Bảng TK Theo Thông Tư 200: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp

Bảng TK Theo Thông Tư 200 Là Gì?

Nếu bạn đang làm kế toán, chắc hẳn cụm từ "bảng tk theo thông tư 200" đã quá quen thuộc, nhưng cũng không ít người mới vào nghề cảm thấy nó khá "hack não". Thực ra, hiểu đơn giản thì đây chính là danh mục các tài khoản kế toán mà doanh nghiệp phải sử dụng, được quy định bởi Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Thông tư này thay thế cho Quyết định 15 cũ kỹ trước đây, mang đến một hệ thống tài khoản hiện đại hơn, phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế và nền kinh tế thị trường.

Tôi còn nhớ hồi mới ra trường, cứ nghĩ học xong là biết hết, ai ngờ vào doanh nghiệp thực tế mới tá hỏa vì hệ thống tài khoản khác xa sách vở. Lúc đó mới vỡ lẽ tầm quan trọng của việc nắm vững bảng tk theo thông tư 200 này. Nó không chỉ là công cụ để ghi chép, mà còn là ngôn ngữ chung để doanh nghiệp "nói chuyện" với cơ quan thuế, ngân hàng và các đối tác.

Cấu Trúc Và Quy Tắc Số Hiệu Tài Khoản

Bảng tài khoản theo TT200 được thiết kế khá khoa học với hệ thống số hiệu 3 chữ số. Cấu trúc này giúp việc tra cứu và phân loại trở nên dễ dàng hơn nhiều.

• Tài khoản loại 1, 2 (Tài sản): Từ 111 đến 159, 161... phản ánh tài sản ngắn hạn, dài hạn. Ví dụ: 111 - Tiền mặt, 112 - Tiền gửi ngân hàng.
• Tài khoản loại 3, 4 (Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu): Từ 311 đến 356, 411 đến 421. Đây là các khoản nợ và phần vốn của chủ doanh nghiệp.
• Tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9: Dành cho doanh thu, chi phí, thu nhập khác, chi phí khác và xác định kết quả kinh doanh. Ví dụ: 511 - Doanh thu bán hàng, 632 - Giá vốn hàng bán.

Một điểm tôi thấy rất hay là TT200 có bổ sung nhiều tài khoản cấp 2, cấp 3 chi tiết hơn, giúp doanh nghiệp quản lý sát sao từng khoản mục. Chẳng hạn, tài khoản 156 - Hàng hóa có thể chi tiết thành 1561, 1562... cho từng nhóm hàng. Việc hiểu rõ cấu trúc này là bước đầu tiên để bạn không bị "lạc trôi" trong biển số liệu. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về cách áp dụng từng tài khoản trong bài viết hướng dẫn chi tiết về bảng tài khoản TT200 của chúng tôi.

So Sánh Bảng TK TT200 Với TT133

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện vẫn đang băn khoăn giữa TT200 và TT133 (dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ). Sự khác biệt không hề nhỏ đâu. Dưới đây là bảng so sánh nhanh để bạn dễ hình dung:

Theo quan điểm cá nhân tôi, nếu doanh nghiệp bạn có dự định phát triển, mở rộng quy mô, hoặc cần báo cáo tài chính đầy đủ cho đối tác, ngân hàng thì nên áp dụng TT200 ngay từ đầu. Việc chuyển đổi từ hệ thống đơn giản sang phức tạp sau này sẽ tốn kém và dễ xảy ra sai sót hơn nhiều.

Khi Nào Nên Chuyển Từ TT133 Sang TT200?

Đây là câu hỏi tôi nhận được rất nhiều từ các chủ doanh nghiệp. Thường thì khi doanh nghiệp của bạn vượt qua khỏi quy mô "siêu nhỏ", tức là có nhiều nhân viên hơn, doanh thu tăng, các giao dịch phức tạp hơn (mua bán chịu, đầu tư tài sản cố định, vay vốn ngân hàng...), thì việc sử dụng TT133 sẽ không còn phù hợp. Báo cáo tài chính làm ra sẽ thiếu tính minh bạch và khó thuyết phục đối tác. Lúc đó, bảng thống kê tài khoản kế toán đầy đủ theo TT200 là lựa chọn tất yếu.

