Cách Tải Hóa Đơn Điện Đơn Giản, Nhanh Chóng Cho Doanh Nghiệp 2024

Tại sao doanh nghiệp cần biết cách tải hóa đơn điện?

Chắc hẳn nhiều kế toán hay chủ doanh nghiệp nhỏ đã từng rơi vào tình cảnh "trời ơi đất hỡi" khi sắp đến hạn nộp thuế mà lục tung ngăn kéo vẫn không thấy tờ hóa đơn tiền điện tháng trước đâu. Tôi cũng đã từng như vậy, và đó chính là lý do tôi quyết tâm tìm hiểu mọi ngóc ngách về cách tải hóa đơn điện một cách bài bản. Không chỉ là chuyện lưu trữ cho gọn, việc này còn liên quan trực tiếp đến chi phí được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp bạn đấy. Mà nói thật, thời buổi công nghệ số rồi, cứ chạy lên trụ sở điện lực xin bản sao hay chờ thư bưu điện thì vừa mất thời gian, vừa thiếu chuyên nghiệp.

Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, từ năm 2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải có kỹ năng quản lý, lưu trữ và đặc biệt là biết cách tải hóa đơn điện về máy một cách an toàn, đầy đủ thông tin. Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn thực tế, từng bước một, thì bài viết này chính xác là dành cho bạn. Chúng ta sẽ không nói lý thuyết suông, mà đi thẳng vào các bước thao tác cụ thể, kèm theo cả những mẹo nhỏ tôi đúc kết được sau nhiều lần "vật lộn".

Hướng dẫn chi tiết cách tải hóa đơn điện trực tuyến

Giờ thì bắt tay vào việc chính thôi. Có khá nhiều cách để bạn lấy được file hóa đơn điện về máy tính hoặc điện thoại. Tôi sẽ liệt kê từng cách một, từ phổ biến nhất đến những cách ít người biết hơn nhưng cực kỳ tiện lợi.

Cách tải hóa đơn điện từ website EVNN

Đây có lẽ là cách truyền thống và được nhiều người biết đến nhất. Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) và các công ty thành viên đều có cổng thông tin khách hàng trực tuyến. Bạn làm theo các bước sau:

1. Truy cập website: Vào trang web của công ty điện lực tại khu vực của bạn. Ví dụ: EVNHANOI, EVNHCMC, hoặc trang chung của EVN.
2. Đăng nhập: Sử dụng mã khách hàng (thường có trên hóa đơn giấy cũ) và mật khẩu để đăng nhập. Nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký trước.
3. Tra cứu hóa đơn: Sau khi đăng nhập, tìm đến mục "Lịch sử thanh toán", "Hóa đơn điện tử" hoặc "Tra cứu hóa đơn".
4. Tải về: Chọn kỳ hóa đơn bạn cần, sẽ có nút "Tải về" (dạng PDF hoặc XML). Click vào đó và file sẽ được download về máy.

Một điểm cần lưu ý: giao diện các trang web này đôi khi hơi khác nhau và có thể thay đổi. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm đúng chỗ, có thể tham khảo bài viết hướng dẫn tra cứu phát hành hóa đơn điện tử chi tiết này, nó sẽ giúp bạn định vị chính xác hơn.

Cách tải hóa đơn điện qua ứng dụng di động

Nếu bạn là người hay dùng điện thoại, cách này cực kỳ tiện. Hầu hết các công ty điện lực lớn đều có app riêng, ví dụ như EVNHANOI, EVNHCMC... Các bước thường như sau:

1. Tải app chính thức từ CH Play (Android) hoặc App Store (iOS).
2. Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký (giống như trên web).
3. Vào mục "Hóa đơn" hoặc "Tra cứu".
4. Chọn hóa đơn cần tải và tìm biểu tượng chia sẻ hoặc tải xuống. Bạn có thể lưu trực tiếp vào bộ nhớ điện thoại hoặc gửi qua email cho chính mình.

