Định khoản tài khoản là gì? Tại sao dân kế toán phải thuộc lòng?

Nếu bạn mới vào nghề kế toán, hay thậm chí đã làm lâu năm, chắc chắn không ít lần nghe đến cụm từ "định khoản tài khoản". Nghe thì có vẻ cao siêu, nhưng thực chất nó là nền tảng cơ bản để ghi chép mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hiểu đơn giản, định khoản tài khoản là xác định xem một nghiệp vụ cụ thể sẽ ảnh hưởng đến những tài khoản nào trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Bài viết này sẽ đi sâu vào định khoản tài khoản, từ khái niệm đến cách thực hiện, đảm bảo bạn nắm vững kiến thức để tự tin xử lý mọi tình huống.

Định khoản tài khoản là gì?

Hiểu một cách nôm na, định khoản tài khoản giống như việc bạn dán nhãn cho các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Ví dụ, khi bạn mua một chiếc máy tính, bạn cần xác định: (1) Tài sản của doanh nghiệp tăng lên (máy tính) và (2) Tiền mặt của doanh nghiệp giảm đi. Việc xác định này chính là định khoản. Nói một cách học thuật hơn, định khoản là việc xác định ít nhất hai tài khoản bị ảnh hưởng bởi một nghiệp vụ kinh tế, trong đó có một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có, với tổng giá trị Nợ bằng tổng giá trị Có.

Nguyên tắc cơ bản của định khoản

Để định khoản đúng, bạn cần nắm vững các nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc kép: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản.
• Nguyên tắc cân bằng: Tổng giá trị Nợ luôn bằng tổng giá trị Có. Đây là nguyên tắc sống còn, nếu không cân bằng thì chắc chắn có sai sót.
• Nguyên tắc phù hợp: Phải chọn đúng tài khoản phù hợp với bản chất của nghiệp vụ.
• Hiểu rõ bản chất tài khoản: Biết tài khoản nào là tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí.

Nói chung là hơi khô khan, nhưng cứ nắm chắc mấy nguyên tắc này là bạn đã đi được nửa đường rồi đó. Còn nếu bạn chưa quen, có thể tham khảo Bảng Tài Khoản Theo Thông Tư 107: Giải Thích Chi Tiết để hiểu rõ hơn về các loại tài khoản.

Các loại tài khoản kế toán cần biết

Bảng hệ thống tài khoản kế toán được quy định trong các Thông tư, Nghị định của Bộ Tài chính. Hiện tại, có hai thông tư chính được sử dụng phổ biến là Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC. Mỗi thông tư có một hệ thống tài khoản riêng, phù hợp với quy mô và loại hình doanh nghiệp khác nhau. Dưới đây là một số nhóm tài khoản chính:

• Tài sản (Assets): Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản cố định,...
• Nợ phải trả (Liabilities): Các khoản vay, phải trả người bán, thuế phải nộp,...
• Vốn chủ sở hữu (Equity): Vốn góp của chủ sở hữu, lợi nhuận giữ lại,...
• Doanh thu (Revenue): Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ,...
• Chi phí (Expenses): Giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng,...

Để chọn đúng tài khoản, bạn cần hiểu rõ bản chất của từng tài khoản. Ví dụ, tài khoản 111 (Tiền mặt) dùng để phản ánh số tiền mặt hiện có tại quỹ của doanh nghiệp. Tài khoản 331 (Phải trả người bán) dùng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp còn nợ người bán hàng hóa, dịch vụ.

Ví dụ minh họa cách định khoản

Để dễ hình dung, chúng ta cùng xem một vài ví dụ cụ thể:

1. Ví dụ 1: Doanh nghiệp mua một lô hàng hóa trị giá 100 triệu đồng, chưa thanh toán cho người bán.
   • Định khoản: Nợ TK 156 (Hàng hóa): 100 triệu đồng; Có TK 331 (Phải trả người bán): 100 triệu đồng.
2. Ví dụ 2: Doanh nghiệp thanh toán tiền thuê văn phòng tháng này bằng tiền mặt: 10 triệu đồng.
   • Định khoản: Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 10 triệu đồng; Có TK 111 (Tiền mặt): 10 triệu đồng.
3. Ví dụ 3: Doanh nghiệp bán một lô hàng hóa thu bằng tiền gửi ngân hàng: 50 triệu đồng.
   • Định khoản: Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 50 triệu đồng; Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): 50 triệu đồng.

