Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Xăng Dầu: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Nếu bạn đang làm kế toán cho doanh nghiệp có sử dụng nhiên liệu, chắc hẳn việc quản lý hóa đơn xăng dầu là một đầu việc không hề đơn giản. Tôi còn nhớ hồi mới vào nghề, mỗi lần nhận một xấp hóa đơn giấy từ tài xế về là lại toát mồ hôi, sợ nhầm lẫn, sợ mất mát. Giờ đây, với hóa đơn điện tử, mọi thứ đã khác, nhưng không phải ai cũng biết cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu một cách chính xác và hiệu quả. Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn mọi thứ từ A đến Z, từ lý do phải tra cứu, các phương pháp phổ biến, cho đến những lưu ý "sống còn" để tránh rủi ro về thuế.

Tại sao phải tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu?

Có lẽ nhiều bạn nghĩ, cứ có file hóa đơn trong email hoặc tin nhắn là đủ rồi, cần gì phải tra cứu làm gì cho mệt. Nhưng thực tế, đây là bước bắt buộc và cực kỳ quan trọng, nhất là với chi phí xăng dầu thường chiếm tỷ trọng lớn. Tôi từng chứng kiến một công ty bạn bị truy thu thuế và phạt nặng chỉ vì một vài hóa đơn xăng dầu "có vấn đề" mà họ không hề hay biết.

Việc tra cứu giúp bạn:

• Xác minh tính hợp lệ, hợp pháp: Đảm bảo hóa đơn đó đã được kê khai lên cơ quan thuế, không phải hóa đơn "ma", hóa đơn giả. Đây là điều kiện tiên quyết để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
• Kiểm tra thông tin chính xác: Rà soát lại các thông tin như mã số thuế công ty bạn, tên đơn vị, ngày tháng, số tiền... có khớp với thực tế không. Chỉ một lỗi nhỏ như sai một chữ số mã số thuế cũng có thể khiến hóa đơn đó trở nên vô giá trị.
• Phục vụ cho công tác quản lý nội bộ: Dễ dàng đối chiếu, theo dõi chi phí nhiên liệu theo từng phương tiện, từng chuyến đi, từng tài xế, từ đó có cơ sở để kiểm soát và tối ưu chi phí.
• Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ: Khi có thanh tra, kiểm tra thuế, bạn sẽ tự tin vì đã có đầy đủ bằng chứng về tính hợp lệ của mọi khoản chi.

Nói chung, tra cứu không chỉ là thủ tục, mà là một phần của công tác quản trị rủi ro thuế cho doanh nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các tiêu chí để đánh giá một hóa đơn điện tử hợp lệ trong bài viết hướng dẫn đầy đủ về hóa đơn hợp lệ của chúng tôi.

Các phương pháp tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu phổ biến

Hiện nay, có mấy con đường chính để bạn thực hiện việc tra cứu này. Tùy vào quy mô, số lượng hóa đơn và khả năng đầu tư công nghệ của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn phương án phù hợp.

Tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế

Đây là cách "chính thống" nhất, miễn phí và ai cũng có thể làm được. Bạn sẽ truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế hoặc Cổng thông tin điện tử của Chi cục Thuế địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Ưu điểm: Hoàn toàn miễn phí, thông tin chính xác tuyệt đối vì lấy trực tiếp từ nguồn của cơ quan thuế.

Nhược điểm: Giao diện đôi khi phức tạp, tốc độ có thể chậm vào giờ cao điểm. Quan trọng hơn, bạn chỉ có thể tra cứu từng hóa đơn một bằng cách nhập các thông tin như số hóa đơn, mã số thuế người bán, ngày ký... rất mất thời gian nếu doanh nghiệp bạn có hàng chục, hàng trăm hóa đơn xăng dầu mỗi tháng.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ của nhà cung cấp hóa đơn

Một số đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có tích hợp tính năng tra cứu. Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn của một nhà cung cấp cụ thể, có thể họ đã có công cụ này.

Ưu điểm: Tiện lợi nếu bạn đã dùng hệ sinh thái của họ, có thể tích hợp với quy trình làm việc sẵn có.

Nhược điểm: Tính năng có thể bị giới hạn, và bạn bị phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất.

Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn độc lập

Đây là xu hướng được nhiều kế toán viên và doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng ra đời để giải quyết những hạn chế của hai phương pháp trên. Chúng hoạt động như một công cụ trung gian, kết nối và lấy dữ liệu từ cổng thuế, nhưng cung cấp giao diện thân thiện và nhiều tính năng ưu việt hơn.

