Hạch Toán Lương Theo Thông Tư 133: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Nếu bạn là kế toán, chủ doanh nghiệp nhỏ hay thậm chí là một người quản lý, chắc hẳn cụm từ "hạch toán lương theo thông tư 133" đã không còn xa lạ. Nhưng thực tế, tôi thấy nhiều người vẫn còn lúng túng, đặc biệt là khi chuyển đổi từ các thông tư cũ sang. Có lần, một người bạn mở công ty mới còn nhắn tin hỏi tôi: "Ê, tính lương xong rồi, nhưng hạch toán vào tài khoản nào, chi phí nào cho đúng 133 đây?". Đúng là vấn đề không của riêng ai. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ một cách dễ hiểu nhất, dựa trên cả kinh nghiệm thực tế và quy định, để bạn có thể nắm vững cách hạch toán lương theo thông tư 133, tránh những sai sót không đáng có.

Thông tư 133 là gì? Tại sao lại quan trọng với hạch toán lương?

Thông tư 133/2016/TT-BTC, nói nôm na là bộ quy tắc kế toán dành riêng cho các doanh nghiệp siêu nhỏ. Nếu doanh nghiệp bạn thuộc diện này (thường là vốn dưới 3 tỷ, số lao động dưới 10 người), thì bạn bắt buộc phải áp dụng thông tư này thay vì Thông tư 200. Cái hay của TT133 là nó đơn giản hóa rất nhiều so với TT200, giảm tải cho kế toán. Nhưng "đơn giản" không có nghĩa là có thể làm bừa. Việc hạch toán lương, một khoản chi phí lớn và thường xuyên, vẫn phải tuân thủ chặt chẽ. Hiểu sai nguyên tắc, bạn có thể phân bổ chi phí sai, dẫn đến báo cáo tài chính không trung thực và gặp rắc rối với cơ quan thuế. Tôi từng chứng kiến một công ty bị phạt vì hạch toán toàn bộ tiền lương vào một tài khoản chi phí chung, không tách bạch được lương sản xuất và lương quản lý.

Các tài khoản kế toán sử dụng khi hạch toán lương theo thông tư 133

Đây là phần cốt lõi. Thông tư 133 có hệ thống tài khoản riêng, ngắn gọn hơn. Khi hạch toán lương, bạn sẽ chủ yếu làm bạn với các tài khoản sau:

• Tài khoản 334 - Phải trả người lao động: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả cho người lao động, bao gồm lương, thưởng, phụ cấp và cả các khoản khấu trừ vào lương của họ (như BHXH, thuế TNCN). Nó như một cái "cầu nối" tính toán.
• Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Đây là nơi tập hợp phần lớn chi phí lương. Cụ thể, bạn sẽ dùng:
  • TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Cho lương ban giám đốc, hành chính, nhân sự, kế toán.
  • TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: (Không dùng cho lương).
  • TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: (Không dùng cho lương).

Lưu ý lớn: TT133 không có các tài khoản chi phí nhân công trực tiếp (622), chi phí sản xuất chung (627) như TT200. Vậy lương của công nhân sản xuất hạch toán vào đâu? Câu trả lời là: Hạch toán thẳng vào giá vốn hàng bán (TK 632) hoặc vào TK 6421 nếu không tách bạch được. Đây là điểm khác biệt lớn nhất mà bạn cần nhớ. Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về hệ thống tài khoản tổng hợp, bạn có thể tham khảo bài viết hướng dẫn hạch toán kế toán tổng hợp từ A-Z của chúng tôi.

Quy trình hạch toán lương chi tiết từ A đến Z

Hãy cùng tôi đi qua từng bước một, lấy ví dụ cụ thể cho dễ hình dung nhé. Giả sử tháng 1/2024, công ty bạn tính được tổng lương phải trả nhân viên là 100 triệu đồng. Trong đó, lương bộ phận quản lý (kế toán, hành chính) là 30 triệu, lương công nhân sản xuất là 70 triệu. Các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN) là 23.5% (17.5% đóng của DN + 10.5% trừ vào lương NV, nhưng tính trên 100 triệu).

