Hóa Đơn Bán Hàng Không Có Thuế GTGT: Hướng Dẫn Đầy Đủ Cho Doanh Nghiệp

Nếu bạn đang kinh doanh, chắc hẳn đã từng nghe qua cụm từ "hóa đơn bán hàng không có thuế GTGT". Nhưng thực chất nó là gì, dùng trong trường hợp nào, và lập ra sao thì không phải ai cũng rõ. Tôi còn nhớ lần đầu nghe kế toán công ty nhắc đến loại hóa đơn này, tôi cũng khá bối rối, tưởng rằng mình đang làm sai quy định nào đó. Thực tế, đây là một loại chứng từ hoàn toàn hợp pháp và phổ biến, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu tường tận mọi khía cạnh về hóa đơn bán hàng không có thuế gtgt, từ định nghĩa, đối tượng áp dụng, cách lập cho đến những sai sót thường gặp cần tránh.

Hóa đơn bán hàng không có thuế GTGT là gì?

Hiểu một cách đơn giản, hóa đơn bán hàng không có thuế GTGT là loại hóa đơn mà trên đó chỉ thể hiện duy nhất giá trị hàng hóa, dịch vụ chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT). Nghĩa là, tổng số tiền người mua phải thanh toán chính bằng giá trị ghi trên hóa đơn, không phải cộng thêm 8% hay 10% thuế VAT như thông thường.

Loại hóa đơn này thường được gọi với nhiều tên khác nhau trong giới kế toán và doanh nghiệp, như hóa đơn bán hàng thông thường, hóa đơn giá trị gia tăng 0%, hay hóa đơn không kê khai thuế. Bản chất của nó xuất phát từ phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp này sẽ không được khấu trừ thuế đầu vào, và do đó, họ xuất hóa đơn không có dòng thuế GTGT riêng biệt. Thuế sẽ được tính trực tiếp trên tổng doanh thu khi kê khai thuế hàng tháng/quý.

Điều này khác hoàn toàn với hóa đơn trực tiếp mà nhiều người hay nhầm lẫn. Hóa đơn trực tiếp là loại hóa đơn đặc thù cho một số giao dịch nhất định, còn hóa đơn không có thuế GTGT này là loại hóa đơn chính thức dùng trong mọi giao dịch của doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp.

Ai được sử dụng hóa đơn bán hàng không thuế?

Không phải doanh nghiệp nào cũng được phép lập và sử dụng hóa đơn bán hàng không có thuế gtgt. Theo quy định hiện hành, chủ yếu là các đối tượng sau:

• Doanh nghiệp, hợp tác xã có doanh thu hàng năm dưới 1 tỷ đồng (trừ trường hợp đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ). Đây là nhóm phổ biến nhất.
• Cá nhân, hộ kinh doanh chưa đăng ký thuế hoặc có doanh thu thấp.
• Doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng, dịch vụ không chịu thuế GTGT theo quy định của Luật Thuế GTGT. Ví dụ: dịch vụ y tế, giảng dạy, bảo hiểm nhân thọ...
• Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp trên doanh thu.

Tôi từng gặp một chủ tiệm tạp hóa nhỏ, anh ấy cứ lo lắng vì hóa đơn mình xuất không có thuế GTGT thì khách hàng là công ty lớn có chấp nhận không. Thực tế, nếu doanh nghiệp của anh ấy thuộc diện được sử dụng loại hóa đơn này và lập đúng quy định, thì hoàn toàn hợp lệ. Bên mua (kể cả doanh nghiệp lớn) vẫn được hạch toán chi phí hợp lý dựa trên tổng giá trị thanh toán ghi trên hóa đơn đó, chỉ là họ không được khấu trừ thuế đầu vào (vì trên hóa đơn không có thuế).

Làm sao để biết mình thuộc diện nào?

Cách chính xác nhất là xem lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Quyết định của cơ quan thuế về phương pháp tính thuế GTGT của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn mới thành lập và doanh thu dự kiến dưới 1 tỷ, bạn thường sẽ mặc định thuộc diện tính thuế trực tiếp và dùng hóa đơn không thuế. Khi doanh thu vượt ngưỡng, bạn cần làm thủ tục chuyển đổi phương pháp tính thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn GTGT (có thuế).

