Hóa Đơn Điện Tử Không Hợp Lệ: Nguyên Nhân, Hậu Quả Và Cách Xử Lý

Nguyên nhân khiến hóa đơn điện tử không hợp lệ

Chuyện hóa đơn điện tử không hợp lệ nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế nó là cơn ác mộng của không ít kế toán viên và chủ doanh nghiệp. Tôi từng chứng kiến một công ty bạn tôi bị truy thu thuế chỉ vì một lỗi nhỏ trong mã số thuế người mua. Họ cứ nghĩ đã xuất hóa đơn là xong, ai ngờ...

Vậy đâu là những lý do phổ biến nhất? Thứ nhất, và cũng là lỗi tôi thấy nhiều nhất, là sai thông tin trên hóa đơn. Cái này bao gồm sai tên công ty, sai mã số thuế, sai địa chỉ. Nghe thì có vẻ hiển nhiên, nhưng khi làm ồ ạt, nhập liệu tay, lỗi là chuyện thường. Một lỗi khác là hóa đơn không đúng mẫu quy định. Bạn có biết Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định rất chi tiết về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử không? Thiếu một trong số đó, coi như hóa đơn đó không hợp lệ. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết hướng dẫn chi tiết về hóa đơn hợp lệ theo Thông tư 78 của chúng tôi.

Nguyên nhân thứ ba đến từ việc ký số không đúng quy cách. Chữ ký số phải còn hiệu lực và được cấp bởi tổ chức được phép. Tôi gặp trường hợp một doanh nghiệp dùng chữ ký số hết hạn để ký hàng loạt hóa đơn, kết quả là toàn bộ số hóa đơn đó bị hệ thống cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế từ chối. Cuối cùng, một vấn đề khá nhức nhối là hóa đơn giả, hóa đơn khống. Có những đơn vị cung cấp dịch vụ làm hóa đơn "ảo" để giúp doanh nghiệp gian lận thuế. Sử dụng những hóa đơn này không chỉ là không hợp lệ mà còn có thể dẫn đến truy cứu trách nhiệm hình sự.

Lỗi từ phía người bán và người mua

Đôi khi, lỗi không chỉ từ một phía. Người bán có thể xuất hóa đơn sai nghiệp vụ, sai giá trị. Người mua, đặc biệt là các cá nhân, có thể cung cấp thông tin sai khi yêu cầu xuất hóa đơn. Tôi nhớ có lần đi mua máy tính, nhân viên hỏi "Anh có cần xuất hóa đơn công ty không?", tôi ghi đại tên công ty và mã số thuế, may mà sau đó kiểm tra lại kịp. Nếu không, hóa đơn đó coi như vô dụng cho việc kê khai của họ.

Hậu quả nghiêm trọng khi hóa đơn không hợp lệ

Nhiều người vẫn chủ quan, nghĩ rằng "hóa đơn điện tử không hợp lệ thì sao, cứ kê khai bình thường". Đó là một suy nghĩ cực kỳ nguy hiểm. Hậu quả đầu tiên và trực tiếp nhất là bạn sẽ KHÔNG ĐƯỢC KHẤU TRỪ, HOÀN THUẾ GTGT. Cơ quan thuế sẽ loại bỏ toàn bộ số tiền thuế trên hóa đơn không hợp lệ đó ra khỏi phần được khấu trừ của bạn. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chịu thêm chi phí thuế, lợi nhuận bị bào mòn.

Không dừng lại ở đó, nếu số lượng hóa đơn không hợp lệ nhiều, hoặc có dấu hiệu cố ý gian lận, doanh nghiệp có thể bị ấn định thuế. Tức là cơ quan thuế sẽ tự ước tính doanh thu và mức thuế bạn phải nộp, thường là cao hơn nhiều so với thực tế. Chưa kể đến các khoản phạt hành chính. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng hóa đơn không hợp lệ để khấu trừ thuế có thể bị phạt tiền từ 2-5 triệu đồng cho mỗi hóa đơn vi phạm. Cứ nhân lên với số lượng hóa đơn hàng tháng mà xem, đó là một con số không hề nhỏ.