Bước 1: Tính và hạch toán tiền lương phải trả

Cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công và bảng tính lương, kế toán xác định số tiền lương, phụ cấp phải trả cho người lao động.
Định khoản:
Nợ TK 6421 (Chi phí nhân viên quản lý): 30,000,000 đ (Lương quản lý)
Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán): 70,000,000 đ (Lương công nhân SX) – *Lưu ý quan trọng theo TT133*
Có TK 334 (Phải trả NLĐ): 100,000,000 đ

Bước 2: Hạch toán các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN)

Phần này nhiều người hay nhầm lẫn giữa phần công ty đóng và phần trừ vào lương nhân viên.
* Phần công ty tính vào chi phí (23.5% - 10.5% = 17.5%):
Nợ TK 6421: 5,250,000 đ (30tr x 17.5%)
Nợ TK 632: 12,250,000 đ (70tr x 17.5%)
Có TK 338 (Phải trả, phải nộp khác): 17,500,000 đ (TK 3383, 3384, 3386)
* Phần trừ vào lương của nhân viên (10.5%):
Nợ TK 334: 10,500,000 đ (100tr x 10.5%)
Có TK 338: 10,500,000 đ

Bước 3: Hạch toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tạm khấu trừ

Nếu có nhân viên phải nộp thuế TNCN, sau khi tính thuế, hạch toán:
Nợ TK 334: (Số thuế TNCN phải khấu trừ)
Có TK 3335 (Thuế TNCN): (Số thuế TNCN phải khấu trừ)

Bước 4: Hạch toán thanh toán lương cho nhân viên

Khi thực chi tiền lương (sau khi đã trừ các khoản BHXH, thuế TNCN) cho nhân viên:
Nợ TK 334: (Số tiền thực trả = 100tr - 10.5tr BH - Thuế TNCN)
Có TK 111/112: (Số tiền thực trả)

Để có cái nhìn chi tiết hơn về từng nghiệp vụ liên quan đến nhân sự, bạn nên đọc kỹ bài hướng dẫn hạch toán lương nhân viên đầy đủ.

So sánh hạch toán lương theo Thông tư 133 và Thông tư 200

Nhiều người quen với TT200 nên khi chuyển sang 133 thấy bỡ ngỡ. Bảng dưới đây sẽ chỉ ra điểm khác biệt rõ ràng nhất:

Nhìn chung, TT133 như một phiên bản "rút gọn" thân thiện. Nhưng dù áp dụng thông tư nào, việc hiểu bản chất để hạch toán đúng vẫn là quan trọng nhất. Ví dụ, một văn phòng luật sư dù nhỏ cũng cần hạch toán chi phí lương cho luật sư, thư ký một cách chính xác. Bạn có thể tham khảo thêm cách làm trong bài viết về hạch toán kế toán văn phòng luật sư để có góc nhìn cụ thể hơn.

Những lưu ý "sống còn" khi hạch toán lương theo 133

• Phân loại lao động rõ ràng: Phải biết rõ nhân viên nào là quản lý, nhân viên nào trực tiếp tạo ra sản phẩm/dịch vụ. Việc này quyết định việc bạn hạch toán vào TK 6421 hay TK 632. Sai ở đây là sai cả hệ thống chi phí.
• Hồ sơ, chứng từ đầy đủ: Bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động, quyết định tăng lương... phải được lưu trữ cẩn thận. Đây là căn cứ pháp lý khi thanh tra, kiểm tra.
• Cập nhật các văn bản pháp luật lao động mới: Lương tối thiểu vùng, mức đóng BHXH... thay đổi hàng năm. Bạn phải cập nhật để tính toán cho đúng. Năm ngoái, tôi biết một doanh nghiệp vẫn dùng mức lương cũ để tính BHXH, kết quả bị truy thu và phạt không ít.
• Khấu trừ thuế TNCN đúng: Đây là trách nhiệm của doanh nghiệp. Tính sai, khấu trừ thiếu, người chịu trách nhiệm cuối cùng vẫn là công ty.

