Cách Hạch Toán Công Ty Sản Xuất: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Hạch toán công ty sản xuất là gì?

Nếu bạn đang vận hành một công ty sản xuất, tôi dám chắc bạn hiểu cảm giác "đau đầu" mỗi cuối tháng khi nhìn vào đống hóa đơn, chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu, nhân công, máy móc. Hạch toán công ty sản xuất không đơn giản chỉ là ghi chép thu chi. Nó là cả một hệ thống theo dõi, phân loại, tập hợp và tính toán tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình biến nguyên liệu thô thành thành phẩm. Mục đích cuối cùng là để xác định chính xác giá thành sản phẩm – yếu tố sống còn quyết định lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của bạn.

Tôi từng gặp nhiều chủ doanh nghiệp sản xuất nhỏ, họ thường ước tính giá thành dựa trên cảm tính, dẫn đến bán hàng mà không biết mình lời lỗ ra sao. Đó là lý do việc nắm vững cách hạch toán công ty sản xuất một cách bài bản lại quan trọng đến thế. Nó giống như bạn có một tấm bản đồ chi tiết về dòng tiền trong nhà máy vậy.

Các loại chi phí chính cần hạch toán

Để hạch toán hiệu quả, trước tiên bạn phải phân loại được chi phí. Thông thường, chi phí sản xuất được chia làm 3 loại chính, hay còn gọi là 3 khoản mục giá thành:

1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT)

Đây là chi phí cho những thứ cấu thành nên sản phẩm. Ví dụ: gỗ để làm bàn ghế, vải để may áo sơ mi, thép để sản xuất máy móc. Chi phí này thường chiếm tỷ trọng lớn nhất. Việc quản lý tồn kho NVL chặt chẽ là chìa khóa để kiểm soát loại chi phí này. Một mẹo nhỏ là bạn nên có quy trình kiểm tra, nhập kho và xuất kho rõ ràng, tránh thất thoát.

2. Chi phí nhân công trực tiếp (NCTT)

Là tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm… cho những công nhân trực tiếp tạo ra sản phẩm. Chẳng hạn như công nhân đứng máy, thợ lắp ráp, thợ may. Phân bổ chi phí này cho từng sản phẩm, từng công đoạn đòi hỏi kế toán phải theo dõi chấm công, bảng lương chi tiết.

3. Chi phí sản xuất chung (SXC)

Đây là phần dễ "rối" nhất. Nó bao gồm tất cả các chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất chung của phân xưởng, nhà máy, nhưng không mang tính trực tiếp. Cụ thể gồm:

• Chi phí nhân viên phân xưởng: Lương quản đốc, nhân viên kỹ thuật, bảo vệ nhà máy.
• Chi phí vật liệu gián tiếp: Dầu máy, phụ tùng thay thế, dụng cụ sản xuất nhỏ.
• Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao máy móc, nhà xưởng, thiết bị sản xuất.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nước, điện thoại phục vụ sản xuất.
• Chi phí bằng tiền khác: Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, chi phí quản lý tại phân xưởng.

Việc tập hợp và phân bổ chính xác chi phí sản xuất chung này vào giá thành là một thử thách lớn, đòi hỏi kế toán phải có phương pháp phù hợp.

Quy trình hạch toán kế toán sản xuất cơ bản

Về cơ bản, quy trình hạch toán tại một công ty sản xuất sẽ diễn ra theo vòng tuần hoàn sau. Nếu bạn mới bắt đầu, hãy tham khảo bài viết hướng dẫn chi tiết về cách ghi định khoản kế toán để nắm được nguyên tắc nền tảng.

Bước 1: Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Khi xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất, kế toán sẽ hạch toán:
Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí này sang tài khoản tập hợp chi phí.

Bước 2: Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp

Tính lương và các khoản trích theo lương cho công nhân trực tiếp sản xuất:
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
Cuối kỳ cũng kết chuyển sang tài khoản tập hợp chi phí.

Bước 3: Tập hợp chi phí sản xuất chung

Đây là bước phức tạp, tập hợp nhiều loại chi phí khác nhau. Ví dụ khi trích khấu hao máy móc:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
Hay khi chi tiền mặt mua dụng cụ sản xuất:
Nợ TK 627
Có TK 111 – Tiền mặt.
Để hiểu sâu hơn về cách xử lý từng tài khoản, bạn có thể đọc thêm tại bài viết hướng dẫn hạch toán các tài khoản kế toán.

