Cách Hạch Toán Hàng Tồn Kho Chuẩn Xác Nhất 2024

Giới thiệu: Hạch toán hàng tồn kho quan trọng cỡ nào?

Chào bạn, bạn có bao giờ tự hỏi vì sao việc hạch toán hàng tồn kho lại quan trọng đến vậy không? Với dân làm kế toán như tôi, đây là một trong những nghiệp vụ "xương sống" của doanh nghiệp đó. Nếu bạn đang kinh doanh hoặc làm việc trong lĩnh vực tài chính - kế toán, đặc biệt là kế toán kho, thì chắc chắn phải nắm vững cách hạch toán hàng tồn kho. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính, quyết định kinh doanh và cả việc đóng thuế nữa đấy. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A-Z về vấn đề này, một cách dễ hiểu nhất có thể. Đừng lo nếu bạn không phải dân chuyên, tôi sẽ cố gắng diễn giải mọi thứ thật " đời thường" để bạn dễ hình dung nha!

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau đi qua các nội dung chính sau:

• Hàng tồn kho là gì và phân loại như thế nào?
• Các phương pháp tính giá hàng tồn kho phổ biến nhất.
• Các tài khoản kế toán cần dùng khi hạch toán hàng tồn kho.
• Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán hàng tồn kho qua từng nghiệp vụ.
• Những lưu ý quan trọng để hạch toán chính xác.
• Giải pháp sử dụng phần mềm để quản lý và hạch toán hiệu quả.

Hàng tồn kho là gì? Phân loại hàng tồn kho

Vậy, hàng tồn kho (HTK) là gì? Hiểu đơn giản, đó là tất cả những tài sản:

• Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường.
• Đang trong quá trình sản xuất dở dang.
• Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh.

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02), hàng tồn kho bao gồm:

• Hàng hóa: Hàng mua về để bán (ví dụ: hàng tạp hóa trong siêu thị, quần áo trong cửa hàng thời trang).
• Thành phẩm: Sản phẩm đã hoàn thành quá trình sản xuất (ví dụ: bàn ghế đã sản xuất xong trong xưởng gỗ).
• Bán thành phẩm: Sản phẩm chưa hoàn thành (ví dụ: gỗ đã xẻ nhưng chưa lắp ráp thành bàn ghế).
• Nguyên vật liệu: Vật liệu thô hoặc vật liệu đã qua sơ chế (ví dụ: gỗ, vải, hóa chất).
• Công cụ, dụng cụ: Vật tư có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn (ví dụ: kìm, búa, dao, kéo, văn phòng phẩm). Có cách hạch toán công cụ dụng cụ riêng đó nha.
• Chi phí sản xuất dở dang: Chi phí phát sinh cho các sản phẩm chưa hoàn thành.

Hình ảnh 1: ten-anh-1-chua-tu-khoa. Alt text ảnh 1 mô tả chi tiết về các loại hàng tồn kho thường gặp

Việc phân loại HTK giúp chúng ta quản lý và hạch toán một cách chính xác hơn. Mỗi loại hàng sẽ có cách tính giá và hạch toán khác nhau, ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán và lợi nhuận của doanh nghiệp. Nói chung, nắm rõ cái này thì mới không bị "tẩu hỏa nhập ma" khi làm báo cáo.

Các phương pháp tính giá hàng tồn kho phổ biến

Đây là một phần quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán và lợi nhuận của doanh nghiệp. Hiện nay, có 4 phương pháp tính giá HTK phổ biến mà bạn cần nắm:

• FIFO (Nhập trước, xuất trước).
• Bình quân gia quyền.
• LIFO (Nhập sau, xuất trước).
• Đích danh.

Chúng ta sẽ đi sâu vào từng phương pháp nhé:

Phương pháp FIFO (Nhập trước, xuất trước)

FIFO (First-In, First-Out) có nghĩa là hàng nào nhập kho trước thì xuất kho trước. Ví dụ, lô hàng A nhập kho ngày 1/1, lô hàng B nhập kho ngày 5/1, thì khi xuất kho, lô hàng A sẽ được xuất trước lô hàng B. Phương pháp này phù hợp với các mặt hàng có tính chất dễ hư hỏng, lỗi thời, hoặc cần luân chuyển nhanh (ví dụ: thực phẩm, thời trang,...). Nói chung, với FIFO thì hàng tồn kho cuối kỳ sẽ có giá sát với giá thị trường hiện tại.

