Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Với Cơ Quan Thuế: A-Z 2024

Chào bạn, dân kế toán đây!

Đầu năm mới, các doanh nghiệp lại tất bật với đủ thứ thủ tục hành chính, mà cái vụ đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế luôn là một trong những nỗi ám ảnh lớn nhất. Thủ tục thì rườm rà, thay đổi liên tục, không cẩn thận là "toang" ngay. Chính vì vậy, hôm nay tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm xương máu của mình, giúp bạn nắm rõ quy trình, tránh những sai sót không đáng có và hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Chúng ta sẽ cùng nhau “bóc tách” từ A đến Z quy trình này, cập nhật những thay đổi mới nhất và “mách” bạn những mẹo nhỏ để mọi thứ suôn sẻ như bôi mỡ!

1. Hóa đơn điện tử là gì? Tại sao cần đăng ký với cơ quan thuế?

Hiểu một cách đơn giản, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là phiên bản điện tử của hóa đơn giấy truyền thống. Thay vì in ấn và lưu trữ bằng giấy, HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Vậy tại sao cần phải đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế?

• Tuân thủ pháp luật: Đây là quy định bắt buộc theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành. Doanh nghiệp nào không đăng ký và sử dụng HĐĐT sẽ bị xử phạt.
• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn. Thay vì phải cất giữ cả tủ hồ sơ hóa đơn giấy, bạn chỉ cần lưu trữ trên máy tính.
• Nâng cao hiệu quả quản lý: HĐĐT giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn một cách khoa học, dễ dàng tra cứu, thống kê. Đừng quên, bạn có thể sử dụng các Phần mềm tra cứu hóa đơn để công việc này dễ dàng hơn nhé.
• Góp phần bảo vệ môi trường: Sử dụng HĐĐT giúp giảm thiểu lượng giấy thải ra môi trường, góp phần bảo vệ môi trường xanh.

2. Đối tượng nào cần đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế?

Theo quy định hiện hành, hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh cá thể đều thuộc đối tượng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:

• Doanh nghiệp mới thành lập.
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (trừ một số trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn giấy).

Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt được sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in. Để biết chính xác doanh nghiệp mình có thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng HĐĐT hay không, bạn nên tham khảo ý kiến của cán bộ thuế quản lý trực tiếp.

3. Điều kiện để đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Để được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.
• Có chữ ký số hợp lệ.
• Có phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng các tiêu chuẩn của cơ quan thuế.
• Có hệ thống đường truyền internet ổn định.
• Đội ngũ nhân viên có kiến thức về hóa đơn điện tử.

Nói chung, quan trọng nhất là bạn phải có chữ ký số và chọn được phần mềm hóa đơn điện tử uy tín. Chữ ký số giống như con dấu điện tử của doanh nghiệp, còn phần mềm hóa đơn điện tử thì giúp bạn tạo lập, quản lý hóa đơn một cách dễ dàng. Mình thấy nhiều doanh nghiệp hay dùng Hóa Đơn Online: Chuyển Đổi Số Cho Doanh Nghiệp Việt, bạn thử tham khảo xem sao.

4. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cần chuẩn bị những gì?

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐK-HĐĐT (Ban hành kèm theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC).
• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (mẫu do doanh nghiệp tự xây dựng).
• Thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử (mẫu do doanh nghiệp tự xây dựng).
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (có công chứng).
• Bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật (có công chứng).

Lưu ý:

• Hồ sơ phải được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và hợp lệ.
• Bạn nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp để tránh bị trả lại hồ sơ.
• Hiện nay, hầu hết các cơ quan thuế đều chấp nhận nộp hồ sơ online. Bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nộp qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

5. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế chi tiết nhất

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thường bao gồm các bước sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Như đã trình bày ở trên, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết.
2. Nộp hồ sơ: Bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nộp online qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
3. Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ là khoảng 2-3 ngày làm việc.
4. Nhận thông báo chấp nhận: Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
5. Phát hành hóa đơn điện tử: Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành phát hành hóa đơn điện tử theo quy định.

Bảng so sánh quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo hình thức nộp và online:

6. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký hóa đơn điện tử

Để quá trình đăng ký hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Nhà cung cấp phần mềm uy tín sẽ hỗ trợ bạn trong suốt quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử.
• Đọc kỹ hướng dẫn của cơ quan thuế: Cơ quan thuế thường xuyên có những hướng dẫn, thông báo mới về hóa đơn điện tử. Bạn nên thường xuyên cập nhật thông tin để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp hồ sơ: Sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến bạn bị trả lại hồ sơ, gây mất thời gian.
• Lưu trữ cẩn thận các chứng từ liên quan đến hóa đơn điện tử: Các chứng từ này có thể cần thiết trong quá trình thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.

À, mà đừng quên là Thông tư 78 có rất nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử, đặc biệt là với các mặt hàng đặc thù như xăng dầu. Nếu doanh nghiệp bạn kinh doanh xăng dầu thì phải tìm hiểu kỹ Hóa Đơn Xăng Dầu Theo Thông Tư 78: Tất Tần Tật 2024 để tránh bị phạt nhé.

7. Nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nào?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp, bạn cần xem xét các yếu tố sau:

• Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, uy tín trên thị trường.
• Tính năng của phần mềm: Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử, dễ sử dụng, có tính bảo mật cao.
• Giá cả: So sánh giá cả của các phần mềm khác nhau để lựa chọn được phần mềm phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
• Dịch vụ hỗ trợ: Nhà cung cấp phải có dịch vụ hỗ trợ tốt, sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của khách hàng.

Một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay:

• Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice
• Phần mềm hóa đơn điện tử BKAV eInvoice
• Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
• Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel Invoice

8. Câu hỏi thường gặp về đăng ký hóa đơn điện tử

Câu hỏi 1: Thời gian đăng ký hóa đơn điện tử là bao lâu?

Trả lời: Thời gian đăng ký thường là 2-3 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ đầy đủ.

Câu hỏi 2: Doanh nghiệp có được sử dụng đồng thời hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Trả lời: Không. Khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn giấy (trừ một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp nhận).

Câu hỏi 3: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Trả lời: Không. Hóa đơn điện tử không cần đóng dấu. Thay vào đó, hóa đơn điện tử được xác thực bằng chữ ký số.

Câu hỏi 4: Nếu hóa đơn điện tử bị sai sót thì xử lý như thế nào?

Trả lời: Có hai cách xử lý khi hóa đơn điện tử bị sai sót:

• Lập hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi sai sót về giá trị, thuế suất.
• Lập hóa đơn thay thế: Áp dụng khi sai sót về thông tin người mua, người bán.

Câu hỏi 5: Làm sao để Mẫu Số Hóa Đơn 01GTKT0/001: Giải Mã Từ A Đến Z cho đúng?

Trả lời: Bạn cần tham khảo các văn bản pháp luật mới nhất và hướng dẫn của cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Chúc bạn thành công!