Vai trò của phần mềm kế toán và phần mềm tra cứu hóa đơn

Làm kế toán thủ công thời buổi này quả thực là một cực hình, dễ sai sót và mất thời gian kinh khủng. Một phần mềm kế toán tốt sẽ giúp bạn:
- Tự động tính lương: Dựa trên dữ liệu chấm công, ngày công, phụ cấp... phần mềm sẽ tự động ra bảng lương, tính các khoản BHXH, thuế TNCN theo đúng công thức và quy định mới nhất.
- Tự động hạch toán: Sau khi tính lương xong, phần mềm có thể tự sinh các bút toán hạch toán vào đúng tài khoản theo TT133 (Nợ 6421/Có 334, Nợ 632/Có 334...). Bạn chỉ cần kiểm tra lại.
- Lưu trữ tập trung: Mọi dữ liệu về nhân sự, lương, bảo hiểm đều được lưu trữ an toàn, dễ dàng tra cứu, in ấn báo cáo.

Bên cạnh đó, việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào (mua hàng) và đầu ra (bán hàng) cũng vô cùng quan trọng. Các chi phí mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn hợp lệ là căn cứ để tính giá vốn và tính thuế. Sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ giúp bạn kiểm tra tính hợp lệ, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn một cách nhanh chóng, tránh rủi ro về thuế. Tích hợp giữa phần mềm kế toán và phần mềm tra cứu hóa đơn sẽ tạo thành một hệ sinh thái hoàn chỉnh, giúp công việc hạch toán lương và toàn bộ công tác kế toán trở nên trơn tru, chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về hạch toán lương theo TT 133

Công ty tôi là công ty thương mại, không có công nhân sản xuất, vậy hạch toán lương thế nào?

Rất đơn giản. Với công ty thương mại, hầu hết nhân viên (bán hàng, kế toán, hành chính, quản lý) đều thuộc bộ phận quản lý và bán hàng. Theo TT133, bạn có thể hạch toán toàn bộ chi phí lương vào Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý. Nếu muốn tách riêng lương nhân viên bán hàng, bạn có thể mở chi tiết TK 6421 hoặc tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết.

Tiền thưởng, phụ cấp có hạch toán khác với lương chính không?

Về nguyên tắc, không. Các khoản thưởng, phụ cấp (ăn trưa, xăng xe, điện thoại...) cũng là khoản phải trả cho người lao động. Bạn vẫn hạch toán chung vào TK 334 và tính vào chi phí (TK 6421 hoặc 632) cùng với lương chính. Tuy nhiên, cần lưu ý về tính chất của từng khoản phụ cấp để tính thuế TNCN cho đúng (một số khoản có thể được miễn thuế).

Tôi có cần lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ không giống như TT200?

TT133 đơn giản hóa việc này. Bạn vẫn phải trích khấu hao TSCĐ, nhưng có thể không cần lập bảng tính khấu hao chi tiết phức tạp như TT200. Phần mềm kế toán thường sẽ hỗ trợ tính tự động. Chi phí khấu hao sẽ được hạch toán vào TK 6424 (Chi phí khấu hao TSCĐ) hoặc phân bổ nếu liên quan trực tiếp.

Khi nào thì nên chuyển từ áp dụng TT133 sang TT200?

Khi doanh nghiệp của bạn không còn thuộc tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ nữa (vốn điều lệ trên 3 tỷ đồng hoặc số lao động bình quân năm trên 10 người). Bạn cần thông báo với cơ quan thuế và chuyển đổi hệ thống sổ sách, chính sách kế toán sang áp dụng TT200 từ đầu năm tài chính tiếp theo. Việc này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về phần mềm và kiến thức.

Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã có cái nhìn rõ ràng và tự tin hơn khi thực hiện hạch toán lương theo thông tư 133. Nhớ rằng, dù thông tư có đơn giản hóa đến đâu, sự cẩn thận, hiểu biết bản chất và sử dụng công cụ hỗ trợ phù hợp (như phần mềm kế toán và phần mềm tra cứu hóa đơn) vẫn là chìa khóa thành công. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn về giải pháp phần mềm, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia nhé!