Hướng Dẫn Sử Dụng Trong Thực Tế

Lý thuyết là vậy, nhưng áp dụng vào thực tế mới là phần "khó nhằn". Dưới đây là một vài tình huống cụ thể mà tôi hay gặp:

• Mua hàng hóa về nhập kho: Khi mua hàng, bạn sẽ ghi Nợ TK 156 (Hàng hóa) và Có TK 111, 112 (nếu trả tiền ngay) hoặc Có TK 331 (nếu mua chịu). Nhớ là phải kèm theo hóa đơn GTGT hợp lệ. Việc tra cứu hóa đơn điện tử này nhanh chóng sẽ giúp công việc kế toán của bạn trôi chảy hơn rất nhiều.
• Trả lương cho nhân viên: Ghi Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) - Chi tiết tiền lương, và Có TK 334 (Phải trả người lao động). Khi chi tiền mặt hoặc chuyển khoản trả lương, bạn ghi Nợ TK 334 và Có TK 111, 112.
• Khấu hao TSCĐ: Cuối tháng, bạn tính và trích khấu hao. Ghi Nợ TK 642, 641 (tùy bộ phận sử dụng) và Có TK 214 (Hao mòn TSCĐ).

Một mẹo nhỏ từ kinh nghiệm của tôi: Hãy tự lập cho mình một sổ tay hạch toán các nghiệp vụ thường gặp. Ban đầu có thể mất thời gian, nhưng về lâu dài nó sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều công sức và giảm thiểu sai sót. Bạn cũng có thể tham khảo hướng dẫn từ A-Z về bảng tài khoản kế toán để có cái nhìn tổng quan và hệ thống hơn.

Các Lỗi Thường Gặp Và Cách Khắc Phục

Dù đã cẩn thận, nhưng sai sót trong việc sử dụng bảng tk theo thông tư 200 là điều khó tránh khỏi, nhất là với người mới. Dưới đây là một số lỗi "kinh điển":

• Ghi sai tài khoản đối ứng: Ví dụ, mua công cụ dụng cụ (là TSCĐ) nhưng lại hạch toán vào TK 153 (Công cụ, dụng cụ - là tài sản lưu động) thay vì TK 211 (Tài sản cố định hữu hình). Lỗi này làm sai lệch cơ cấu tài sản và chi phí khấu hao.
• Không mở tài khoản chi tiết: Chỉ ghi chung chung vào tài khoản tổng, dẫn đến việc theo dõi công nợ, tình hình tồn kho không chính xác. Ví dụ, tất cả khách hàng đều ghi chung vào TK 131, không có 1311, 1312... cho từng người.
• Nhầm lẫn giữa chi phí trả trước và chi phí phải trả: Đây là cặp tài khoản 142 và 335 rất dễ gây nhầm lẫn. Chi phí trả trước là khoản đã chi ra rồi, phân bổ dần. Chi phí phải trả là khoản chưa chi, nhưng phải ghi nhận vào chi phí kỳ này.

Cách khắc phục tốt nhất, theo tôi, là đầu tư vào một phần mềm kế toán tốt. Phần mềm sẽ giúp bạn ràng buộc các định khoản, tự động đề xuất tài khoản đối ứng phù hợp và cảnh báo khi có nghiệp vụ bất thường. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp cũng giúp giảm thiểu sai sót từ khâu đầu vào chứng từ, đảm bảo hóa đơn điện tử bạn nhập vào hệ thống là hợp lệ, hợp pháp.

Tài Nguyên Và Công Cụ Hỗ Trợ

Để làm chủ được bảng tk theo thông tư 200, bạn không thể chỉ dựa vào trí nhớ. Dưới đây là một số nguồn tham khảo và công cụ tôi thường dùng:

• Văn bản chính thống: Luôn tham chiếu đến bản gốc Thông tư 200/2014/TT-BTC trên cổng thông tin điện tử của Bộ Tài chính (mof.gov.vn). Đây là nguồn chính xác và đầy đủ nhất.
• Sơ đồ tài khoản: Tìm hoặc tự vẽ một sơ đồ hệ thống tài khoản dạng cây. Nhìn vào sơ đồ, bạn sẽ dễ hình dung mối quan hệ giữa các tài khoản hơn là một danh sách dài.
• Phần mềm kế toán: Như đã nói, đây là trợ thủ đắc lực. Các phần mềm uy tín đều được cập nhật đầy đủ hệ thống tài khoản theo TT200 và có hướng dẫn sử dụng chi tiết.
• Cộng đồng kế toán: Tham gia các diễn đàn, group trên mạng xã hội về kế toán. Ở đó, bạn có thể học hỏi kinh nghiệm xử lý tình huống thực tế từ các anh chị đi trước.

Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy nhiều bài viết chia sẻ kinh nghiệm thực tế trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi, nơi cung cấp các giải pháp tổng thể từ quản lý chứng từ đến hạch toán kế toán.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Doanh nghiệp tôi mới thành lập, nên chọn TT200 hay TT133?

Nếu bạn là doanh nghiệp siêu nhỏ (dưới 10 lao động và tổng doanh thu/năm dưới 3 tỷ hoặc tổng nguồn vốn dưới 3 tỷ), bạn có thể áp dụng TT133 cho đơn giản. Tuy nhiên, nếu có kế hoạch phát triển nhanh, tôi khuyên dùng TT200 ngay từ đầu để tránh phải chuyển đổi hệ thống kế toán sau này, vừa tốn kém vừa dễ sai sót.

Tài khoản 156 và 155 khác nhau như thế nào?

TK 156 - Hàng hóa: Dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hóa mua về để bán (ví dụ: điện thoại, quần áo cửa hàng bạn mua về bán lại). TK 155 - Thành phẩm: Dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình hình biến động của thành phẩm do doanh nghiệp tự sản xuất ra. Nói nôm na, 156 là hàng mua ngoài, 155 là hàng tự làm.

Khi nào thì sử dụng tài khoản 142 và 335?

TK 142 - Chi phí trả trước: Dùng khi doanh nghiệp đã CHI TIỀN cho một khoản chi phí phát sinh cho nhiều kỳ kế toán trong tương lai (ví dụ: trả tiền thuê văn phòng 1 năm, trả tiền bảo hiểm 1 năm). Khi chi tiền, ghi Nợ 142/Có 111,112. Sau đó mỗi kỳ phân bổ dần vào chi phí. TK 335 - Chi phí phải trả: Dùng khi doanh nghiệp cần ghi nhận một khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ này, nhưng CHƯA CHI TIỀN, và sẽ chi trong kỳ sau (ví dụ: tiền lương tháng này chưa trả, tiền điện nước chưa thanh toán). Cuối kỳ, ghi nhận chi phí bằng cách ghi Nợ các TK chi phí/Có 335. Sang kỳ sau khi chi tiền, ghi Nợ 335/Có 111,112.

Có bắt buộc phải sử dụng hết tất cả các tài khoản trong bảng TK TT200 không?

Không hề bắt buộc. Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng những tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý của mình. Tuy nhiên, không được tự ý đặt thêm số hiệu tài khoản ngoài danh mục đã quy định. Nếu cần theo dõi chi tiết hơn, bạn có thể mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 trong phạm vi cho phép của tài khoản cấp 1.

Làm thế nào để cập nhật những thay đổi (nếu có) liên quan đến bảng TK TT200?

Bạn nên thường xuyên theo dõi các văn bản pháp luật mới từ Bộ Tài chính. Các phần mềm kế toán uy tín cũng sẽ cập nhật tự động khi có thay đổi. Tham gia các hội nhóm chuyên ngành cũng là cách tốt để nắm bắt thông tin nhanh chóng.

Tóm lại, việc nắm vững bảng tk theo thông tư 200 không phải là việc một sớm một chiều, mà đòi hỏi sự kiên trì học hỏi và thực hành. Nó chính là nền tảng để bạn xây dựng một hệ thống kế toán vững chắc, minh bạch cho doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ từ góc nhìn và trải nghiệm thực tế của tôi có thể giúp ích phần nào cho công việc của bạn. Nếu còn băn khoăn gì, đừng ngại tìm hiểu thêm các tài nguyên trong chuyên mục của chúng tôi nhé.