Hệ Thống Tài Khoản Theo TT107: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp

Nếu bạn đang làm kế toán cho một doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, chắc hẳn cái tên Thông tư 107/2017/TT-BTC không còn xa lạ. Nhưng thực sự hiểu rõ và vận dụng được hệ thống tài khoản theo TT107 một cách trơn tru thì lại là câu chuyện khác. Tôi còn nhớ lần đầu tiếp xúc với thông tư này, cảm giác hơi choáng ngợp vì nó khác hẳn với những gì được học trên trường lớp về TT200 hay TT133. Bài viết này, tôi muốn chia sẻ lại những gì mình đã tìm hiểu và trải nghiệm, hy vọng giúp bạn có cái nhìn thực tế và dễ áp dụng hơn.

TT107 là gì? Đối tượng nào bắt buộc áp dụng?

Thông tư 107/2017/TT-BTC, ban hành ngày 10/10/2017, là văn bản hướng dẫn chế độ kế toán dành riêng cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng định nghĩa "siêu nhỏ" ở đây lại được quy định rất rõ trong Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nói nôm na, thường là những doanh nghiệp có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng.

Tại sao lại cần một thông tư riêng? Theo tôi, đây là một chủ trương rất hợp lý của Bộ Tài chính. Các doanh nghiệp siêu nhỏ thường có quy mô hoạt động nhỏ, nguồn lực tài chính và nhân sự hạn chế, đặc biệt là bộ phận kế toán nhiều khi kiêm nhiệm hoặc chủ doanh nghiệp tự làm. Việc áp dụng một hệ thống tài khoản phức tạp như TT133 (dành cho DN vừa và nhỏ) hay TT200 (dành cho DN lớn) sẽ tạo ra gánh nặng không cần thiết. TT107 ra đời với tinh thần "đơn giản hóa tối đa", giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ mà vẫn đảm bảo được yêu cầu pháp lý cơ bản.

Đặc điểm nổi bật của hệ thống tài khoản theo TT107

Hệ thống tài khoản theo TT107 có một số điểm khác biệt rõ rệt mà bất kỳ kế toán nào cũng cần nắm vững:

• Rút gọn số lượng tài khoản: Đây là điểm dễ nhận thấy nhất. Hệ thống chỉ bao gồm 68 tài khoản cấp 1 (so với hàng trăm tài khoản trong TT200), được thiết kế theo nguyên tắc tổng hợp cao. Ví dụ, thay vì tách nhiều tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (6421, 6422...), TT107 chỉ dùng chung một tài khoản 642.
• Linh hoạt trong việc mở tài khoản cấp 2, cấp 3: Doanh nghiệp được quyền chủ động mở thêm các tài khoản chi tiết (cấp 2, 3) dựa trên nhu cầu quản lý thực tế của mình, miễn là đảm bảo nguyên tắc thống nhất và phù hợp.
• Báo cáo tài chính đơn giản: Thay vì một bộ báo cáo tài chính đầy đủ, doanh nghiệp áp dụng TT107 chỉ cần lập Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số B01-DN) và Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu số B02-DN). Điều này giảm tải đáng kể khối lượng công việc cuối kỳ.
• Phù hợp với kế toán trên Excel: Với số lượng tài khoản ít, nhiều doanh nghiệp siêu nhỏ hoàn toàn có thể quản lý sổ sách kế toán trên Excel một cách hiệu quả. Bạn có thể tham khảo thêm về cách sử dụng hệ thống tài khoản trên Excel, mặc dù bài đó viết cho TT133 nhưng nguyên tắc tương tự.

So sánh TT107 với TT133 và TT200: Nên chọn cái nào?

Đây có lẽ là băn khoăn lớn nhất của nhiều doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp đang ở ngưỡng chuyển tiếp. Việc lựa chọn sai hệ thống tài khoản có thể dẫn đến báo cáo không phù hợp, thậm chí là vi phạm pháp luật. Dưới đây là bảng so sánh nhanh để bạn dễ hình dung:

Theo quan điểm cá nhân tôi, nếu doanh nghiệp bạn thuộc diện siêu nhỏ, cứ mạnh dạn áp dụng TT107. Đừng nghĩ rằng dùng TT133 hay TT200 sẽ "chuyên nghiệp" hơn. Ngược lại, nó sẽ khiến công việc kế toán trở nên rườm rà, tốn thời gian vô ích mà không mang lại giá trị quản trị thực sự. Hãy nhớ, mục đích cuối cùng của kế toán là cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý, chứ không phải tạo ra những con số phức tạp.

Hướng dẫn chi tiết cách áp dụng hệ thống tài khoản theo TT107

Để bắt đầu, bạn cần tải về Chế độ kế toán theo Thông tư 107 từ website chính thức của Bộ Tài chính hoặc các nguồn tin cậy như mof.gov.vn. Sau khi có tài liệu, hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định và lựa chọn danh mục tài khoản sẽ sử dụng

Đừng cố gắng sử dụng hết 68 tài khoản. Hãy xem xét loại hình kinh doanh của doanh nghiệp bạn (thương mại, dịch vụ, sản xuất...) để chọn ra những tài khoản thực sự cần thiết. Ví dụ, doanh nghiệp thương mại có thể không cần dùng đến nhóm tài khoản 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang).

