Giới thiệu: Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, việc quản lý chi phí luôn là một bài toán đau đầu. Đặc biệt, hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp lại càng quan trọng, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh. Hiểu một cách đơn giản, đây là việc ghi chép, theo dõi, và phân bổ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nói trắng ra, là mình phải biết tiền đi đâu, về đâu, và vì cái gì. Mà không phải cứ ghi vào sổ là xong đâu nhé, phải đúng chuẩn, đúng luật thì mới yên tâm.

Bài viết này sẽ đi sâu vào các khía cạnh của hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, từ khái niệm cơ bản, các loại chi phí, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán, phương pháp phân bổ, đến ví dụ minh họa và các phần mềm hỗ trợ. Hy vọng sau khi đọc xong, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan và nắm vững kiến thức để áp dụng vào thực tế doanh nghiệp của mình.

Các loại chi phí quản lý doanh nghiệp

Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác, trước hết chúng ta cần phân loại chúng. Có rất nhiều cách phân loại, nhưng phổ biến nhất là theo yếu tố chi phí và theo công dụng kinh tế. Nói cho dễ hiểu thì:

• Theo yếu tố chi phí: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật tư văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, internet...), chi phí bằng tiền khác (thuế, phí, lệ phí...). Ví dụ, khi bàn ghế văn phòng xuống cấp, cần thay mới, thì chi phí đó sẽ được hạch toán vào chi phí khấu hao tài sản cố định.
• Theo công dụng kinh tế: Chi phí tiền lương nhân viên quản lý, chi phí bảo hiểm xã hội, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí sửa chữa tài sản cố định, chi phí tiếp khách, chi phí hội nghị... Cái này thì rõ ràng hơn rồi, cứ nhìn vào mục đích sử dụng là biết ngay.

Một điều cần lưu ý là, có những khoản chi phí có thể thuộc nhiều loại khác nhau. Ví dụ, chi phí điện thoại vừa là chi phí dịch vụ mua ngoài (theo yếu tố chi phí), vừa là chi phí quản lý (theo công dụng kinh tế). Cái này tùy vào cách bạn quản lý và theo dõi chi phí của doanh nghiệp mình thôi. Quan trọng là phải nhất quán.

Tài khoản sử dụng khi hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong kế toán, mỗi loại chi phí sẽ được theo dõi trên một tài khoản riêng. Đối với hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, tài khoản chủ yếu được sử dụng là tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này có hai tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 6421: Chi phí nhân viên quản lý
• Tài khoản 6422: Chi phí vật tư văn phòng
• Tài khoản 6423: Chi phí khấu hao tài sản cố định
• Tài khoản 6424: Chi phí thuế, phí và lệ phí
• Tài khoản 6425: Chi phí mua ngoài
• Tài khoản 6426: Chi phí khác

Khi phát sinh chi phí, chúng ta sẽ ghi Nợ vào tài khoản 642 (tùy vào loại chi phí mà chọn tài khoản cấp 2 phù hợp) và ghi Có vào tài khoản liên quan (ví dụ: tài khoản 111 - Tiền mặt, tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng, tài khoản 331 - Phải trả người bán...).

Ví dụ, nếu trả lương cho nhân viên quản lý bằng tiền mặt, chúng ta sẽ ghi: Nợ 6421/Có 111. Đơn giản như đang giỡn!

Nguyên tắc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản:

• Nguyên tắc phù hợp: Chi phí phải phù hợp với doanh thu. Tức là, chi phí phát sinh trong kỳ nào thì phải được ghi nhận vào kỳ đó. Ví dụ, chi phí thuê văn phòng cho tháng 10 thì phải được hạch toán vào tháng 10, không thể để sang tháng 11 được.
• Nguyên tắc thận trọng: Không được đánh giá cao tài sản và thu nhập, cũng như không được đánh giá thấp các khoản nợ phải trả và chi phí. Cái này là để tránh ảo tưởng sức mạnh thôi.
• Nguyên tắc giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Tức là, giá mua thực tế cộng với các chi phí liên quan đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
• Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán phải được áp dụng nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác. Nếu muốn thay đổi phương pháp, phải có lý do chính đáng và phải thuyết minh rõ ràng trong báo cáo tài chính.

Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo thêm các quy định của pháp luật về kế toán để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Phương pháp phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong một số trường hợp, chi phí quản lý doanh nghiệp không chỉ phục vụ cho một hoạt động kinh doanh duy nhất mà phục vụ cho nhiều hoạt động khác nhau. Khi đó, chúng ta cần phải phân bổ chi phí này cho từng hoạt động. Có nhiều phương pháp phân bổ chi phí, tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại chi phí và từng doanh nghiệp:

• Phân bổ theo doanh thu: Chi phí được phân bổ tỷ lệ thuận với doanh thu của từng hoạt động.
• Phân bổ theo chi phí trực tiếp: Chi phí được phân bổ tỷ lệ thuận với chi phí trực tiếp của từng hoạt động.
• Phân bổ theo số lượng sản phẩm tiêu thụ: Chi phí được phân bổ tỷ lệ thuận với số lượng sản phẩm tiêu thụ của từng hoạt động.
• Phân bổ theo giờ công lao động trực tiếp: Chi phí được phân bổ tỷ lệ thuận với giờ công lao động trực tiếp của từng hoạt động.

