Hóa đơn điện tử không có mẫu số là gì?

Bạn có bao giờ thắc mắc tại sao có những hóa đơn điện tử nhìn “lạ” hơn so với những hóa đơn mình thường thấy không? Có thể bạn đã bắt gặp hóa đơn điện tử không có mẫu số rồi đấy! Nói một cách dễ hiểu, hóa đơn điện tử không có mẫu số là loại hóa đơn mà doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn dựa trên đặc thù hoạt động kinh doanh của mình, miễn sao đáp ứng đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật. Khác với hóa đơn điện tử có mẫu số, vốn tuân theo các mẫu in sẵn do cơ quan thuế phát hành hoặc doanh nghiệp tự tạo dựa trên các mẫu này.

Mình nhớ hồi trước, khi mới chuyển sang dùng hóa đơn điện tử, kế toán bên mình cũng “mắt tròn mắt dẹt” vì chưa quen với vụ này. Sau một thời gian tìm hiểu và sử dụng, mới thấy hóa ra nó cũng có nhiều cái hay ho phết đó!

Quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử không mẫu số

Vậy, cơ sở pháp lý nào quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mẫu số? Theo như mình tìm hiểu, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP là hai văn bản pháp luật quan trọng nhất điều chỉnh vấn đề này. Các văn bản này quy định rõ về nội dung bắt buộc trên hóa đơn, cách thức lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền tự chủ trong việc thiết kế mẫu hóa đơn, miễn là đảm bảo các thông tin cần thiết theo luật định.

Ví dụ, hóa đơn bắt buộc phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; tổng số tiền thanh toán; chữ ký số của người bán (nếu có) và các thông tin khác theo quy định.

Lưu ý về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử không có mẫu số, doanh nghiệp cần phải đăng ký với cơ quan thuế. Thủ tục đăng ký khá đơn giản, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết trên website của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế địa phương để được hỗ trợ.

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin chi tiết về Hóa Đơn Điện Tử Của Cơ Quan Thuế: A-Z Cho Doanh Nghiệp để hiểu rõ hơn về quy trình này.

Ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử không có mẫu số

Theo kinh nghiệm của mình, việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mẫu số mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

• Tính linh hoạt cao: Doanh nghiệp có thể tự do thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp với nhận diện thương hiệu và yêu cầu quản lý.
• Tiết kiệm chi phí: Không tốn chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy.
• Tăng hiệu quả quản lý: Dễ dàng tra cứu, thống kê và báo cáo hóa đơn. Bạn có thể sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý dễ dàng hơn.
• Góp phần bảo vệ môi trường: Giảm thiểu lượng giấy sử dụng, thân thiện với môi trường.
• Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp: Đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa, dịch vụ khác nhau, hoặc có yêu cầu đặc biệt về thông tin hiển thị trên hóa đơn. Như bên mình, làm dịch vụ tư vấn, mỗi dự án lại có một kiểu hóa đơn riêng, dùng loại không mẫu số đúng là “cứu cánh”.

Ví dụ, một nhà hàng có thể thiết kế hóa đơn với logo, hình ảnh món ăn hấp dẫn, hoặc thêm thông tin về chương trình khuyến mãi. Một công ty phần mềm có thể thêm thông tin về bản quyền, điều khoản sử dụng. Điều này giúp tăng tính chuyên nghiệp và quảng bá thương hiệu.

So sánh hóa đơn điện tử có mẫu số và không có mẫu số

Để bạn dễ hình dung hơn, mình sẽ làm một bảng so sánh nhỏ giữa hai loại hóa đơn này:

Tiêu chí	Hóa đơn điện tử có mẫu số	Hóa đơn điện tử không có mẫu số
Mẫu hóa đơn	Tuân theo mẫu in sẵn hoặc mẫu do doanh nghiệp tạo dựa trên mẫu in sẵn	Do doanh nghiệp tự thiết kế
Tính linh hoạt	Ít linh hoạt hơn	Linh hoạt hơn
Khả năng tùy biến	Ít tùy biến hơn	Tùy biến cao
Phù hợp	Doanh nghiệp có quy trình bán hàng đơn giản, ít loại hàng hóa/dịch vụ	Doanh nghiệp có quy trình bán hàng phức tạp, nhiều loại hàng hóa/dịch vụ, yêu cầu đặc biệt về thông tin

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử không có mẫu số

Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng khi sử dụng hóa đơn điện tử không có mẫu số, bạn cũng cần lưu ý một số điều sau:

• Đảm bảo tuân thủ quy định: Mẫu hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật. Nếu không, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ.
• Kiểm tra kỹ thông tin: Trước khi phát hành hóa đơn, hãy kiểm tra kỹ thông tin để tránh sai sót. Một lỗi nhỏ cũng có thể gây ra rắc rối lớn.
• Lưu trữ cẩn thận: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho việc tra cứu, báo cáo và kiểm tra. Bạn có thể tìm hiểu thêm về Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ: Mọi Điều Doanh Nghiệp Cần Biết để nắm rõ cách thức lưu trữ.
• Bảo mật thông tin: Đảm bảo hệ thống hóa đơn điện tử được bảo mật để tránh bị xâm nhập, đánh cắp dữ liệu.

Một kinh nghiệm nhỏ của mình là nên có một quy trình kiểm tra hóa đơn chặt chẽ trước khi gửi cho khách hàng. Tốt nhất là nên có một người kiểm tra lại toàn bộ thông tin sau khi kế toán lập hóa đơn.

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp

Để sử dụng hóa đơn điện tử không có mẫu số hiệu quả, việc lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín là vô cùng quan trọng. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, bạn nên cân nhắc kỹ các yếu tố sau:

• Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, uy tín trên thị trường.
• Tính năng của phần mềm: Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết, như tạo lập, phát hành, lưu trữ, tra cứu hóa đơn.
• Khả năng tùy biến: Phần mềm cho phép tùy biến mẫu hóa đơn theo yêu cầu của doanh nghiệp.
• Giá cả: So sánh giá cả của các phần mềm khác nhau để lựa chọn gói phù hợp với ngân sách.
• Hỗ trợ khách hàng: Đảm bảo nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

Ngoài ra, nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực khách sạn, thì Hóa Đơn Điện Tử Khách Sạn: Giải Pháp Toàn Diện 2024 có thể cung cấp cho bạn các giải pháp chuyên biệt.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử không có mẫu số

Hóa đơn điện tử không có mẫu số có hợp lệ không?

Hoàn toàn hợp lệ, miễn là đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật về nội dung và hình thức.

Doanh nghiệp mới thành lập có được sử dụng hóa đơn điện tử không có mẫu số không?

Có, doanh nghiệp mới thành lập hoàn toàn có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mẫu số sau khi đăng ký với cơ quan thuế.

Tôi có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử không có mẫu số bằng phần mềm thiết kế không?

Hoàn toàn có thể. Bạn có thể sử dụng bất kỳ phần mềm thiết kế nào để tạo mẫu hóa đơn, sau đó tích hợp vào phần mềm hóa đơn điện tử để sử dụng.

Tóm lại, hóa đơn điện tử không có mẫu số là một giải pháp linh hoạt và hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. Đừng quên lựa chọn phần mềm tra cứu hóa đơn phù hợp để công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn nhé!

Tìm hiểu thêm về dịch vụ hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp uy tín để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Tra cứu các văn bản pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử để cập nhật thông tin mới nhất.