Hóa đơn điện tử có cần in ra không? Giải đáp từ A-Z cho doanh nghiệp

Chào bạn, có lẽ bạn đang ngồi trước máy tính, nhìn đống hóa đơn điện tử vừa xuất và tự hỏi: "Có cần phải in cái này ra không nhỉ?" Tôi cũng từng ở trong hoàn cảnh đó, nhất là khi mới chuyển đổi số, cứ thấy không có tờ giấy nào trong tay là lo lắng, sợ sai quy định. Thực tế, câu hỏi hóa đơn điện tử có cần in ra không là băn khoăn chung của rất nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ góc nhìn từ cả trải nghiệm cá nhân lẫn quy định pháp lý mới nhất, giúp bạn có câu trả lời rõ ràng và đưa ra quyết định phù hợp nhất cho công ty mình.

Quy định pháp lý: Có bắt buộc phải in hóa đơn điện tử không?

Đây là phần quan trọng nhất mà mọi người hay nhầm lẫn. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử, pháp luật KHÔNG bắt buộc doanh nghiệp phải in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ hay giao cho khách hàng. Bản chất của hóa đơn điện tử là dữ liệu điện tử, được xác thực bằng chữ ký số và lưu trữ trên hệ thống. Nó có giá trị pháp lý tương đương, thậm chí trong nhiều trường hợp còn ưu việt hơn hóa đơn giấy truyền thống.

Tuy nhiên, luật cũng quy định rõ: Khi khách hàng có yêu cầu, doanh nghiệp phải cung cấp hóa đơn điện tử cho họ dưới dạng có thể đọc, lưu trữ và in ra được. Thường thì bạn sẽ gửi file PDF qua email hoặc tin nhắn. Việc in ra từ file đó là quyền của khách hàng, không phải nghĩa vụ bắt buộc của bạn. Tóm lại, về mặt pháp lý, câu trả lời cho "hóa đơn điện tử có cần in ra không" là KHÔNG. Nhưng trên thực tế, có nhiều yếu tố khác khiến chúng ta vẫn phải cân nhắc.

Ưu và nhược điểm của việc in hóa đơn điện tử ra giấy

Dù không bắt buộc, nhiều doanh nghiệp vẫn in. Vậy tại sao? Hãy cùng phân tích ưu nhược điểm.

Ưu điểm khi in hóa đơn điện tử ra giấy

• Phù hợp thói quen truyền thống: Nhiều khách hàng, đặc biệt là cá nhân lớn tuổi hoặc doanh nghiệp nhỏ, vẫn thích cầm tờ hóa đơn giấy trên tay. Nó mang lại cảm giác "chắc chắn", dễ kiểm tra.
• Tiện cho một số thủ tục: Một số ngân hàng, cơ quan khi làm thủ tục vẫn yêu cầu nộp bản in (dù điều này đang dần thay đổi). Hoặc đơn giản là để kẹp cùng chứng từ gốc khi thanh toán.
• Dễ dàng tra cứu tạm thời: Với những ai chưa quen với việc tra cứu hóa đơn trên phần mềm, việc lục lại tập hóa đơn giấy có vẻ nhanh hơn.

Nhược điểm không thể bỏ qua

• Tốn kém chi phí: Mực in, giấy in, bảo trì máy... những chi phí tưởng nhỏ nhưng cộng dồn lại rất đáng kể, nhất là với doanh nghiệp có lượng hóa đơn lớn.
• Phản tác dụng của chuyển đổi số: In ra giấy làm mất đi ý nghĩa ban đầu của hóa đơn điện tử là bảo vệ môi trường, tiết kiệm và tối ưu hóa quy trình.
• Rủi ro mất mát, hư hỏng: Giấy dễ rách, mờ, thất lạc. Trong khi đó, dữ liệu điện tử được lưu trữ đúng cách sẽ an toàn và bền vững hơn rất nhiều.
• Khó khăn trong tra cứu, thống kê: Khi cần tìm một hóa đơn cũ hoặc tổng hợp dữ liệu, việc lục lại đống giấy tờ sẽ mất thời gian kinh khủng so với việc dùng tính năng tìm kiếm trên phần mềm tra cứu hóa đơn.

Khi nào doanh nghiệp NÊN in hóa đơn điện tử ra giấy?

Từ kinh nghiệm của tôi và nhiều đơn vị tư vấn, có một số trường hợp cụ thể mà việc in ra là hợp lý, thậm chí cần thiết:

• Khách hàng yêu cầu bản in: Đây là trường hợp phổ biến nhất. Nếu khách hàng (đặc biệt là đối tác lớn, cơ quan nhà nước) yêu cầu bản cứng để làm thủ tục nội bộ, bạn nên đáp ứng. Sự hài lòng của khách hàng là trên hết.
• Phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra thuế: Mặc dù về nguyên tắc, thanh tra viên có thể kiểm tra trực tiếp trên hệ thống, nhưng việc chuẩn bị sẵn một bộ hồ sơ bản in được sắp xếp khoa học sẽ tạo thiện cảm và giúp công việc diễn ra suôn sẻ hơn. Tuy nhiên, đây không phải là yêu cầu bắt buộc.
• Lưu trữ vật lý cho các giao dịch đặc biệt: Với những hợp đồng, dự án quan trọng có giá trị lớn, nhiều doanh nghiệp vẫn muốn có một bản in để lưu kho cùng các tài liệu gốc khác.
• Ngành nghề đặc thù: Ví dụ, trong lĩnh vực y tế, một số bệnh viện vẫn in hóa đơn để bệnh nhân tiện mang đi các nơi khác. Bạn có thể tham khảo thêm quy trình tại bài viết về hóa đơn điện tử bệnh viện để hiểu rõ hơn.

