Giá Vốn Hàng Bán Bị Trả Lại: Kế Toán Xử Lý Sao?

Giới thiệu

Chào bạn, có khi nào bạn bán hàng xong xuôi, ai ngờ khách hàng lại "quay xe" trả lại không? Chuyện này không hiếm gặp đâu, đặc biệt là với các doanh nghiệp bán lẻ hoặc thương mại điện tử. Vậy khi Phần mềm tra cứu hóa đơn ghi nhận giá vốn hàng bán bị trả lại kế toán ghi như thế nào cho đúng luật, mà lại không bị "rối não"? Bài viết này sẽ giúp bạn gỡ rối tơ lòng, đảm bảo sổ sách ngon nghẻ, không lo bị "hỏi thăm" khi quyết toán.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau đi sâu vào các vấn đề sau:

• Giá vốn hàng bán bị trả lại là gì và tại sao nó lại quan trọng với kế toán?
• Các bước hạch toán chi tiết khi có hàng bị trả lại, từ A đến Z.
• Ví dụ minh họa dễ hiểu để bạn áp dụng ngay vào thực tế.
• Những lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi xử lý.
• Giới thiệu giải pháp Phần mềm tra cứu hóa đơn hỗ trợ kế toán quản lý dễ dàng hơn.

Giá vốn hàng bán bị trả lại là gì?

Hiểu một cách đơn giản, giá vốn hàng bán bị trả lại (tiếng Anh: Sales Returns and Allowances) là phần giá vốn của những hàng hóa mà doanh nghiệp đã bán ra, nhưng sau đó bị khách hàng trả lại vì một lý do nào đó (ví dụ: hàng lỗi, không đúng mẫu mã, không đúng chất lượng,...). Cái này khác với việc khách hàng đổi hàng nha bạn. Đổi hàng là đổi lấy một sản phẩm khác, còn trả lại là trả lại và lấy lại tiền.

Ví dụ, bạn bán một chiếc áo với giá 200.000 VNĐ, giá vốn của chiếc áo là 120.000 VNĐ. Nếu khách hàng trả lại chiếc áo đó, thì 120.000 VNĐ chính là giá vốn hàng bán bị trả lại.

Tại sao hàng bán bị trả lại và ảnh hưởng đến kế toán?

Hàng bán bị trả lại có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn:

• Hàng hóa bị lỗi, hỏng hóc trong quá trình vận chuyển hoặc sử dụng.
• Hàng hóa không đúng với mô tả, hình ảnh quảng cáo.
• Khách hàng không hài lòng với chất lượng sản phẩm.
• Khách hàng thay đổi ý định mua hàng.

Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nó còn tác động đến công tác kế toán, bởi vì:

• Cần phải ghi giảm doanh thu tương ứng với giá trị hàng bị trả lại.
• Cần phải ghi tăng lại giá vốn hàng bán đã xuất kho trước đó.
• Có thể phát sinh thêm các chi phí liên quan đến việc xử lý hàng trả lại (ví dụ: chi phí vận chuyển, chi phí kiểm tra,...).

Nếu không hạch toán đúng và đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp rắc rối với cơ quan thuế, cũng như không có được bức tranh tài chính chính xác để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Chẳng hạn, nếu doanh thu ảo, chi phí thì bị bỏ sót, rồi bạn lại nghĩ công ty đang làm ăn ngon nghẻ lắm, đầu tư thêm "máu" vào, thì có khi "toang" đó!

Hướng dẫn kế toán giá vốn hàng bán bị trả lại chi tiết

Đây là phần quan trọng nhất nè. Mình sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn dễ dàng áp dụng vào công việc kế toán của mình nha.

Bước 1: Xác định hàng bị trả lại có đáp ứng điều kiện?

Không phải cứ khách trả là mình nhận đâu nha. Cần kiểm tra xem hàng trả lại có đáp ứng các điều kiện sau không:

• Hàng hóa còn nguyên vẹn, không bị hư hỏng (trừ trường hợp hàng bị lỗi từ trước).
• Còn đầy đủ tem, nhãn mác.
• Có hóa đơn, chứng từ mua hàng đầy đủ.
• Thời gian trả hàng nằm trong quy định của chính sách đổi trả hàng của doanh nghiệp.

Nếu hàng không đáp ứng các điều kiện trên, bạn có quyền từ chối nhận lại hàng hoặc thỏa thuận với khách hàng về phương án xử lý khác.

Bước 2: Định khoản kế toán khi hàng bán bị trả lại

Sau khi xác định hàng trả lại hợp lệ, bạn tiến hành định khoản kế toán như sau:

a) Ghi giảm doanh thu:

• Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại
• Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Số tiền ghi vào tài khoản này là giá bán của hàng hóa bị trả lại (chưa bao gồm thuế GTGT nếu có).

b) Ghi giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 156 - Hàng hóa (hoặc TK 155 - Thành phẩm)
• Có TK 632 - Giá vốn hàng bán

Số tiền ghi vào tài khoản này là giá vốn hàng bán bị trả lại của hàng hóa đó.

c) Điều chỉnh thuế GTGT (nếu có):

• Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
• Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Số tiền này là thuế GTGT đã tính trên doanh thu của hàng hóa bị trả lại.

Bạn có thể tham khảo thêm về Định Khoản Kế Toán: Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp để nắm vững hơn các nguyên tắc định khoản kế toán chung.

