Cách Làm Định Khoản Kế Toán: Hướng Dẫn Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp

Định khoản kế toán là gì? Tại sao nó quan trọng?

Nếu bạn mới bước chân vào nghề kế toán, hoặc thậm chí là chủ doanh nghiệp đang tự mình quản lý sổ sách, chắc hẳn cụm từ "định khoản" nghe có vẻ khá hàn lâm và phức tạp. Nhưng thực ra, hiểu đơn giản thì cách làm định khoản kế toán chính là việc bạn xác định xem một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi nhận vào bên Nợ và bên Có của những tài khoản nào, với số tiền là bao nhiêu. Nó giống như việc bạn dịch một sự kiện thực tế (mua bán, thanh toán, chi phí...) thành ngôn ngữ của sổ sách kế toán vậy.

Tôi còn nhớ hồi mới đi làm, mỗi lần gặp một nghiệp vụ lạ là lại lật cuốn sổ tay dày cộp ra tra cứu, loay hoay không biết ghi Nợ/Có tài khoản nào cho đúng. Sai một li là đi một dặm, định khoản sai có thể kéo theo cả một chuỗi báo cáo tài chính bị lệch lạc. Vậy nên, nắm vững nguyên tắc này là nền tảng đầu tiên và quan trọng nhất.

Nguyên tắc cơ bản khi làm định khoản kế toán

Trước khi đi vào chi tiết từng bước, bạn cần thuộc nằm lòng 3 nguyên tắc "bất di bất dịch" này. Nó sẽ giúp bạn không bị rối khi đối mặt với các nghiệp vụ phức tạp.

1. Nguyên tắc cân đối kế toán (Nợ = Có)

Đây là nguyên tắc sống còn. Mỗi một bút toán định khoản, tổng số tiền bên Nợ LUÔN LUÔN phải bằng tổng số tiền bên Có. Nếu không bằng, chắc chắn bạn đã làm sai ở đâu đó. Nó dựa trên cơ sở của phương trình kế toán cơ bản: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu.

2. Xác định đúng đối tượng kế toán

Bạn phải hiểu rõ bản chất nghiệp vụ: Đây là nghiệp vụ thu, chi, mua, bán, hay khấu hao...? Việc này liên quan đến những tài khoản nào trong hệ thống tài khoản kế toán? Ví dụ, mua hàng hóa bằng tiền mặt sẽ liên quan đến Tài khoản 156 (Hàng hóa) và Tài khoản 111 (Tiền mặt).

3. Tuân thủ hệ thống tài khoản và chế độ kế toán

Việc định khoản phải dựa trên hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành (như Thông tư 200 hoặc Thông tư 133 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ). Bạn không thể tự "chế" ra cách ghi nhận của riêng mình. Nếu doanh nghiệp bạn áp dụng cách hạch toán theo Thông tư 133, thì mọi định khoản đều phải tuân theo hướng dẫn trong đó.

Các bước thực hiện định khoản kế toán chi tiết

Vậy, khi có một chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi...) trong tay, bạn cần làm gì? Hãy làm theo 5 bước dưới đây, tôi cam đoan bạn sẽ thấy mọi thứ rõ ràng hơn rất nhiều.

Bước 1: Phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Đọc kỹ chứng từ, xác định xem: Ai trả tiền cho ai? Mua/bán cái gì? Giá trị bao nhiêu? Phương thức thanh toán là gì? Ví dụ: "Công ty A xuất hóa đơn bán 10 triệu đồng hàng hóa cho công ty B, chưa thu tiền".

Bước 2: Xác định các tài khoản liên quan

Từ bản chất nghiệp vụ, liệt kê ra các tài khoản sẽ bị ảnh hưởng. Trong ví dụ trên, nó liên quan đến: Doanh thu bán hàng (TK 511), Phải thu khách hàng (TK 131), và Hàng hóa (TK 156) nếu tính giá vốn. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tài khoản để hiểu rõ hơn về từng loại tài khoản.

Bước 3: Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có

Đây là bước quan trọng nhất. Bạn cần dựa vào tính chất của từng tài khoản (Tài sản, Nguồn vốn, Doanh thu, Chi phí) và quy tắc "Tăng bên nào thì ghi bên đó".

Bước 4: Xác định số tiền cụ thể

Lấy số liệu từ chứng từ. Trong ví dụ trên, số tiền là 10.000.000 đồng (chưa VAT).

Bước 5: Ghi định khoản (bút toán)

Hoàn thiện bút toán: Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) 10.000.000 / Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) 10.000.000.

Phân tích ví dụ thực tế về cách làm định khoản kế toán

Lý thuyết suông thì khó nhớ, chúng ta cùng xem qua vài ví dụ thực tế mà hầu như doanh nghiệp nào cũng gặp phải.