Ưu điểm của app là thông báo nhanh khi có hóa đơn mới và có thể xem mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, việc tải file về máy tính từ điện thoại đôi khi cần thêm một bước trung gian.

Cách tải hóa đơn điện qua Zalo, Facebook

Đây là một kênh mới và khá thú vị. Một số công ty điện lực đã phát triển chatbot hoặc Official Account trên Zalo. Bạn chỉ cần kết nối tài khoản điện lực với tài khoản Zalo của mình. Mỗi khi có hóa đơn mới, hệ thống sẽ gửi thông báo và file đính kèm trực tiếp vào tin nhắn Zalo. Bạn chỉ việc mở tin nhắn và tải file về. Cách này rất trực quan và nhanh, phù hợp với những ai thường xuyên dùng Zalo. Tương tự, một số nơi cũng hỗ trợ qua Fanpage Facebook Messenger.

Riêng đối với các doanh nghiệp ở miền Nam, quy trình có thể có đôi chút khác biệt về giao diện hoặc tên gọi. Bạn có thể xem thêm hướng dẫn chi tiết cách tải hóa đơn điện miền Nam để nắm rõ hơn.

So sánh các phương thức tải hóa đơn điện

Để bạn dễ hình dung và lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với thói quen của mình, tôi có làm một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây. Đây là dựa trên trải nghiệm cá nhân của tôi và một số đồng nghiệp.

Những lưu ý quan trọng khi tải hóa đơn điện

Biết cách tải hóa đơn điện thôi chưa đủ, bạn cần biết cách tải đúng và an toàn. Dưới đây là vài điều tôi đã "đúc xương máu" mới rút ra được:

• Kiểm tra định dạng file: Hóa đơn điện tử hợp pháp cần có chữ ký số và đầy đủ các tiêu chí theo quy định của Bộ Tài chính. Thông thường, bạn nên tải cả file PDF (để đọc và in) và file XML (dữ liệu gốc, dùng để khai báo thuế tự động). Nếu chỉ có file ảnh chụp (JPG/PNG) thì có thể không được chấp nhận cho mục đích kế toán.
• Đặt tên file khoa học: Đừng để nguyên tên mặc định kiểu "HDDT_123456.pdf". Hãy đổi tên file theo cấu trúc như "HoaDonDien_Thang08_2024_MaKH_XXXXXX.pdf". Việc này giúp bạn tìm kiếm và quản lý sau này dễ dàng hơn gấp bội, nhất là khi doanh nghiệp bạn có nhiều địa điểm tiêu thụ điện.
• Lưu trữ an toàn: Đừng chỉ lưu mỗi một bản trên máy tính. Hãy sao lưu lên cloud (Google Drive, OneDrive) hoặc ổ cứng ngoài. Tôi từng mất một đống hóa đơn vì lỗi ổ cứng, bài học nhớ đời. Lưu trữ tốt cũng là tiền đề để bạn thực hiện việc tra cứu hóa đơn đầu vào một cách hệ thống sau này.
• Cảnh giác với website/email giả mạo: Chỉ tải hóa đơn từ website chính thức của EVN hoặc công ty điện lực. Không click vào link lạ trong email hoặc tin nhắn để tránh bị lừa đảo, mất thông tin.

Giải pháp phần mềm hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp bạn có hàng chục, hàng trăm hóa đơn điện mỗi tháng từ các chi nhánh, việc ngồi tải thủ công từng cái sẽ là cơn ác mộng. Đây chính là lúc bạn cần nghĩ đến một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp. Những phần mềm này không chỉ giúp bạn tải hàng loạt hóa đơn tự động, mà còn có thể:

• Tự động thu thập: Kết nối trực tiếp với cổng dữ liệu của các công ty điện lực, tự động lấy hóa đơn mới về hệ thống mà không cần bạn can thiệp.
• Phân loại và lưu trữ thông minh: Tự động phân loại hóa đơn theo chi nhánh, tháng, năm và lưu vào đúng thư mục bạn cài đặt.
• Trích xuất dữ liệu tự động: Đọc thông tin từ file PDF/XML (số tiền, ngày tháng, mã khách hàng...) và nhập thẳng vào phần mềm kế toán, tiết kiệm hàng giờ nhập liệu thủ công.
• Cảnh báo: Thông báo ngay nếu có hóa đơn nào chưa được tải về hoặc có sai sót.

