Hệ Thống Tài Khoản 107: Hướng Dẫn Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp 2024

Hệ Thống Tài Khoản 107 Là Gì?

Nếu bạn đang làm kế toán hoặc quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ, chắc hẳn đã từng nghe qua cụm từ "hệ thống tài khoản 107". Nhưng thực chất nó là gì, và tại sao lại quan trọng đến vậy? Tôi còn nhớ hồi mới vào nghề, cứ nghe các anh chị đi trước nhắc đến "theo 107" mà chẳng hiểu gì, phải mất một thời gian mò mẫm mới vỡ lẽ.

Về cơ bản, hệ thống tài khoản 107 là bảng danh mục các tài khoản kế toán được quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính. Thông tư này hướng dẫn chế độ kế toán dành riêng cho các doanh nghiệp siêu nhỏ – tức là những doanh nghiệp có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng. Nó ra đời với mục đích đơn giản hóa công tác kế toán, giảm tải chi phí và thời gian cho nhóm doanh nghiệp này.

Điểm khác biệt lớn nhất so với hệ thống tài khoản theo Thông tư 200 (dành cho doanh nghiệp lớn hơn) chính là tính đơn giản. Số lượng tài khoản ít hơn, cách thức hạch toán gọn gàng hơn, phù hợp với quy mô hoạt động và trình độ của người làm kế toán tại các doanh nghiệp siêu nhỏ. Nếu bạn tìm hiểu sâu hơn về các hệ thống tài khoản khác, có thể tham khảo bài viết về hệ thống tài khoản theo TT200 để thấy rõ sự khác biệt.

Cấu Trúc Và Danh Mục Chính Của Hệ Thống TK 107

Hệ thống này không phức tạp như nhiều người vẫn tưởng. Nó được thiết kế theo logic khá dễ hiểu, chia thành 6 loại tài khoản chính, đánh số từ 1 đến 9. Tôi thường ví nó như một cuốn sổ tay thu nhỏ, chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết.

1. Tài khoản Loại 1 - Tài sản ngắn hạn

Bao gồm các tài khoản phản ánh tài sản có thời gian thu hồi hoặc sử dụng dưới 12 tháng. Ví dụ điển hình là Tiền mặt (111), Tiền gửi ngân hàng (112), hay các khoản phải thu ngắn hạn (131). Đây là nhóm tài khoản mà hầu như ngày nào cũng phải động đến.

2. Tài khoản Loại 2 - Tài sản dài hạn

Phản ánh giá trị tài sản cố định như nhà xưởng, máy móc, phương tiện vận tải... (tài khoản 211, 212). Với doanh nghiệp siêu nhỏ, phần này thường khá đơn giản, có khi chỉ có một vài chiếc máy tính, máy in là chính.

3. Tài khoản Loại 3 - Nợ phải trả

Từ tài khoản 331 (Phải trả người bán) đến các khoản vay ngắn hạn, dài hạn (311, 341). Quản lý tốt nhóm này giúp doanh nghiệp nắm rõ nghĩa vụ tài chính của mình.

4. Tài khoản Loại 4 - Vốn chủ sở hữu

Thể hiện số vốn thực tế của chủ doanh nghiệp (411) và kết quả kinh doanh lãi/lỗ lũy kế (421).

5. Tài khoản Loại 5 - Doanh thu

Chủ yếu là tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Đơn giản, dễ theo dõi.

6. Tài khoản Loại 6 - Chi phí sản xuất, kinh doanh

Đây là nhóm "dài" nhất, bao gồm giá vốn hàng bán (632), chi phí bán hàng (641), chi phí quản lý doanh nghiệp (642)... Việc phân loại chi phí rõ ràng ở đây giúp tính toán lãi lỗ chính xác hơn.

Ngoài ra còn có các tài khoản Loại 0 (Ngoài bảng) và Loại 8 (Xác định kết quả kinh doanh). Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn về cách vận hành một hệ thống tài khoản hiệu quả qua bài viết bí quyết quản lý tài chính doanh nghiệp.

So Sánh Hệ Thống TK 107 Và TT200: Nên Chọn Cái Nào?