Bước 2: Thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết (cấp 2, cấp 3)

Đây là bước quan trọng để biến hệ thống tài khoản chung thành công cụ quản lý cho riêng bạn. Ví dụ với tài khoản 156 (Hàng hóa), bạn có thể mở chi tiết:
- 1561: Hàng hóa tại kho
- 1562: Hàng hóa gửi đi bán
Hoặc chi tiết theo từng nhóm hàng, tùy nhu cầu. Việc này đặc biệt hữu ích khi bạn cần tra cứu hóa đơn hay theo dõi tồn kho cho từng mặt hàng cụ thể.

Bước 3: Xây dựng quy trình hạch toán chuẩn

Vạch ra các định khoản cơ bản cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên: mua hàng, bán hàng, thanh toán lương, chi phí mua ngoài... Việc chuẩn hóa này giúp công việc kế toán diễn ra nhanh chóng, nhất quán và giảm thiểu sai sót.

Bước 4: Kết nối với hóa đơn điện tử

Đây là xu thế tất yếu. Hệ thống tài khoản của bạn cần được thiết kế để tiếp nhận dữ liệu từ hóa đơn điện tử một cách trơn tru. Khi có hóa đơn điện tử đầu vào, thông tin về tài khoản nợ (152, 153, 156, 642...) cần được xác định ngay. Khi xuất hóa đơn đỏ đầu ra, tài khoản 511 và 3331 cũng cần được hạch toán đồng bộ. Sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn tích hợp sẽ giúp tự động hóa phần lớn công đoạn này, tiết kiệm rất nhiều thời gian so với cách làm thủ công.

Những lưu ý quan trọng và sai sót thường gặp

Qua quá trình làm việc và trao đổi với nhiều anh chị kế toán, tôi nhận thấy một số lỗi hay gặp khi áp dụng TT107:

• Không theo dõi công nợ chi tiết: Vì TT107 đơn giản, nhiều người chỉ ghi nhận tổng công nợ phải thu (131) hoặc phải trả (331). Điều này rất nguy hiểm khi cần đối chiếu với từng nhà cung cấp hay khách hàng. Bắt buộc phải mở sổ chi tiết theo đối tượng.
• Nhầm lẫn giữa chi phí trả trước và tài sản cố định: Một chiếc máy tính trị giá 15 triệu, thời gian sử dụng 3 năm, cần được ghi nhận là TSCĐ (tài khoản 211) và trích khấu hao, chứ không phải là chi phí trả trước ngắn hạn (142) hay chi phí một lần (642).
• Bỏ qua việc kiểm kê tài sản, hàng tồn kho: Dù hệ thống đơn giản, việc kiểm kê định kỳ vẫn là cần thiết để đảm bảo sổ sách phản ánh đúng thực tế, tránh thất thoát.
• Không cập nhật khi quy mô doanh nghiệp thay đổi: Nếu doanh nghiệp của bạn phát triển và vượt qua ngưỡng "siêu nhỏ", bạn có nghĩa vụ phải chuyển đổi sang áp dụng hệ thống tài khoản theo TT133. Việc này cần được lên kế hoạch trước để chuyển đổi số dư tài khoản một cách chính xác.

Giải pháp phần mềm hỗ trợ kế toán theo TT107

Mặc dù có thể làm trên Excel, nhưng tôi vẫn khuyên các doanh nghiệp nên đầu tư vào một phần mềm kế toán chuyên dụng hoặc ít nhất là một phần mềm tra cứu hóa đơn có tính năng kế toán cơ bản. Lý do là:

• Tự động hóa: Tự động hạch toán từ hóa đơn điện tử, tính thuế GTGT, tổng hợp số liệu.
• Giảm sai sót: Các phần mềm thường có tính năng kiểm tra tính cân đối, đối chiếu số liệu.
• Báo cáo nhanh chóng: Chỉ với vài click, bạn đã có ngay Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo tình hình tài chính theo đúng mẫu của TT107.
• Lưu trữ an toàn: Dữ liệu được lưu trữ đám mây, tránh rủi ro mất mát so với file Excel trên máy tính cá nhân.

Hiện nay, nhiều nhà cung cấp đã phát triển các gói phần mềm giá rất phải chăng, phù hợp với túi tiền của doanh nghiệp siêu nhỏ. Bạn có thể tìm hiểu thêm trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi để tham khảo các giải pháp tích hợp.

Câu hỏi thường gặp về hệ thống tài khoản theo TT107

Tóm lại, hệ thống tài khoản theo TT107 là một công cụ đắc lực, được thiết kế riêng để giảm bớt gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Hiểu rõ và áp dụng đúng không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật một cách nhẹ nhàng mà còn có được những thông tin tài chính cốt lõi, phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Đừng ngại đơn giản hóa nếu đó là sự lựa chọn phù hợp và thông minh. Nếu bạn còn băn khoăn gì, hãy tìm hiểu thêm các bài viết trong chuyên mục của chúng tôi hoặc để lại bình luận bên dưới nhé.