Nhìn chung, định khoản không quá khó nếu bạn chịu khó thực hành. Cứ thử với những nghiệp vụ đơn giản trước, sau đó nâng dần độ khó lên. Tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết nhất về Tài Khoản Theo TT 133: Hướng Dẫn Chi Tiết Nhất 2024 để làm quen với hệ thống tài khoản nhé.

Mẹo định khoản nhanh và chính xác

Dưới đây là một vài mẹo nhỏ giúp bạn định khoản nhanh và chính xác hơn:

• Đọc kỹ chứng từ: Chứng từ là căn cứ quan trọng nhất để định khoản. Hãy đọc kỹ để hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ.
• Xác định đối tượng: Xác định xem nghiệp vụ liên quan đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu hay chi phí.
• Sử dụng sơ đồ chữ T: Vẽ sơ đồ chữ T để hình dung rõ hơn tác động của nghiệp vụ đến các tài khoản.
• Kiểm tra lại: Sau khi định khoản, hãy kiểm tra lại xem tổng Nợ có bằng tổng Có hay không.

Quan trọng nhất là kinh nghiệm. Càng làm nhiều, bạn càng quen và định khoản càng nhanh.

Các sai lầm thường gặp khi định khoản

Dù đã nắm vững lý thuyết, đôi khi chúng ta vẫn mắc phải những sai lầm khi định khoản. Dưới đây là một số lỗi thường gặp:

• Chọn sai tài khoản: Đây là lỗi phổ biến nhất, thường xảy ra khi không hiểu rõ bản chất của tài khoản.
• Định khoản không đủ: Quên một hoặc một vài tài khoản bị ảnh hưởng bởi nghiệp vụ.
• Ghi nhầm bên Nợ, Có: Lỗi này thường xảy ra do nhầm lẫn giữa các tài khoản.
• Tính toán sai: Lỗi này thường xảy ra khi nghiệp vụ liên quan đến nhiều yếu tố phức tạp.

Để tránh những sai lầm này, hãy luôn cẩn thận và kiểm tra lại kỹ lưỡng trước khi ghi sổ.

Phần mềm hỗ trợ định khoản và tra cứu hóa đơn

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm kế toán đã trở nên phổ biến. Các phần mềm này không chỉ giúp bạn ghi chép sổ sách mà còn hỗ trợ định khoản tự động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, với việc quản lý hóa đơn ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt là hóa đơn điện tử, việc sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn cũng là một giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp. Nó giúp bạn dễ dàng tra cứu, quản lý và tải hóa đơn về, phục vụ cho công tác kế toán và kiểm toán.

Nhân tiện nói về tài sản cố định, nếu doanh nghiệp của bạn đang cần thanh lý tài sản, thì việc hạch toán đúng cách cũng rất quan trọng. Bạn có thể tham khảo bài viết Hạch Toán Thanh Lý Tài Sản: Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp để nắm rõ quy trình nhé.

Một số phần mềm kế toán phổ biến hiện nay bao gồm:

• MISA SME.NET
• FAST Accounting
• Effect Business

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp phụ thuộc vào quy mô và đặc thù của doanh nghiệp bạn. Đừng quên dùng thử trước khi quyết định mua nhé!

FAQ: Câu hỏi thường gặp về định khoản

1. Hỏi: Khi nào thì ghi Nợ, khi nào thì ghi Có?
2. Đáp: Ghi Nợ khi tài sản tăng lên hoặc chi phí phát sinh. Ghi Có khi tài sản giảm đi, nợ phải trả tăng lên, vốn chủ sở hữu tăng lên hoặc doanh thu phát sinh.
3. Hỏi: Định khoản sai có sửa được không?
4. Đáp: Có. Bạn có thể sửa bằng cách ghi bút toán điều chỉnh. Quan trọng là phải phát hiện ra lỗi và sửa càng sớm càng tốt.
5. Hỏi: Có cần thiết phải định khoản mọi nghiệp vụ không?
6. Đáp: Có. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được định khoản để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về định khoản tài khoản. Chúc bạn thành công trên con đường kế toán!

Lưu ý: Bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để có thông tin chi tiết và chính xác nhất, bạn nên tham khảo các văn bản pháp luật hiện hành và tư vấn từ các chuyên gia kế toán.