Hạch Toán TK 131: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z Cho Kế Toán Doanh Nghiệp

TK 131 là gì? Bản chất và vai trò trong doanh nghiệp

Nếu bạn đang làm kế toán, chắc hẳn đã quá quen thuộc với cụm từ "hạch toán tk 131". Nhưng với nhiều người mới, đây vẫn là một khái niệm khá mơ hồ. Hiểu một cách đơn giản, TK 131 - Phải thu của khách hàng, là tài khoản phản ánh số tiền mà doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được từ khách hàng sau khi đã bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng chưa thu tiền ngay. Nó như một cuốn sổ ghi nợ, lưu lại tất cả các khoản mà khách hàng còn "nợ" lại công ty.

Tôi còn nhớ những ngày đầu đi làm, cứ mỗi lần xuất hóa đơn bán hàng trả chậm là lại loay hoay không biết định khoản thế nào cho đúng. Hóa ra, bản chất của nó rất trực quan: Khi bạn giao hàng mà chưa lấy tiền, tài sản của bạn chuyển từ "hàng tồn kho" sang "khoản phải thu". Và việc hạch toán tk 131 chính xác là chìa khóa để bạn nắm được dòng tiền thực tế, đánh giá được hiệu quả kinh doanh và quan trọng nhất là quản lý rủi ro nợ xấu.

Nguyên tắc hạch toán TK 131 theo Thông tư 200

Hiện nay, đa phần doanh nghiệp đều áp dụng hạch toán theo Thông tư 200. Với TK 131, có mấy nguyên tắc "sống còn" mà bạn phải nắm vững.

Thứ nhất, TK 131 có số dư bên Nợ. Số dư này phản ánh tổng số tiền còn phải thu của tất cả khách hàng tại một thời điểm. Khi phát sinh nghiệp vụ bán chịu, bạn ghi Nợ TK 131. Khi thu được tiền từ khách hàng, bạn ghi Có TK 131. Nghe thì đơn giản vậy thôi, nhưng trên thực tế, nó còn liên quan đến các tài khoản khác như Doanh thu (511), Thuế GTGT (3331), hay thậm chí là Chiết khấu (521) hay Hàng bán bị trả lại (531).

Một điểm quan trọng nữa là bạn phải mở sổ chi tiết theo từng đối tượng khách hàng. Không thể gom chung tất cả vào một mối được. Ông khách A nợ 50 triệu, bà khách B nợ 20 triệu phải được theo dõi riêng biệt. Điều này không chỉ giúp công tác đối chiếu, thu hồi công nợ dễ dàng hơn mà còn là cơ sở để đánh giá uy tín của từng khách hàng. Tôi từng chứng kiến một công ty vì không theo dõi chi tiết, đến cuối năm không biết ai nợ, nợ bao nhiêu, dẫn đến thất thoát một khoản không nhỏ.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 131

Bên Nợ của TK 131 sẽ tập hợp các khoản phát sinh tăng lên:

• Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Số tiền phải thu khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ.
• Số tiền thừa trả lại cho khách hàng (trường hợp hiếm gặp).

Bên Có thì phản ánh các nghiệp vụ làm giảm khoản phải thu:

• Số tiền khách hàng đã trả nợ (bằng tiền mặt, chuyển khoản, hay bù trừ công nợ).
• Các khoản giảm trừ do chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, hay giảm giá hàng bán.
• Số tiền khách hàng ứng trước (khi đó, số dư có thể chuyển sang Có, thể hiện số tiền doanh nghiệp còn nợ khách hàng).

Các nghiệp vụ phát sinh và cách hạch toán chi tiết

Để dễ hình dung, chúng ta cùng đi qua một vài tình huống hạch toán tk 131 thường gặp nhất. Tôi sẽ lấy ví dụ cụ thể để bạn dễ theo dõi.

1. Bán hàng hóa chịu cho khách hàng: Giả sử công ty bạn bán một lô hàng trị giá 110 triệu đồng (đã bao gồm 10% VAT) cho công ty X, chưa thu tiền. Hóa đơn GTGT đã xuất.
Hạch toán: Nợ TK 131 (X) 110,000,000 / Có TK 511: 100,000,000 và Có TK 3331: 10,000,000.
Lúc này, bạn đã ghi nhận doanh thu và khoản phải thu từ khách X.

2. Khách hàng thanh toán tiền hàng: Sau đó 10 ngày, công ty X chuyển khoản thanh toán toàn bộ 110 triệu.
Hạch toán: Nợ TK 112: 110,000,000 / Có TK 131 (X): 110,000,000.
Khoản phải thu đã được thu hồi, tài khoản 131 cho khách X về 0.

3. Trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng: Đây là tình huống ngược lại. Khách hàng Y ứng trước cho bạn 50 triệu để đặt hàng.
Hạch toán khi nhận ứng trước: Nợ TK 112: 50,000,000 / Có TK 131 (Y): 50,000,000.
Lúc này, TK 131 có số dư Có, thể hiện nghĩa vụ phải giao hàng/giao dịch của bạn với khách Y. Khi bạn giao hàng trị giá 55 triệu (đã bao gồm VAT), bạn sẽ ghi: Nợ TK 131 (Y): 55,000,000 / Có TK 511 & 3331. Sau nghiệp vụ này, TK 131 (Y) sẽ có số dư Nợ 5 triệu, nghĩa là khách Y còn nợ bạn 5 triệu.

Các nghiệp vụ về chiết khấu, giảm giá hay hàng bán bị trả lại cũng được phản ánh qua TK 131, làm giảm số tiền phải thu. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ thu chi phức tạp hơn trong bài viết về hạch toán thu chi toàn diện.

So sánh TK 131 và TK 331: Đừng nhầm lẫn!

Một lỗi phổ biến mà nhiều bạn kế toán mới hay mắc phải là nhầm lẫn giữa TK 131 (Phải thu khách hàng) và TK 331 (Phải trả người bán). Nghe tên thì có vẻ dễ phân biệt, nhưng trên thực tế, đôi khi một đối tác vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp, khiến việc hạch toán dễ bị rối.

Mẹo nhỏ của tôi là hãy luôn đặt mình vào vị trí của doanh nghiệp. Khi bạn là người bán, đối tác là khách hàng, dùng TK 131. Khi bạn là người mua, đối tác là nhà cung cấp, dùng TK 331. Trường hợp bù trừ công nợ giữa hai tài khoản này cũng cần được xử lý cẩn thận, thường thông qua một hợp đồng bù trừ rõ ràng. Việc quản lý các khoản phải trả nội bộ cũng có những đặc thù riêng, bạn có thể tham khảo thêm ở bài hạch toán thu chi nội bộ.

Quản lý công nợ phải thu hiệu quả: Kinh nghiệm thực tế

Hạch toán đúng chỉ là bước đầu. Quan trọng hơn là làm sao để quản lý những con số trên sổ sách đó một cách hiệu quả, tức là thu hồi được tiền đúng hạn. Tôi đã thấy không ít doanh nghiệp doanh thu thì cao chót vót mà dòng tiền lại èo uột, chủ yếu là vì công nợ phải thu bị "treo" quá lâu.

Theo kinh nghiệm của tôi, bạn cần làm tốt mấy việc sau:

• Phân loại khách hàng và đặt hạn mức tín dụng: Không phải khách hàng nào cũng cho nợ giống nhau. Với khách hàng mới, lịch sử không rõ ràng, nên áp dụng chính sách thanh toán trước hoặc ngay. Với khách hàng truyền thống, uy tín, có thể đặt hạn mức và kỳ hạn nợ phù hợp.
• Theo dõi sát sao và nhắc nợ đúng lúc: Đừng để đến cuối tháng hay cuối quý mới tổng hợp công nợ. Hãy có một hệ thống nhắc nợ tự động hoặc lịch trình cụ thể. Một cuộc gọi nhẹ nhàng trước hạn thanh toán vài ngày đôi khi hiệu quả hơn nhiều so với một email đòi nợ cứng nhắc khi đã quá hạn.
• Đánh giá và trích lập dự phòng: Đây là nghiệp vụ kế toán quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua. Cuối kỳ, bạn cần đánh giá khả năng thu hồi của từng khoản nợ. Với những khoản khó đòi, có nguy cơ mất vốn, phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi (sử dụng TK 2293). Việc này vừa tuân thủ chuẩn mực kế toán, vừa phản ánh trung thực hơn tình hình tài chính.

Những sai lầm thường gặp khi hạch toán TK 131 và cách khắc phục

Làm kế toán, ai cũng có lúc mắc sai sót. Quan trọng là biết để tránh. Dưới đây là một số lỗi tôi hay gặp phải khi kiểm tra sổ sách cho các doanh nghiệp:

• Không tách biệt VAT: Ghi nguyên giá thanh toán (bao gồm VAT) vào Doanh thu. Sai lầm này làm sai lệch cả doanh thu lẫn nghĩa vụ thuế. Luôn nhớ tách bạch: Nợ 131 (Tổng tiền) / Có 511 (Giá chưa thuế) và Có 3331 (Thuế VAT).
• Nhầm lẫn giữa ứng trước của khách hàng và tiền bán hàng: Khi khách ứng tiền, đó chưa phải là doanh thu. Chỉ khi giao hàng, cung cấp dịch vụ xong mới được ghi nhận doanh thu. Nếu ghi nhận sai thời điểm, báo cáo tài chính sẽ không còn chính xác.
• Không theo dõi chi tiết theo từng khách hàng: Chỉ theo dõi tổng số trên TK 131 tổng hợp. Khi cần đối chiếu từng khách hàng hoặc thu hồi nợ thì không có cơ sở. Hãy chắc chắn sổ chi tiết TK 131 của bạn được mở đầy đủ.
• Quên bù trừ công nợ: Trong trường hợp một đối tác vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp, cần chủ động đề xuất bù trừ công nợ để giảm lượng tiền phải thu/phải trả thực tế, nhưng phải có sự đồng ý bằng văn bản và hạch toán rõ ràng.

Ứng dụng phần mềm tra cứu hóa đơn trong quản lý công nợ

Trong thời đại chuyển đổi số, việc quản lý công nợ thủ công bằng sổ sách giấy tờ không còn hiệu quả. Đặc biệt với hóa đơn điện tử, việc tra cứu, xác minh thông tin trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp có thể giúp ích rất nhiều cho việc hạch toán và quản lý TK 131.

Chẳng hạn, khi bạn nhập số hóa đơn vào phần mềm, hệ thống có thể tự động lấy được thông tin về khách hàng, ngày lập, tổng tiền, thuế... giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. Hơn nữa, nhiều phần mềm kế toán tích hợp sẵn tính năng quản lý công nợ, tự động cảnh báo các khoản phải thu sắp đến hạn hoặc quá hạn, thậm chí tự động xuất báo cáo tuổi nợ chi tiết. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho kế toán mà còn giúp bộ phận kinh doanh và ban lãnh đạo có cái nhìn trực quan, kịp thời về tình hình sức khỏe tài chính, cụ thể là dòng tiền vào.

Việc tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng cũng giúp quá trình đối chiếu công nợ với khách hàng diễn ra suôn sẻ, minh bạch, tránh được các tranh chấp không đáng có về số liệu. Đây chính là xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp thuộc danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn quan tâm, nên áp dụng.

Câu hỏi thường gặp về hạch toán TK 131

Hạch toán tk 131 có số dư Có có bình thường không?
Có, hoàn toàn bình thường. Số dư Có trên TK 131 phản ánh số tiền khách hàng đã ứng trước cho doanh nghiệp bạn, nhưng bạn chưa thực hiện nghĩa vụ giao hàng, cung cấp dịch vụ. Đây là một khoản nợ phải trả của doanh nghiệp với khách hàng.

Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, hạch toán thế nào?
Bạn vẫn ghi Có TK 131, nhưng bên Nợ sẽ là TK 111 (Tiền mặt) thay vì TK 112 (Tiền gửi ngân hàng). Hạch toán: Nợ TK 111 / Có TK 131.

Xử lý thế nào với khoản phải thu khó đòi, không thể thu hồi?
Trước tiên, bạn cần có đầy đủ hồ sơ chứng minh đã áp dụng các biện pháp đòi nợ nhưng không được. Sau đó, căn cứ vào quyết định xử lý của Giám đốc, bạn hạch toán: Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc Nợ TK 2293 (nếu đã trích lập dự phòng) / Có TK 131. Lưu ý, vẫn phải theo dõi khoản nợ này ở ngoài bảng cân đối kế toán.

TK 131 và TK 136 (Phải thu nội bộ) khác nhau ở điểm nào?
TK 131 dùng để phản ánh các khoản phải thu từ khách hàng bên ngoài doanh nghiệp. TK 136 dùng để phản ánh các khoản phải thu giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tập đoàn (ví dụ: công ty mẹ và công ty con, hoặc giữa các chi nhánh).

Có cần in sổ chi tiết TK 131 hàng tháng không?
Theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán, sổ chi tiết TK 131 là một phần của sổ kế toán chi tiết. Bạn cần in và đóng quyển theo định kỳ (thường là hàng tháng hoặc hàng quý) để lưu trữ, phục vụ cho việc kiểm tra, quyết toán sau này.

Tóm lại, việc nắm vững nguyên tắc và thực hành thành thạo hạch toán tk 131 là kỹ năng không thể thiếu của một kế toán viên chuyên nghiệp. Nó không chỉ đảm bảo tính chính xác của sổ sách mà còn là cơ sở vững chắc cho công tác quản trị tài chính, quản lý dòng tiền hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế của tôi có thể giúp bạn tự tin hơn khi xử lý các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản quan trọng này. Hãy luôn cập nhật kiến thức và tận dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm kế toán và phần mềm tra cứu hóa đơn để công việc của bạn trở nên nhẹ nhàng và chính xác hơn.