Bước 3: Xử lý hóa đơn khi hàng bán bị trả lại

Việc xử lý hóa đơn khi hàng bán bị trả lại phụ thuộc vào việc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, về cơ bản sẽ có 2 trường hợp chính:

a) Hóa đơn đã lập nhưng chưa giao cho khách hàng:

Nếu hóa đơn chưa giao, bạn chỉ cần hủy hóa đơn đó và lập lại hóa đơn mới (nếu vẫn có giao dịch phát sinh).

b) Hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng:

Trong trường hợp này, bạn cần lập biên bản thu hồi hóa đơn (nếu là hóa đơn giấy) hoặc thực hiện điều chỉnh/hủy hóa đơn (nếu là hóa đơn điện tử) theo quy định của pháp luật. Nhớ là phải có đầy đủ chữ ký của cả hai bên (bên bán và bên mua) trên biên bản hoặc giấy tờ điều chỉnh/hủy hóa đơn nha.

Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về việc Định Khoản Mua Hàng: Bí Quyết Quản Lý Chi Tiêu Hiệu Quả để có cái nhìn tổng quan hơn về quản lý chi tiêu và hóa đơn.

Ví dụ minh họa cụ thể về giá vốn hàng bán bị trả lại kế toán ghi

Để dễ hình dung hơn, mình sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể:

Công ty A bán 10 chiếc áo sơ mi cho khách hàng B với giá 150.000 VNĐ/chiếc (chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Giá vốn của mỗi chiếc áo là 90.000 VNĐ.

Sau đó, khách hàng B trả lại 2 chiếc áo vì bị lỗi. Công ty A chấp nhận trả lại hàng.

Định khoản kế toán của Công ty A như sau:

a) Ghi giảm doanh thu:

• Nợ TK 531: 300.000 VNĐ (2 áo x 150.000 VNĐ)
• Có TK 511: 300.000 VNĐ

b) Ghi giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 156: 180.000 VNĐ (2 áo x 90.000 VNĐ)
• Có TK 632: 180.000 VNĐ

c) Điều chỉnh thuế GTGT:

• Nợ TK 3331: 30.000 VNĐ (10% x 300.000 VNĐ)
• Có TK 511: 30.000 VNĐ

Những lưu ý quan trọng khi hạch toán hàng bán bị trả lại

Để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng quy định, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Xác định rõ nguyên nhân trả hàng: Việc xác định rõ nguyên nhân sẽ giúp bạn xử lý hàng trả lại một cách phù hợp (ví dụ: nếu hàng bị lỗi do nhà sản xuất, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp bồi thường).
• Lập đầy đủ chứng từ: Biên bản trả hàng, hóa đơn điều chỉnh/hủy, phiếu nhập kho hàng trả lại,... là những chứng từ không thể thiếu để chứng minh tính hợp lệ của giao dịch.
• Theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho: Đảm bảo số lượng hàng trả lại được nhập lại kho và theo dõi chính xác để tránh sai lệch số liệu.
• Tuân thủ đúng quy định của pháp luật: Các quy định về hóa đơn, chứng từ, thuế,... liên tục thay đổi, vì vậy bạn cần cập nhật thường xuyên để tránh vi phạm.

Phần mềm tra cứu hóa đơn HuviSoft - Giải pháp toàn diện cho kế toán

Trong thời đại số, việc sử dụng phần mềm kế toán là vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc. Phần mềm tra cứu hóa đơn HuviSoft là một giải pháp toàn diện, giúp bạn:

• Quản lý hóa đơn, chứng từ một cách khoa học và dễ dàng.
• Tự động hạch toán các nghiệp vụ kế toán, giảm thiểu sai sót.
• Tra cứu thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
• Báo cáo tài chính chính xác, kịp thời.

Đặc biệt, HuviSoft còn hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ liên quan đến hàng bán bị trả lại một cách chuyên nghiệp, giúp bạn yên tâm về tính chính xác và tuân thủ quy định.

Bạn có thể tham khảo thêm về File Tài Khoản Kế Toán: Mẫu Chuẩn & Cách Quản Lý để hiểu rõ hơn về cách HuviSoft giúp bạn quản lý tài khoản kế toán một cách hiệu quả.

FAQ: Các câu hỏi thường gặp

1. Hàng bán bị trả lại có được coi là chi phí hợp lệ không?

Trả lời: Có, nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ và đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.

2. Có cần phải xuất hóa đơn điều chỉnh khi hàng bán bị trả lại không?

Trả lời: Có, cần phải xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn gốc theo quy định.

3. Làm thế nào để giảm thiểu tình trạng hàng bán bị trả lại?

Trả lời: Cần nâng cao chất lượng sản phẩm, cải thiện dịch vụ khách hàng, kiểm soát chặt chẽ quy trình vận chuyển và giao hàng.

4. Nếu khách hàng chỉ trả lại một phần hàng, thì xử lý như thế nào?

Trả lời: Vẫn phải hạch toán và xử lý hóa đơn tương ứng với phần hàng bị trả lại.

Kết luận

Hi vọng qua bài viết này, bạn đã nắm vững các kiến thức và kỹ năng cần thiết để xử lý nghiệp vụ giá vốn hàng bán bị trả lại kế toán ghi một cách chính xác và hiệu quả. Đừng quên áp dụng những lưu ý quan trọng và sử dụng các công cụ hỗ trợ như Phần mềm tra cứu hóa đơn HuviSoft để công việc kế toán trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chúc bạn thành công!