Hóa Đơn Điện Tử Không Có Mẫu Số: Hiểu Đúng & Xử Lý An Toàn

Hóa đơn điện tử không có mẫu số là gì?

Chắc hẳn không ít kế toán hay chủ doanh nghiệp đã từng giật mình khi nhận được một hóa đơn điện tử mà trên đó trống trơn phần "Mẫu số". Thay vì những ký hiệu quen thuộc như 01GTKT3/001 hay 02GTTT3/001, thì ô đó lại để trống hoặc ghi "...". Tôi cũng đã từng rất hoang mang khi lần đầu gặp phải trường hợp này, không biết nên xử lý ra sao, có được kê khai thuế hay không.

Về bản chất, hóa đơn điện tử không có mẫu số là hóa đơn được tạo và phát hành trên môi trường điện tử nhưng thiếu thông tin về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính. Thông tin này thường nằm ở phần đầu hóa đơn, cùng với ký hiệu seri.

Tại sao lại xuất hiện hóa đơn không có mẫu số?

Không phải tự nhiên mà hóa đơn lại thiếu thông tin quan trọng này. Theo kinh nghiệm của tôi và tìm hiểu từ các chuyên gia, có mấy lý do chính sau:

• Lỗi kỹ thuật từ phần mềm hóa đơn điện tử: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Trong quá trình chuyển đổi số, nhiều phần mềm chưa được cập nhật đầy đủ hoặc có lỗi trong quy trình tạo hóa đơn, dẫn đến việc bỏ sót trường thông tin này. Đặc biệt là với các phần mềm tự phát triển nội bộ hoặc không được kiểm định kỹ.
• Doanh nghiệp phát hành chưa nắm rõ quy định: Một số doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập, hoặc người phụ trách chưa được đào tạo bài bản có thể không biết cách thiết lập mẫu số, ký hiệu hóa đơn trong hệ thống của mình.
• Hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp: Đây là trường hợp đáng lo ngại nhất. Các đối tượng làm giả hóa đơn có thể tạo ra những mẫu hóa đơn "lỗi" cố ý để đánh lừa, hoặc sử dụng phần mềm không chính thống. Bạn có thể tìm hiểu thêm về vấn đề này trong bài viết phân tích chuyên sâu về hóa đơn điện tử giả.
• Xuất hóa đơn từ một số dịch vụ đặc thù: Một số ít trường hợp, như hóa đơn từ dịch vụ viễn thông, internet (được phát hành bởi các tập đoàn lớn) đôi khi có định dạng khác biệt và có thể không hiển thị mẫu số theo cách thông thường, nhưng vẫn hợp pháp.

Hóa đơn không có mẫu số có hợp lệ không?

Câu trả lời ngắn gọn là: KHÔNG, nếu nó thiếu thông tin bắt buộc.

Căn cứ vào Thông tư 78/2021/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 91/2022/TT-BTC) về hóa đơn điện tử, một hóa đơn hợp lệ, hợp pháp bắt buộc phải có đầy đủ các tiêu thức theo quy định. Trong đó, "Ký hiệu mẫu số hóa đơn" và "Ký hiệu hóa đơn" là những thông tin bắt buộc.

Nếu hóa đơn điện tử không có mẫu số, về mặt pháp lý, nó đã không đáp ứng đủ điều kiện về hình thức. Cơ quan thuế có quyền từ chối chấp nhận hóa đơn này làm chứng từ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Việc này có thể dẫn đến những thiệt hại tài chính trực tiếp cho doanh nghiệp của bạn.

Rủi ro khi nhận hóa đơn điện tử không có mẫu số

Đừng chủ quan nghĩ rằng "hóa đơn có số tiền, có tên công ty là được". Việc chấp nhận một hóa đơn không có mẫu số tiềm ẩn nhiều rủi ro khôn lường:

• Không được khấu trừ thuế GTGT: Đây là rủi ro lớn nhất. Toàn bộ số tiền thuế GTGT trên hóa đơn đó sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bạn phải tự gánh chịu.
• Không được tính vào chi phí hợp lý: Toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn có thể bị loại ra khỏi chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, dẫn đến số thuế TNDN phải nộp tăng lên.
• Bị phạt hành chính về thuế: Hành vi sử dụng hóa đơn không hợp lệ, không hợp pháp có thể bị xử phạt theo quy định của Luật Quản lý thuế.
• Rủi ro từ hóa đơn giả: Rất có thể đây là hóa đơn giả được tạo ra để hợp thức hóa các giao dịch không có thực, mua bán hóa đơn. Nếu nhỡ dính vào các vụ án kinh tế, việc giải trình sẽ vô cùng phức tạp.
• Mất uy tín trong quản trị nội bộ: Thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và yếu kém trong khâu kiểm soát chứng từ đầu vào của doanh nghiệp.

So sánh hóa đơn hợp lệ và không hợp lệ

Cách kiểm tra và xử lý khi nhận hóa đơn không có mẫu số

Vậy, khi lỡ nhận được một hóa đơn như vậy, bạn nên làm gì? Đừng vội hạch toán hay thanh toán. Hãy làm theo các bước sau:

