhé.

Câu hỏi thường gặp về bảng tài khoản thông tư 133

1. Doanh nghiệp tôi đang dùng TT133, nay phát triển lớn hơn, có phải chuyển sang TT200 không?
Có, nếu doanh nghiệp của bạn không còn đáp ứng tiêu chí doanh nghiệp nhỏ và vừa nữa. Việc chuyển đổi cần được lập kế hoạch, đào tạo lại nhân sự và có thể phải điều chỉnh số dư đầu kỳ của các tài khoản để phù hợp với hệ thống mới. Bạn nên tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán hoặc công ty dịch vụ kế toán để được hỗ trợ.

2. Tôi có thể tự thêm các tài khoản cấp 3, cấp 4 vào bảng tài khoản TT133 để theo dõi chi tiết hơn không?
Hoàn toàn có thể. TT133 quy định các tài khoản cấp 1 và cấp 2. Bạn được phép mở chi tiết các tài khoản cấp 3, cấp 4... để phục vụ nhu cầu quản lý nội bộ. Ví dụ, TK 1561 (Hàng hóa) bạn có thể mở thêm 1561.001 (Hàng hóa A), 1561.002 (Hàng hóa B).

3. Khi nào thì dùng TK 141 (Tạm ứng) và khi nào dùng TK 138 (Phải thu khác)?
TK 141 dùng để theo dõi các khoản tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi công tác, mua hàng... và họ phải thanh quyết toán sau. TK 138 dùng cho các khoản phải thu không thuộc các đối tượng phải thu thông thường (như phải thu về bồi thường, phải thu nội bộ...). Nói chung, 141 là cho nhân viên, có tính chất tạm ứng và hoàn ứng; 138 mang tính chất phải thu đa dạng hơn.

4. Việc hạch toán có khác nhiều giữa phần mềm kế toán và làm sổ tay không?
Về nguyên tắc kế toán thì không khác. Nhưng phần mềm giúp bạn thực hiện nhanh, chính xác và tự động hóa các bước tổng hợp, lên báo cáo. Làm sổ tay dễ sai sót, tốn thời gian và khó kiểm tra đối chiếu.

5. Tôi mua phần mềm kế toán thì có được hỗ trợ về bảng tài khoản TT133 không?
Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm kế toán uy tín đều có đội ngũ hỗ trợ khách hàng. Họ có thể giúp bạn thiết lập hệ thống tài khoản ban đầu cho phù hợp với ngành nghề của doanh nghiệp bạn. Bạn nên yêu cầu dịch vụ này khi mua phần mềm.

Tóm lại, bảng tài khoản thông tư 133 không phải là thứ gì quá đáng sợ. Nó là công cụ đắc lực, được thiết kế để hỗ trợ chính các doanh nghiệp nhỏ và vừa như chúng ta. Hiểu rõ nó, áp dụng đúng nó, kết hợp với các công nghệ hỗ trợ như phần mềm kế toán và công cụ tra cứu hóa đơn điện tử, công việc kế toán của bạn sẽ trở nên nhẹ nhàng, chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều. Hãy coi nó như một người bạn đồng hành trên hành trình phát triển doanh nghiệp, thay vì một gánh nặng phải đối mặt mỗi cuối tháng.