Đây có lẽ là câu hỏi tôi nhận được nhiều nhất từ các chủ doanh nghiệp mới thành lập. "Công ty tôi nhỏ, nhưng có nên dùng luôn hệ thống của các công ty lớn cho chắc?" Thực tế, việc lựa chọn phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu thực tế. Dưới đây là bảng so sánh nhanh để bạn dễ hình dung:

Theo quan điểm cá nhân tôi, nếu doanh nghiệp bạn thực sự thuộc diện siêu nhỏ và không có kế hoạch mở rộng quy mô đột biến trong 1-2 năm tới, thì hệ thống tài khoản 107 là lựa chọn tối ưu. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo tính pháp lý. Đừng ôm đồn một hệ thống phức tạp khi chưa cần thiết. Bạn có thể xem thêm hướng dẫn cập nhật về TT200 trong bài viết hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp 2024 để có cái nhìn đầy đủ.

Hướng Dẫn Áp Dụng Thực Tế Vào Doanh Nghiệp

Lý thuyết là vậy, nhưng áp dụng vào thực tế doanh nghiệp của bạn thế nào? Tôi sẽ chia sẻ vài bước căn bản dựa trên trải nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng.

Bước 1: Xác định rõ doanh nghiệp có thuộc diện siêu nhỏ không. Kiểm tra lại số lao động tham gia BHXH và tổng doanh thu/năm. Cái này phải chính xác, đừng ước chừng.

Bước 2: Lập danh mục tài khoản áp dụng. Bạn không cần dùng hết tất cả các tài khoản trong Thông tư. Hãy lựa chọn những tài khoản phù hợp với ngành nghề, mô hình kinh doanh của mình. Ví dụ, công ty dịch vụ IT có thể không cần tài khoản 155 (Thành phẩm) nhưng cần chi tiết tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) cho các khoản như mua tool, thuê server.

Bước 3: Thiết lập sổ sách ban đầu. Số dư đầu kỳ của các tài khoản phải được chuyển đổi từ sổ sách cũ (nếu có) hoặc ghi nhận từ số vốn, tài sản hiện có.

Bước 4: Đào tạo/ hướng dẫn người làm kế toán. Dù đơn giản, người thực hiện vẫn cần hiểu nguyên tắc. Có thể tham khảo các khóa học ngắn hạn hoặc tài liệu hướng dẫn từ Bộ Tài chính.

Bước 5: Vận hành, kiểm tra và điều chỉnh. Trong vài tháng đầu, cần theo dõi sát để điều chỉnh cho phù hợp, đảm bảo việc hạch toán phản ánh đúng thực tế phát sinh.

Lợi Ích Và Thách Thức Khi Sử Dụng Hệ Thống 107

Lợi ích không thể phủ nhận

• Tiết kiệm chi phí nhân sự: Chủ doanh nghiệp có thể tự làm kế toán hoặc thuê nhân viên ít kinh nghiệm hơn với mức lương thấp hơn.
• Giảm thời gian đào tạo và vận hành: Dễ học, dễ làm, không đòi hỏi chuyên môn quá cao.
• Phù hợp với yêu cầu quản lý đơn giản: Cung cấp đủ thông tin để ra quyết định kinh doanh ở quy mô nhỏ và lập báo cáo thuế.
• Giảm thiểu sai sót: Ít tài khoản đồng nghĩa với việc ít nhầm lẫn trong hạch toán.

Những thách thức cần lưu ý

• Khó khăn khi chuyển đổi lên quy mô lớn: Khi doanh nghiệp phát triển vượt ngưỡng siêu nhỏ, việc chuyển sang hệ thống tài khoản chi tiết hơn (như TT200) có thể tốn công sức chuyển đổi số dư và dữ liệu.
• Hạn chế trong phân tích sâu: Khó thực hiện các phân tích chi phí, lợi nhuận theo từng sản phẩm, dự án một cách chi tiết nếu doanh nghiệp có nhiều mảng kinh doanh.
• Phụ thuộc vào sự trung thực của chủ doanh nghiệp: Vì hệ thống đơn giản, nếu không cẩn thận, có thể dẫn đến việc ghi chép sổ sách không đầy đủ, ảnh hưởng đến tính minh bạch.

