Ứng trước tiền hàng là gì?

Ứng trước tiền hàng cho người bán là việc bên mua thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ trước khi nhận được hàng hoặc dịch vụ đó. Hiểu đơn giản, nó giống như việc bạn đặt cọc trước để đảm bảo sẽ mua một món đồ gì đó, và người bán sẽ giữ số tiền đó như một lời hứa chắc chắn rằng bạn sẽ quay lại mua hàng.

Trong bối cảnh kinh doanh, việc ứng trước tiền hàng diễn ra khá phổ biến, đặc biệt là trong các giao dịch mua bán lớn, các dự án sản xuất theo đơn đặt hàng, hoặc khi bên bán yêu cầu để đảm bảo nguồn vốn thực hiện.

Tại sao doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán?

Có nhiều lý do để doanh nghiệp quyết định ứng trước tiền hàng cho người bán, chứ không phải cứ thích là ứng đâu nha:

• Đảm bảo nguồn cung: Trong một số ngành hàng, đặc biệt là những mặt hàng khan hiếm hoặc có tính mùa vụ, việc ứng trước tiền giúp doanh nghiệp giữ chỗ và đảm bảo có đủ hàng để bán.
• Ưu đãi về giá: Nhiều nhà cung cấp sẽ chiết khấu hoặc giảm giá cho những đơn hàng được ứng trước tiền. Cái này thì quá ngon rồi, ai mà không thích!
• Xây dựng mối quan hệ: Ứng trước tiền thể hiện sự tin tưởng và thiện chí của bên mua, giúp củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp.
• Yêu cầu từ nhà cung cấp: Trong một số trường hợp, nhà cung cấp có thể yêu cầu ứng trước tiền như một điều kiện để thực hiện đơn hàng, đặc biệt là với các đơn hàng lớn hoặc các sản phẩm đặc biệt.

Ví dụ, công ty A muốn mua lô hàng vải lớn từ xưởng B để may quần áo xuất khẩu. Do vải này đang hot và nhiều người tranh mua, xưởng B yêu cầu công ty A ứng trước 30% giá trị đơn hàng để đảm bảo có vải cho công ty A. Nếu không ứng trước, công ty A có thể mất cơ hội mua được lô vải này.

Quy định về hóa đơn khi ứng trước tiền hàng

Đây là một phần quan trọng mà kế toán nào cũng phải nắm rõ. Theo quy định hiện hành, khi nhận tiền ứng trước, bên bán *chưa* cần xuất hóa đơn ngay. Hóa đơn chỉ được xuất khi thực tế chuyển giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Tuy nhiên, cần lưu ý: Bên bán phải lập phiếu thu và ghi rõ nội dung là “Thu tiền ứng trước của [tên bên mua] theo hợp đồng số [số hợp đồng]”. Phiếu thu này là căn cứ để theo dõi và đối chiếu sau này.

Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bên bán sẽ xuất hóa đơn cho toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ, đồng thời ghi rõ số tiền đã ứng trước trên hóa đơn (nếu có).

Ví dụ, ngày 1/1/2024, công ty X nhận ứng trước 50 triệu đồng từ công ty Y để mua lô hàng máy tính. Đến ngày 15/1/2024, công ty X giao lô hàng máy tính cho công ty Y, tổng giá trị 100 triệu đồng. Khi đó, công ty X sẽ xuất hóa đơn GTGT trị giá 100 triệu đồng, đồng thời ghi rõ trên hóa đơn là “Đã thu ứng trước 50 triệu đồng theo phiếu thu ngày 1/1/2024”.

Hạch toán ứng trước tiền hàng chi tiết

Đây là phần “xương sống” của bài viết, nên tôi sẽ cố gắng trình bày thật chi tiết và dễ hiểu nhất có thể.

Tài khoản sử dụng trong hạch toán

Trong hạch toán ứng trước tiền hàng, chúng ta sẽ sử dụng các tài khoản sau:

• TK 331 – Phải trả cho người bán: Tài khoản này dùng để theo dõi số tiền bên mua còn phải trả cho bên bán.
• TK 131 – Phải thu của khách hàng: Tài khoản này dùng để theo dõi số tiền bên bán còn phải thu từ bên mua.
• TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Dùng để phản ánh các nghiệp vụ thu, chi tiền.
• TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện: Dùng để phản ánh khoản tiền nhận trước của khách hàng để thực hiện các nghĩa vụ về sau.