Bước 4: Kết chuyển chi phí và tính giá thành

Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển toàn bộ chi phí từ TK 621, 622, 627 sang:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Có TK 621, 622, 627.
Sau đó, dựa trên số liệu sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang cuối kỳ, kế toán sẽ tính ra giá thành sản phẩm và nhập kho thành phẩm:
Nợ TK 155 – Thành phẩm
Có TK 154.

Bước 5: Hạch toán khi bán hàng

Khi xuất bán thành phẩm, kế toán phải hạch toán giá vốn và doanh thu. Phần này có những định khoản riêng mà bạn cần lưu ý. Tôi đã có một bài phân tích khá kỹ về các định khoản trong kế toán bán hàng, bạn nên tham khảo để có cái nhìn toàn diện về vòng đời của một sản phẩm từ sản xuất đến khi về tay khách hàng.

So sánh các phương pháp tính giá thành

Không phải công ty sản xuất nào cũng tính giá thành giống nhau. Tùy vào đặc thù sản phẩm và quy trình mà bạn chọn phương pháp phù hợp. Dưới đây là bảng so sánh nhanh 3 phương pháp phổ biến nhất:

Phương pháp	Đặc điểm	Phù hợp với	Ưu điểm	Nhược điểm
Giản đơn (trực tiếp)	Tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ và chia đều cho số lượng sản phẩm hoàn thành.	Doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, ít mặt hàng, chu kỳ ngắn (sản xuất bánh kẹo, nước uống...).	Đơn giản, dễ làm, chi phí tính toán thấp.	Độ chính xác không cao, khó kiểm soát chi phí từng đơn hàng/loại SP.
Theo đơn đặt hàng	Tập hợp chi phí theo từng đơn hàng, dự án cụ thể. Giá thành = Tổng chi phí của đơn hàng đó.	Sản xuất theo đơn đặt hàng riêng lẻ, sản phẩm có tính chất đặc thù (đóng tàu, xây dựng, gia công).	Tính chính xác cao cho từng đơn hàng, dễ dàng xác định lãi lỗ từng hợp đồng.	Phức tạp nếu có nhiều đơn hàng cùng lúc, chi phí chung phân bổ khó khăn.
Theo quy trình (bộ phận)	Tập hợp chi phí theo từng giai đoạn, bộ phận sản xuất. Giá thành SP = Tổng chi phí các giai đoạn mà SP đi qua.	Sản xuất liên tục, qua nhiều công đoạn (dệt may, luyện kim, hóa chất).	Quản lý chi phí từng công đoạn hiệu quả, phát hiện kịp thời chênh lệch.	Đòi hỏi hệ thống kế toán chi tiết, tốn nhiều công sức tính toán và phân bổ.

Theo kinh nghiệm của tôi, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bắt đầu với phương pháp giản đơn, nhưng khi mở rộng quy mô hoặc đa dạng hóa sản phẩm, họ sẽ cần chuyển sang phương pháp chi tiết hơn để có cái nhìn chính xác về hiệu quả sản xuất.

Thách thức và lưu ý khi hạch toán

Làm kế toán sản xuất, tôi gặp không ít khó khăn. Có lẽ cái khó nhất là việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. Sản phẩm đang làm dở đến mức độ hoàn thành nào? Chi phí nào đã bỏ vào? Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của giá thành. Thường thì chúng tôi phải phối hợp với quản đốc phân xưởng để kiểm kê và đánh giá một cách tương đối.

Một vấn đề nữa là phân bổ chi phí sản xuất chung. Phân bổ theo giờ máy chạy, theo giờ công lao động trực tiếp hay theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu? Mỗi cách cho một kết quả khác nhau. Bạn cần chọn tiêu thức phân bổ sao cho sát với thực tế nhất.

Ngoài ra, việc quản lý chứng từ gốc (phiếu xuất kho, phiếu báo vật tư còn lại, bảng chấm công…) phải thật chặt chẽ. Một sai sót nhỏ ở khâu đầu vào sẽ kéo theo cả hệ thống số liệu về sau bị sai lệch. Đây cũng là lúc bạn thấy giá trị của việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn và các công cụ quản lý điện tử, giúp lưu trữ và truy xuất thông tin minh bạch, tránh thất lạc.

