Hạch Toán Tài Khoản 335: Hướng Dẫn Chi Tiết & Những Sai Sót Thường Gặp

Tài khoản 335 là gì? Bản chất và mục đích sử dụng

Nếu bạn đang làm kế toán, chắc hẳn đã không ít lần nghe đến cụm từ "chi phí phải trả". Và tài khoản 335 chính là nơi để chúng ta phản ánh những khoản chi phí đó. Nhưng mà, nói thật là tôi thấy nhiều bạn kế toán mới vào nghề hay thậm chí cả người có kinh nghiệm vẫn còn lơ mơ về cái tài khoản này lắm. Có người dùng nó như một cái "kho chứa" tạm thời cho mọi thứ chưa rõ ràng, số khác thì lại sợ dùng vì sợ sai. Vậy bản chất thực sự của nó là gì?

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 335 - Chi phí phải trả dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh trong kỳ nhưng chưa có đủ hóa đơn, chứng từ hoặc chưa đến kỳ thanh toán. Nói nôm na cho dễ hiểu, đây là những khoản tiền bạn chắc chắn phải chi ra trong tương lai gần, dựa trên một hợp đồng, thỏa thuận hoặc nghĩa vụ rõ ràng, nhưng tại thời điểm cuối kỳ kế toán, bạn chưa thực sự trả tiền hoặc chưa nhận được hóa đơn.

Ví dụ điển hình nhất mà hầu như doanh nghiệp nào cũng gặp: Tiền thuê văn phòng tháng sau, tiền lương thưởng phúc lợi phải trả cho nhân viên cuối năm, chi phí sửa chữa lớn đã có hợp đồng nhưng công việc chưa hoàn thành... Tất cả những thứ đó, nếu bạn không ghi nhận vào kỳ này, báo cáo tài chính của bạn sẽ bị "đẹp một cách giả tạo" - lợi nhuận cao hơn thực tế. Và đây chính là nguyên tắc cơ bản của kế toán: phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Bạn đã biết nguyên tắc này chưa? Nếu chưa rõ, có thể tham khảo thêm bài viết về khái niệm hạch toán tài khoản là gì để có cái nhìn tổng quan hơn.

Nguyên tắc hạch toán tài khoản 335 theo Thông tư 200

Không phải cứ cái gì chưa trả tiền là nhét vào TK 335 đâu nhé. Dùng sai nguyên tắc là dính ngay vào rủi ro thuế. Tôi đã chứng kiến không ít trường hợp doanh nghiệp bị xuất toán vì lạm dụng tài khoản này để ghi giảm chi phí, trốn thuế thu nhập doanh nghiệp. Vậy nên, hãy nhớ kỹ mấy nguyên tắc vàng này:

• Chắc chắn phát sinh: Khoản chi phí đó phải chắc chắn sẽ phát sinh, dựa trên một bằng chứng khách quan như hợp đồng, biên bản thỏa thuận, kế hoạch đã được phê duyệt, hoặc nghĩa vụ pháp lý rõ ràng. Không được dựa trên ước tính chủ quan, cảm tính.
• Có thể xác định tương đối chính xác về giá trị: Bạn phải ước tính được một con số hợp lý cho khoản chi phí đó. Nếu không thể ước tính được, thì không được ghi nhận.
• Phát sinh trong kỳ kế toán hiện tại: Chi phí đó phải liên quan đến hoạt động tạo ra doanh thu của kỳ hiện tại. Ví dụ, tiền điện nước tháng 12 dù chưa có hóa đơn, nhưng nó phục vụ cho hoạt động tháng 12 thì vẫn được ghi nhận vào chi phí tháng 12.
• Hạch toán vào đúng tài khoản chi phí: Khi ghi Nợ các TK 621, 622, 627, 641, 642,... và Có TK 335, bạn phải phân loại đúng nó là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công hay quản lý doanh nghiệp.

Một lưu ý nữa là cuối niên độ kế toán, bạn phải xem xét lại toàn bộ số dư trên TK 335. Những khoản nào không còn khả năng phải trả nữa (ví dụ: hợp đồng bị hủy) thì phải hoàn nhập ngay, ghi ngược lại để tăng doanh thu hoặc giảm chi phí. Việc này đòi hỏi sự cẩn thận và theo dõi sát sao, đặc biệt là khi doanh nghiệp sử dụng nhiều loại phần mềm tra cứu hóa đơn khác nhau, cần đảm bảo dữ liệu được đồng bộ chính xác.

Cách định khoản chi tiết tài khoản 335: Từ A đến Z

Đây là phần "xương sống" của bài viết này. Tôi sẽ đi từng bước một, kèm theo giải thích để bạn có thể hình dung rõ nhất cách hạch toán tài khoản 335 trong thực tế.