Phương pháp bình quân gia quyền

Với phương pháp này, giá trị của hàng xuất kho được tính bằng cách lấy tổng giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng nhập trong kỳ, chia cho tổng số lượng hàng tồn kho đầu kỳ và số lượng hàng nhập trong kỳ. Nghe hơi "hack não" đúng không? Để tôi cho bạn một ví dụ nha:

Ví dụ: Đầu kỳ, bạn có 100 sản phẩm A với giá 10.000 VNĐ/sản phẩm. Trong kỳ, bạn nhập thêm 200 sản phẩm A với giá 12.000 VNĐ/sản phẩm. Vậy, giá bình quân gia quyền sẽ là: [(100 x 10.000) + (200 x 12.000)] / (100 + 200) = 11.333 VNĐ/sản phẩm. Khi xuất kho, mỗi sản phẩm A sẽ được tính giá 11.333 VNĐ.

Phương pháp này đơn giản, dễ tính toán và phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho, giá cả biến động không quá lớn.

Phương pháp LIFO (Nhập sau, xuất trước) - Ở VN không dùng được đâu nha!

LIFO (Last-In, First-Out) ngược lại với FIFO, nghĩa là hàng nào nhập kho sau thì xuất kho trước. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành của Việt Nam, phương pháp LIFO không được phép áp dụng để tính giá hàng tồn kho. Lý do là vì nó có thể làm sai lệch báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến việc tính thuế của doanh nghiệp.

Phương pháp đích danh

Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp có thể xác định chính xác giá trị của từng loại hàng tồn kho. Thường thì nó phù hợp với các mặt hàng có giá trị lớn, số lượng ít và dễ nhận biết (ví dụ: ô tô, bất động sản, kim cương,...). Tuy nhiên, nó đòi hỏi hệ thống theo dõi chi tiết và tốn nhiều công sức.

Bảng so sánh các phương pháp tính giá hàng tồn kho:

Các tài khoản kế toán sử dụng cho hàng tồn kho

Để hạch toán hàng tồn kho một cách chính xác, bạn cần nắm rõ các tài khoản kế toán liên quan. Dưới đây là một số tài khoản quan trọng:

• Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi trên đường: Phản ánh giá trị hàng hóa đã mua nhưng chưa nhập kho.
• Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho.
• Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ: Phản ánh giá trị công cụ, dụng cụ tồn kho.
• Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: Phản ánh chi phí sản xuất cho các sản phẩm chưa hoàn thành.
• Tài khoản 155 - Thành phẩm: Phản ánh giá trị thành phẩm tồn kho.
• Tài khoản 156 - Hàng hóa: Phản ánh giá trị hàng hóa tồn kho (hàng mua về để bán).
• Tài khoản 157 - Hàng gửi đi bán: Phản ánh giá trị hàng hóa đã gửi đi bán nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
• Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: Phản ánh giá vốn của hàng hóa, thành phẩm đã bán ra.

Ngoài ra, còn có một số tài khoản khác liên quan như 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), 331 (Phải trả người bán),... Quan trọng là bạn phải hiểu bản chất của từng tài khoản để hạch toán cho đúng.

Hình ảnh 2: ten-anh-2-chua-tu-khoa. Alt text ảnh 2 mô tả chi tiết về các tài khoản kế toán hàng tồn kho

Cách hạch toán hàng tồn kho chi tiết A-Z

Đây là phần "thực chiến" nhất của bài viết. Tôi sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán hàng tồn kho qua từng nghiệp vụ cụ thể, từ mua hàng, xuất kho, kiểm kê đến đánh giá lại. Chúng ta bắt đầu thôi!

Hạch toán khi mua hàng tồn kho

Khi mua hàng tồn kho, bạn cần hạch toán các bút toán sau:

• Nợ TK 151, 152, 153, 156: Giá trị hàng mua (chưa bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 331, 111, 112: Tổng giá trị thanh toán (bao gồm thuế GTGT).

Ví dụ: Công ty A mua 100 kg nguyên vật liệu X với giá 50.000 VNĐ/kg (chưa VAT), thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Bút toán sẽ là:

• Nợ TK 152: 5.000.000 VNĐ
• Nợ TK 133: 500.000 VNĐ
• Có TK 111: 5.500.000 VNĐ

Hạch toán khi xuất kho hàng tồn kho

Khi xuất kho hàng tồn kho để sử dụng cho sản xuất, bán hàng hoặc mục đích khác, bạn cần hạch toán các bút toán sau:

• Nợ TK 621, 627, 641, 642: Giá trị hàng xuất kho (tùy mục đích sử dụng).
• Có TK 152, 153, 155, 156: Giá trị hàng xuất kho.