Khi nào doanh nghiệp KHÔNG CẦN in hóa đơn điện tử?

Phạm vi này ngày càng mở rộng nhờ sự phát triển của công nghệ và thay đổi nhận thức:

• Giao dịch thông thường với khách hàng cá nhân: Phần lớn khách hàng hiện nay đã quen với việc nhận hóa đơn qua email/Zalo. Gửi file PDF là đủ.
• Giao dịch B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp): Các đối tác làm ăn chuyên nghiệp thường có hệ thống kế toán điện tử riêng. Họ chỉ cần file dữ liệu (xml, pdf) để nhập vào hệ thống, không cần bản in.
• Khi đã có hệ thống lưu trữ điện tử an toàn: Nếu doanh nghiệp bạn đã đầu tư một hệ thống lưu trữ đám mây (Cloud) an toàn, có sao lưu định kỳ và tuân thủ quy định về thời gian lưu trữ (ít nhất 10 năm), thì việc in ra gần như là thừa.
• Xuất khẩu: Trong giao dịch xuất khẩu, hóa đơn điện tử quốc tế (e-invoice) là chuẩn mực. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này qua bài hướng dẫn toàn diện về hóa đơn xuất khẩu điện tử.

Giải pháp lưu trữ thay thế việc in ấn truyền thống

Thay vì in ra và chất đống giấy tờ, đây là những giải pháp hiện đại và hiệu quả hơn mà bạn nên áp dụng:

• Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp: Đây là chìa khóa. Một phần mềm tốt không chỉ giúp bạn lưu trữ an toàn mà còn cho phép tìm kiếm, tra cứu, xuất báo cáo cực kỳ nhanh chóng. Khi cần, bạn chỉ việc xuất file PDF từ phần mềm ra, không cần lục tìm.
• Lưu trữ đám mây có mã hóa: Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây uy tín (có trung tâm dữ liệu tại Việt Nam để tuân thủ luật) và đảm bảo dữ liệu được mã hóa.
• Thiết lập quy trình nội bộ rõ ràng: Quy định rõ trong công ty: hóa đơn nào cần in, hóa đơn nào không; ai có quyền in; hóa đơn in ra được lưu ở đâu... Điều này tránh lãng phí và hỗn loạn.
• Chủ động với khách hàng: Thông báo với khách hàng ngay từ đầu rằng bạn đang áp dụng hóa đơn điện tử và sẽ gửi hóa đơn qua email. Hướng dẫn họ cách tải hóa đơn và lưu trữ. Điều này vừa chuyên nghiệp, vừa góp phần thay đổi thói quen chung.

Bảng so sánh chi tiết: In hóa đơn điện tử vs Không in

Câu hỏi thường gặp về việc in hóa đơn điện tử

1. Nếu không in, khi thanh tra thuế đến, tôi phải xuất trình hóa đơn thế nào?
Bạn có thể cung cấp cho thanh tra viên truy cập vào hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, hoặc xuất file PDF từ hệ thống đó ra để họ kiểm tra. Pháp luật chấp nhận điều này.

2. Khách hàng mất hóa đơn điện tử và yêu cầu tôi cung cấp lại bản in, tôi có phải in không?
Bạn không có nghĩa vụ in lại, nhưng có nghĩa vụ cung cấp lại bản điện tử (file PDF) cho họ. Bạn có thể gửi lại email hoặc hướng dẫn họ tự tra cứu hóa đơn trên cổng thông tin của bạn (nếu có). Tuy nhiên, trong tinh thần hỗ trợ khách hàng, việc in một bản mới đôi khi là cần thiết để giữ mối quan hệ.

3. Tôi kinh doanh xăng dầu, hóa đơn xăng có cần in không?
Ngành xăng dầu có đặc thù riêng. Thông thường, khách hàng mua xăng tại cột bơm vẫn cần hóa đơn giấy để làm thủ tục. Bạn nên tham khảo kỹ hơn tại bài viết hướng dẫn đầy đủ về hóa đơn xăng để có quyết định phù hợp.

4. Lưu trữ điện tử có đảm bảo an toàn tuyệt đối không?
Không có gì là tuyệt đối, nhưng lưu trữ điện tử với cơ chế sao lưu nhiều tầng (ví dụ: 1 bản tại máy chủ công ty, 1 bản trên cloud, 1 bản trên ổ cứng rời) sẽ an toàn hơn rất nhiều so với một tập giấy để trong tủ có nguy cơ ẩm mốc, hỏa hoạn.

Kết luận & Lời khuyên từ chuyên gia

Vậy, cuối cùng thì hóa đơn điện tử có cần in ra không? Câu trả lời của tôi là: Hãy in khi CẦN, đừng in theo THÓI QUEN.

Xu hướng tất yếu của quản trị hiện đại là số hóa toàn diện. Việc ôm đồm in tất cả hóa đơn điện tử ra giấy giống như bạn mua một chiếc xe hơi điện nhưng vẫn kéo theo một bình xăng dự phòng vậy, vừa tốn kém vừa phi logic. Thay vào đó, hãy tập trung nguồn lực vào việc đầu tư một hệ thống phần mềm tra cứu hóa đơn tốt, xây dựng quy trình lưu trữ điện tử bài bản và đào tạo nhân viên, khách hàng làm quen với môi trường không giấy tờ.

Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể mỗi năm, mà còn nâng cao hiệu quả làm việc, tính chuyên nghiệp và góp phần vào công cuộc chuyển đổi số chung. Hãy bắt đầu từ hôm nay: xem xét lại quy trình in ấn, tìm hiểu một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn phù hợp, và mạnh dạn giảm thiểu việc in ấn không cần thiết. Bạn sẽ thấy mọi thứ trở nên nhẹ nhàng và thông minh hơn rất nhiều.