Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Đã Phát Hành: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Chắc hẳn nhiều kế toán viên hay chủ doanh nghiệp nhỏ đã từng rơi vào tình huống này: cần tìm lại một hóa đơn điện tử đã phát hành cách đây vài tháng để đối chiếu, nhưng lục tung email, thư mục máy tính mà vẫn không thấy đâu. Tôi cũng đã từng như vậy, và phải mất cả buổi sáng chỉ để tìm một hóa đơn duy nhất. Thực tế, việc nắm vững cách tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn là yêu cầu bắt buộc trong công tác kế toán, thuế ngày nay. Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn tất cả các phương pháp, từ cơ bản đến nâng cao, để bạn có thể dễ dàng tìm lại bất kỳ hóa đơn nào chỉ trong vài phút.

Tại sao cần biết cách tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành?

Trước đây, với hóa đơn giấy, bạn chỉ cần mở cuốn sổ ra là thấy ngay. Nhưng với hóa đơn điện tử, mọi thứ đã khác. Dữ liệu nằm rải rác trên nhiều nền tảng, và nếu không có hệ thống tra cứu bài bản, bạn rất dễ bị "lạc". Việc tra cứu không chỉ để tìm lại khi cần, mà còn để kiểm soát xem hóa đơn đã được gửi đi chưa, khách hàng đã nhận được chưa, hay có bị lỗi gì trong quá trình phát hành không. Đặc biệt, khi cơ quan thuế yêu cầu cung cấp hóa đơn để kiểm tra, bạn không thể trả lời "để em tìm lại" được. Một lần nữa, thành thạo cách tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành là kỹ năng sống còn.

Các phương pháp tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành phổ biến

Thường thì có 3 con đường chính mà tôi hay dùng, tùy vào mục đích và thông tin mình có.

Tra cứu trực tiếp trên Cổng Thuế điện tử (Tổng cục Thuế)

Đây là phương pháp chính thống và đáng tin cậy nhất. Mọi hóa đơn điện tử hợp pháp sau khi phát hành đều được đồng bộ lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Bạn có thể tra cứu bằng các thông tin như mã số thuế, số hóa đơn, ngày phát hành, mã tra cứu... Cách này hơi nhiều bước một chút nhưng bù lại, thông tin bạn lấy được là "chân ái", dùng để đối chiếu với cơ quan thuế rất thuyết phục.

Tra cứu qua phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp

Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử của bên thứ ba (như MISA, FAST, BRAVO...), thì chính phần mềm đó sẽ có tính năng lưu trữ và tra cứu nội bộ rất mạnh. Giao diện thân thiện, tìm kiếm nhanh, và thường đi kèm các báo cáo chi tiết. Đây là cách tôi dùng hàng ngày vì tiện lợi. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các tính năng của phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng để tối ưu hóa công việc.

Tra cứu qua email hoặc lịch sử giao dịch

Đơn giản nhất là tìm trong hộp thư email mà bạn đã gửi/nhận hóa đơn. Hoặc nếu mua hàng online, có thể vào lịch sử đơn hàng trên website/sàn thương mại điện tử. Cách này nhanh nhưng chỉ áp dụng được với số lượng ít và bạn phải nhớ ít nhất là thời gian giao dịch.

Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu trên Cổng Thuế điện tử

Nhiều người ngại bước này vì giao diện cổng thông tin điện tử của nhà nước đôi khi không được trực quan cho lắm. Nhưng thực ra làm quen rồi cũng thấy dễ. Tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước một.

1. Đăng nhập: Truy cập Cổng Thuế điện tử và đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký (chứng thư số hoặc tài khoản định danh).
2. Truy cập chức năng tra cứu: Vào mục "Hóa đơn điện tử" -> "Tra cứu hóa đơn".
3. Nhập thông tin tìm kiếm: Bạn có thể tìm theo nhiều tiêu chí. Thông thường, nếu biết số hóa đơn và ký hiệu mẫu số, bạn nhập vào là tìm ra ngay. Nếu không nhớ, có thể tìm theo khoảng thời gian phát hành, mã số thuế người bán/mua.
4. Xem và tải về: Sau khi hệ thống trả về kết quả, bạn có thể xem chi tiết hóa đơn và tải file PDF về máy. Lưu ý là hóa đơn tra cứu được trên cổng thuế sẽ có chữ ký số của cơ quan thuế, rất quan trọng.

Nếu bạn muốn một hướng dẫn chi tiết hơn cho từng loại hóa đơn cụ thể, có thể tham khảo bài viết về cách tra cứu hóa đơn VAT của chúng tôi.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ của nhà cung cấp

Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều dùng phần mềm. Ưu điểm lớn nhất của nó là tích hợp luôn từ khâu lập, phát hành, đến lưu trữ và tra cứu. Thường thì giao diện tra cứu sẽ rất linh hoạt: tìm theo từ khóa, theo khách hàng, theo ngày, thậm chí theo số tiền. Một số phần mềm xịn còn cho phép bạn xuất báo cáo tổng hợp tất cả hóa đơn trong một kỳ nào đó. Cá nhân tôi thấy đây là giải pháp hiệu quả nhất cho doanh nghiệp có lượng hóa đơn lớn. Bạn cũng nên dành thời gian tìm hiểu kỹ tính năng tra cứu của phần mềm mình đang dùng, biết đâu lại có những mẹo hay ho mà bạn chưa khám phá hết.

Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên phải tra cứu hóa đơn trên điện thoại, ví dụ như khi đang đi công tác, thì việc sử dụng các ứng dụng di động là cực kỳ tiện lợi. Bạn có thể đọc thêm hướng dẫn về cách tra cứu hóa đơn điện thoại để không bị gián đoạn công việc.

So sánh các phương pháp tra cứu hóa đơn điện tử

Để bạn dễ hình dung và lựa chọn phương pháp phù hợp, tôi có làm một bảng so sánh nho nhỏ dựa trên trải nghiệm thực tế của mình và nhiều anh chị em kế toán khác.

Lưu ý quan trọng khi tra cứu và lưu trữ hóa đơn

Tra cứu được rồi, nhưng làm sao để lần sau không phải mất công tra lại? Vấn đề là ở chỗ lưu trữ. Tôi từng mắc sai lầm là cứ tìm được hóa đơn trên cổng thuế rồi để đấy, không tải về. Đến khi cần gấp thì mạng chập chờn, không vào được. Bài học là: luôn tải về và lưu trữ có hệ thống.

• Đặt tên file rõ ràng: Tôi hay đặt theo cấu trúc: "NgayThangNam_Số HĐ_Tên Khách Hàng.pdf". Như vậy nhìn vào là biết ngay.
• Phân thư mục theo tháng/quý/năm: Đừng để tất cả vào một chỗ. Việc phân loại ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau.
• Sao lưu định kỳ: Lưu trên máy tính, đồng thời sao chép lên cloud (Google Drive, OneDrive) hoặc ổ cứng di động để phòng trường hợp hỏng hóc.
• Kiểm tra tính hợp lệ: Khi tra cứu được, hãy kiểm tra kỹ các thông tin như chữ ký số, mã tra cứu, trạng thái "đã phát hành" để đảm bảo hóa đơn đó có giá trị.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng thể và bài bản hơn, từ tra cứu đến quản lý, hãy xem qua bài tổng hợp hướng dẫn đầy đủ từ A-Z về cách tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất.

Câu hỏi thường gặp về cách tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành

Hỏi: Tôi không tìm thấy hóa đơn trên Cổng Thuế điện tử dù đã phát hành được vài ngày. Tại sao?
Đáp: Có thể do một số nguyên nhân: (1) Hóa đơn chưa được đồng bộ kịp thời lên hệ thống Tổng cục Thuế (thường trong vòng 24-48 giờ). (2) Thông tin bạn nhập để tra cứu không chính xác (sai số hóa đơn, ngày tháng, MST). (3) Hóa đơn đó có thể đã bị thay thế hoặc điều chỉnh. Bạn nên kiểm tra lại trên phần mềm nội bộ trước.

Hỏi: Tra cứu được hóa đơn nhưng không tải file PDF về được thì phải làm sao?
Đáp: Bạn có thể chụp màn hình toàn bộ trang hiển thị chi tiết hóa đơn (bao gồm cả mã tra cứu và chữ ký số của cơ quan thuế) để làm tài liệu lưu trữ tạm thời. Đồng thời, thử lại trên một trình duyệt khác (Chrome, Cốc Cốc) hoặc kiểm tra kết nối mạng. Nếu vẫn không được, liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Tổng cục Thuế qua hotline.

Hỏi: Có cách nào tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành mà không cần tài khoản Cổng Thuế không?
Đáp: Có, nhưng hạn chế. Bạn có thể sử dụng tính năng "Tra cứu hóa đơn" dành cho người mua hàng trên một số trang web của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Hoặc, nếu bạn có mã tra cứu (thường được gửi kèm trong email hóa đơn), có thể nhập mã đó trên một số trang cho phép tra cứu công khai. Tuy nhiên, cách này thường chỉ hiển thị thông tin cơ bản, không đầy đủ như khi có tài khoản.

Hỏi: Doanh nghiệp tôi cần tra cứu số lượng hóa đơn rất lớn theo kỳ để làm báo cáo. Có cách nào tự động hóa không?
Đáp: Có. Nếu bạn dùng phần mềm hóa đơn điện tử tốt, hầu hết đều có chức năng xuất báo cáo tổng hợp theo kỳ bạn chọn. Đối với tra cứu trên Cổng Thuế, bạn có thể sử dụng chức năng tra cứu nâng cao với bộ lọc theo khoảng thời gian và xuất danh sách ra file Excel. Đây chính là lúc một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp thể hiện giá trị của nó, giúp tiết kiệm hàng giờ công sức thủ công.

Tóm lại, việc nắm vững nhiều cách tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành khác nhau sẽ cho bạn sự chủ động trong công việc. Đừng chỉ phụ thuộc vào một phương pháp duy nhất. Hãy kết hợp giữa tra cứu nhanh trên phần mềm nội bộ để kiểm soát hàng ngày và tra cứu chính thống trên Cổng Thuế khi cần giá trị pháp lý cao. Quan trọng nhất là hình thành thói quen lưu trữ ngăn nắp ngay từ đầu. Hy vọng những chia sẻ thực tế này giúp ích cho bạn. Nếu có thắc mắc gì, cứ để lại bình luận bên dưới, tôi và đội ngũ sẽ hỗ trợ thêm!