Ở mức độ nghiêm trọng hơn, việc mua bán, sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn khống có thể bị xử lý hình sự về tội trốn thuế. Uy tín của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng nặng nề. Đối tác sẽ nghi ngờ về tính minh bạch và chuyên nghiệp của bạn. Tôi từng thấy một công ty thầu bị loại khỏi một gói thầu lớn chỉ vì trong hồ sơ năng lực có dính đến lùm xùm về hóa đơn không hợp lệ trong quá khứ.

Phân biệt hóa đơn hợp lệ và không hợp lệ

Vậy làm sao để biết một hóa đơn điện tử là hợp lệ hay không? Đừng chỉ nhìn vào cái hình thức nó có vẻ "đàng hoàng". Bạn cần kiểm tra kỹ những yếu tố sau. Tôi thường làm theo một checklist nho nhỏ để đảm bảo không bỏ sót thứ gì.

Một công cụ hữu ích mà ít doanh nghiệp tận dụng triệt để là tính năng tra cứu hóa đơn. Bạn nên sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn nhận được ngay lập tức. Việc này giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề, tránh tích tụ lỗi đến cuối kỳ kê khai. Đặc biệt, với các hóa đơn giá trị lớn, việc tra cứu là bắt buộc về mặt thủ tục để đảm bảo quyền lợi.

Cách xử lý khi phát hiện hóa đơn không hợp lệ

Phát hiện ra mình đang giữ một hoặc một loạt hóa đơn điện tử không hợp lệ, bạn đừng hoảng. Hãy bình tĩnh và xử lý theo trình tự. Bước đầu tiên và quan trọng nhất là LIÊN HỆ NGAY VỚI NGƯỜI BÁN. Thông báo cho họ về lỗi trên hóa đơn (sai thông tin, thiếu chữ ký số...). Đa phần các đơn vị bán hàng chân chính sẽ sẵn sàng hủy hóa đơn cũ và xuất lại hóa đơn mới đúng quy định cho bạn. Quy trình hủy và xuất lại này phải được thực hiện trên cùng hệ thống mà họ đã xuất hóa đơn lỗi.

Trường hợp người bán không hợp tác, hoặc bạn nghi ngờ hóa đơn giả, bạn cần có biện pháp mạnh hơn. Hãy lập biên bản về việc phát hiện hóa đơn không hợp lệ, lưu giữ toàn bộ email, tin nhắn trao đổi với bên bán. Sau đó, bạn có thể báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp của bạn. Việc chủ động báo cáo thể hiện thiện chí và có thể giúp giảm nhẹ hình phạt (nếu có). Tuyệt đối không được tự ý sửa chữa, tẩy xóa nội dung trên hóa đơn điện tử đã phát hành. Điều này chỉ càng làm tình hình tệ hơn.

Đối với những hóa đơn đã được kê khai vào kỳ trước, bạn cần điều chỉnh lại tờ khai thuế. Hạch toán lại số tiền thuế không được khấu trừ đó vào chi phí được trừ (nếu đủ điều kiện) hoặc loại bỏ hoàn toàn. Việc này khá phức tạp và dễ sai sót, nên tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến của kế toán trưởng hoặc chuyên gia thuế. Nhân tiện, nếu doanh nghiệp bạn có nhiều hóa đơn giá trị nhỏ, dưới 200 nghìn, bạn nên tìm hiểu về giải pháp tối ưu hóa đơn điện tử dưới 200 nghìn để vừa đảm bảo hợp lệ, vừa tiết kiệm chi phí và thời gian.

Giải pháp phòng tránh cho doanh nghiệp

Phòng bệnh hơn chữa bệnh, câu này đúng tuyệt đối trong chuyện hóa đơn. Thay vì vật lộn xử lý hậu quả, hãy xây dựng một quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Đầu tiên, hãy đào tạo nhân viên, đặc biệt là bộ phận mua hàng và kế toán, về các tiêu chuẩn của một hóa đơn điện tử hợp lệ. Họ cần biết cách kiểm tra cơ bản trước khi chấp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp.

