Hạch toán kế toán công ty in ấn: Đừng để rối tung lên!

Bạn đang đau đầu với mớ giấy tờ, hóa đơn, sổ sách của công ty in ấn? Đừng lo, không chỉ mình bạn đâu! Hạch toán kế toán cho ngành in ấn có những đặc thù riêng, nếu không nắm vững thì dễ “toang” lắm. Bài viết này sẽ giúp bạn gỡ rối từ A đến Z, đảm bảo sổ sách ngon nghẻ, báo cáo chuẩn chỉnh.

Đặc thù ngành in ảnh hưởng đến hạch toán như thế nào?

Ngành in ấn có những đặc điểm khác biệt so với các ngành khác, và điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cách hạch toán kế toán. Ví dụ:

• Nguyên vật liệu đa dạng: Mực in, giấy, vật tư quảng cáo... mỗi loại có quy trình nhập kho, xuất kho và định mức khác nhau.
• Sản phẩm in ấn đa dạng: Từ tờ rơi, catalogue đến bao bì, tem nhãn... mỗi loại có giá thành và cách tính khác nhau.
• Quy trình sản xuất phức tạp: Nhiều công đoạn, nhiều máy móc, nhiều nhân công tham gia, đòi hỏi theo dõi chi tiết từng công đoạn.
• Yếu tố mùa vụ: Đơn hàng thường tăng cao vào dịp lễ, Tết, cần dự báo và quản lý tồn kho hợp lý.

Chính vì vậy, việc hạch toán kế toán bán hàng và các hoạt động khác trong công ty in ấn cần sự tỉ mỉ, chính xác và am hiểu về ngành.

Các tài khoản kế toán cần lưu ý cho công ty in ấn

Để hạch toán kế toán công ty in ấn một cách hiệu quả, bạn cần nắm vững các tài khoản kế toán quan trọng sau:

• 152 - Nguyên vật liệu: Theo dõi chi tiết số lượng, giá trị của từng loại mực in, giấy, vật tư...
• 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: Tập hợp các chi phí trực tiếp (NVL, nhân công, máy móc) phát sinh trong quá trình sản xuất.
• 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí NVL sử dụng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ.
• 622 - Chi phí nhân công trực tiếp: Lương, bảo hiểm, các khoản phụ cấp của công nhân trực tiếp sản xuất.
• 627 - Chi phí sản xuất chung: Các chi phí liên quan đến hoạt động của xưởng in (điện, nước, khấu hao máy móc...).
• 632 - Giá vốn hàng bán: Giá thành sản phẩm, dịch vụ in đã bán ra.
• 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Doanh thu từ hoạt động in ấn.

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý các tài khoản liên quan đến thuế (333), phải trả người bán (331), và các tài khoản khác tùy thuộc vào quy mô và hoạt động của công ty.

Hạch toán chi phí nguyên vật liệu (mực in, giấy...)

Đây là một trong những phần quan trọng nhất trong hạch toán kế toán công ty in ấn. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó cần được quản lý chặt chẽ.

Quy trình hạch toán chi phí NVL thường bao gồm các bước sau:

1. Nhập kho: Ghi nhận số lượng, giá trị NVL nhập kho (Nợ TK 152/Có TK 111, 112, 331).
2. Xuất kho: Ghi nhận số lượng, giá trị NVL xuất kho sử dụng cho sản xuất (Nợ TK 621, 154/Có TK 152).
3. Tính giá NVL xuất kho: Sử dụng các phương pháp như FIFO, bình quân gia quyền, hoặc đích danh để tính giá trị NVL xuất kho.
4. Kiểm kê định kỳ: So sánh số lượng thực tế với số lượng trên sổ sách để phát hiện và xử lý các sai lệch (nếu có).

Ví dụ: Công ty in A nhập kho 100kg mực in với giá 100.000 VNĐ/kg. Khi xuất kho 50kg mực in để in tờ rơi, kế toán sẽ ghi:

• Nợ TK 621: 5.000.000 VNĐ
• Có TK 152: 5.000.000 VNĐ

Hạch toán chi phí nhân công: “Lương cứng” và “lương mềm”

Chi phí nhân công trong công ty in ấn bao gồm lương của công nhân trực tiếp sản xuất (thợ in, thợ thiết kế...), lương quản lý, và các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp).

Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp:

• Tính lương: Dựa trên thời gian làm việc, sản lượng, hoặc thỏa thuận giữa công ty và người lao động.
• Trích các khoản theo lương: Tính toán và trích các khoản bảo hiểm theo quy định.
• Phân bổ chi phí lương: Ghi nhận chi phí lương vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Nợ TK 622/Có TK 334, 338).
• Kết chuyển chi phí lương: Kết chuyển chi phí lương vào giá vốn hàng bán khi sản phẩm hoàn thành và bán ra.

Lưu ý: Cần hạch toán hóa đơn nhân công đầu vào một cách chính xác để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí.