Ví dụ 1: Mua hàng hóa nhập kho, chưa thanh toán

Nghiệp vụ: Mua 1 lô hàng trị giá 50 triệu đồng (chưa VAT) từ nhà cung cấp X, hàng đã nhập kho, tiền chưa trả.
Phân tích: Hàng hóa tăng (tài sản tăng) => Ghi Nợ. Phải trả nhà cung cấp tăng (nợ phải trả tăng) => Ghi Có.
Định khoản: Nợ TK 156: 50.000.000 / Có TK 331: 50.000.000.
Việc định khoản tài khoản 331 - phải trả người bán thường xuyên phát sinh. Bạn có thể đọc kỹ hơn trong bài hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tài khoản 331.

Ví dụ 2: Chi tiền mặt trả lương cho nhân viên

Nghiệp vụ: Chi 30 triệu đồng tiền mặt để trả lương tháng cho nhân viên.
Phân tích: Chi phí lương tăng (chi phí tăng) => Ghi Nợ. Tiền mặt giảm (tài sản giảm) => Ghi Có.
Định khoản: Nợ TK 642: 30.000.000 / Có TK 111: 30.000.000.

Ví dụ 3: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

Nghiệp vụ: Rút 20 triệu từ tài khoản ngân hàng về quỹ tiền mặt.
Phân tích: Tiền mặt tăng (tài sản tăng) => Ghi Nợ. Tiền gửi ngân hàng giảm (tài sản giảm) => Ghi Có.
Định khoản: Nợ TK 111: 20.000.000 / Có TK 112: 20.000.000.
Lưu ý: Cả TK 111 và 112 đều là tài khoản Tài sản, nên tăng ghi Nợ, giảm ghi Có.

Những sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình làm việc và đào tạo kế toán, tôi nhận thấy có một số lỗi mà rất nhiều người mắc phải, kể cả những người đã có kinh nghiệm.

• Không hiểu bản chất, học vẹt định khoản: Nhiều bạn cứ thấy nghiệp vụ "mua hàng" là ghi Nợ 156/Có 331 mà không hiểu tại sao. Khi gặp biến thể (mua hàng trả bằng tiền mặt, mua công cụ dụng cụ...) là bối rối. Cách khắc phục: Luôn phân tích kỹ Bước 1 và Bước 2.
• Nhầm lẫn giữa ghi Nợ và ghi Có: Đặc biệt với các tài khoản doanh thu, chi phí. Hãy luôn nhớ bảng quy tắc ở trên.
• Định khoản thiếu: Chỉ ghi một bên Nợ hoặc một bên Có, hoặc quên không hạch toán các khoản thuế GTGT đầu vào/đầu ra. Luôn kiểm tra xem tổng Nợ đã bằng tổng Có chưa.
• Sai sót từ chứng từ gốc: Định khoản đúng nhưng số liệu trên hóa đơn sai, hoặc hóa đơn không hợp lệ, hợp pháp. Đây là lý do việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn điện tử trước khi hạch toán là vô cùng cần thiết.

Công cụ hỗ trợ định khoản hiệu quả

Ngày nay, bạn không cần phải vật lộn một mình với sổ tay dày cộp nữa. Có rất nhiều công cụ giúp việc định khoản trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

1. Phần mềm kế toán

Các phần mềm như MISA, FAST, BRAVO... đã tích hợp sẵn hệ thống tài khoản và các mẫu định khoản tự động. Khi bạn nhập chứng từ, phần mềm sẽ tự đề xuất định khoản. Tuy nhiên, bạn vẫn cần kiểm tra và hiểu bản chất của nó.

2. Sổ tay kế toán và ứng dụng tra cứu

Các app trên điện thoại cho phép tra cứu nhanh hệ thống tài khoản và cách định khoản thông dụng rất tiện lợi.

3. Phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử

Như tôi đã đề cập, việc xác thực chứng từ gốc là bước đệm cực kỳ quan trọng. Một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ giúp bạn kiểm tra nhanh chóng tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, tránh được rủi ro về thuế ngay từ đầu. Bạn có thể tải hóa đơn về và lưu trữ ngay trên hệ thống, tạo thành một quy trình khép kín từ tiếp nhận chứng từ đến định khoản. Tham khảo thêm các giải pháp trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi để tìm công cụ phù hợp.

Câu hỏi thường gặp về định khoản kế toán

Kết luận lại, cách làm định khoản kế toán thực chất là một kỹ năng có thể rèn luyện được. Nó đòi hỏi sự hiểu biết về nguyên tắc, sự cẩn thận và kinh nghiệm thực tế. Đừng ngại mắc sai lầm lúc ban đầu, quan trọng là bạn hiểu được nguyên nhân và rút ra bài học. Hãy bắt đầu với những nghiệp vụ đơn giản nhất, sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm kế toán và đặc biệt là phần mềm tra cứu hóa đơn để đảm bảo nguồn dữ liệu đầu vào luôn chính xác. Khi đã nắm vững nền tảng này, bạn sẽ tự tin xử lý mọi nghiệp vụ phức tạp hơn và xây dựng được một hệ thống sổ sách kế toán minh bạch, đáng tin cậy cho doanh nghiệp của mình.