Giải pháp công nghệ cho kế toán sản xuất

Thời đại 4.0 rồi, việc dựa hoàn toàn vào sổ sách giấy và Excel là không khả thi, nhất là với các doanh nghiệp có quy mô. Các phần mềm ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) tích hợp module kế toán và sản xuất chính là cứu cánh. Những phần mềm này giúp:

• Tự động hóa việc tập hợp chi phí: Dữ liệu từ các phòng ban (mua hàng, kho, nhân sự, sản xuất) được cập nhật và liên thông tự động.
• Tính giá thành nhanh chóng và chính xác: Phần mềm có thể tự động phân bổ chi phí và tính giá thành theo phương pháp bạn cài đặt chỉ với vài cú click.
• Quản lý tồn kho thời gian thực: Biết ngay nguyên vật liệu còn bao nhiêu, thành phẩm đã sản xuất ra sao, tránh ùn tắc hoặc thiếu hụt.
• Hỗ trợ tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử: Việc số hóa hóa đơn điện tử hiện nay là bắt buộc. Một hệ thống tốt sẽ giúp bạn lưu trữ, tra cứu hóa đơn mua vào (nguyên liệu, dịch vụ) và xuất hóa đơn bán ra một cách tập trung, thuận tiện cho việc hạch toán và quyết toán thuế. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp này trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.

Đầu tư vào một hệ thống phần mềm phù hợp ban đầu có thể tốn kém, nhưng xét về lâu dài, nó tiết kiệm rất nhiều thời gian, nhân lực và quan trọng nhất là cho bạn những con số đáng tin cậy để ra quyết định kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Công ty sản xuất nhỏ có cần hạch toán chi tiết như vậy không?

Tuyệt đối cần. Quy mô nhỏ không có nghĩa là bạn có thể bỏ qua việc hạch toán chính xác. Ngược lại, việc kiểm soát tốt chi phí và giá thành ngay từ đầu chính là nền tảng để doanh nghiệp nhỏ tồn tại và phát triển bền vững. Bạn có thể bắt đầu với những mẫu sổ sách đơn giản nhưng vẫn phải đảm bảo nguyên tắc.

Làm sao để phân biệt chi phí sản xuất và chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp?

Đây là câu hỏi rất hay. Nguyên tắc là: Chi phí nào phát sinh trực tiếp tại phân xưởng, nhà máy để tạo ra sản phẩm thì thuộc chi phí sản xuất. Chi phí phát sinh ở bộ phận bán hàng (lương nhân viên kinh doanh, hoa hồng, quảng cáo) là chi phí bán hàng (TK 641). Chi phí phát sinh ở bộ phận quản lý chung của công ty (lương ban giám đốc, văn phòng phẩm, tiếp khách) là chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Việc phân loại sai sẽ dẫn đến tính sai giá thành và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.

Khi nào thì nên thuê ngoài dịch vụ kế toán sản xuất?

Khi bạn cảm thấy đội ngũ nội bộ không đủ chuyên môn để xử lý các nghiệp vụ phức tạp, số liệu thường xuyên chậm trễ hoặc sai sót, hoặc bạn muốn tập trung nguồn lực vào sản xuất và kinh doanh. Một đơn vị dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp bạn thiết lập hệ thống, đào tạo nhân sự và đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch, đúng luật.

Hóa đơn điện tử có ảnh hưởng gì đến hạch toán sản xuất không?

Có, và ảnh hưởng tích cực là chính. Hóa đơn điện tử giúp việc luân chuyển chứng từ nhanh hơn, giảm thiểu sai sót do ghi chép thủ công, và dễ dàng tích hợp dữ liệu vào phần mềm kế toán. Khi mua nguyên vật liệu, bạn nhận được hóa đơn điện tử ngay lập tức, kế toán có thể tải hóa đơn về và hạch toán ngay, không phải chờ đợi chứng từ giấy. Điều này giúp số liệu kịp thời và chính xác hơn rất nhiều.

Tóm lại, cách hạch toán công ty sản xuất là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và hiểu biết sâu về quy trình sản xuất. Nó không chỉ là nhiệm vụ của kế toán, mà cần sự phối hợp chặt chẽ từ các bộ phận liên quan. Hy vọng những chia sẻ trên đây, xuất phát từ những trải nghiệm thực tế của tôi và đồng nghiệp, có thể giúp bạn hình dung rõ ràng hơn và xây dựng được một hệ thống kế toán sản xuất hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Hãy bắt đầu từ những bước cơ bản nhất, và đừng ngại đầu tư vào công nghệ để tối ưu hóa công việc này.