Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Thông Tư 78: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Nếu bạn đang đau đầu với việc tìm lại hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, nhất là khi cần đối chiếu số liệu hay giải trình với cơ quan thuế, thì bạn không hề đơn độc. Tôi cũng từng rơi vào tình huống đó, mất cả buổi chiều chỉ để lục tung email và thư mục máy tính tìm một hóa đơn mua hàng từ vài tháng trước. Thực tế, cách tra cứu hóa đơn điện tử thông tư 78 không hề phức tạp như nhiều người vẫn nghĩ, quan trọng là bạn biết mình cần tìm ở đâu và làm thế nào. Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn mọi phương pháp, từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn dễ dàng truy xuất bất kỳ hóa đơn nào chỉ trong vài phút.

Thông Tư 78 Và Những Điều Cần Biết

Trước khi đi vào chi tiết cách tra cứu, mình nghĩ cần hiểu sơ qua về Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đây là văn bản quy định về hóa đơn điện tử thay thế cho Thông tư 32 cũ. Nó không chỉ bắt buộc việc sử dụng hóa đơn điện tử mà còn quy định rất rõ về việc lập, phát hành, lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử. Một điểm mình thấy nhiều doanh nghiệp hay bỏ qua, đó là theo Thông tư này, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất 10 năm kể từ ngày kết thúc năm dương lịch phát hành. Vậy nên, việc biết cách tìm lại chúng là cực kỳ cần thiết, không chỉ cho công tác kế toán mà còn cho cả việc thanh tra, kiểm tra sau này.

Các Phương Pháp Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Thông Tư 78

Có khá nhiều đường để bạn “truy” ra một hóa đơn điện tử bị thất lạc. Tùy vào thói quen và công cụ bạn đang có mà có thể lựa chọn phương án phù hợp.

Tra Cứu Trực Tiếp Từ Nhà Cung Cấp Phần Mềm

Đây có lẽ là cách phổ biến và trực tiếp nhất. Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử cụ thể (như của MISA, FAST, BRAVO, hay các đơn vị cung cấp khác), hãy đăng nhập vào hệ thống đó. Hầu hết các phần mềm đều có tính năng tìm kiếm, lọc hóa đơn rất mạnh mẽ. Bạn có thể tìm theo mã số thuế người bán/mua, ngày tháng, ký hiệu mẫu số, số hóa đơn, hay thậm chí là số tiền. Một số phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử mới còn cho phép tải về file PDF hoặc XML gốc rất tiện lợi.

Tra Cứu Qua Cổng Thông Điện Tử Của Cơ Quan Thuế

Đây là kênh chính thống và đáng tin cậy nhất. Tổng cục Thuế cung cấp cổng thông tin điện tử cho phép người mua (có MST) tra cứu hóa đơn điện tử đã được người bán kê khai. Bạn cần có chứng thư số (token, USB ký số) hoặc tài khoản đăng nhập bằng hình thức khác để truy cập. Cách này đặc biệt hữu ích khi bạn cần xác minh tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, hoặc khi không còn lưu trữ bản gốc từ phía người bán. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của mình, giao diện tra cứu đôi khi hơi rườm rà và tốc độ xử lý có thể chậm vào giờ cao điểm.

Tra Cứu Bằng Phần Mềm Hỗ Trợ Của Bên Thứ Ba

Ngoài hai cách trên, thị trường cũng xuất hiện các công cụ, phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên biệt. Các phần mềm này thường có giao diện thân thiện hơn, tích hợp nhiều tiện ích như quét QR code trên hóa đơn giấy (nếu có) để tra cứu bản điện tử, hoặc đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Đây có thể là giải pháp tốt cho những ai thường xuyên phải làm việc với khối lượng hóa đơn lớn từ nhiều đối tác. Bạn có thể tham khảo thêm các hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử chi tiết từ A-Z để hiểu rõ hơn về các công cụ này.

Hướng Dẫn Chi Tiết Từng Bước Tra Cứu

Để bạn dễ hình dung, mình sẽ lấy ví dụ cụ thể về cách tra cứu qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, vì đây là phương pháp nhiều người cần nhưng lại hay gặp khó khăn.

1. Bước 1: Truy cập cổng thông tin. Bạn vào website https://thuedientu.gdt.gov.vn.
2. Bước 2: Đăng nhập. Sử dụng chứng thư số (USB Token) hoặc tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế để đăng nhập. Cái này doanh nghiệp nào cũng có rồi.
3. Bước 3: Vào mục tra cứu. Sau khi đăng nhập, tìm đến mục “Tra cứu hóa đơn” hoặc “Hóa đơn điện tử”. Tên menu có thể thay đổi một chút tùy giao diện.
4. Bước 4: Nhập thông tin tìm kiếm. Bạn sẽ thấy một form với nhiều trường để lọc. Quan trọng nhất thường là: Mã số thuế người bán, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập từ… đến ngày… Bạn càng điền đủ thông tin thì kết quả càng chính xác và nhanh.
5. Bước 5: Xem và tải về. Hệ thống sẽ trả về danh sách hóa đơn khớp với điều kiện. Bạn có thể xem chi tiết và tải về file PDF hoặc XML của hóa đơn đó.

