Giá Vốn Hàng Bán Bị Trả Lại: Kế Toán Ghi Nhận Đúng Chuẩn

Giá vốn hàng bán bị trả lại là gì?

Chắc hẳn ai làm kế toán bán hàng cũng từng đau đầu với việc hàng bán ra rồi lại bị khách trả về. Lúc đó, không chỉ doanh thu bị ảnh hưởng, mà cái khó hơn là xử lý cái phần giá vốn hàng bán bị trả lại kế toán ghi như thế nào cho đúng. Nói một cách dễ hiểu, đây chính là giá trị thực tế (giá gốc) của lô hàng mà bạn đã xuất kho bán cho khách, nhưng giờ đây khách không nhận nữa và trả lại cho bạn. Khi hàng về kho, bạn không thể cứ để nguyên số tiền giá vốn đó nằm trên tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán) được, mà phải hoàn nhập nó trở lại, để phản ánh đúng tình hình tồn kho thực tế và chi phí thực tế đã phát sinh.

Tại sao phải quan tâm đến giá vốn hàng bán bị trả lại?

Nhiều bạn mới vào nghề hay chủ quan, chỉ tập trung ghi nhận doanh thu giảm mà quên mất phần giá vốn. Hậu quả thì khá rõ ràng: Báo cáo kết quả kinh doanh của bạn sẽ bị sai lệch. Chi phí giá vốn bị đẩy lên cao hơn thực tế, dẫn đến lợi nhuận gộp bị hạ thấp một cách oan uổng. Tôi từng gặp một doanh nghiệp nhỏ, cuối năm tính toán thấy lỗ, nhưng khi kiểm tra lại thì phát hiện ra họ quên hoàn nhập giá vốn cho mấy lô hàng bị trả lại từ đầu năm, số tiền cũng kha khá. Sau khi điều chỉnh, hóa ra họ vẫn có lãi. Đó là chưa kể đến việc số liệu tồn kho trên sổ sách và thực tế sẽ chênh lệch, gây khó khăn cho công tác quản trị hàng hóa.

Ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ tiêu tài chính

Việc ghi nhận sai giá vốn hàng bán bị trả lại không chỉ là một bút toán sai, mà nó kéo theo một loạt các chỉ số quan trọng bị méo mó: Tỷ lệ lợi nhuận gộp, hệ số quay vòng hàng tồn kho, thậm chí ảnh hưởng đến việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu bạn không cẩn thận. Nó làm cho bức tranh tài chính của doanh nghiệp trở nên không trung thực.

Cách định khoản giá vốn hàng bán bị trả lại

Vậy thì khi có nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán cần làm gì? Nguyên tắc cốt lõi là phải hoàn nhập giá vốn đã ghi nhận trước đó. Bút toán cơ bản và đúng chuẩn nhất sẽ là:

• Nợ TK 155, 156 (Hàng tồn kho): Ghi nhận tăng giá trị hàng hóa nhập lại kho.
• Có TK 632 (Giá vốn hàng bán): Ghi giảm chi phí giá vốn đã ghi nhận lúc bán hàng.

Bút toán này ngược lại hoàn toàn với bút toán ghi nhận giá vốn lúc xuất bán (Nợ 632/Có 155,156). Việc này đòi hỏi bạn phải xác định chính xác giá vốn ban đầu của lô hàng bị trả. Nếu bạn dùng phương pháp tính giá xuất kho bình quân hay FIFO, thì phải truy xuất lại đúng đơn giá đó. Đây là lúc một file hệ thống tài khoản kế toán rõ ràng và phần mềm quản lý kho tốt sẽ phát huy tác dụng, giúp bạn lấy số liệu nhanh và chính xác.

Kết hợp với bút toán ghi giảm doanh thu

Nhớ là bút toán hoàn nhập giá vốn này đi kèm với bút toán ghi giảm doanh thu (Nợ 521/Có 111,112,131...). Hai bút toán này là một cặp, phản ánh cả hai mặt của nghiệp vụ: giảm doanh thu và giảm chi phí tương ứng. Nếu chỉ làm một trong hai, báo cáo của bạn sẽ lệch hẳn. Để hiểu rõ hơn về các bút toán phức tạp hơn, bạn có thể tham khảo thêm bài viết về định khoản kế toán.

So sánh các phương pháp xử lý

Trên thực tế, tùy tình huống mà việc xử lý có thể khác một chút. Mình lập một bảng so sánh nho nhỏ để các bạn dễ hình dung:

Sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Làm kế toán lâu, tôi thấy có vài lỗi mà nhiều người mắc phải khi xử lý giá vốn hàng bán bị trả lại kế toán ghi:

1. Quên hoàn nhập giá vốn: Đây là lỗi phổ biến nhất. Chỉ ghi giảm doanh thu mà quên mất phần chi phí đã ghi nhận trước đó.
2. Hoàn nhập sai giá trị: Dùng sai đơn giá xuất kho, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng và giá nhập liên tục thay đổi.
3. Xử lý nhầm tài khoản: Có người lại ghi Nợ 155/Có 511 (doanh thu) hoặc các tài khoản không đúng bản chất.