Hạch toán chi phí máy móc, thiết bị in ấn

Máy móc, thiết bị in ấn là tài sản cố định của công ty, do đó cần được hạch toán theo quy định về tài sản cố định.

Các bước hạch toán chi phí máy móc, thiết bị in ấn:

1. Ghi nhận nguyên giá: Ghi nhận giá mua, chi phí vận chuyển, lắp đặt... vào nguyên giá của tài sản cố định (Nợ TK 211/Có TK 111, 112, 331).
2. Tính khấu hao: Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng, số dư giảm dần, hoặc tổng số thứ tự năm sử dụng.
3. Phân bổ khấu hao: Phân bổ chi phí khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh (Nợ TK 627/Có TK 214).
4. Sửa chữa, bảo dưỡng: Ghi nhận chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc vào chi phí trong kỳ (Nợ TK 627/Có TK 111, 112, 331).

Ví dụ: Công ty in B có một máy in offset với nguyên giá 500 triệu đồng, thời gian sử dụng 10 năm. Chi phí khấu hao hàng năm là 50 triệu đồng. Kế toán sẽ ghi:

• Nợ TK 627: 50.000.000 VNĐ
• Có TK 214: 50.000.000 VNĐ

Hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ in

Doanh thu của công ty in ấn bao gồm doanh thu từ bán sản phẩm in (tờ rơi, catalogue, bao bì...) và doanh thu từ cung cấp dịch vụ in (in thuê, thiết kế...).

Hạch toán doanh thu:

• Ghi nhận doanh thu: Khi sản phẩm, dịch vụ được hoàn thành và giao cho khách hàng (Nợ TK 111, 112, 131/Có TK 511).
• Ghi nhận giá vốn: Ghi nhận giá vốn hàng bán tương ứng với doanh thu (Nợ TK 632/Có TK 154).
• Kê khai thuế GTGT: Kê khai thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có).

Ví dụ: Công ty in C bán cho khách hàng 1000 tờ rơi với giá 1.000 VNĐ/tờ. Giá vốn của 1000 tờ rơi này là 500.000 VNĐ. Kế toán sẽ ghi:

• Nợ TK 111, 112, 131: 1.000.000 VNĐ
• Có TK 511: 1.000.000 VNĐ
• Nợ TK 632: 500.000 VNĐ
• Có TK 154: 500.000 VNĐ

Lưu ý về hóa đơn điện tử cho công ty in ấn

Hiện nay, hầu hết các công ty in ấn đều sử dụng hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ dễ dàng, và giảm thiểu rủi ro mất mát.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần lưu ý:

• Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
• Lập hóa đơn điện tử đúng theo quy định.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn.
• Tra cứu hóa đơn điện tử khi cần thiết.

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về hạch toán hộ kinh doanh cá thể để có thêm kiến thức về các quy định về hóa đơn và thuế.

Phần mềm kế toán: “Cứu tinh” cho dân kế toán in ấn

Với sự phức tạp của nghiệp vụ kế toán trong ngành in ấn, việc sử dụng phần mềm kế toán là vô cùng cần thiết. Phần mềm kế toán giúp bạn:

• Tự động hóa các nghiệp vụ kế toán.
• Quản lý dữ liệu kế toán tập trung.
• Lập báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Giảm thiểu sai sót.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán trên thị trường, bạn nên lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô và đặc thù của công ty mình. Phần mềm tra cứu hóa đơn cũng là một công cụ hữu ích giúp bạn quản lý và tra cứu hóa đơn một cách dễ dàng.

Bảng so sánh một số phần mềm kế toán phổ biến:

FAQ: Các câu hỏi thường gặp về hạch toán kế toán công ty in ấn

1. Công ty in ấn có cần áp dụng chuẩn mực kế toán riêng không?

Hiện tại, không có chuẩn mực kế toán riêng cho ngành in ấn. Các công ty in ấn áp dụng các chuẩn mực kế toán chung của Việt Nam.

2. Cách hạch toán chi phí thiết kế trong công ty in ấn như thế nào?

Chi phí thiết kế có thể được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (nếu thiết kế cho sản phẩm cụ thể) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu...).

3. Làm thế nào để quản lý chi phí in lại do lỗi?

Chi phí in lại do lỗi có thể được hạch toán vào chi phí sản xuất chung (TK 627) hoặc chi phí khác (TK 811), tùy thuộc vào nguyên nhân gây ra lỗi.

4. Thuế suất thuế GTGT đối với dịch vụ in ấn là bao nhiêu?

Thuế suất thuế GTGT đối với dịch vụ in ấn hiện nay là 8% (theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP).

5. Có cần kiểm kê mực in định kỳ không? Tần suất kiểm kê như thế nào?

Rất cần thiết! Nên kiểm kê mực in định kỳ (hàng tháng, hàng quý) để đảm bảo số lượng thực tế khớp với số lượng trên sổ sách, tránh thất thoát và sai sót.