Hóa Đơn Bán Hàng Theo Thông Tư 78: A-Z Cho DN

Giới thiệu về hóa đơn bán hàng theo Thông tư 78

Chào bạn, nếu bạn là một chủ doanh nghiệp hoặc người làm kế toán, chắc hẳn bạn đã nghe đến Phần mềm tra cứu hóa đơn rồi đúng không? Đặc biệt là cái tên hóa đơn bán hàng theo thông tư 78. Nghe thì có vẻ khô khan và phức tạp, nhưng thực tế, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của bạn đấy. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ tất tần tật về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, từ những khái niệm cơ bản đến cách áp dụng thực tế, giúp bạn an tâm hơn trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Thông tư 78 là gì và tại sao nó quan trọng?

Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nó thay thế cho các thông tư cũ như Thông tư 32 và Thông tư 68, đánh dấu một bước chuyển mình quan trọng trong việc số hóa quy trình quản lý hóa đơn của doanh nghiệp Việt Nam. Tại sao nó lại quan trọng ư? Đơn giản thôi, nó giúp:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy.
• Tăng tính minh bạch: Dễ dàng tra cứu, đối chiếu hóa đơn, giảm thiểu rủi ro gian lận.
• Thuận tiện: Dễ dàng gửi, nhận hóa đơn qua mạng, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Nói chung, hóa đơn bán hàng theo thông tư 78 không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý, mà còn là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Đối tượng áp dụng Thông tư 78 về hóa đơn bán hàng

Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đều phải áp dụng Thông tư 78. Cụ thể, bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo các thông tư cũ.
• Doanh nghiệp mới thành lập.
• Hộ, cá nhân kinh doanh có quy mô lớn.

Tuy nhiên, có một số trường hợp được tạm thời sử dụng hóa đơn giấy theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tốt nhất, bạn nên tìm hiểu kỹ để biết doanh nghiệp mình có thuộc diện bắt buộc áp dụng hay không nhé. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm bán hàng, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó hỗ trợ tạo và quản lý hóa đơn bán hàng theo thông tư 78.

Các loại hóa đơn theo Thông tư 78

Thông tư 78 quy định các loại hóa đơn điện tử sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Sử dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Sử dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hộ, cá nhân kinh doanh.
• Hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Việc lựa chọn loại hóa đơn phù hợp phụ thuộc vào phương pháp kê khai thuế của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn chưa chắc chắn, hãy tham khảo ý kiến của kế toán hoặc cơ quan thuế.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn bán hàng theo TT78

Một hóa đơn bán hàng theo thông tư 78 hợp lệ cần có đầy đủ các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có).
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Tổng số tiền thanh toán, thuế suất thuế GTGT (nếu có), tổng tiền thuế GTGT (nếu có).
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
• Chữ ký điện tử của người bán và người mua (nếu có).

Ngoài ra, hóa đơn có thể có thêm các thông tin khác như logo, thông tin liên hệ của doanh nghiệp. Hãy đảm bảo rằng tất cả các thông tin trên hóa đơn đều chính xác và đầy đủ.

Lập và quản lý hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Để lập và quản lý hóa đơn bán hàng theo thông tư 78, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
2. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp.
3. Thiết lập thông tin doanh nghiệp trên phần mềm.
4. Lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
5. Ký số hóa đơn bằng chữ ký điện tử.
6. Gửi hóa đơn cho người mua.
7. Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định.

Quá trình này có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động hóa bằng phần mềm. Sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý hóa đơn điện tử trên thị trường. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn quản lý hóa đơn một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Một số tiêu chí để lựa chọn phần mềm:

• Uy tín của nhà cung cấp.
• Tính năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
• Khả năng tích hợp với các phần mềm khác (kế toán, bán hàng...).
• Chi phí hợp lý.
• Dịch vụ hỗ trợ tốt.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp Phần mềm tra cứu hóa đơn, hãy cân nhắc các yếu tố trên để đưa ra lựa chọn tốt nhất.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Việc tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 khá đơn giản. Bạn có thể tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Thông tin cần thiết để tra cứu bao gồm:

• Mã số thuế của người bán.
• Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn.

Việc tra cứu hóa đơn giúp bạn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và đảm bảo quyền lợi của mình.

Xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Trong quá trình lập hóa đơn, không tránh khỏi những sai sót. Theo Thông tư 78, việc xử lý sai sót được thực hiện theo các bước sau:

1. Phát hiện sai sót.
2. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (nếu sai sót ảnh hưởng đến số tiền thuế).
3. Xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (tùy thuộc vào loại sai sót).
4. Gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho người mua.

Quan trọng là phải xử lý sai sót kịp thời và đúng quy định để tránh bị xử phạt.

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định

Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, bảo mật trong thời gian 10 năm. Doanh nghiệp có thể lưu trữ trên hệ thống của mình hoặc thuê dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba. Quan trọng là phải đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hóa đơn khi cần thiết.

Nếu bạn dùng phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử, thường thì họ sẽ lo luôn vụ lưu trữ này cho mình. Khá là tiện.

So sánh hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 và Thông tư 78

Dưới đây là bảng so sánh một số điểm khác biệt chính giữa hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 và Thông tư 78:

Thông tư 78 có nhiều quy định chặt chẽ hơn so với Thông tư 32, nhằm tăng cường tính minh bạch và hiệu quả quản lý hóa đơn.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn bán hàng theo Thông tư 78

1. Doanh nghiệp tôi có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 không?

Hầu hết các doanh nghiệp đều phải áp dụng, trừ một số trường hợp được tạm thời sử dụng hóa đơn giấy theo quy định.

2. Tôi có thể tự tạo hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 được không?

Có, bạn có thể tự tạo hóa đơn điện tử nếu đáp ứng các điều kiện về chữ ký điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử.

3. Tra cứu Mẫu Hóa Đơn Xăng Dầu theo TT78 có khác gì so với các loại hóa đơn khác không?

Về cơ bản là không khác biệt. Chỉ cần đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định.

4. Chi phí sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử là bao nhiêu?

Chi phí tùy thuộc vào nhà cung cấp và gói dịch vụ bạn chọn. Thường thì sẽ có các gói theo số lượng hóa đơn phát hành.

5. Tôi có thể sử dụng Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Tổng Cục Thuế thay cho phần mềm hóa đơn điện tử được không?

Tra cứu hóa đơn là một chuyện, còn việc tạo và quản lý hóa đơn lại là chuyện khác. Bạn vẫn cần phần mềm để tạo hóa đơn theo đúng chuẩn.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn bán hàng theo thông tư 78. Việc áp dụng hóa đơn điện tử là một xu hướng tất yếu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hãy chủ động tìm hiểu và áp dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé!