Danh Mục Tài Khoản Theo Thông Tư 107: Hướng Dẫn Đầy Đủ Cho Doanh Nghiệp

Thông tư 107 là gì và tại sao lại quan trọng?

Nếu bạn đang làm kế toán, chắc hẳn cái tên "Thông tư 107" không còn xa lạ. Nhưng với nhiều người mới vào nghề, hoặc thậm chí là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây vẫn là một khái niệm gây không ít bối rối. Thực ra, hiểu đơn giản thì Thông tư 107/2017/TT-BTC là văn bản hướng dẫn chế độ kế toán dành riêng cho các doanh nghiệp siêu nhỏ. Nó ra đời với mục đích giảm tải gánh nặng về mặt thủ tục, báo cáo cho những doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ, thường là dưới 10 lao động và doanh thu hàng năm không quá 3 tỷ đồng (theo tiêu chí cũ).

Tôi còn nhớ lần đầu tiếp xúc với thông tư này, cảm giác đầu tiên là nhẹ nhõm. So với bộ danh mục tài khoản theo Thông tư 200 đồ sộ và phức tạp, Thông tư 107 như một làn gió mới, đơn giản hóa mọi thứ đi rất nhiều. Danh mục tài khoản theo thông tư 107 được thiết kế gọn nhẹ, dễ hiểu, dễ áp dụng, phù hợp với trình độ và nguồn lực hạn chế của doanh nghiệp siêu nhỏ. Nó không yêu cầu quá nhiều tài khoản chi tiết, các bút toán cũng đơn giản hơn, giúp chủ doanh nghiệp có thể tự mình nắm bắt được tình hình tài chính mà không cần phải thuê một kế toán viên chuyên nghiệp tốn kém.

So sánh chi tiết: Danh mục tài khoản theo Thông tư 107 và Thông tư 200

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt, chúng ta cùng nhìn vào bảng so sánh dưới đây. Đây là điều tôi thường giải thích cho khách hàng khi tư vấn về phần mềm tra cứu hóa đơn và kế toán, vì việc chọn đúng chế độ ảnh hưởng trực tiếp đến cách thiết lập hệ thống.

Như bạn thấy, danh mục tài khoản theo thông tư 107 thực sự là một công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp các doanh nghiệp nhỏ "nhẹ gánh" hơn trên hành trình khởi nghiệp. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng khi doanh nghiệp phát triển vượt qua ngưỡng "siêu nhỏ", bắt buộc phải chuyển sang áp dụng Thông tư 200. Việc nắm rõ danh mục tài khoản kế toán mới nhất là rất quan trọng để có sự chuyển đổi kịp thời và trơn tru.

Cấu trúc danh mục tài khoản theo Thông tư 107

Danh mục này được chia thành 9 loại chính, tương tự như Thông tư 200 nhưng được rút gọn đáng kể. Tôi thường ví nó như một bản tóm tắt những phần cốt lõi nhất.

Tài sản ngắn hạn (Mã số 1)

Bao gồm các tài khoản từ 111 đến 159. Ở đây, bạn sẽ thấy những tài khoản quen thuộc như Tiền mặt (111), Tiền gửi ngân hàng (112), hay Phải thu của khách hàng (131). Điểm khác biệt là số lượng tài khoản con ít hơn, ví dụ ít chi tiết hóa về các loại tiền gửi khác nhau.

Tài sản dài hạn (Mã số 2)

Từ 211 đến 229. Gồm Tài sản cố định hữu hình (211), vô hình (213), và các khoản đầu tư tài chính dài hạn. Việc trích khấu hao cũng được hướng dẫn theo phương pháp đơn giản.

Nợ phải trả (Mã số 3)

Từ 331 đến 356. Phản ánh các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán là tài khoản được sử dụng thường xuyên nhất, đặc biệt khi bạn tra cứu hóa đơn mua hàng vào.

Vốn chủ sở hữu (Mã số 4)

Từ 411 đến 421. Bao gồm vốn góp của chủ sở hữu và lợi nhuận chưa phân phối.

Doanh thu (Mã số 5)

Chỉ có tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Rất dễ nhớ, mọi khoản doanh thu đều tập trung vào đây.

Chi phí sản xuất, kinh doanh (Mã số 6)

Từ 611 đến 642. Đây là nhóm tài khoản cần lưu ý nhiều nhất. Nó bao gồm Giá vốn hàng bán (632), Chi phí bán hàng (641) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (642). Việc phân bổ chi phí vào đúng tài khoản này là chìa khóa để tính lãi lỗ chính xác.