1. Liên hệ ngay với người bán: Phản ánh lỗi trên hóa đơn và yêu cầu họ xuất lại hóa đơn mới hợp lệ, có đầy đủ mẫu số, ký hiệu. Đa phần trường hợp là do lỗi kỹ thuật và họ sẵn sàng điều chỉnh.
2. Kiểm tra tính xác thực của hóa đơn: Truy cập trang Cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế để xác minh thông tin hóa đơn (dù không có mẫu số, bạn vẫn có thể thử với các thông tin khác như mã số thuế người bán, số hóa đơn, ngày tháng).
3. Sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp: Để tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác, bạn nên sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng. Các công cụ này không chỉ giúp tra cứu nhanh mà còn có thể phát hiện các dấu hiệu bất thường khác, tích hợp với hệ thống kế toán của bạn. Đây là một bước quan trọng trong quy trình kiểm soát chứng từ điện tử hiện đại.
4. Không chấp nhận thanh toán nếu chưa có hóa đơn hợp lệ: Giữ nguyên tắc "đúng chứng từ thì mới thanh toán". Điều này tạo áp lực buộc đối tác phải chỉnh sửa.
5. Trường hợp đối tác không hợp tác: Nếu người bán từ chối xuất lại hóa đơn hợp lệ, bạn cần cân nhắc dừng giao dịch và tìm nhà cung cấp khác. Tiếp tục sử dụng hóa đơn đó là mạo hiểm với chính doanh nghiệp mình.

Giải pháp phòng tránh cho doanh nghiệp

Phòng bệnh hơn chữa bệnh. Để không bao giờ rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan với những hóa đơn không có mẫu số, doanh nghiệp cần có giải pháp chủ động:

• Đào tạo nhân sự: Đảm bảo bộ phận kế toán, mua hàng, thanh toán đều nắm rõ các tiêu chí của một hóa đơn điện tử hợp lệ. Tổ chức các buổi training nhỏ về các lỗi thường gặp, trong đó có lỗi thiếu mẫu số.
• Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ (SOP): Xây dựng quy trình rõ ràng: bất kỳ hóa đơn điện tử nào nhận được từ nhà cung cấp đều phải được kiểm tra tự động hoặc thủ công các trường bắt buộc (trong đó có mẫu số, ký hiệu, chữ ký số) TRƯỚC KHI đưa vào hạch toán và thanh toán. Bạn có thể tham khảo thêm về tầm quan trọng của chữ ký số trong bài viết về hóa đơn điện tử không có chữ ký số.
• Đầu tư phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Nếu bạn là người bán, hãy chọn các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính chứng nhận, có uy tín trên thị trường. Điều này không chỉ tránh lỗi cho đối tác của bạn mà còn bảo vệ chính doanh nghiệp. Tìm hiểu kỹ về các tiêu chuẩn trong hướng dẫn toàn diện về hóa đơn điện tử GDT.
• Sử dụng công cụ kiểm tra tự động: Áp dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm tra cứu và xác thực hóa đơn tự động. Các phần mềm này có thể tích hợp vào quy trình làm việc, tự động quét và báo lỗi ngay khi phát hiện hóa đơn thiếu thông tin bắt buộc như mẫu số, giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ rủi ro do sơ suất của con người. Việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn đã trở thành xu hướng tất yếu.
• Làm việc với nhà cung cấp có uy tín: Xây dựng mối quan hệ với các đối tác có quy trình rõ ràng, sử dụng công nghệ bài bản. Họ thường ít khi mắc những lỗi sơ đẳng như vậy.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hóa đơn điện tử không có mẫu số có được thanh toán không?

Không nên. Bạn chỉ nên tiến hành thanh toán sau khi đã nhận được hóa đơn điều chỉnh hợp lệ, có đầy đủ mẫu số. Thanh toán trước sẽ khiến bạn mất thế chủ động trong việc yêu cầu chỉnh sửa.

Tôi đã lỡ hạch toán hóa đơn không có mẫu số thì phải làm sao?

Bạn cần liên hệ ngay với người bán để yêu cầu hóa đơn thay thế hợp lệ. Sau khi có hóa đơn mới, bạn thực hiện điều chỉnh lại bút toán trên sổ sách kế toán: hủy bỏ bút toán cũ (nếu có thể) và ghi nhận lại với hóa đơn mới. Trong trường hợp không lấy được hóa đơn hợp lệ, bạn phải loại bỏ hóa đơn đó ra khỏi chi phí và điều chỉnh lại tờ khai thuế, đồng thời chuẩn bị tinh thần giải trình nếu bị cơ quan thuế kiểm tra.

Có trường hợp ngoại lệ nào cho hóa đơn không có mẫu số không?

Về nguyên tắc pháp lý, không có ngoại lệ. Tất cả hóa đơn điện tử khi lập phải có đầy đủ các tiêu thức theo quy định, bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn. Một số định dạng hóa đơn đặc biệt (ví dụ từ ngân hàng, viễn thông) vẫn phải tuân thủ và thông tin này có thể được thể hiện ở một vị trí khác hoặc dưới dạng mã quy ước, nhưng không có nghĩa là được phép để trống.

Làm sao để phân biệt lỗi vô ý và hóa đơn giả?

Thông thường, nếu là lỗi vô ý (do phần mềm), người bán sẽ nhiệt tình hợp tác sửa lỗi ngay khi được thông báo. Nếu là hóa đơn giả, họ thường tỏ ra chần chừ, đưa ra nhiều lý do, hoặc thậm chí từ chối. Hãy kết hợp kiểm tra trên cổng tra cứu của Tổng cục Thuế. Nếu hóa đơn không tồn tại trên hệ thống, khả năng cao là giả mạo.

Tóm lại, hóa đơn điện tử không có mẫu số là một dấu hiệu cảnh báo rõ ràng về tính hợp lệ của chứng từ. Doanh nghiệp cần tỉnh táo, thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ và ứng dụng công nghệ, đặc biệt là các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, để tự bảo vệ mình khỏi những rủi ro về thuế và pháp lý không đáng có. Đừng vì một chút tiện lợi hay nể nang mà đánh đổi bằng sự an toàn của cả doanh nghiệp.