Hóa Đơn Điện Tử Thông Tư 78: Hướng Dẫn Đầy Đủ Cho Doanh Nghiệp 2024

Thông Tư 78 Là Gì? Tại Sao Lại Quan Trọng?

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp ở Việt Nam, chắc hẳn cái tên "Thông tư 78" đã không còn xa lạ, nhưng để hiểu rõ và áp dụng đúng thì không phải ai cũng nắm được. Thực ra, tôi cũng từng rất lơ mơ về vấn đề này cho đến khi công ty tôi bắt đầu chuyển đổi số. Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2022, là văn bản quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, thay thế cho Thông tư 32/2011 và 39/2014 trước đây. Nó không chỉ là một bản cập nhật nhỏ, mà là một cuộc "đại phẫu" toàn diện về cách chúng ta tạo, sử dụng và quản lý hóa đơn.

Vậy tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Đơn giản thôi, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến mọi nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, kế toán và cả việc khai thuế của doanh nghiệp. Áp dụng sai có thể dẫn đến hóa đơn không hợp lệ, không được khấu trừ thuế, thậm chí là bị phạt. Tôi nhớ có lần đối tác gửi cho chúng tôi một lô hóa đơn điện tử nhưng thiếu mã của cơ quan thuế, thế là cả phòng kế toán phải ngồi làm việc lại từ đầu, rất mất thời gian. Đó chính là lý do bạn cần hiểu rõ về hóa đơn điện tử thông tư 78.

Những Thay Đổi Lớn Trong Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78

So với các quy định cũ, Thông tư 78 mang đến nhiều thay đổi đáng kể, một số là bắt buộc, một số tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp.

1. Mẫu Hóa Đơn Điện Tử Mới

Thông tư quy định rõ hơn về nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Ngoài các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, mã số thuế, hóa đơn bắt buộc phải có "Mã của cơ quan thuế" (mã tra cứu). Mã này do hệ thống của Tổng cục Thuế cấp và là căn cứ để xác thực tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn. Nếu bạn đang tìm hiểu về các mẫu hóa đơn chuẩn, bạn cần đảm bảo nó tuân thủ đúng những quy định mới này.

2. Linh Hoạt Hơn Về Hình Thức Thể Hiện

Một điểm tích cực là Thông tư cho phép thể hiện hóa đơn điện tử dưới nhiều hình thức: file PDF, file ảnh, file XML... miễn là đảm bảo tính toàn vẹn và có đầy đủ thông tin theo quy định. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lưu trữ và chuyển đổi dữ liệu.

3. Quy Định Về Hóa Đơn Cho Một Số Ngành Đặc Thù

Thông tư 78 cũng có những điều chỉnh riêng cho một số lĩnh vực. Ví dụ, đối với ngành hàng không, việc lập hóa đơn vé máy bay điện tử cũng phải tuân theo các nguyên tắc riêng biệt mà doanh nghiệp cần nắm rõ.

Quy Trình Lập Hóa Đơn Điện Tử Chuẩn Theo Thông Tư 78

Để tạo ra một hóa đơn điện tử hợp lệ, bạn cần tuân thủ một quy trình nhất định. Tôi sẽ tóm tắt lại dựa trên kinh nghiệm triển khai thực tế của công ty mình:

1. Chuẩn bị thông tin: Thu thập đầy đủ thông tin của người bán và người mua (tên, MST, địa chỉ...), thông tin hàng hóa/dịch vụ.
2. Lập hóa đơn trên phần mềm: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế để nhập liệu và tạo hóa đơn.
3. Ký số điện tử: Người bán phải ký số điện tử (sử dụng chữ ký số doanh nghiệp) lên hóa đơn. Đây là bước bắt buộc để xác thực.
4. Gửi hóa đơn cho người mua: Gửi file hóa đơn đã ký số cho khách hàng qua email, cổng thông tin, hoặc các kênh điện tử khác.
5. Lưu trữ và báo cáo: Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định (tối thiểu 10 năm) và thực hiện các báo cáo liên quan cho cơ quan thuế khi cần.

Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn về từng bước trong bài viết hướng dẫn A-Z về hóa đơn theo Thông tư 78.

So Sánh Hóa Đơn Cũ Và Mới: Doanh Nghiệp Cần Làm Gì?

Để thấy rõ sự khác biệt, chúng ta cùng nhìn vào bảng so sánh dưới đây:

Vậy doanh nghiệp cần làm gì? Trước hết, hãy rà soát lại toàn bộ quy trình xuất hóa đơn hiện tại. Kiểm tra xem phần mềm bạn đang dùng đã cập nhật đầy đủ tính năng theo Thông tư 78 chưa. Đào tạo lại cho nhân viên kế toán, bán hàng về các quy định mới. Và quan trọng không kém, hãy chọn một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn tin cậy để hỗ trợ.