Hạch toán từ bên mua (bên ứng trước tiền)

Khi ứng trước tiền cho người bán, bên mua sẽ hạch toán như sau:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán: Số tiền ứng trước (giảm khoản phải trả cho người bán).
• Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Số tiền đã trả (giảm tiền).

Khi nhận hàng và hóa đơn, bên mua sẽ hạch toán:

• Nợ TK 152, 156, 211… (tùy loại hàng hóa, tài sản): Giá trị hàng hóa, tài sản (tăng giá trị tài sản).
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): Số thuế GTGT (tăng thuế GTGT được khấu trừ).
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán: Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ (tăng khoản phải trả cho người bán).

Sau khi đối trừ số tiền đã ứng trước, nếu còn phải trả thêm, bên mua sẽ hạch toán:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán: Số tiền còn phải trả (giảm khoản phải trả cho người bán).
• Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Số tiền đã trả (giảm tiền).

Hạch toán từ bên bán (bên nhận tiền ứng trước)

Khi nhận tiền ứng trước từ người mua, bên bán sẽ hạch toán như sau:

• Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Số tiền đã nhận (tăng tiền).
• Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện: Số tiền nhận ứng trước (tăng doanh thu chưa thực hiện).

Khi giao hàng và xuất hóa đơn, bên bán sẽ hạch toán:

• Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng: Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ (tăng khoản phải thu từ khách hàng).
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Doanh thu (tăng doanh thu).
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: Số thuế GTGT (tăng thuế GTGT phải nộp).

Đồng thời, bên bán kết chuyển doanh thu chưa thực hiện:

• Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện: Số tiền đã nhận ứng trước (giảm doanh thu chưa thực hiện).
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng: Số tiền đã nhận ứng trước (giảm khoản phải thu từ khách hàng).

Khi nhận nốt số tiền còn lại từ bên mua (nếu có), bên bán sẽ hạch toán:

• Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Số tiền đã nhận (tăng tiền).
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng: Số tiền đã thu (giảm khoản phải thu từ khách hàng).

Ví dụ hạch toán cụ thể

Để các bạn dễ hình dung hơn, tôi sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể:

Công ty A (bên mua) ký hợp đồng mua lô hàng máy tính trị giá 200 triệu đồng (chưa VAT 10%) của công ty B (bên bán). Công ty A ứng trước cho công ty B 50 triệu đồng bằng tiền mặt.

Hạch toán tại công ty A (bên mua):

• Khi ứng trước tiền:
  • Nợ TK 331: 50.000.000
  • Có TK 111: 50.000.000
• Khi nhận hàng và hóa đơn:
  • Nợ TK 156: 200.000.000
  • Nợ TK 133: 20.000.000
  • Có TK 331: 220.000.000
• Khi thanh toán nốt số tiền còn lại:
  • Nợ TK 331: 170.000.000
  • Có TK 111: 170.000.000

Hạch toán tại công ty B (bên bán):

• Khi nhận tiền ứng trước:
  • Nợ TK 111: 50.000.000
  • Có TK 3387: 50.000.000
• Khi giao hàng và xuất hóa đơn:
  • Nợ TK 131: 220.000.000
  • Có TK 511: 200.000.000
  • Có TK 3331: 20.000.000
• Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện:
  • Nợ TK 3387: 50.000.000
  • Có TK 131: 50.000.000
• Khi nhận nốt số tiền còn lại:
  • Nợ TK 111: 170.000.000
  • Có TK 131: 170.000.000

Lưu ý quan trọng khi hạch toán ứng trước tiền hàng

Để tránh sai sót và đảm bảo tính chính xác, khi hạch toán ứng trước tiền hàng, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Theo dõi chi tiết từng khoản ứng trước: Phải theo dõi chi tiết từng khoản ứng trước cho từng nhà cung cấp, từng hợp đồng. Tránh tình trạng nhập nhằng, không rõ ràng.
• Đối chiếu thường xuyên: Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa bên mua và bên bán để đảm bảo khớp đúng.
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ: Phải lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan như hợp đồng, phiếu thu, hóa đơn…
• Tuân thủ đúng quy định của pháp luật: Phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ, thuế…

Nói chung, hạch toán ứng trước tiền hàng không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và nắm vững các quy định hiện hành. Nếu không chắc chắn, tốt nhất là nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia.