1. Khi trích trước chi phí vào cuối kỳ (ghi nhận chi phí phải trả)

Giả sử cuối tháng 12/2023, công ty bạn chưa nhận được hóa đơn tiền điện tháng 12, nhưng căn cứ vào hợp đồng và hóa đơn các tháng trước, bạn ước tính số tiền phải trả là 20 triệu đồng (đã bao gồm VAT 10%).

• Bước 1: Xác định chi phí chưa có VAT: 20 / (1 + 10%) = 18.18 triệu đồng.
• Bước 2: Xác định VAT được khấu trừ: 20 - 18.18 = 1.82 triệu đồng.
• Bước 3: Định khoản:
  Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 18,180,000
  Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): 1,820,000
  Có TK 335 (Chi phí phải trả): 20,000,000

Như vậy, chi phí tháng 12 đã được ghi nhận đầy đủ, phù hợp với nguyên tắc kế toán.

2. Khi thực tế thanh toán hoặc nhận được hóa đơn (kỳ sau)

Đầu tháng 1/2024, bạn nhận được hóa đơn tiền điện tháng 12 với số tiền chính xác là 21 triệu đồng (đã bao VAT). Lúc này, bạn phải điều chỉnh lại số đã trích trước.

• Trường hợp 1: Số thực tế lớn hơn số trích trước (21 triệu > 20 triệu). Bạn ghi bổ sung phần chênh lệch:
  Nợ TK 642: 818,000 ( (21/1.1) - 18.18 )
  Nợ TK 133: 82,000 ( 21 - (21/1.1) - 1.82 )
  Có TK 335 (hoặc Có TK 111, 112 nếu thanh toán ngay): 900,000
• Trường hợp 2: Số thực tế nhỏ hơn số trích trước. Bạn phải hoàn nhập phần chênh lệch (ghi ngược lại):
  Nợ TK 335: [Số chênh lệch]
  Có TK 642: [Phần chi phí]
  Có TK 133: [Phần thuế]

3. Hạch toán chi phí sửa chữa lớn trải dài nhiều kỳ

Đây là tình huống phức tạp hơn. Giả sử công ty bạn ký hợp đồng sửa chữa nhà xưởng trị giá 120 triệu đồng (chưa VAT), thời gian thi công từ tháng 11/2023 đến tháng 2/2024. Cuối mỗi tháng, bạn phải trích trước chi phí tương ứng với khối lượng công việc hoàn thành.

Cuối tháng 11, ước tính khối lượng hoàn thành là 30%:
Nợ TK 241 (XDCB dở dang) hoặc TK 627: 36,000,000 (120tr * 30%)
Có TK 335: 36,000,000

Việc hạch toán này đảm bảo chi phí được phân bổ đều cho các kỳ hưởng lợi, tránh việc toàn bộ chi phí lớn đè lên một kỳ duy nhất, làm biến động lợi nhuận. Nó có điểm tương đồng với việc phân bổ chi phí trả trước dài hạn mà bạn có thể tìm hiểu thêm trong bài viết về hạch toán tài khoản 242.

Ví dụ thực tế về hạch toán chi phí phải trả (TK 335)

Để mọi thứ rõ ràng hơn, tôi lấy một ví dụ từ chính công ty tôi từng tư vấn. Họ là công ty thương mại, cuối năm thường có chính sách thưởng Tết dựa trên doanh thu cả năm. Thưởng này được thông báo và cam kết vào tháng 12, nhưng thực tế chi trả vào tháng 1 năm sau.

Tình huống: Ngày 25/12/2023, Giám đốc phê duyệt quyết định thưởng Tết Nguyên đán cho toàn bộ nhân viên với tổng số tiền dự kiến là 500 triệu đồng (đã bao gồm các khoản BHXH, BHYT, BHTN phải nộp).

Hạch toán tại ngày 31/12/2023:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: 500,000,000
Có TK 335 - Chi phí phải trả: 500,000,000

Đến tháng 1/2024, khi chi trả thực tế: Giả sử số tiền thực tế chi ra là 510 triệu (do có điều chỉnh nhỏ).
Nợ TK 335: 500,000,000 (xoá số đã trích trước)
Nợ TK 642: 10,000,000 (bổ sung chênh lệch)
Có TK 338 (phải trả khác): [Các khoản BHXH, BHYT phải nộp]
Có TK 111/112: [Số tiền thực chi cho nhân viên]

Nhờ việc hạch toán tài khoản 335 này, báo cáo kết quả kinh doanh năm 2023 của họ đã phản ánh đúng chi phí nhân sự thực tế phát sinh, giúp hình ảnh tài chính trung thực hơn rất nhiều.

Những sai sót "chết người" khi hạch toán TK 335 và cách khắc phục

Làm kế toán lâu năm, tôi gặp đủ các kiểu sai về TK 335. Dưới đây là tổng hợp những lỗi phổ biến nhất, hy vọng giúp bạn tránh được.

Một sai lầm nữa là nhiều doanh nghiệp quên mất việc kết nối dữ liệu từ phần mềm tra cứu hóa đơn với sổ sách kế toán. Khi hóa đơn thực tế về, nếu không đối chiếu ngay với số đã trích trước trên TK 335, sẽ dẫn đến sai sót chồng chéo. Bạn nên xây dựng quy trình: cuối kỳ trích trước -> khi nhận hóa đơn qua phần mềm -> đối chiếu ngay với TK 335 -> điều chỉnh chênh lệch. Quy trình này nếu được tự động hóa sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm thiểu sai sót.

Phân biệt TK 335 với các tài khoản dễ nhầm lẫn (TK 331, TK 338)

Sự nhầm lẫn này là nguyên nhân của không ít sai sót. Hãy cùng tôi phân tích kỹ hơn một chút.

• TK 335 - Chi phí phải trả: Trọng tâm là "chi phí". Nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành, chi phí đã thực sự phát sinh cho kỳ này, nhưng chưa có chứng từ thanh toán. Ví dụ: Đã dùng điện tháng này, đã hưởng lợi từ dịch vụ sửa chữa, nhưng chưa có hóa đơn.
• TK 331 - Phải trả người bán: Trọng tâm là "mua hàng". Bạn đã nhận hàng hóa, dịch vụ và đã có hóa đơn hợp lệ, nhưng chưa thanh toán tiền. Mối quan hệ rõ ràng với một nhà cung cấp cụ thể, dựa trên một hóa đơn cụ thể.
• TK 338 - Phải trả, phải nộp khác: Đây là tài khoản "tạm chứa" các khoản phải trả không thuộc phạm vi của TK 331 hay TK 335. Ví dụ: Tiền lương phải trả chưa đến kỳ (TK 3382), các khoản phải trả về BHXH, Kinh phí công đoàn, hoặc tiền đặt cọc, ký quỹ nhận được... Nó rộng hơn và không nhất thiết gắn với một khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ.

Nói cách khác, nếu bạn đã có hóa đơn, hãy nghĩ đến TK 331 trước. Nếu chưa có hóa đơn nhưng chắc chắn có chi phí phát sinh trong kỳ, hãy dùng TK 335. Còn các khoản phải trả khác, chưa xác định rõ là chi phí của kỳ nào, thì có thể xem xét TK 338. Việc hiểu rõ sự khác biệt này cũng quan trọng như việc bạn phân biệt giữa chi phí phải trả và chi phí khác (TK 811) vậy.

Kết luận & Lời khuyên từ chuyên gia

Nhìn chung, hạch toán tài khoản 335 không quá phức tạp nếu bạn nắm vững bản chất và nguyên tắc của nó. Nó là công cụ đắc lực để tuân thủ nguyên tắc phù hợp, giúp báo cáo tài chính của doanh nghiệp trung thực và hợp lý. Tuy nhiên, cũng chính vì tính chất "ước tính" của nó mà nó trở thành con dao hai lưỡi. Dùng đúng, nó thể hiện năng lực chuyên môn và sự cẩn trọng của kế toán. Dùng sai, nó có thể trở thành "ổ" rủi ro thuế khổng lồ.

Lời khuyên của tôi dành cho bạn:

1. Luôn đòi hỏi bằng chứng: Đừng bao giờ ghi nhận một khoản vào TK 335 nếu nó chỉ dựa trên lời nói suông. Phải có hợp đồng, email xác nhận, biên bản làm việc, kế hoạch được phê duyệt.
2. Theo dõi chi tiết và có hệ thống: Hãy lập một file Excel hoặc tận dụng phân hệ công cụ dụng cụ, chi phí trả trước trong phần mềm kế toán để theo dõi chi tiết từng khoản mục TK 335: Nội dung, số tiền, kỳ trích trước, ngày dự kiến thanh toán, tình trạng hóa đơn...
3. Rà soát và hoàn nhập định kỳ: Ít nhất mỗi quý một lần, hãy ngồi lại với các bộ phận liên quan (hành chính, nhân sự, kinh doanh) để xác nhận lại các khoản chi phí phải trả. Loại bỏ ngay những khoản không còn khả năng phát sinh.
4. Kết hợp với công nghệ: Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn, hãy tìm cách tích hợp hoặc thiết lập quy trình đối chiếu tự động/ bán tự động giữa hóa đơn điện tử nhận về và các khoản đã trích trước trên TK 335. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian khủng khiếp và giảm sai sót gần như tuyệt đối.

Hy vọng với những chia sẻ thực tế và chi tiết trên đây, bạn đã có cái nhìn rõ ràng và tự tin hơn khi thực hiện hạch toán tài khoản 335. Hãy nhớ, kế toán là nghề của sự cẩn thận và trung thực. Mọi nghiệp vụ, dù nhỏ, đều cần được xử lý chính xác ngay từ đầu.

Câu hỏi thường gặp về hạch toán tài khoản 335