So sánh hóa đơn có thuế và không thuế

Để bạn dễ hình dung hơn, chúng ta cùng xem bảng so sánh dưới đây. Sự khác biệt không chỉ nằm ở hình thức, mà còn ở bản chất pháp lý và tác động tới chi phí.

Như bạn thấy, việc lựa chọn loại hóa đơn nào không phải do bạn tự quyết, mà phụ thuộc vào tình trạng pháp lý và phương pháp tính thuế của doanh nghiệp. Dùng sai loại hóa đơn có thể dẫn đến vi phạm hành chính về thuế. Nếu bạn đang băn khoăn về các loại hóa đơn đặc thù khác, có thể tham khảo thêm bài viết về hóa đơn xăng dầu để có cái nhìn toàn diện hơn.

Cách lập hóa đơn bán hàng không có thuế GTGT

Lập hóa đơn bán hàng không có thuế gtgt tưởng dễ mà không dễ. Sai một ly có thể đi một dặm, nhất là khi cơ quan thuế kiểm tra. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước, kèm theo những lỗi tôi hay thấy các bạn kế toán non trẻ mắc phải.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Dù là hóa đơn điện tử hay giấy, mẫu hóa đơn bán hàng không có thuế gtgt cần có đầy đủ các yếu tố sau:

• Tiêu đề: Ghi rõ "HÓA ĐƠN BÁN HÀNG" hoặc "HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG".
• Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn: Theo thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp.
• Số hóa đơn: Được đánh số thứ tự liên tục.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá.
• Cột thành tiền: Đây là điểm then chốt. Chỉ có MỘT cột "Thành tiền" (hoặc "Tổng cộng tiền thanh toán"). Giá trị tại đây = Số lượng x Đơn giá. KHÔNG có các cột riêng cho "Thuế suất", "Tiền thuế GTGT".
• Chữ ký, họ tên của người bán, người mua (nếu có) và dấu của doanh nghiệp.

Một sai lầm phổ biến là nhiều người vẫn giữ nguyên mẫu hóa đơn GTGT (có thuế) và ghi thuế suất 0% hoặc bỏ trống cột thuế. Cách làm này là SAI về bản chất. Bạn cần sử dụng đúng mẫu hóa đơn dành cho phương pháp trực tiếp, tức là mẫu không thiết kế sẵn các cột liên quan đến thuế GTGT.

Lập hóa đơn điện tử không có thuế GTGT

Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp đã chuyển sang dùng hóa đơn điện tử. Khi sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử, bạn cần lưu ý:

• Khi thiết lập thông tin doanh nghiệp trên phần mềm, phải chọn đúng "Phương pháp tính thuế: Trực tiếp".
• Phần mềm sẽ tự động áp dụng mẫu hóa đơn phù hợp, không hiển thị các trường nhập liệu về thuế suất, tiền thuế.
• Việc tra cứu, xác thực và lưu trữ loại hóa đơn này cũng được thực hiện dễ dàng thông qua các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng, giúp giảm thiểu rủi ro mất mát và sai sót.

Nếu bạn đang tìm hiểu về các quy định mới nhất liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt là những thay đổi từ Thông tư 78, tôi khuyên bạn nên đọc bài hướng dẫn chi tiết về hóa đơn theo Thông tư 78. Nó cung cấp rất nhiều thông tin cập nhật mà mọi doanh nghiệp cần biết.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng

Sau nhiều năm làm việc với đủ loại hóa đơn, tôi rút ra vài điểm mà bất kỳ ai dùng hóa đơn bán hàng không có thuế gtgt cũng nên ghi nhớ:

• Không được khấu trừ thuế đầu vào: Đây là hệ quả lớn nhất. Mọi chi phí mua hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua tài sản cố định) có hóa đơn không thuế hoặc hóa đơn GTGT thông thường, doanh nghiệp bạn đều không được khấu trừ thuế. Toàn bộ số tiền phải thanh toán sẽ được tính hết vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Ảnh hưởng đến khách hàng là doanh nghiệp: Nếu khách hàng của bạn là doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ, họ sẽ không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ khi mua hàng của bạn. Điều này có thể khiến họ ngần ngại hoặc yêu cầu bạn giảm giá. Bạn cần giải thích rõ ràng về tình trạng pháp lý của mình.
• Chuyển đổi phương pháp tính thuế: Khi doanh nghiệp bạn phát triển, doanh thu vượt trên 1 tỷ đồng/năm, bạn bắt buộc phải chuyển sang phương pháp khấu trừ và đăng ký sử dụng hóa đơn GTGT. Việc chuyển đổi cần làm thủ tục với cơ quan thuế và thu hồi/xử lý toàn bộ số hóa đơn không thuế còn tồn.
• Hóa đơn xuất cho cá nhân: Với khách hàng là cá nhân không cần hóa đơn đỏ, việc sử dụng hóa đơn không thuế này thường không gây vấn đề gì. Họ chỉ quan tâm đến tổng tiền phải trả.

Theo một báo cáo của Tổng cục Thuế, có đến gần 65% doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ tại Việt Nam đang áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp và sử dụng loại hóa đơn này (số liệu tham khảo từ Tổng cục Thuế). Điều này cho thấy tính phổ biến của nó trong nền kinh tế.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp tôi dùng hóa đơn không thuế, khi mua hàng của đơn vị có thuế GTGT thì sao?

Bạn vẫn mua bình thường và nhận hóa đơn GTGT từ họ. Tuy nhiên, phần thuế GTGT ghi trên hóa đơn đó, doanh nghiệp bạn sẽ không được khấu trừ. Toàn bộ số tiền (cả tiền hàng và tiền thuế) bạn thanh toán sẽ được hạch toán vào chi phí hợp lý.

Tôi có thể "chuyển đổi" hóa đơn không thuế thành hóa đơn có thuế được không?

Không thể. Hai loại hóa đơn này có bản chất pháp lý khác nhau, gắn với phương pháp tính thuế khác nhau của người bán. Bạn không thể tự ý thêm dòng thuế vào hóa đơn không thuế. Nếu cần xuất hóa đơn có thuế, doanh nghiệp bạn phải đủ điều kiện và làm thủ tục chuyển đổi phương pháp tính thuế với cơ quan thuế trước.

Khách hàng yêu cầu hóa đơn đỏ (GTGT) trong khi tôi chỉ được dùng hóa đơn không thuế, phải làm sao?

Bạn cần giải thích rõ tình hình doanh nghiệp mình cho khách hàng. Nếu họ vẫn yêu cầu, bạn có hai lựa chọn: (1) Từ chối giao dịch (nếu không thể đáp ứng); (2) Xem xét làm thủ tục đăng ký chuyển sang phương pháp khấu trừ thuế GTGT nếu doanh nghiệp bạn đã đủ điều kiện (doanh thu > 1 tỷ/năm). Việc này cần thời gian và chỉ nên làm nếu nhu cầu từ khách hàng lớn và thường xuyên.

Khi nào tôi bắt buộc phải chuyển sang dùng hóa đơn có thuế GTGT?

Khi tổng doanh thu từ bán hàng hóa, dịch vụ của năm trước liền kề vượt quá 1 tỷ đồng (trừ trường hợp bạn đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ ngay từ đầu). Bạn phải thông báo với cơ quan thuế và chuyển đổi trong năm tiếp theo.

Kết luận

Tóm lại, hóa đơn bán hàng không có thuế gtgt không phải là thứ gì đó "kém chất lượng" hay bất hợp pháp. Nó đơn giản là công cụ phù hợp cho một nhóm đối tượng doanh nghiệp cụ thể - những doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp. Hiểu rõ bản chất, cách lập và những hạn chế của nó sẽ giúp bạn vận hành doanh nghiệp trơn tru, tránh được những rắc rối không đáng có với cơ quan thuế và đối tác.

Việc quản lý loại hóa đơn này, đặc biệt khi số lượng giao dịch tăng lên, sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều nếu bạn biết tận dụng công nghệ. Các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn và hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn lập hóa đơn chuẩn xác, nhanh chóng mà còn hỗ trợ lưu trữ, tra cứu và báo cáo một cách hiệu quả. Hãy lựa chọn công cụ phù hợp để tập trung vào kinh doanh, thay vì loay hoay với những con số và chứng từ.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến chủ đề này hoặc các vấn đề về hóa đơn điện tử nói chung, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm trong danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi. Chúc bạn kinh doanh thuận lợi!