Kết Hợp Với Phần Mềm Kế Toán Và Phần Mềm Tra Cứu Hóa Đơn

Đây là xu hướng tất yếu nếu bạn muốn tối ưu hóa công việc. Hệ thống tài khoản 107 dù đơn giản nhưng vẫn cần được ghi chép, lưu trữ và đối chiếu. Sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp sẵn hệ thống tài khoản này sẽ giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Hơn nữa, trong bối cảnh hóa đơn điện tử phổ biến, việc kết nối phần mềm kế toán với một phần mềm tra cứu hóa đơn là vô cùng hữu ích. Bạn có thể dễ dàng tải hóa đơn đỏ từ cơ quan thuế, đối chiếu số liệu mua vào/bán ra một cách tự động, giảm thiểu sai sót và gian lận. Thông tin trên hóa đơn (số tiền, mã số thuế, tên hàng hóa) sẽ được chuyển thẳng vào phần mềm kế toán và hạch toán vào đúng các tài khoản như 133, 331, 632... một cách chính xác. Điều này đặc biệt quan trọng trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn hiện nay.

Tôi từng thấy nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ vất vả với việc nhập liệu thủ công từ hóa đơn giấy, vừa chậm vừa dễ sai. Từ khi chuyển sang dùng phần mềm có tích hợp tra cứu hóa đơn điện tử, họ tiết kiệm được kha khá thời gian mỗi tháng, và quan trọng là sổ sách sạch sẽ, rõ ràng, thuận tiện cho việc quyết toán thuế sau này.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Hệ Thống Tài Khoản 107

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp tôi là siêu nhỏ, nhưng tôi muốn dùng hệ thống tài khoản chi tiết hơn (TT200) có được không?
Được. Thông tư 107 mang tính chất khuyến khích, không bắt buộc. Bạn hoàn toàn có quyền lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200 nếu thấy phù hợp với nhu cầu quản trị của mình, dù doanh nghiệp thuộc diện siêu nhỏ.

Câu hỏi 2: Khi nào thì nên chuyển từ hệ thống tài khoản 107 sang hệ thống khác?
Khi doanh nghiệp của bạn không còn đủ điều kiện là doanh nghiệp siêu nhỏ (vượt ngưỡng 10 lao động và 3 tỷ đồng doanh thu/vốn), hoặc khi nhu cầu quản trị nội bộ đòi hỏi báo cáo tài chính, phân tích chi phí/lợi nhuận một cách chi tiết, sâu sắc hơn mà hệ thống 107 không đáp ứng được.

Câu hỏi 3: Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong hệ thống 107 có phức tạp không?
Không. Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp trong hệ thống 107 đã được đơn giản hóa. Bạn có thể mở các tài khoản cấp 2 đơn giản như 6421 (Chi phí nhân viên quản lý), 6422 (Chi phí vật liệu quản lý), 6428 (Chi phí khác bằng tiền) để theo dõi, mà không cần quá chi tiết như trong TT200.

Câu hỏi 4: Có phần mềm kế toán nào hỗ trợ sẵn hệ thống tài khoản 107 không?
Có, nhiều phần mềm kế toán phổ biến trên thị trường hiện nay đều có tùy chọn cài đặt và sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 107. Khi đăng ký hoặc cài đặt, bạn chỉ cần lựa chọn mô hình doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc chọn áp dụng TT107.

Câu hỏi 5: Việc tra cứu và tải hóa đơn điện tử có liên quan gì đến hệ thống tài khoản 107?
Có liên quan mật thiết. Dữ liệu từ hóa đơn điện tử (hóa đơn đầu vào, đầu ra) chính là nguồn gốc để hạch toán vào các tài khoản như 111, 112, 131, 331, 511, 632... Một phần mềm tra cứu hóa đơn tốt sẽ giúp tự động hóa việc này, đảm bảo số liệu được đưa vào sổ sách kế toán theo hệ thống tài khoản 107 một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót thủ công.

Tóm lại, hệ thống tài khoản 107 là công cụ đắc lực, được thiết kế riêng để hỗ trợ các doanh nghiệp siêu nhỏ tại Việt Nam. Hiểu rõ và áp dụng đúng không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng quản lý tài chính minh bạch, là bước đệm cho sự phát triển sau này. Đừng ngần ngại đầu tư tìm hiểu và kết hợp nó với các công nghệ hỗ trợ như phần mềm kế toán và phần mềm tra cứu hóa đơn để công việc kinh doanh của bạn được vận hành trơn tru và hiệu quả nhất.