Việc đầu tư vào một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt thực sự là một bước đi thông minh. Nó không chỉ giải quyết bài toán cách tải hóa đơn điện mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý chi phí đầu vào, giúp bạn tập trung vào công việc kinh doanh chính. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp này trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.

Các câu hỏi thường gặp về cách tải hóa đơn điện

Hỏi: Tôi tải hóa đơn điện về nhưng file PDF không có chữ ký số, vậy có hợp lệ để kê khai thuế không?
Đáp: Không. Hóa đơn điện tử hợp lệ để khấu trừ thuế bắt buộc phải có chữ ký số của người bán (công ty điện lực). Nếu file bạn tải về chỉ là bản xem trước hoặc bản in, hãy kiểm tra lại trên web hoặc liên hệ tổng đài điện lực để được cung cấp file chính thức có chữ ký số. Thông thường, sẽ có lựa chọn tải "Hóa đơn điện tử có chữ ký số".

Hỏi: Tôi quên mật khẩu đăng nhập trang điện lực thì phải làm sao?
Đáp: Đừng lo lắng. Trên giao diện đăng nhập của website hoặc app, thường có chức năng "Quên mật khẩu". Bạn click vào đó và làm theo hướng dẫn (thường là xác minh qua số điện thoại hoặc email đã đăng ký). Nếu không được, cách nhanh nhất là gọi trực tiếp đến tổng đài chăm sóc khách hàng của công ty điện lực địa phương bạn.

Hỏi: Có thể ủy quyền cho nhân viên kế toán tải hóa đơn điện về được không?
Đáp: Được. Bạn có thể cung cấp tài khoản đăng nhập (mã khách hàng và mật khẩu) cho nhân viên được ủy quyền. Tuy nhiên, để bảo mật và minh bạch, tốt hơn hết bạn nên đăng ký dịch vụ nhận hóa đơn qua email. Khi đó, mọi hóa đơn sẽ tự động gửi về địa chỉ email công ty, và nhân viên kế toán có thể truy cập email đó để tải về mà không cần biết mật khẩu tài khoản chính.

Hỏi: Hóa đơn điện tải về có thời hạn lưu trữ bao lâu?
Đáp: Theo Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn, chứng từ trong thời gian tối thiểu là 10 năm kể từ năm tính thuế. Vì vậy, bạn cần có phương án lưu trữ số hóa đơn điện này một cách an toàn, có sao lưu trong suốt thời gian dài. Việc sử dụng phần mềm lưu trữ đám mây hoặc phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp là rất cần thiết.

Hỏi: Tôi có nhiều mã công tơ điện (nhiều địa điểm) thì phải tải hóa đơn thế nào cho nhanh?
Đáp: Nếu làm thủ công, bạn sẽ phải đăng nhập và tải từng cái một, rất mất thời gian. Giải pháp tối ưu trong trường hợp này chính là sử dụng các công cụ tự động hóa. Một số trang web điện lực cho phép bạn xem tất cả hóa đơn dưới một tài khoản nếu các mã công tơ đó đã được đăng ký liên kết. Nếu không, bạn nên cân nhắc đầu tư vào phần mềm tra cứu hóa đơn có thể quản lý và thu thập dữ liệu từ nhiều tài khoản/mã khách hàng khác nhau một cách tự động.

Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã nắm được không chỉ cách tải hóa đơn điện cơ bản mà còn cả những mẹo và giải pháp nâng cao để công việc quản lý chi phí của doanh nghiệp trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để không bao giờ phải lo lắng về việc thất lạc hóa đơn quan trọng nữa nhé!