Ví dụ: Công ty A xuất kho 50 kg nguyên vật liệu X để sản xuất sản phẩm Y. Giá xuất kho của nguyên vật liệu X là 50.000 VNĐ/kg. Bút toán sẽ là:

• Nợ TK 621: 2.500.000 VNĐ
• Có TK 152: 2.500.000 VNĐ

Hạch toán khi kiểm kê hàng tồn kho

Định kỳ, bạn cần kiểm kê hàng tồn kho để đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách. Nếu có sự chênh lệch, bạn cần hạch toán điều chỉnh:

• Nếu số lượng thực tế lớn hơn số lượng trên sổ sách (thừa):
• Nợ TK 152, 153, 155, 156: Giá trị hàng thừa.
• Có TK 3381: Giá trị hàng thừa chờ xử lý.
• Nếu số lượng thực tế nhỏ hơn số lượng trên sổ sách (thiếu):
• Nợ TK 1381: Giá trị hàng thiếu chờ xử lý.
• Có TK 152, 153, 155, 156: Giá trị hàng thiếu.

Sau khi xác định nguyên nhân và có quyết định xử lý, bạn sẽ hạch toán tiếp các bút toán liên quan (ví dụ: ghi vào chi phí, bồi thường,...).

Hạch toán đánh giá lại hàng tồn kho

Vào cuối năm tài chính, bạn cần đánh giá lại giá trị hàng tồn kho theo giá trị thuần có thể thực hiện được (NRV). Nếu NRV thấp hơn giá gốc, bạn cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

• Nợ TK 632: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
• Có TK 2294: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Việc đánh giá lại giúp báo cáo tài chính phản ánh chính xác giá trị tài sản của doanh nghiệp.

Hình ảnh 3: ten-anh-3-chua-tu-khoa. Alt text ảnh 3 mô tả chi tiết về quy trình hạch toán hàng tồn kho

Lưu ý quan trọng khi hạch toán hàng tồn kho

Để hạch toán hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Chọn phương pháp tính giá phù hợp: Mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng, hãy chọn phương pháp phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
• Tuân thủ các quy định của pháp luật: Các chuẩn mực kế toán và quy định về thuế có thể thay đổi, hãy cập nhật thường xuyên để đảm bảo tuân thủ.
• Kiểm kê định kỳ: Việc kiểm kê giúp bạn phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, gian lận.
• Quản lý chứng từ đầy đủ: Mọi nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho đều cần có chứng từ gốc hợp lệ (hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,...). Bạn có thể tham khảo các Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả
• Phân công trách nhiệm rõ ràng: Xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm cho việc quản lý và hạch toán hàng tồn kho.

Nói chung, cẩn thận vẫn hơn các bạn ạ! Sai một ly là đi một dặm đó.

Sử dụng phần mềm để quản lý và hạch toán hàng tồn kho hiệu quả hơn

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng phần mềm để quản lý và hạch toán hàng tồn kho là một giải pháp tối ưu. Các phần mềm này giúp bạn:

• Tự động hóa các nghiệp vụ: Giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực: Biết được số lượng, giá trị hàng tồn kho mọi lúc mọi nơi.
• Quản lý chứng từ điện tử: Lưu trữ và tìm kiếm chứng từ dễ dàng, nhanh chóng.
• Lập báo cáo tự động: Tạo các báo cáo quản trị một cách nhanh chóng và chính xác.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Dễ dàng kết nối với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý sản xuất,...

Có rất nhiều phần mềm quản lý kho trên thị trường, bạn có thể tham khảo một số tên tuổi lớn như SAP Business One, Oracle NetSuite, hoặc các phần mềm Việt Nam như MISA, BRAVO,... Hãy chọn phần mềm phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp bạn nhé. Bạn cũng nên tìm hiểu thêm về cách hạch toán doanh thu chưa thực hiện để quản lý tài chính doanh nghiệp toàn diện hơn.

FAQ: Câu hỏi thường gặp về hạch toán hàng tồn kho

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hạch toán hàng tồn kho và câu trả lời:

• Câu hỏi: Phương pháp FIFO và bình quân gia quyền, phương pháp nào tốt hơn?
• Trả lời: Không có phương pháp nào tốt hơn tuyệt đối. FIFO phù hợp với các mặt hàng dễ hư hỏng, lỗi thời, còn bình quân gia quyền đơn giản, dễ tính toán. Bạn nên chọn phương pháp phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
• Câu hỏi: Làm thế nào để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả?
• Trả lời: Bạn cần kiểm kê định kỳ, quản lý chứng từ đầy đủ, phân công trách nhiệm rõ ràng và sử dụng phần mềm quản lý kho.
• Câu hỏi: Hạch toán hàng tồn kho có ảnh hưởng đến việc tính thuế không?
• Trả lời: Có. Giá vốn hàng bán (được tính từ giá trị hàng tồn kho) ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và số thuế phải nộp.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán hàng tồn kho. Đây là một nghiệp vụ quan trọng, đòi hỏi sự cẩn thận, chính xác và am hiểu các quy định của pháp luật. Nếu bạn mới bắt đầu, đừng ngại tìm hiểu và học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người đi trước. Chúc bạn thành công!