Ví dụ, nếu một doanh nghiệp có hai hoạt động là sản xuất và kinh doanh thương mại, chi phí thuê văn phòng chung có thể được phân bổ theo tỷ lệ doanh thu của hai hoạt động này. Giả sử doanh thu từ sản xuất là 60% và doanh thu từ kinh doanh thương mại là 40%, thì 60% chi phí thuê văn phòng sẽ được phân bổ cho hoạt động sản xuất và 40% sẽ được phân bổ cho hoạt động kinh doanh thương mại.

Việc lựa chọn phương pháp phân bổ nào là tùy thuộc vào bạn, miễn sao nó hợp lý và phản ánh đúng bản chất của chi phí.

Ví dụ minh họa hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Để bạn dễ hình dung hơn, mình xin đưa ra một ví dụ cụ thể:

Công ty ABC phát sinh các chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng 10 như sau:

• Tiền lương nhân viên quản lý: 50.000.000 VNĐ
• Chi phí thuê văn phòng: 20.000.000 VNĐ
• Chi phí điện, nước: 5.000.000 VNĐ
• Chi phí vật tư văn phòng: 2.000.000 VNĐ

Cách hạch toán:

• Nợ 6421: 50.000.000 VNĐ/Có 334: 50.000.000 VNĐ (Hạch toán tiền lương nhân viên quản lý)
• Nợ 6425: 20.000.000 VNĐ/Có 111: 20.000.000 VNĐ (Hạch toán chi phí thuê văn phòng - trả bằng tiền mặt)
• Nợ 6425: 5.000.000 VNĐ/Có 111: 5.000.000 VNĐ (Hạch toán chi phí điện, nước - trả bằng tiền mặt)
• Nợ 6422: 2.000.000 VNĐ/Có 153: 2.000.000 VNĐ (Hạch toán chi phí vật tư văn phòng - xuất kho)

Cuối kỳ, tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng 10 là 77.000.000 VNĐ. Khoản chi này sẽ được kết chuyển vào tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh) để tính lợi nhuận.

Nhớ rằng, Hạch Toán Bán Tài Sản Cố Định cũng là một nghiệp vụ quan trọng cần được hạch toán chính xác để đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch.

Phần mềm hỗ trợ hạch toán chi phí quản lý

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là một giải pháp tối ưu. Phần mềm kế toán giúp tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời cung cấp các báo cáo quản trị chi tiết để giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau, với nhiều tính năng và mức giá khác nhau. Bạn có thể tham khảo một số phần mềm phổ biến như MISA SME.NET, FAST Accounting, BRAVO, Effect... Hoặc bạn có thể tìm đến các Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý và theo dõi hóa đơn một cách dễ dàng hơn. Điều này giúp bạn kiểm soát chi phí và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Ngoài ra, đừng quên rằng việc Hạch Toán Chi Lương cũng là một phần quan trọng trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp. Hãy đảm bảo rằng bạn thực hiện nó một cách chính xác và đúng quy định.

Khi lựa chọn phần mềm, bạn nên cân nhắc các yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, nhu cầu sử dụng, ngân sách... để chọn được phần mềm phù hợp nhất.

Bảng so sánh một số phần mềm kế toán phổ biến:

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp có được trừ khi tính thuế TNDN không?
   Có, chi phí quản lý doanh nghiệp được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật (có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh...). Bạn nên tham khảo thêm Thông tư 78/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung để nắm rõ hơn về các quy định này.
2. Làm thế nào để giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp?
   Có rất nhiều cách để giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp, ví dụ như:
   • Tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí
   • Sử dụng hiệu quả nguồn lực (điện, nước, vật tư văn phòng...)
   • Đàm phán giá cả với nhà cung cấp
   • Sử dụng phần mềm quản lý để tự động hóa các nghiệp vụ
   • Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí
3. Chi phí tiếp khách có được tính là chi phí quản lý doanh nghiệp không?
   Có, chi phí tiếp khách được tính là chi phí quản lý doanh nghiệp nếu phục vụ cho mục đích kinh doanh và có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Tuy nhiên, chi phí này phải tuân thủ các quy định về mức khống chế theo quy định của pháp luật.
4. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có gì khác nhau?
   Chi phí bán hàng là các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình bán hàng (ví dụ: chi phí quảng cáo, chi phí hoa hồng cho nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển hàng hóa...). Còn chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí liên quan đến việc điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (ví dụ: chi phí lương nhân viên quản lý, chi phí thuê văn phòng, chi phí điện nước...). Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về Hạch Toán Chi Phí Bán Hàng trên MISA để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Kết luận

Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là một công việc quan trọng và phức tạp, đòi hỏi người làm kế toán phải có kiến thức chuyên môn vững vàng và kinh nghiệm thực tế. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để có thể thực hiện công việc này một cách hiệu quả. Nhớ là, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để quản lý hóa đơn và chi phí một cách dễ dàng hơn, hãy thử tìm hiểu về Phần mềm tra cứu hóa đơn. Nó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể đấy!

Chúc bạn thành công!