Giá Hóa Đơn Điện Tử 2024: Bảng Giá Chi Tiết & Cách Chọn Nhà Cung Cấp

Giá hóa đơn điện tử là gì? Cấu trúc chi phí bạn cần biết

Nếu bạn đang tìm hiểu về giá hóa đơn điện tử, chắc hẳn đã thấy một ma trận thông tin với đủ loại mức giá, từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi tháng. Thực tế, tôi từng rất bối rối khi mới tiếp cận. Có đơn vị báo giá theo số lượng hóa đơn, có nơi tính phí theo tháng cố định, lại có chỗ tính phí khởi tạo và phí duy trì. Vậy đâu mới là con số thực sự bạn phải trả?

Theo kinh nghiệm của tôi sau nhiều năm tư vấn cho doanh nghiệp, giá hóa đơn điện tử thường được cấu thành từ 3 khoản chính: (1) Phí khởi tạo/tích hợp ban đầu, (2) Phí dịch vụ hàng tháng/năm, và (3) Phí theo số lượng hóa đơn phát hành. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ nhìn vào phí hàng tháng thấp mà quên mất hai khoản còn lại, dẫn đến chi phí thực tế bị đội lên đáng kể.

Một điều quan trọng nữa là bạn cần phân biệt giữa phần mềm hóa đơn điện tử độc lập và phần mềm được tích hợp sẵn trong các giải pháp kế toán tổng thể. Giá cả và lợi ích mang lại hoàn toàn khác nhau. Nếu bạn chỉ cần phát hành hóa đơn đơn thuần, một giải pháp độc lập với giá hóa đơn điện tử thấp hơn có thể phù hợp. Nhưng nếu muốn đồng bộ dữ liệu với sổ sách kế toán, phần mềm tích hợp sẽ tiết kiệm thời gian và giảm sai sót về lâu dài, dù chi phí đầu tư ban đầu có thể cao hơn.

Bảng giá hóa đơn điện tử 2024: So sánh chi tiết các gói

Để bạn có cái nhìn trực quan hơn, tôi đã tổng hợp một bảng so sánh giá hóa đơn điện tử phổ biến trên thị trường hiện nay dựa trên mô hình gói dịch vụ. Lưu ý là đây chỉ là mức giá tham khảo, có thể thay đổi tùy nhà cung cấp và thời điểm.

Nhìn vào bảng trên, bạn có thể thấy giá hóa đơn điện tử phụ thuộc rất nhiều vào quy mô và nhu cầu thực tế. Cá nhân tôi thấy nhiều doanh nghiệp chọn nhầm gói. Ví dụ, một công ty khởi nghiệp chỉ phát hành dưới 50 hóa đơn/tháng lại đăng ký gói Doanh nghiệp, lãng phí một khoản tiền không nhỏ. Ngược lại, một cửa hàng bán lẻ đang phát triển nhanh chọn gói Cơ bản, đến khi vượt quá số lượng lại phải trả phí phát sinh đắt đỏ hoặc mất công chuyển đổi gói.

Bạn cũng nên tìm hiểu kỹ về các quy định pháp lý mới nhất, như những cập nhật trong Thông tư 78 về hóa đơn điện tử, vì đôi khi nhà cung cấp sẽ tính thêm phí để cập nhật hệ thống theo quy định mới.

Các yếu tố ảnh hưởng đến giá hóa đơn điện tử

Tại sao cùng một gói dịch vụ mà giá hóa đơn điện tử giữa các nhà cung cấp lại chênh lệch? Dưới đây là những yếu tố chính tác động, theo đánh giá chủ quan của tôi sau khi làm việc với hàng chục đơn vị.

1. Mức độ tích hợp và công nghệ

Phần mềm chỉ để phát hành hóa đơn sẽ rẻ hơn nhiều so với phần mềm có thể tích hợp sâu với ERP, phần mềm bán hàng, website thương mại điện tử. Việc tích hợp này đòi hỏi công nghệ API mạnh, đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ, nên chắc chắn chi phí sẽ cao hơn. Nếu bạn đang dùng một hệ thống quản lý phức tạp, đừng tiếc tiền cho khoản này.

2. Dung lượng lưu trữ và bảo mật

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định. Nhà cung cấp sử dụng hệ thống máy chủ (server) chất lượng cao, có backup dự phòng và chứng chỉ bảo mật (như SSL, ISO) sẽ có giá cao hơn. Nhưng tôi nghĩ đây là khoản không nên cắt giảm. Mất dữ liệu hóa đơn là cơn ác mộng với bất kỳ doanh nghiệp nào.

3. Dịch vụ hỗ trợ và đào tạo

Bạn có để ý một số báo giá rất hấp dẫn nhưng khi cần hỗ trợ lại khó liên lạc hoặc phải trả thêm phí không? Dịch vụ hỗ trợ 24/7, có nhân sự am hiểu cả về kỹ thuật và thuế sẽ làm tăng giá hóa đơn điện tử, nhưng đổi lại bạn được yên tâm vận hành. Đặc biệt với những ai mới chuyển đổi số, dịch vụ đào tạo tận tình là vô giá.