Ưu điểm:

• Tra cứu hàng loạt (Batch Check): Tính năng "sống còn" này cho phép bạn upload một file Excel, CSV chứa danh sách hàng trăm, nghìn số hóa đơn và mã số thuế, phần mềm sẽ tự động tra cứu và trả về kết quả đồng loạt chỉ trong vài phút.
• Báo cáo thông minh: Tự động tổng hợp kết quả, phân loại hóa đơn hợp lệ/không hợp lệ, cảnh báo những hóa đơn có dấu hiệu bất thường (như số tiền quá lớn, người bán không hoạt động...).
• Lưu trữ và quản lý: Lưu lại lịch sử tra cứu, xuất báo cáo phục vụ đối chiếu nội bộ và thanh tra.
• Tiết kiệm thời gian cực lớn: Đây là ưu điểm vượt trội nhất. Thay vì mất hàng giờ để tra từng cái, giờ bạn chỉ cần vài cú click chuột.

Nhược điểm: Thường là dịch vụ có phí (tuy nhiên chi phí không cao so với giá trị mang lại và rủi ro tiềm ẩn nếu dùng hóa đơn không hợp lệ).

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cách tra cứu cho hóa đơn mua vào nói chung, có thể tham khảo bài hướng dẫn chi tiết về tra cứu hóa đơn mua vào.

Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu trên trang của Tổng cục Thuế

Dù có dùng phần mềm hay không, bạn cũng nên biết cách làm thủ công này. Tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước một.

1. Truy cập Cổng thông tin điện tử: Vào website https://thuedientu.gdt.gov.vn.
2. Đăng nhập: Sử dụng tài khoản chữ ký số (Token) của doanh nghiệp để đăng nhập. Lưu ý, bạn cần dùng tài khoản của chính doanh nghiệp mình (người mua) chứ không phải của người bán xăng dầu.
3. Tìm chức năng tra cứu: Sau khi đăng nhập, tìm đến mục thường có tên như "Tra cứu hóa đơn", "Hóa đơn điện tử", "Tra cứu thông tin hóa đơn". Giao diện có thể thay đổi theo thời gian.
4. Nhập thông tin tra cứu: Bạn sẽ cần điền đầy đủ các thông tin từ hóa đơn điện tử xăng dầu bạn nhận được, bao gồm:
   • Mẫu số hóa đơn: Ví dụ: 01GTKT...
   • Ký hiệu hóa đơn: Thường là dãy số và chữ cái.
   • Số hóa đơn: Số thứ tự của hóa đơn.
   • Mã số thuế người bán: Mã số thuế của trạm xăng dầu hoặc công ty cung cấp nhiên liệu.
   • Ngày ký hóa đơn: Chính xác ngày tháng năm trên hóa đơn.
5. Xem kết quả: Hệ thống sẽ trả về thông tin chi tiết của hóa đơn nếu nó tồn tại và đã kê khai. Bạn so sánh với hóa đơn gốc để kiểm tra tính chính xác. Nếu không tìm thấy hoặc thông tin sai lệch, hóa đơn đó có vấn đề.

Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng cứ thử tưởng tượng bạn phải lặp lại bước 4 và 5 cho 50 hóa đơn một tháng xem, đảm bảo sẽ thấy mệt mỏi. Đó chính là lý do các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp ra đời.

So sánh các phương pháp tra cứu hóa đơn xăng dầu

Để bạn có cái nhìn trực quan hơn, dưới đây là bảng so sánh nhanh 3 phương pháp chính:

Như bạn thấy, với đặc thù số lượng hóa đơn xăng dầu thường nhiều và lặp đi lặp lại, việc đầu tư vào một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng là hoàn toàn xứng đáng, coi như một khoản đầu tư để bảo vệ doanh nghiệp.

Những lưu ý quan trọng khi tra cứu và sử dụng hóa đơn

Từ kinh nghiệm của bản thân và đồng nghiệp, tôi đúc kết lại mấy điểm mà bạn tuyệt đối không được bỏ qua:

