Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78/2021: A-Z Cho DN

Giới thiệu về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021

Bạn đang loay hoay tìm hiểu về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021? Đừng lo, tôi cũng từng như bạn! Cái thời mà hóa đơn giấy còn ngập đầu, mỗi lần quyết toán thuế là một cực hình. Giờ thì khác rồi, hóa đơn điện tử lên ngôi, mà đặc biệt là từ khi có Thông tư 78 thì mọi thứ lại càng rõ ràng, mạch lạc hơn. Bài viết này sẽ giúp bạn gỡ rối từ A đến Z về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, từ những quy định chung nhất đến cách áp dụng thực tế vào doanh nghiệp. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá những thay đổi quan trọng, đối tượng áp dụng, quy trình thực hiện, và những lưu ý quan trọng để bạn không bị “trượt vỏ chuối” khi áp dụng nhé. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp Phần mềm tra cứu hóa đơn thì bài viết này cũng sẽ gợi ý cho bạn một vài lựa chọn đấy.

Thông tư 78/2021 – Thay đổi lớn trong quản lý hóa đơn điện tử

Thông tư 78/2021/TT-BTC, do Bộ Tài chính ban hành, thực sự là một bước ngoặt lớn trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Nó thay thế cho các thông tư trước đó, mang đến một khung pháp lý hoàn chỉnh và thống nhất hơn. Cái hay của Thông tư 78 là nó không chỉ quy định về hình thức hóa đơn, mà còn cả quy trình tạo lập, phát hành, lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử. Hiểu rõ Thông tư này giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có, và quan trọng hơn là tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Nó giống như một “kim chỉ nam” cho mọi hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử vậy. Bạn có thể tham khảo chi tiết nội dung Thông tư tại website của Bộ Tài Chính Bộ Tài Chính.

Một trong những điểm đáng chú ý của Thông tư 78 là việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp. Điều này giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ hơn, đồng thời cũng giúp doanh nghiệp minh bạch hơn trong hoạt động kinh doanh. Cá nhân tôi thấy, tuy ban đầu có thể hơi bỡ ngỡ, nhưng về lâu dài thì đây là một bước tiến lớn, giúp giảm thiểu tình trạng gian lận và trốn thuế.

Những thay đổi chính của Thông tư 78

• Áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế rộng rãi hơn: Gần như tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng.
• Quy định chi tiết về nội dung hóa đơn: Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
• Quy trình phát hành hóa đơn điện tử rõ ràng hơn: Giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình.
• Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử: Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đều thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Tuy nhiên, có một số trường hợp được miễn hoặc áp dụng theo lộ trình riêng. Ví dụ, các doanh nghiệp mới thành lập có thể được gia hạn thời gian áp dụng. Để biết chính xác doanh nghiệp của mình có thuộc đối tượng áp dụng ngay lập tức hay không, bạn nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn thuế hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế địa phương. Đừng chủ quan nhé, “cẩn tắc vô áy náy” mà!

Các trường hợp đặc biệt cần lưu ý:

• Doanh nghiệp mới thành lập: Có thể được gia hạn thời gian áp dụng.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa: Có thể được hỗ trợ về chi phí triển khai.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Có thể sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Nội dung của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Nội dung của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021 cần phải đầy đủ và chính xác theo quy định. Các thông tin bắt buộc bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; thuế suất; tổng tiền thanh toán; chữ ký số của người bán (nếu có); mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã). Nếu thiếu bất kỳ thông tin nào, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ. À, đừng quên tham khảo bài viết Hóa Đơn Mẫu 2: Giải Mã A-Z Cho Doanh Nghiệp 2024 để hiểu rõ hơn về các yếu tố trên hóa đơn điện tử nhé.

Một số điểm cần đặc biệt lưu ý là: việc ghi đúng tên hàng hóa, dịch vụ theo quy định; việc xác định đúng thuế suất; và việc ghi chính xác tổng tiền thanh toán bằng cả số và chữ. Sai sót ở những điểm này có thể dẫn đến những rắc rối lớn khi quyết toán thuế đó.

Các thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ.
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thuế suất, tổng tiền thanh toán.
• Chữ ký số của người bán (nếu có), mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).

Quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 bao gồm các bước sau: đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; tạo lập hóa đơn điện tử; ký số hóa đơn điện tử; gửi hóa đơn điện tử cho người mua; gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế. Mỗi bước đều có những yêu cầu và quy định riêng, bạn cần nắm vững để thực hiện đúng. Nếu bạn sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn thì quy trình này sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Điều quan trọng là phải chọn được nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có kinh nghiệm và hỗ trợ tốt. Họ sẽ giúp bạn thiết lập hệ thống, đào tạo nhân viên, và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Đừng ham rẻ mà chọn những nhà cung cấp không đảm bảo, “tiền mất tật mang” đó!

Các bước trong quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử:

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
2. Tạo lập hóa đơn điện tử.
3. Ký số hóa đơn điện tử.
4. Gửi hóa đơn điện tử cho người mua.
5. Gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.

Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử

Việc lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng. Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, bảo mật trong thời gian ít nhất là 10 năm. Bạn có thể lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm, trên hệ thống của doanh nghiệp, hoặc trên các thiết bị lưu trữ chuyên dụng. Tuy nhiên, phải đảm bảo rằng dữ liệu không bị mất mát, hư hỏng, hoặc bị truy cập trái phép.

Một lời khuyên nhỏ là bạn nên sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử thường xuyên, và lưu trữ ở nhiều địa điểm khác nhau. Điều này giúp bạn phòng tránh rủi ro trong trường hợp hệ thống bị sự cố hoặc bị tấn công. Bạn có thể tìm hiểu thêm về Ký Hóa Đơn Điện Tử: Thủ Tục, Lưu Ý & Cách Thực Hiện để biết thêm về các biện pháp an toàn cho hóa đơn điện tử.

Yêu cầu về lưu trữ hóa đơn điện tử:

• Lưu trữ an toàn, bảo mật trong thời gian ít nhất là 10 năm.
• Đảm bảo dữ liệu không bị mất mát, hư hỏng, hoặc bị truy cập trái phép.
• Sao lưu dữ liệu thường xuyên và lưu trữ ở nhiều địa điểm khác nhau.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Việc tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 rất đơn giản. Bạn có thể tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, hoặc trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Để tra cứu, bạn cần có các thông tin như mã số thuế của người bán, mã hóa đơn, hoặc số hóa đơn. Bạn cũng có thể xem bài viết Cách Tra Cứu Hóa Đơn Theo Thông Tư 78 Nhanh Chóng để có hướng dẫn chi tiết.

Việc tra cứu hóa đơn điện tử giúp bạn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, cũng như theo dõi và quản lý các giao dịch mua bán. Nếu phát hiện sai sót, bạn cần liên hệ ngay với người bán để điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Các cách tra cứu hóa đơn điện tử:

• Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Tra cứu trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Phần mềm tra cứu hóa đơn Huvisoft – Giải pháp tối ưu

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử, nhưng Phần mềm tra cứu hóa đơn Huvisoft nổi bật với nhiều ưu điểm vượt trội. Huvisoft cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để tạo lập, phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Ngoài ra, Huvisoft còn có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, và hỗ trợ khách hàng nhiệt tình, chu đáo. Tôi đã từng dùng thử Huvisoft và thấy rất hài lòng, nó giúp tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý hóa đơn.

Dưới đây là bảng so sánh nhanh một vài phần mềm hóa đơn điện tử để bạn tham khảo:

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

1. Hóa đơn điện tử có hợp lệ không khi không có chữ ký của người mua?
   Theo quy định, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký của người mua, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
2. Có thể sửa đổi hóa đơn điện tử đã phát hành không?
   Không, hóa đơn điện tử đã phát hành không được phép sửa đổi. Nếu có sai sót, bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
3. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
   Không, hóa đơn điện tử không cần đóng dấu. Chữ ký số của người bán đã có giá trị pháp lý tương đương với con dấu.
4. Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?
   Không, doanh nghiệp chỉ được sử dụng một hình thức hóa đơn tại một thời điểm.
5. Phần mềm nào hỗ trợ tốt nhất cho việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78?
   Huvisoft, MISA meInvoice và BKAV eHoadon là những lựa chọn tốt, tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021. Việc áp dụng hóa đơn điện tử là một xu hướng tất yếu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và xã hội. Tuy nhiên, để áp dụng thành công, bạn cần nắm vững các quy định của pháp luật, lựa chọn được phần mềm phù hợp, và đào tạo nhân viên một cách bài bản. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp Phần mềm tra cứu hóa đơn thì đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé! Chúc bạn thành công!