Thứ hai, đầu tư vào công nghệ. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, được Bộ Tài chính chấp thuận. Các phần mềm này thường có cơ chế cảnh báo lỗi ngay khi nhập liệu (như sai định dạng mã số thuế, thiếu trường bắt buộc). Ngoài ra, tích hợp công cụ tra cứu hóa đơn vào quy trình làm việc. Trước khi hạch toán, hãy tra cứu để xác minh. Việc này chỉ mất vài phút nhưng có thể cứu bạn khỏi rắc rối lớn sau này. Bạn có thể tìm hiểu thêm về hệ thống này qua bài viết hướng dẫn toàn diện về hóa đơn điện tử GDT.

Cuối cùng, hãy lựa chọn đối tác cẩn thận. Làm ăn với những nhà cung cấp có uy tín, có đăng ký kinh doanh rõ ràng sẽ giảm thiểu rủi ro nhận phải hóa đơn khống, hóa đơn giả. Đừng vì ham rẻ một chút mà nhận hóa đơn từ những đơn vị "ma". Chi phí để xử lý hậu quả sau đó có thể cao gấp nhiều lần số tiền bạn tiết kiệm được.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hóa đơn điện tử thiếu chữ ký số có được coi là hợp lệ không?

KHÔNG. Theo quy định hiện hành, chữ ký số của người bán là một trong những yếu tố bắt buộc để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý. Hóa đơn thiếu chữ ký số sẽ bị xem là không hợp lệ và không được dùng để khấu trừ thuế GTGT.

Tôi có thể tự sửa lỗi thông tin trên hóa đơn điện tử đã gửi cho khách hàng không?

Bạn không thể tự ý sửa trực tiếp trên hóa đơn đã phát hành. Cách duy nhất là phải hủy hóa đơn có lỗi đó (nếu chưa kê khai thuế) và lập một hóa đơn điện tử mới với thông tin chính xác. Nếu hóa đơn đã được kê khai, thủ tục sẽ phức tạp hơn, liên quan đến điều chỉnh hóa đơn và kê khai thuế.

Làm sao để tra cứu xem một hóa đơn điện tử có hợp lệ trên hệ thống của Tổng cục Thuế?

Bạn có thể tra cứu miễn phí trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn) bằng cách nhập mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn. Tuy nhiên, để tiện lợi và nhanh chóng hơn, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, có thể tích hợp và tra cứu hàng loạt.

Hóa đơn điện tử ghi sai ngày tháng có sao không?

Có. Ngày lập hóa đơn phải phản ánh đúng thời điểm chuyển giao hàng hóa, dịch vụ. Sai ngày tháng, đặc biệt là lập hóa đơn trước hoặc sau thời điểm thực tế quá xa, có thể khiến hóa đơn bị nghi ngờ và không được chấp nhận khi thanh tra, kiểm tra thuế.

Doanh nghiệp tôi nhận hóa đơn điện tử từ cá nhân không có mã số thuế thì có hợp lệ không?

Đối với hóa đơn từ cá nhân không kinh doanh, việc không có mã số thuế là bình thường. Tuy nhiên, hóa đơn đó vẫn phải có đầy đủ các thông tin khác như họ tên, địa chỉ, số CMND/CCCD và chữ ký (nếu là bản giấy) hoặc chữ ký số (nếu là bản điện tử). Quan trọng nhất, giá trị hóa đơn đó phải phù hợp và có chứng từ thanh toán đi kèm (như phiếu chi, biên lai chuyển khoản) để chứng minh tính hợp lý của chi phí.

Nhìn chung, vấn đề hóa đơn điện tử không hợp lệ không hề đơn giản. Nó ẩn chứa nhiều rủi ro về tài chính và pháp lý mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Cách tốt nhất là trang bị kiến thức, xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ và sử dụng công nghệ hỗ trợ phù hợp. Đừng để những sai sót nhỏ trong khâu hóa đơn trở thành gánh nặng lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp bạn.