Phần mềm tra cứu hóa đơn Huvisoft – Giải pháp tối ưu cho kế toán

Trong thời đại số hóa, việc sử dụng phần mềm để quản lý hóa đơn và hạch toán là một xu hướng tất yếu. Phần mềm tra cứu hóa đơn Huvisoft là một giải pháp tối ưu giúp kế toán tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.

Với Phần mềm tra cứu hóa đơn Huvisoft, bạn có thể:

• Tra cứu hóa đơn nhanh chóng, chính xác: Chỉ cần vài thao tác đơn giản, bạn có thể tra cứu hóa đơn từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.
• Tự động nhập liệu: Phần mềm tự động đọc và nhập liệu thông tin từ hóa đơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
• Quản lý hóa đơn tập trung: Tất cả hóa đơn được lưu trữ tập trung trên hệ thống, giúp bạn dễ dàng quản lý, tìm kiếm và báo cáo.
• Tích hợp với các phần mềm kế toán khác: Huvisoft dễ dàng tích hợp với các phần mềm kế toán phổ biến như MISA, Bravo… giúp bạn đồng bộ dữ liệu và giảm thiểu các thao tác thủ công.

Ngoài ra, Huvisoft còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác như cảnh báo hóa đơn bất thường, phân tích dữ liệu hóa đơn, hỗ trợ lập báo cáo thuế… giúp bạn quản lý tài chính doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý hóa đơn và hạch toán tối ưu, hãy trải nghiệm ngay Phần mềm tra cứu hóa đơn Huvisoft. Chắc chắn bạn sẽ hài lòng!

Và đừng quên, chúng tôi còn có những bài viết khác về hạch toán mà bạn có thể quan tâm, ví dụ như Hạch Toán Đại Lý Vé Máy Bay: Chi Tiết A-Z 2024, Hạch Toán Đầu Tư Vào Công Ty Liên Kết: A-Z Từ Chuyên Gia, hay Hạch Toán Định Mức Trong Kinh Doanh Ăn Uống: Bí Quyết Lãi Cao!. Đọc thêm để nâng cao kiến thức kế toán của mình nhé!

FAQ về ứng trước tiền hàng

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về ứng trước tiền hàng:

• Hỏi: Khi nào thì cần xuất hóa đơn khi nhận tiền ứng trước?
  Đáp: Theo quy định hiện hành, khi nhận tiền ứng trước, bên bán chưa cần xuất hóa đơn ngay. Hóa đơn chỉ được xuất khi thực tế chuyển giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
• Hỏi: Có bắt buộc phải ứng trước tiền hàng không?
  Đáp: Không bắt buộc. Việc ứng trước tiền hàng là thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.
• Hỏi: Ứng trước tiền hàng có rủi ro gì không?
  Đáp: Có rủi ro. Bên mua có thể gặp rủi ro nếu bên bán không thực hiện đúng hợp đồng. Do đó, cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín và có hợp đồng rõ ràng.
• Hỏi: Cách hạch toán ứng trước tiền hàng khi có hóa đơn điều chỉnh?
  Đáp: Khi có hóa đơn điều chỉnh, bạn cần hạch toán điều chỉnh lại số tiền đã ứng trước và số tiền còn phải trả hoặc phải thu.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé!

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về hạch toán ứng trước tiền hàng cho người bán. Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết và ví dụ cụ thể mà tôi đã cung cấp, bạn đã có thể nắm vững các quy định và thao tác hạch toán liên quan.

Nếu bạn là một kế toán viên, việc nắm vững các nghiệp vụ hạch toán là vô cùng quan trọng. Nó không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc một cách chính xác và hiệu quả, mà còn giúp bạn nâng cao trình độ chuyên môn và đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Và đừng quên, Phần mềm tra cứu hóa đơn Huvisoft luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên con đường chinh phục những đỉnh cao mới trong sự nghiệp kế toán.