Hệ Thống TK Theo Thông Tư 107: Hướng Dẫn Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp vừa và nhỏ, chắc hẳn cái tên "Thông tư 107" không còn xa lạ. Nhưng thực sự hiểu và áp dụng đúng hệ thống tk theo thông tư 107 thì không phải ai cũng làm được. Tôi còn nhớ lần đầu tiếp xúc với thông tư này, cảm giác choáng ngợp với một đống tài khoản kế toán mới và quy định mới là có thật. Bài viết này, tôi muốn chia sẻ lại những gì mình đã học được, từ lý thuyết cho đến những vấn đề thực tế mà doanh nghiệp hay gặp phải khi áp dụng hệ thống tài khoản này.

Thông Tư 107 Là Gì? Đối Tượng Áp Dụng Chính Xác

Thông tư 107/2017/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 10/10/2017, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2018. Nó thay thế cho Quyết định 48/2006/QĐ-BTC trước đây. Mục đích chính của thông tư này là hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp siêu nhỏ. Vâng, bạn nghe không nhầm đâu, đối tượng chính xác là doanh nghiệp siêu nhỏ.

Vậy thế nào là doanh nghiệp siêu nhỏ? Theo Nghị định 39/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ là doanh nghiệp có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng. Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc diện này, thì hệ thống tk theo thông tư 107 chính là "luật chơi" bắt buộc bạn phải tuân theo.

Tôi thấy nhiều chủ doanh nghiệp nhầm lẫn, cứ nghĩ công ty mình nhỏ thì dùng TT107, nhưng thực tế nếu quy mô lớn hơn một chút (doanh nghiệp nhỏ và vừa) thì lại phải áp dụng Thông tư 133 hoặc Thông tư 200 cho các doanh nghiệp lớn hơn. Xác định sai đối tượng ngay từ đầu sẽ dẫn đến sai sót cả một hệ thống sổ sách sau này.

Đặc Điểm Nổi Bật Của Hệ Thống TK Theo Thông Tư 107

Vì dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ, hệ thống tài khoản theo TT107 được thiết kế với tinh thần đơn giản hóa tối đa. Đây là điểm mà tôi đánh giá rất cao, vì nó thực sự thấu hiểu nguồn lực hạn chế của các doanh nghiệp này.

Thứ nhất, số lượng tài khoản cấp 1 ít hơn hẳn so với các thông tư khác. Hệ thống chỉ gồm 68 tài khoản cấp 1 (so với 100+ tài khoản trong TT200), giúp người làm kế toán, thậm chí là chủ doanh nghiệp kiêm luôn kế toán, dễ dàng nắm bắt và theo dõi hơn. Không cần phải nhớ hàng chục tài khoản chi tiết phức tạp cho từng loại chi phí hay doanh thu.

Thứ hai, cách thức ghi nhận và đánh giá tài sản, hàng tồn kho cũng linh hoạt hơn. Ví dụ, doanh nghiệp có thể không cần trích khấu hao TSCĐ theo từng tháng mà có phương pháp đơn giản hơn, phù hợp với quy mô. Điều này giảm tải rất nhiều nghiệp vụ kế toán phức tạp.

Thứ ba, báo cáo tài chính được rút gọn. Thay vì một bộ báo cáo đầy đủ với Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh BCTC dày cộp, doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ cần lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ở dạng đơn giản. Điều này tiết kiệm thời gian và công sức kế toán rất nhiều.

So Sánh Hệ Thống TK Theo TT107 Với TT200 Và TT133

Để bạn hình dung rõ hơn, tôi làm một bảng so sánh nhanh ba hệ thống tài khoản phổ biến này. Việc này giúp bạn không chỉ hiểu về TT107 mà còn biết mình đang ở đâu và có nên chuyển đổi khi doanh nghiệp phát triển hay không.

Như bạn thấy, hệ thống tk theo thông tư 107 thực sự là một "cứu cánh" cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc quy mô rất nhỏ. Nó cho phép bạn tập trung vào kinh doanh thay vì mất quá nhiều thời gian cho công tác kế toán phức tạp. Tuy nhiên, một khi doanh nghiệp của bạn vượt qua ngưỡng "siêu nhỏ", việc chuyển đổi sang hệ thống tài khoản doanh nghiệp theo TT133 là bắt buộc và cần được lên kế hoạch từ sớm.

Hướng Dẫn Chi Tiết Các Tài Khoản Kế Toán Chính

Dù đơn giản, nhưng bạn vẫn cần nắm được các tài khoản chủ chốt. Tôi sẽ không liệt kê ra 68 tài khoản đâu, mà chỉ điểm qua những nhóm tài khoản mà hầu như doanh nghiệp nào cũng phải dùng đến.

Tài sản ngắn hạn & Tiền mặt (TK 111, 112, 131)

Đây là nhóm tài khoản "sống còn" để theo dõi dòng tiền. TK 111 - Tiền mặt, TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Một lưu ý nhỏ là bạn nên tách biệt rõ ràng giữa tiền mặt và tiền ngân hàng. TK 131 - Phải thu của khách hàng cũng rất quan trọng để quản lý công nợ. Nhiều doanh nghiệp siêu nhỏ hay bỏ quên việc theo dõi công nợ chi tiết, dẫn đến thất thoát không đáng có.