Cách khắc phục thì cũng không quá khó. Trước hết, cần có quy trình rõ ràng: Khi có phiếu nhập kho hàng bán trả lại, bộ phận kho phải báo ngay cho kế toán. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho gốc (hoặc dữ liệu trên phần mềm) để xác định chính xác giá vốn ban đầu. Việc nắm vững nguyên tắc định khoản mua hàng và bán hàng sẽ giúp bạn tránh được những nhầm lẫn đáng tiếc này.

Phần mềm tra cứu hóa đơn hỗ trợ như thế nào?

Trong thời đại hóa đơn điện tử lên ngôi như hiện nay, việc xử lý hàng bán trả lại có nhiều thuận lợi hơn nhờ các phần mềm tra cứu hóa đơn. Khi khách hàng trả lại hàng, thường sẽ đi kèm với việc điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn điện tử đã lập. Một phần mềm tốt sẽ giúp bạn:

• Tra cứu nhanh hóa đơn gốc: Chỉ cần số hóa đơn hoặc mã tra cứu, bạn có ngay thông tin về mặt hàng, số lượng, đơn giá lúc xuất bán. Điều này giúp xác định giá vốn hàng bán bị trả lại chính xác tuyệt đối.
• Tự động đề xuất bút toán: Một số phần mềm kế toán tích hợp tính năng này. Khi bạn nhập thông tin hàng trả lại và chọn hóa đơn gốc, hệ thống có thể tự động sinh bút toán hoàn nhập giá vốn và ghi giảm doanh thu.
• Đồng bộ dữ liệu kho: Nghiệp vụ nhập kho hàng trả lại và bút toán kế toán được cập nhật đồng thời, đảm bảo sổ sách và thực tế luôn khớp nhau.

Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên phát sinh nghiệp vụ này, việc đầu tư vào một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp là rất đáng giá. Nó không chỉ giải quyết vấn đề kế toán mà còn giúp quản lý chuỗi cung ứng và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Khi nào thì cần hoàn nhập giá vốn hàng bán bị trả lại?

Bạn cần thực hiện bút toán hoàn nhập ngay khi hàng hóa được nhập lại kho (hoặc được xác nhận là đã thu hồi) và có đầy đủ chứng từ hợp lệ, như biên bản nhận lại hàng, phiếu nhập kho. Không nên chờ đến cuối kỳ mới xử lý dồn một lúc.

Nếu hàng trả lại nhưng không còn bán được nữa (hỏng hóc) thì xử lý giá vốn thế nào?

Bạn vẫn phải hoàn nhập giá vốn đó vào tài khoản hàng tồn kho (155/156) trước. Sau đó, căn cứ vào mức độ hư hỏng, bạn sẽ có bút toán khác để ghi nhận hàng tồn kho bị giảm giá (Nợ 632 hoặc 811/ Có 155,156) hoặc ghi nhận tổn thất. Việc này đảm bảo sổ sách theo dõi được đầy đủ vòng đời của lô hàng.

Việc ghi nhận giá vốn hàng bán bị trả lại có ảnh hưởng đến thuế GTGT không?

Việc hoàn nhập giá vốn không trực tiếp ảnh hưởng đến số thuế GTGT phải nộp. Thuế GTGT liên quan đến doanh thu. Khi hàng bị trả lại, bạn sẽ điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra trên hóa đơn (nếu có). Việc hoàn nhập giá vốn chỉ tác động đến chi phí, từ đó ảnh hưởng gián tiếp đến lợi nhuận trước thuế và thuế TNDN.

Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn có giúp giảm sai sót không?

Chắc chắn rồi. Phần mềm giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu thao tác thủ công - nguồn cơn của nhiều sai sót. Dữ liệu được đồng bộ, việc truy xuất thông tin gốc trở nên dễ dàng, giúp kế toán xác định chính xác giá vốn cần hoàn nhập, đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực phần mềm tra cứu hóa đơn và quản lý kho bãi.

Tóm lại, việc xử lý đúng giá vốn hàng bán bị trả lại kế toán ghi là một nghiệp vụ quan trọng, đòi hỏi sự cẩn thận và hiểu biết về bản chất giao dịch. Nó không chỉ đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán, mà còn cung cấp thông tin trung thực cho nhà quản trị ra quyết định. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ tự tin hơn khi gặp phải tình huống này trong công việc.