Kinh nghiệm chọn nhà cung cấp: Đừng chỉ nhìn vào giá!

Tôi từng chứng kiến không ít doanh nghiệp "tiền mất tật mang" vì chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá hóa đơn điện tử thấp nhất. Hệ thống chậm chạp, hay lỗi vào ngày cuối tháng khi cần kê khai thuế, hoặc thậm chí không thể tra cứu hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu. Vậy nên, khi lựa chọn, hãy cân nhắc những điểm sau:

• Uy tín và thời gian hoạt động: Ưu tiên nhà cung cấp có giấy phép của Tổng cục Thuế và đã hoạt động lâu năm trên thị trường. Họ thường có hệ thống ổn định và hiểu rõ quy trình nghiệp vụ.
• Tính năng thực tế: Hãy dùng thử bản demo. Xem phần mềm có dễ dùng không, có đầy đủ các mẫu hóa đơn phù hợp với ngành nghề của bạn không, tốc độ xử lý ra sao.
• Khả năng mở rộng: Công ty bạn sẽ phát triển. Hãy chọn phần mềm có thể nâng cấp gói dễ dàng, hỗ trợ thêm người dùng, chi nhánh mà không làm gián đoạn hoạt động.
• Cam kết dịch vụ (SLA): Đọc kỹ hợp đồng về cam kết thời gian hoạt động (ví dụ 99.9%), thời gian phản hồi hỗ trợ. Đây là thước đo quan trọng cho sự chuyên nghiệp.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo ý kiến từ cộng đồng doanh nghiệp cùng ngành hoặc trên các diễn đàn về phần mềm tra cứu hóa đơn. Trải nghiệm thực tế của người dùng đôi khi nói lên nhiều điều hơn là những lời quảng cáo có cánh.

Các chi phí phát sinh khác mà doanh nghiệp dễ bỏ qua

Khi tính toán tổng chi phí cho hóa đơn điện tử, nhiều người chỉ dừng lại ở phí dịch vụ hàng tháng. Thực tế, có một số khoản phát sinh tiềm ẩn mà bạn nên lưu ý để tránh bất ngờ:

• Phí chữ ký số (Token): Đây là thiết bị bắt buộc để ký điện tử trên hóa đơn. Bạn phải mua riêng từ các đơn vị như Viettel, VNPT, FPT, CA2,... với chi phí từ 1-3 triệu đồng/năm. Đây không nằm trong giá hóa đơn điện tử của nhà cung cấp phần mềm.
• Phí in ấn (nếu cần): Dù là hóa đơn điện tử, nhiều khách hàng vẫn muốn có bản giấy. Phần mềm thường cho phép in, nhưng bạn sẽ chịu chi phí giấy, mực in và máy in chuyên dụng nếu số lượng lớn.
• Phí đào tạo nâng cao: Một số nhà cung cấp chỉ đào tạo cơ bản miễn phí. Nếu bạn cần đào tạo sâu về quy trình, tùy chỉnh phức tạp, có thể phát sinh thêm phí.
• Phí nâng cấp/ bảo trì hàng năm: Sau năm đầu tiên, một số hợp đồng sẽ tính phí bảo trì hệ thống (thường bằng 15-30% giá trị hợp đồng) để đảm bảo cập nhật tính năng và bảo mật.

Tốt nhất, hãy yêu cầu nhà cung cấp báo giá một cách minh bạch, đầy đủ tất cả các khoản phí trọn gói cho ít nhất năm đầu tiên. Một báo giá chi tiết sẽ giúp bạn đánh giá chính xác hơn.

Câu hỏi thường gặp về giá hóa đơn điện tử

Kết luận: Đầu tư thông minh cho chuyển đổi số

Như vậy, việc tìm hiểu giá hóa đơn điện tử không đơn thuần là so sánh con số cuối cùng. Nó là bài toán cân đối giữa ngân sách, nhu cầu thực tế, yêu cầu pháp lý và chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Đừng để bị thu hút bởi mức giá rẻ nhất, mà hãy xem xét tổng thể giá trị bạn nhận được: một hệ thống ổn định, an toàn, tiết kiệm thời gian và hỗ trợ bạn phát triển.

Hãy bắt đầu bằng việc đánh giá chính xác nhu cầu của mình: bạn phát hành bao nhiêu hóa đơn một tháng? Bạn có cần tích hợp với hệ thống nào không? Ngân sách bạn có thể bỏ ra là bao nhiêu? Sau đó, liên hệ với 3-5 nhà cung cấp uy tín để lấy báo giá chi tiết và dùng thử. Đầu tư đúng đắn cho một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn tốt ngay từ đầu chính là bước đệm vững chắc cho hành trình chuyển đổi số thành công của doanh nghiệp bạn.