Thu nhập khác (Mã số 7)

Tài khoản 711 - Thu nhập khác.

Chi phí khác (Mã số 8)

Tài khoản 811 - Chi phí khác.

Xác định kết quả kinh doanh (Mã số 9)

Tài khoản 911 - dùng để kết chuyển doanh thu, chi phí cuối kỳ và xác định lãi lỗ.

Cấu trúc này đủ để một doanh nghiệp siêu nhỏ ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết về danh mục tài khoản doanh nghiệp để có cái nhìn tổng quát hơn.

Những thay đổi đáng chú ý trong danh mục tài khoản theo thông tư 107

So với các chế độ kế toán cũ, Thông tư 107 mang lại một số thay đổi tích cực mà tôi đánh giá cao:

• Bỏ bớt nhiều tài khoản trung gian: Ví dụ, thay vì sử dụng nhiều tài khoản chi phí phát sinh rồi mới kết chuyển, doanh nghiệp có thể hạch toán thẳng vào các tài khoản chi phí chính (641, 642).
• Linh hoạt trong phương pháp tính giá xuất kho: Cho phép sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ, đơn giản hơn so với phương pháp bình quân liên hoàn thường dùng trong Thông tư 200.
• Đơn giản hóa chứng từ: Một số chứng từ có thể được lập dưới dạng đơn giản, miễn là đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết theo quy định. Điều này rất thiết thực khi bạn cần tải hóa đơn hoặc lưu trữ chứng từ.

Tuy nhiên, cũng có ý kiến cho rằng sự đơn giản hóa quá mức đôi khi khiến báo cáo tài chính không phản ánh đầy đủ và chính xác tình hình thực tế của doanh nghiệp. Đây là một điểm tranh luận khá thú vị trong giới kế toán chúng tôi.

Hướng dẫn áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Từ kinh nghiệm làm việc với nhiều khách hàng nhỏ, tôi rút ra vài lời khuyên thực tế thế này:

Bước 1: Xác định rõ bạn có thuộc đối tượng áp dụng không. Hãy kiểm tra lại tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ theo Nghị định mới nhất. Đừng cố "nhét" mình vào Thông tư 107 nếu không đủ điều kiện, sẽ gặp rắc rối về sau.

Bước 2: Thiết lập hệ thống sổ sách ban đầu. Mở đầy đủ các tài khoản cần thiết trong danh mục. Bạn không cần dùng hết 68 tài khoản đâu, chỉ cần những tài khoản liên quan đến hoạt động của mình. Ví dụ, nếu không vay dài hạn, bạn có thể không cần dùng đến tài khoản 341.

Bước 3: Gắn kết với quy trình mua bán hàng ngày. Mỗi khi bạn mua nguyên vật liệu, hãy nghĩ ngay đến TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu) và TK 331 (Phải trả người bán). Mỗi khi bán hàng, đó là TK 511 và TK 111/112. Hãy tập thói quen này.

Bước 4: Sử dụng công cụ hỗ trợ. Đừng ngần ngại sử dụng các phần mềm kế toán đơn giản được thiết kế riêng cho Thông tư 107. Nó sẽ giúp bạn tự động hóa các bút toán và tránh sai sót. Một số phần mềm còn tích hợp tính năng tra cứu hóa đơn điện tử, rất tiện lợi cho việc đối chiếu.

Kết nối danh mục tài khoản với hóa đơn điện tử và phần mềm tra cứu hóa đơn

Đây là phần tôi thấy nhiều doanh nghiệp bỏ ngỏ nhất. Trong thời đại số hiện nay, hóa đơn điện tử và hệ thống kế toán không thể tách rời. Khi bạn nhận được một hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp (ví dụ, hóa đơn mua hàng hóa), thông tin trên đó sẽ là căn cứ trực tiếp để bạn hạch toán vào sổ sách.

• Hóa đơn đầu vào (Mua hàng): Số tiền trên hóa đơn sẽ được ghi nhận vào Chi phí (TK 642, 641, 154...) hoặc Tài sản (TK 152, 153, 211...), và bên Nợ phải trả (TK 331). Việc có một phần mềm tra cứu hóa đơn giúp bạn xác minh tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn trước khi hạch toán, tránh rủi ro về thuế.
• Hóa đơn đầu ra (Bán hàng): Số tiền ghi nhận vào Doanh thu (TK 511) và Phải thu (TK 131) hoặc Tiền mặt/ngân hàng (TK 111/112).

