Chi Phí Tiếp Khách Hạch Toán: Tất Tần Tật Bạn Cần Biết!

“Đi đêm lắm có ngày gặp ma,” mà làm kinh doanh không tiếp khách thì coi như “đóng cửa” luôn ấy chứ! Nhưng mà, chi phí tiếp khách hạch toán sao cho đúng, tránh bị “hỏi thăm” thì không phải ai cũng rành. Bài viết này sẽ “mổ xẻ” chi tiết từ A đến Z về vụ này, giúp bạn “ăn ngon ngủ yên” mà vẫn đảm bảo “đối tác vui vẻ”.

Chi phí tiếp khách là gì?

Nói nôm na, chi phí tiếp khách là khoản tiền mà doanh nghiệp chi ra để “quan hệ” với đối tác, khách hàng. Mục đích là để tăng cường mối quan hệ, tạo cơ hội hợp tác, ký kết hợp đồng, hoặc đơn giản là để “làm đẹp lòng” người ta. Chứ ai lại muốn hợp tác với một công ty mà đến một ly nước cũng không mời, đúng không?

Quy định về chi phí tiếp khách được trừ

Không phải cứ “vung tay quá trán” là được trừ hết đâu nha! Nhà nước mình có quy định cả đấy. Để chi phí tiếp khách hạch toán được hợp lệ và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Tính hợp lý: Khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chứng từ đầy đủ: Phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định.
• Mức chi hợp lý: Không quá cao so với quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp.

Ví dụ, một công ty nhỏ mới thành lập mà chi cả trăm triệu cho một bữa tiệc tiếp khách thì hơi "quá đà" rồi đó. Cơ quan thuế người ta sẽ "soi" ngay!

Các khoản chi phí tiếp khách thường gặp

Các khoản chi phí tiếp khách có thể kể đến như:

• Chi phí ăn uống: Tiệc chiêu đãi, ăn trưa, ăn tối với đối tác, khách hàng.
• Chi phí đi lại: Vé máy bay, vé tàu, chi phí thuê xe đưa đón.
• Chi phí lưu trú: Tiền phòng khách sạn, nhà nghỉ.
• Chi phí quà tặng: Quà biếu, quà tặng nhân dịp lễ tết, sinh nhật.
• Chi phí hội nghị, hội thảo: Chi phí tổ chức hoặc tham gia hội nghị, hội thảo.
• Chi phí khác: Vé xem phim, vé ca nhạc, chi phí tham quan du lịch (nếu có liên quan đến công việc).

Nhưng mà, nhớ là phải có hóa đơn chứng từ đầy đủ cho từng khoản chi nha! Chứ chỉ nói miệng thì không ai tin đâu.

Hóa đơn, chứng từ hợp lệ cho chi phí tiếp khách

Đây là phần quan trọng nhất nè! Thiếu hóa đơn, chứng từ thì coi như “công cốc”. Hóa đơn, chứng từ hợp lệ phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Phải có đầy đủ thông tin của người bán, người mua, mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT.
• Hóa đơn điện tử: Phải được ký điện tử hợp lệ và có đầy đủ thông tin như hóa đơn GTGT. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp Phần mềm tra cứu hóa đơn, hãy xem ngay tại đây để quản lý hóa đơn dễ dàng hơn.
• Phiếu thu, biên lai: Áp dụng cho các khoản chi không có hóa đơn (ví dụ: tiền bồi dưỡng, tiền xăng xe).
• Chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng (nếu thanh toán bằng chuyển khoản).
• Các giấy tờ khác: Quyết định cử đi công tác, giấy mời tham dự sự kiện (nếu có).

Nói chung, cứ cái gì liên quan đến tiền bạc là phải có giấy tờ chứng minh hết đó!

Cách hạch toán chi phí tiếp khách

Về phần hạch toán, dân kế toán hay dùng các tài khoản sau:

• Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng: Nếu chi phí tiếp khách nhằm mục đích bán hàng.
• Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Nếu chi phí tiếp khách nhằm mục đích quản lý chung của doanh nghiệp.
• Tài khoản 811 - Chi phí khác: Trong một số trường hợp đặc biệt.

Ví dụ:

Ngày 10/10/2023, công ty A chi 5.000.000 VNĐ tiền ăn tối tiếp khách hàng, đã có hóa đơn GTGT.

• Nợ TK 641 (hoặc 642): 5.000.000 VNĐ
• Có TK 111 (hoặc 112): 5.000.000 VNĐ

Nếu bạn chưa rõ về các tài khoản kế toán, có thể tham khảo thêm bài viết Các Loại Tài Khoản Kế Toán: A-Z Cho Doanh Nghiệp để nắm vững kiến thức nhé!

Để hạch toán một cách chính xác, bạn có thể tham khảo Bảng Mã Tài Khoản Kế Toán: A-Z Cho Dân Kế Toán!, một tài liệu vô cùng hữu ích cho dân kế toán.

Hoặc nếu bạn là người mới bắt đầu, đừng lo, đã có Tất Tần Tật Về Các Tài Khoản Kế Toán Cho Dân Mới! để giúp bạn hiểu rõ hơn về các tài khoản này.

Lưu ý quan trọng khi hạch toán chi phí tiếp khách

Có một vài điều quan trọng cần lưu ý để tránh “rắc rối” với cơ quan thuế:

• Khống chế chi phí: Chi phí tiếp khách được trừ không quá 15% tổng chi phí được trừ của doanh nghiệp.
• Mục đích rõ ràng: Phải chứng minh được mục đích của việc tiếp khách là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Không lạm dụng: Tránh lạm dụng chi phí tiếp khách để trốn thuế.

Ví dụ, một công ty chuyên về công nghệ thông tin (IT) thì việc chi tiền để mời đối tác đi hát karaoke có vẻ không hợp lý lắm. Nhưng nếu đó là một công ty giải trí thì lại là chuyện khác.

Bảng so sánh: Chi phí tiếp khách được trừ và không được trừ

Câu hỏi thường gặp về chi phí tiếp khách

1. Chi phí tiếp khách có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Có, nếu đáp ứng các điều kiện về tính hợp lý, chứng từ đầy đủ, và mức chi hợp lý theo quy định.

2. Hóa đơn tiếp khách có cần ghi rõ thông tin người tham gia không?

Không bắt buộc, nhưng nếu ghi rõ được thì càng tốt, giúp chứng minh rõ ràng mục đích của việc tiếp khách.

3. Chi phí tiếp khách có bị khống chế mức chi không?

Có, chi phí tiếp khách được trừ không quá 15% tổng chi phí được trừ của doanh nghiệp.

4. Có thể dùng hóa đơn bán lẻ để hạch toán chi phí tiếp khách không?

Thông thường, hóa đơn bán lẻ không được chấp nhận để hạch toán chi phí tiếp khách, trừ khi giá trị nhỏ và có các chứng từ khác chứng minh.

5. Chi phí tiếp khách cho người thân của đối tác có được trừ không?

Cái này hơi nhạy cảm à nha! Nếu chứng minh được việc tiếp khách người thân là cần thiết để đạt được thỏa thuận kinh doanh thì có thể được xem xét. Nhưng mà phải có lý do chính đáng đó!

6. Làm sao để quản lý chi phí tiếp khách hiệu quả?

Lập kế hoạch chi tiêu cụ thể, theo dõi và kiểm soát chi phí thường xuyên, thu thập và lưu trữ đầy đủ chứng từ.

Hi vọng với những chia sẻ trên, bạn đã hiểu rõ hơn về chi phí tiếp khách hạch toán. Chúc bạn thành công trong công việc kinh doanh!