Nếu bạn thường xuyên phải tra cứu trên điện thoại, có một bài viết rất hay về cách tra cứu hóa đơn điện thoại mà bạn nên đọc thêm.

So Sánh Các Phương Pháp Tra Cứu

Để giúp bạn dễ dàng lựa chọn, mình tổng hợp so sánh nhanh 3 phương pháp chính trong bảng dưới đây. Cá nhân mình thấy, nên kết hợp cả 3 tùy vào tình huống cụ thể.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Tra Cứu

Từ những lần “vỡ lẽ” của bản thân và đồng nghiệp, mình rút ra vài điều cần ghi nhớ khi thực hiện cách tra cứu hóa đơn điện tử thông tư 78:

• Lưu trữ có hệ thống: Phòng bệnh hơn chữa bệnh. Hãy phân loại và lưu trữ hóa đơn điện tử ngay khi nhận được, theo tháng, quý, hoặc theo mã dự án. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian tra cứu sau này.
• Kiểm tra thông tin trên hóa đơn: Khi tra cứu được, đừng chỉ tải về là xong. Hãy kiểm tra kỹ các thông tin như MST, tên công ty, mã số hóa đơn, ngày tháng, tổng tiền… xem có khớp với giao dịch thực tế không. Sai sót nhỏ cũng có thể khiến hóa đơn không được chấp nhận khi quyết toán.
• Thời hạn tra cứu: Trên lý thuyết, bạn có thể tra cứu hóa đơn trong vòng 10 năm. Nhưng thực tế, nếu để quá lâu, việc nhớ chính xác thông tin để tìm kiếm sẽ rất khó. Nên xử lý và lưu trữ định kỳ.
• Bảo mật thông tin: Khi sử dụng các phần mềm tra cứu bên thứ ba, hãy tìm hiểu kỹ về chính sách bảo mật dữ liệu của họ. Hóa đơn điện tử chứa rất nhiều thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Tra cứu hóa đơn điện tử có mất phí không?

Tra cứu trực tiếp trên phần mềm hóa đơn bạn đang dùng hoặc trên Cổng Tổng cục Thuế là hoàn toàn miễn phí. Các phần mềm hỗ trợ bên thứ ba có thể có bản miễn phí với tính năng giới hạn và bản trả phí với đầy đủ tính năng.

Tôi không có chứng thư số thì có tra cứu được trên cổng thuế không?

Rất tiếc là không. Để đảm bảo tính bảo mật và pháp lý, việc đăng nhập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu hóa đơn bắt buộc phải sử dụng chứng thư số (USB Token) đã đăng ký với cơ quan thuế của doanh nghiệp.

Làm sao để tra cứu hóa đơn nếu chỉ nhớ mang máng thông tin?

Bạn vẫn có thể tra cứu được! Hãy tận dụng tính năng lọc theo khoảng thời gian rộng (ví dụ cả một quý) và kết hợp với những thông tin bạn nhớ được, như một phần tên người bán, khoảng giá trị… Hệ thống sẽ trả về một danh sách, và bạn có thể dò tìm thủ công. Các phần mềm chuyên dụng trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn thường có công cụ tìm kiếm mờ (fuzzy search) rất hiệu quả cho việc này.

Hóa đơn điện tử tra cứu được có giá trị pháp lý như bản gốc không?

Có, hoàn toàn có giá trị pháp lý. Bản điện tử được tải về từ cổng thuế hoặc từ hệ thống của người bán (có chữ ký số) được coi là bản gốc và có giá trị để kê khai, quyết toán thuế, cũng như làm chứng từ gốc trong mọi giao dịch.

Tôi có thể ủy quyền cho nhân viên tra cứu hóa đơn không?

Được. Bạn có thể cấp quyền truy cập vào phần mềm hóa đơn nội bộ hoặc cấp chứng thư số phụ (nếu có) cho nhân viên được ủy quyền để họ thực hiện việc tra cứu. Tuy nhiên, cần quản lý chặt chẽ để đảm bảo an toàn thông tin.

Kết Luận

Như vậy, việc nắm vững cách tra cứu hóa đơn điện tử thông tư 78 thực chất không quá khó khăn. Nó giống như bạn học cách sử dụng một công cụ tìm kiếm vậy, quan trọng là biết mình cần gì và công cụ đó hoạt động ra sao. Hy vọng với những chia sẻ từ trải nghiệm thực tế của mình, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn và có thể tự tin xử lý mọi tình huống liên quan đến việc tìm kiếm hóa đơn điện tử. Đừng để việc mất một hóa đơn nhỏ trở thành rào cản trong công việc kế toán hay thanh quyết toán thuế của doanh nghiệp bạn. Hãy bắt đầu bằng việc thử ngay một trong các phương pháp trên với một hóa đơn cũ, bạn sẽ thấy mọi chuyện đơn giản hơn rất nhiều.