Giải Pháp Phần Mềm Và Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử

Không thể phủ nhận, việc áp dụng thành công Thông tư 78 phụ thuộc rất lớn vào công nghệ. Tự làm thủ công hay dùng phần mềm lỗi thời sẽ khiến bạn đau đầu và dễ sai sót. Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt sẽ giúp bạn:

• Tự động hóa: Tạo hóa đơn nhanh chóng, tự động điền thông tin, ký số hàng loạt.
• Đúng chuẩn: Đảm bảo mẫu mã và nội dung hóa đơn luôn tuân thủ quy định mới nhất.
• Tra cứu dễ dàng: Cho phép bạn tra cứu thông tin hóa đơn, xác minh tính hợp lệ chỉ với mã số tra cứu. Đây chính là lợi ích lớn nhất của các nền tảng phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp.
• Kết nối với cơ quan thuế: Phần mềm sẽ kết nối trực tiếp để lấy mã cơ quan thuế và báo cáo dữ liệu, giảm thiểu thao tác thủ công.

Khi chọn phần mềm, ngoài tính năng, hãy quan tâm đến độ ổn định, bảo mật và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp. Một số nền tảng uy tín bạn có thể tham khảo thông tin từ các trang như Tổng cục Thuế hoặc các diễn đàn doanh nghiệp.

Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Áp Dụng Thông Tư 78

Từ những va vấp thực tế, tôi rút ra vài điều quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng nên ghi nhớ:

1. Không được chủ quan với mã tra cứu: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế coi như không hợp lệ. Hãy kiểm tra kỹ trước khi gửi cho khách hàng.

2. Bảo mật thông tin chữ ký số: Token chữ ký số là "con dấu" điện tử của công ty. Tuyệt đối không để lộ thông tin này cho người không có trách nhiệm.

3. Lưu trữ đúng quy định: Phải lưu trữ file gốc (đã ký số) của hóa đơn điện tử. In ra giấy chỉ có giá trị lưu chiểu, không thay thế được bản điện tử khi cơ quan thuế kiểm tra.

4. Chủ động cập nhật: Pháp luật về thuế và hóa đơn có thể thay đổi. Hãy chủ động cập nhật thông tin từ các nguồn chính thống, hoặc chọn nhà cung cấp phần mềm có cam kết cập nhật theo quy định mới.

FAQ: Giải Đáp Thắc Mắc Về Hóa Đơn Điện Tử Thông Tư 78

1. Thông tư 78 có bắt buộc tất cả doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử không?

Không hoàn toàn. Theo Luật Quản lý thuế sửa đổi, từ 1/7/2022, hóa đơn điện tử là bắt buộc với hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt được lập hóa đơn giấy (theo quy định tại Điều 10 Thông tư 78). Tốt nhất bạn nên tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

2. Nếu khách hàng không có email thì gửi hóa đơn điện tử thế nào?

Bạn có thể gửi qua nhiều kênh điện tử khác như: tin nhắn SMS có link tải, Zalo, cổng thông tin khách hàng trên website, hoặc thậm chí cung cấp mã QR để khách hàng tự truy cập tải về. Miễn là đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn gốc (file đã ký số).

3. Tôi có thể tự in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu không?

Có, bạn hoàn toàn có thể in ra giấy để tiện theo dõi hoặc lưu trữ nội bộ. Tuy nhiên, bản in giấy không có giá trị thay thế bản điện tử trong các giao dịch, khai thuế hay khi thanh tra, kiểm tra. Bạn vẫn phải lưu trữ file gốc điện tử theo quy định.

4. Làm sao để tra cứu tính hợp lệ của một hóa đơn điện tử?

Bạn có thể sử dụng công cụ tra cứu hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn) bằng cách nhập "Mã của cơ quan thuế" có trên hóa đơn. Ngoài ra, nhiều phần mềm tra cứu hóa đơn của bên thứ ba cũng tích hợp tính năng này, giúp việc kiểm tra trở nên nhanh chóng hơn.

Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về hóa đơn điện tử thông tư 78. Việc chuyển đổi có thể hơi phức tạp ban đầu, nhưng một khi đã vào guồng, bạn sẽ thấy hiệu quả và sự tiện lợi mà nó mang lại là hoàn toàn xứng đáng. Hãy bắt đầu bằng việc đánh giá lại hệ thống hiện tại và tìm kiếm một giải pháp công nghệ phù hợp nhé!