• Tra cứu ngay khi nhận được hóa đơn: Đừng chờ đến cuối tháng hay cuối quý mới làm một thể. Tra cứu sớm giúp bạn phát hiện vấn đề kịp thời, có cơ hội yêu cầu đối tác xuất lại hóa đơn đúng (nếu có sai sót) trước kỳ kê khai thuế.
• Kiểm tra kỹ thông tin người bán: Đảm bảo mã số thuế và tên trạm xăng/công ty cung cấp khớp với thực tế. Có trường hợp tài xế đổ xăng ở trạm A nhưng lại lấy hóa đơn của trạm B (cùng công ty mẹ) - điều này về mặt pháp lý có thể gây khó khăn.
• Lưu trữ cả file XML gốc: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, file XML chứa chữ ký số là chứng từ gốc có giá trị pháp lý. Bạn không chỉ lưu file PDF in ra, mà phải lưu trữ cẩn thận file XML này trong thời gian theo quy định (thường là 10 năm). Một số phần mềm tra cứu hóa đơn tốt còn hỗ trợ bạn lưu trữ và quản lý luôn cả file XML này.
• Cảnh giác với hóa đơn có giá trị bất thường: Một hóa đơn xăng dầu trị giá hàng trăm triệu cho một chiếc xe con là điều khó xảy ra. Hãy đặt ra các ngưỡng cảnh báo nội bộ.
• Cập nhật quy định mới: Pháp luật về hóa đơn điện tử thay đổi khá nhanh. Hãy thường xuyên cập nhật hoặc chọn những phần mềm có đội ngũ hỗ trợ am hiểu pháp lý để được tư vấn kịp thời. Bạn có thể xem thêm hướng dẫn từ A-Z cho hóa đơn điện tử mới nhất để nắm bắt các quy trình cơ bản.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu

1. Tôi có thể tra cứu hóa đơn xăng dầu mà không có chữ ký số của công ty không?
Về lý thuyết, có một số trang cho phép tra cứu công khai không cần đăng nhập, nhưng thông tin trả về rất hạn chế và không đủ căn cứ pháp lý. Để tra cứu đầy đủ, chính xác và có giá trị đối chiếu, bạn bắt buộc phải đăng nhập bằng tài khoản chữ ký số (Token) của doanh nghiệp mình.

2. Bao lâu sau khi mua xăng thì tôi có thể tra cứu được hóa đơn trên hệ thống thuế?
Thông thường, người bán (trạm xăng) phải kê khai và nộp thông tin hóa đơn lên cơ quan thuế trong vòng vài ngày làm việc. Tuy nhiên, theo quy định, thời hạn kê khai là đến ngày thứ 10 của tháng sau. Vì vậy, có thể có độ trễ. Nếu sau 3-5 ngày làm việc mà vẫn không tra cứu thấy, bạn nên liên hệ trực tiếp với người bán để xác minh.

3. Hóa đơn điện tử xăng dầu tôi tra cứu thấy thông tin, nhưng số tiền bị sai nhỏ (ví dụ sai 1,000 đồng) thì có được chấp nhận không?
Về nguyên tắc, mọi thông tin trên hóa đơn phải chính xác. Sai số tiền, dù nhỏ, cũng làm cho hóa đơn đó không khớp với giao dịch thực tế. Tốt nhất, bạn nên yêu cầu người bán hủy hóa đơn sai và xuất lại hóa đơn mới với số tiền chính xác. Nếu số tiền sai là do làm tròn số khi tính thuế GTGT, cần có sự giải trình rõ ràng.

4. Công ty tôi có nhiều chi nhánh, tôi có thể dùng một phần mềm tra cứu cho tất cả không?
Có, nhiều phần mềm tra cứu cho phép bạn quản lý nhiều mã số thuế (công ty mẹ và các chi nhánh) trên cùng một tài khoản. Điều này giúp tập trung hóa công tác kiểm soát hóa đơn cho toàn hệ thống.

5. Nếu phát hiện hóa đơn xăng dầu không hợp lệ (tra cứu không thấy) thì phải làm sao?
Ngừng ngay việc kê khai khấu trừ thuế GTGT hoặc tính vào chi phí cho hóa đơn đó. Liên hệ ngay với người bán (trạm xăng/công ty cung cấp) để yêu cầu họ kiểm tra, kê khai bổ sung hoặc xuất lại hóa đơn hợp lệ. Lưu giữ lại mọi email, tin nhắ trao đổi làm bằng chứng.

Kết luận

Việc nắm vững cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu không chỉ là kỹ năng nghiệp vụ của người làm kế toán, mà còn là trách nhiệm của cả doanh nghiệp trong việc tuân thủ pháp luật thuế. Trong kỷ nguyên số, việc làm thủ công từng bước một đang dần trở nên lỗi thời và tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót.

Đầu tư vào một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, cho phép tra cứu hàng loạt, báo cáo thông minh và lưu trữ tập trung, chính là cách bạn đang bảo vệ lợi ích và xây dựng nền tảng quản trị tài chính - thuế vững chắc cho công ty mình. Nó tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và mang lại sự an tâm tuyệt đối mỗi khi kỳ kê khai thuế đến.

Hy vọng những chia sẻ thực tế này sẽ giúp ích cho bạn. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về quy trình hoặc cần tư vấn về giải pháp phù hợp, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.