Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78: A-Z Cho Doanh Nghiệp

Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78: Cẩm nang cho doanh nghiệp Việt

Chào bạn, có phải bạn đang đau đầu vì Thông tư 78 về hóa đơn điện tử không? Đừng lo, tôi hiểu mà! Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu bắt buộc, nhưng thủ tục giấy tờ và những thay đổi đi kèm có thể khiến bạn cảm thấy quá tải. Bài viết này sẽ giúp bạn gỡ rối, hiểu rõ từ A đến Z về Phần mềm tra cứu hóa đơn theo Thông tư 78, đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ đúng quy định và vận hành trơn tru.

Thông tư 78 là gì?

Thông tư 78/2021/TT-BTC, do Bộ Tài chính ban hành, quy định về việc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nói một cách dễ hiểu, nó là kim chỉ nam cho việc phát hành và quản lý hóa đơn điện tử ở Việt Nam. Mục tiêu chính là chuẩn hóa quy trình, tăng tính minh bạch và giảm thiểu gian lận trong hoạt động kinh doanh. Đây là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của ngành thuế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Đối tượng áp dụng Thông tư 78

Ai phải tuân thủ Thông tư 78? Câu trả lời là hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, có một số trường hợp được tạm hoãn áp dụng, ví dụ như các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn. Để biết chính xác doanh nghiệp của bạn có thuộc đối tượng áp dụng hay không, bạn nên tham khảo trực tiếp văn bản pháp luật hoặc liên hệ với cơ quan thuế để được tư vấn.

Nội dung chính của Thông tư 78

Thông tư 78 quy định rất chi tiết về các khía cạnh của hóa đơn điện tử. Dưới đây là một số điểm quan trọng:

1. Loại hóa đơn: Thông tư quy định rõ các loại hóa đơn điện tử được phép sử dụng, bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác (tem, vé, thẻ, phiếu thu,...). Bạn có thể tham khảo chi tiết về mẫu hóa đơn giá trị gia tăng để nắm rõ hơn.
2. Nội dung hóa đơn: Các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán,...
3. Hình thức hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lập dưới dạng dữ liệu điện tử và tuân thủ theo định dạng chuẩn do Tổng cục Thuế quy định.
4. Thời điểm lập hóa đơn: Thông tư quy định cụ thể thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hàng hóa, dịch vụ. Ví dụ, đối với bán lẻ xăng dầu, bạn cần đặc biệt lưu ý đến hướng dẫn về xuất hóa đơn bán lẻ xăng dầu.
5. Lưu trữ hóa đơn: Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn, bảo mật và có khả năng truy xuất dữ liệu khi cần thiết.
6. Truyền nhận hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được truyền đến người mua và cơ quan thuế theo quy định. Việc tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế cũng trở nên dễ dàng hơn.

Có thể thấy, Thông tư 78 bao quát rất nhiều khía cạnh. Để nắm vững và áp dụng đúng, bạn nên dành thời gian nghiên cứu kỹ văn bản này.

Ưu điểm của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Chuyển sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

1. Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn.
2. Tiết kiệm thời gian: Rút ngắn thời gian lập, gửi, nhận và xử lý hóa đơn.
3. Tăng tính minh bạch: Giảm thiểu rủi ro sai sót, gian lận trong quá trình sử dụng hóa đơn.
4. Dễ dàng quản lý: Thuận tiện cho việc quản lý, tra cứu, thống kê hóa đơn.
5. Bảo vệ môi trường: Góp phần giảm thiểu sử dụng giấy, bảo vệ môi trường.

Tôi nhớ hồi trước công ty tôi còn dùng hóa đơn giấy, mỗi lần cuối tháng là cả phòng kế toán "bơi" trong đống hóa đơn. Từ ngày chuyển sang hóa đơn điện tử, mọi thứ nhẹ nhàng hơn hẳn, thời gian làm báo cáo cũng nhanh hơn nhiều.

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Để áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, bạn cần lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, mỗi nhà cung cấp có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Khi lựa chọn phần mềm, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

• Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có uy tín, kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
• Tính năng của phần mềm: Đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.
• Khả năng tích hợp: Phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp (ví dụ: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng).
• Chi phí: So sánh chi phí của các phần mềm khác nhau và lựa chọn phần mềm có chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ kỹ thuật tốt, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp khi gặp vấn đề trong quá trình sử dụng.

Bảng so sánh nhanh một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến:

Phần mềm	Ưu điểm	Nhược điểm
MISA meInvoice	Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, nhiều tính năng	Chi phí cao hơn so với một số phần mềm khác
Bkav eHoadon	Uy tín, kinh nghiệm lâu năm, bảo mật cao	Giao diện có phần hơi cũ
Viettel CA	Hạ tầng mạnh mẽ, hỗ trợ tốt	Tính năng có thể chưa đa dạng bằng các phần mềm chuyên dụng

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần đăng ký với cơ quan thuế và được chấp thuận.
• Lập hóa đơn đúng quy định: Đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đầy đủ, chính xác các thông tin theo quy định của Thông tư 78.
• Gửi hóa đơn cho người mua đúng thời hạn: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua ngay sau khi lập hóa đơn.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn: Lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn, bảo mật và có khả năng truy xuất dữ liệu khi cần thiết.
• Tuân thủ các quy định khác của pháp luật về hóa đơn điện tử: Ngoài Thông tư 78, bạn cũng cần tuân thủ các quy định khác của pháp luật về hóa đơn điện tử.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 (FAQ)

1. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?Trả lời: Không, hóa đơn điện tử không cần đóng dấu. Chữ ký số của người bán đã có giá trị pháp lý tương đương con dấu.
2. Tôi có thể sử dụng hóa đơn giấy song song với hóa đơn điện tử không?Trả lời: Theo quy định, sau khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, bạn không được sử dụng hóa đơn giấy nữa (trừ một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận).
3. Nếu tôi làm mất hóa đơn điện tử thì phải làm sao?Trả lời: Bạn có thể yêu cầu người bán cung cấp bản sao hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống, nên việc cấp lại bản sao rất dễ dàng.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi hoặc cơ quan thuế để được giải đáp nhé! Chúc bạn thành công trên con đường chuyển đổi số!
Tham khảo thêm: Giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử trên website Tổng Cục Thuế