Hàng tồn kho (TK 152, 153, 155, 156)

TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu; TK 155 - Thành phẩm; TK 156 - Hàng hóa. Với doanh nghiệp thương mại, TK 156 là tài khoản bạn sẽ dùng nhiều nhất. TT107 cho phép phương pháp tính giá hàng tồn kho đơn giản, nhưng bạn vẫn phải đảm bảo theo dõi được số lượng nhập - xuất - tồn một cách cơ bản.

Tài sản cố định (TK 211, 214)

TK 211 - Tài sản cố định hữu hình, dùng để ghi nhận giá trị của máy móc, thiết bị, xe cộ, nhà cửa... TK 214 - Hao mòn TSCĐ. Đây là phần nhiều người hay lúng túng. Bạn có thể lựa chọn phương pháp khấu hao đơn giản, thậm chí là không trích khấu hao nếu giá trị nhỏ, nhưng phải ghi chép và có căn cứ rõ ràng.

Nợ phải trả & Vốn chủ sở hữu (TK 331, 334, 411)

TK 331 - Phải trả cho người bán, đối ứng với TK 131. TK 334 - Phải trả người lao động, dùng để tính lương, BHXH. TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh, phản ánh số vốn thực tế bạn bỏ vào công ty. Đừng nhầm lẫn giữa vốn điều lệ và vốn thực tế nhé.

Doanh thu & Chi phí (TK 511, 521, 632, 642)

Đây là nhóm tài khoản quyết định lãi lỗ. TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại). TK 632 - Giá vốn hàng bán. TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (tiền điện nước, văn phòng phẩm, lương quản lý...). Việc hạch toán đúng và đủ vào các TK chi phí này sẽ giúp bạn tính được lợi nhuận chính xác, từ đó có cơ sở để tra cứu hóa đơn chi phí một cách hợp lý cho việc quyết toán thuế.

Quy Trình Hạch Toán Cơ Bản Theo Hệ Thống TK 107

Nguyên tắc "Nợ - Có" vẫn là bất di bất dịch. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều ảnh hưởng ít nhất đến hai tài khoản. Tôi lấy vài ví dụ thực tế cho dễ hiểu:

• Mua hàng hóa về nhập kho bằng tiền mặt: Nợ TK 156 (Hàng hóa tăng) / Có TK 111 (Tiền mặt giảm).
• Bán hàng thu tiền ngay vào ngân hàng: Nợ TK 112 (Tiền ngân hàng tăng) / Có TK 511 (Doanh thu tăng). Đồng thời, ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 / Có TK 156.
• Trả lương cho nhân viên bằng chuyển khoản: Nợ TK 334 / Có TK 112.
• Mua máy tính để bàn cho văn phòng (giá trị dưới 30 triệu, có thể coi là CCDC): Nợ TK 242 hoặc 642 (tùy chính sách) / Có TK 111, 112.

Quy trình chung sẽ là: Thu thập chứng từ (Hóa đơn, Phiếu thu/chi) -> Phân loại & Ghi sổ nhật ký chung -> Vào sổ cái các tài khoản -> Lập Bảng cân đối số phát sinh -> Lập Báo cáo tài chính. Nghe thì có vẻ nhiều bước, nhưng nếu bạn làm đều đặn hàng ngày, hàng tuần thì nó sẽ trở nên rất nhẹ nhàng.

Khó Khăn Thực Tế Và Giải Pháp Khi Áp Dụng

Từ kinh nghiệm tư vấn cho nhiều khách hàng, tôi thấy có mấy vấn đề chung mà doanh nghiệp siêu nhỏ hay vướng phải:

1. Thiếu chứng từ gốc hoặc chứng từ không hợp lệ: Đây là "bệnh" phổ biến nhất. Mua hàng không lấy hóa đơn, thanh toán tiền mặt không có phiếu chi... Điều này cực kỳ nguy hiểm khi quyết toán thuế. Giải pháp: Hãy tập thói quen yêu cầu hóa đơn đỏ cho mọi khoản chi, dù nhỏ. Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử ngay khi nhận được.

2. Nhầm lẫn giữa tài sản cá nhân và tài sản công ty: Chủ doanh nghiệp thường dùng tiền cá nhân chi cho công ty và ngược lại, khiến sổ sách rối beng. Giải pháp: Mở tài khoản ngân hàng riêng cho công ty. Mọi thu chi đều qua tài khoản này. Nếu có dùng tiền cá nhân, phải lập phiếu thu/chi rõ ràng, coi như công ty vay hoặc trả nợ cá nhân.

3. Không theo dõi được hàng tồn kho chính xác: Dẫn đến không biết lời lỗ thực tế của mỗi mặt hàng. Giải pháp: Áp dụng sổ sách tối thiểu: Sổ nhập - xuất - tồn. Có thể dùng file Excel đơn giản, ghi chép ngay khi phát sinh.