Phần mềm kế toán tốt sẽ cho phép bạn nhập liệu trực tiếp từ hóa đơn điện tử, tự động đề xuất định khoản vào đúng tài khoản trong danh mục tài khoản theo thông tư 107. Điều này tiết kiệm thời gian khủng khiếp và giảm thiểu sai sót chính tả, sai số.

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

Dù đã đơn giản, nhưng trong quá trình áp dụng, tôi vẫn thấy nhiều doanh nghiệp mắc phải những lỗi cơ bản:

1. Nhầm lẫn giữa chi phí quản lý và chi phí bán hàng: Ví dụ, tiền điện nước văn phòng là chi phí quản lý (642), nhưng nhiều người lại để vào chi phí bán hàng (641). Hãy phân loại rõ ràng ngay từ đầu.
2. Không theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả: Chỉ ghi chung chung vào TK 131, 331 mà không mở sổ chi tiết theo từng khách hàng, nhà cung cấp. Đến lúc đối chiếu thì "mù tịt", không biết ai nợ mình, mình nợ ai.
3. Quên kết chuyển chi phí, doanh thu cuối kỳ: Đây là lỗi kinh điển dẫn đến số dư các tài khoản loại 5,6,7,8 không về 0 và Báo cáo kết quả kinh doanh sai. Nhớ sử dụng TK 911 để kết chuyển.
4. Sử dụng tài khoản không có trong danh mục: Tự ý đặt thêm tài khoản mới mà không có trong hệ thống 68 tài khoản của Thông tư 107. Điều này là không được phép.

Cách khắc phục tốt nhất là kiểm tra, đối chiếu sổ sách thường xuyên (hàng tháng) và sử dụng phần mềm có cảnh báo tự động.

Câu hỏi thường gặp về danh mục tài khoản theo thông tư 107

1. Doanh nghiệp tôi mới thành lập, có bắt buộc phải đăng ký áp dụng Thông tư 107 không?
Không bắt buộc đăng ký, nhưng nếu bạn đủ điều kiện là doanh nghiệp siêu nhỏ, bạn được quyền và nên áp dụng Thông tư 107 vì tính đơn giản của nó. Bạn cần thể hiện việc áp dụng này trong chính sách kế toán của doanh nghiệp.

2. Khi nào thì phải chuyển từ Thông tư 107 sang Thông tư 200?
Khi doanh nghiệp của bạn không còn đáp ứng đủ các tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ trong 02 năm liên tiếp. Lúc đó, bạn phải lập lại hệ thống sổ sách theo Thông tư 200 ngay từ đầu năm tài chính tiếp theo.

3. Tôi có thể tự mình làm kế toán theo Thông tư 107 mà không cần bằng cấp không?
Về mặt pháp lý, người làm kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ không bắt buộc phải có chứng chỉ hành nghề kế toán. Tuy nhiên, người đó phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán. Bạn có thể tự học và làm, nhưng nên tham khảo ý kiến của kế toán có kinh nghiệm để tránh sai sót.

4. Việc hạch toán hóa đơn điện tử có khác gì so với hóa đơn giấy không?
Về nguyên tắc hạch toán thì hoàn toàn giống nhau. Chỉ khác về hình thức chứng từ. Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ điện tử đúng quy định và có thể tra cứu hóa đơn online để xác thực. Phần mềm kế toán hiện đại sẽ hỗ trợ bạn import dữ liệu từ hóa đơn điện tử một cách dễ dàng.

5. Danh mục tài khoản theo thông tư 107 có còn giá trị áp dụng trong năm 2024 không?
Có, Thông tư 107/2017/TT-BTC vẫn còn hiệu lực và được áp dụng cho đến khi có văn bản thay thế mới. Tuy nhiên, bạn cần cập nhật các tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ theo Nghị định mới nhất (như Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

Tóm lại, danh mục tài khoản theo thông tư 107 là một công cụ tuyệt vời để các doanh nghiệp siêu nhơ khởi đầu hành trình kế toán của mình một cách bài bản nhưng không quá nặng nề. Hiểu rõ và áp dụng đúng nó không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn giúp bạn nắm bắt sức khỏe tài chính của doanh nghiệp một cách rõ ràng nhất. Hãy kết hợp nó với các công nghệ hiện đại như phần mềm kế toán và hệ thống hóa đơn điện tử để công việc trở nên hiệu quả hơn gấp bội.