4. Không hiểu rõ về các khoản thuế phải nộp: Chỉ biết nộp thuế GTGT, TNDN mà quên mất thuế môn bài, thuế TNCN... Giải pháp: Dành thời gian tìm hiểu cơ bản hoặc thuê một kế toán dịch vụ part-time để được tư vấn ban đầu. Các phần mềm kế toán hiện nay cũng có tính năng nhắc lịch và tính toán sẵn các loại thuế.

Lựa Chọn Phần Mềm Hỗ Trợ Hạch Toán & Tra Cứu Hóa Đơn

Trong thời đại số, việc dùng phần mềm là gần như bắt buộc để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Đối với doanh nghiệp áp dụng hệ thống tk theo thông tư 107, bạn nên tìm kiếm phần mềm có các tính năng sau:

• Được thiết kế riêng cho TT107: Có sẵn danh mục tài khoản chuẩn theo thông tư, mẫu biểu báo cáo đơn giản.
• Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, không cần quá nhiều kiến thức kế toán chuyên sâu cũng có thể dùng được.
• Tích hợp tra cứu hóa đơn điện tử: Đây là tính năng cực kỳ quan trọng. Phần mềm cho phép bạn nhập trực tiếp hóa đơn điện tử, tự động lấy dữ liệu, và quan trọng là tra cứu, xác thực tính hợp lệ của hóa đơn với cơ quan thuế. Điều này giúp bạn tránh được rủi ro khi sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không hợp lệ. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp này trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.
• Tự động lên báo cáo: Từ các bút toán nhập vào, phần mềm có thể tự động lên sổ sách, bảng cân đối phát sinh và các báo cáo tài chính theo mẫu của TT107.
• Chi phí phù hợp: Nên chọn gói dịch vụ có chi phí thấp, phù hợp với quy mô siêu nhỏ.

Việc đầu tư một phần mềm tốt ban đầu sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian, công sức và tránh được các sai sót đáng tiếc về sau, đặc biệt là trong việc quản lý và tra cứu hóa đơn đầu vào.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Hệ Thống TK Theo Thông Tư 107

1. Doanh nghiệp tôi mới thành lập, có bắt buộc phải áp dụng TT107 ngay không?
Nếu doanh nghiệp bạn đăng ký thuộc loại hình siêu nhỏ, thì về nguyên tắc là phải áp dụng TT107 ngay từ năm tài chính đầu tiên. Tuy nhiên, năm đầu tiên thường phát sinh ít nghiệp vụ, bạn có thể nhờ kế toán dịch vụ hướng dẫn thiết lập hệ thống ban đầu.

2. Khi nào thì phải chuyển từ TT107 sang TT133?
Khi doanh nghiệp của bạn không còn đủ điều kiện là doanh nghiệp siêu nhỏ nữa (vượt quá 10 lao động HOẶC tổng doanh thu/năm vượt quá 3 tỷ). Bạn phải thông báo với cơ quan thuế và chuyển đổi hệ thống kế toán sang TT133 từ năm tài chính tiếp theo.

3. Tôi có thể tự làm kế toán theo TT107 mà không cần bằng cấp không?
Về mặt pháp lý, Thông tư 107 không yêu cầu người làm kế toán phải có chứng chỉ hành nghề đối với doanh nghiệp siêu nhỏ. Chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự đảm nhiệm. Tuy nhiên, bạn cần có kiến thức cơ bản về nguyên tắc kế toán và hiểu rõ các quy định của thông tư này. Nếu không tự tin, hãy tham gia một khóa học ngắn hạn hoặc thuê dịch vụ kế toán.

4. Việc tra cứu hóa đơn điện tử có quan trọng khi áp dụng TT107 không?
Cực kỳ quan trọng! Dù kế toán đơn giản, nhưng việc sử dụng hóa đơn hợp lệ, hợp pháp là yêu cầu bắt buộc của luật thuế. Phần mềm tra cứu hóa đơn sẽ giúp bạn kiểm tra nhanh chóng hóa đơn có bị hủy, điều chỉnh hay không, từ đó hạch toán chi phí một cách chắc chắn, tránh bị loại trừ khi quyết toán.

5. Chi phí mua phần mềm kế toán có được tính vào chi phí hợp lý không?
Có, nếu phần mềm đó phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp. Bạn cần có hóa đơn mua phần mềm (hóa đơn điện tử) và hạch toán vào chi phí được trừ (TK 642).

---

Tóm lại, hệ thống tk theo thông tư 107 là một công cụ hỗ trợ đắc lực, được thiết kế riêng để giảm gánh nặng hành chính kế toán cho các doanh nghiệp siêu nhỏ. Hiểu và áp dụng đúng nó không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn cung cấp những số liệu tài chính cơ bản, hữu ích để bạn đánh giá và điều hành hoạt động kinh doanh của mình. Đừng ngại đầu tư thời gian tìm hiểu ngay từ đầu, hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các công cụ phần mềm chuyên dụng, đặc biệt là các giải pháp tích hợp tra cứu hóa đơn điện tử, để hành trình khởi nghiệp của bạn được vững chắc và bền vững.