1. Hóa đơn điện tử thuế là gì? Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Hóa đơn điện tử thuế (thường được gọi tắt là hóa đơn điện tử) là một chứng từ kế toán, nhưng thay vì được in ra giấy như trước đây, nó tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử. Nó được tạo lập, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Nghe có vẻ hơi khô khan, nhưng thực tế, hóa đơn điện tử thuế đang dần trở thành “cơm bữa” của các doanh nghiệp Việt Nam. Tại sao ư? Bởi vì nó tiện lợi, tiết kiệm và… bắt buộc theo quy định của Tổng cục Thuế rồi!

Bạn thử nghĩ mà xem, ngày xưa cứ đến kỳ kê khai thuế là cả phòng kế toán lại hì hục lôi đống hóa đơn giấy ra, rồi sắp xếp, đối chiếu, nhập liệu… vừa tốn thời gian, công sức, lại dễ sai sót. Giờ thì khác, mọi thứ được số hóa, chỉ cần vài thao tác đơn giản trên máy tính là xong. Thậm chí, nhiều phần mềm tra cứu hóa đơn còn tích hợp cả tính năng tự động kê khai thuế, quá là nhàn phải không?

2. Những điểm mới của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Nếu bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử, chắc chắn bạn đã nghe đến Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đây là văn bản pháp lý quan trọng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử. Vậy, Thông tư 78 có gì mới so với các quy định trước đây? Dưới đây là một vài điểm đáng chú ý:

• Áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đối với một số đối tượng doanh nghiệp (ví dụ như doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế), việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là bắt buộc. Điều này giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ hơn tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp, hạn chế tình trạng gian lận thuế.
• Hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử: Trước đây, nhiều người cứ nghĩ hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký điện tử. Nhưng theo Thông tư 78, trong một số trường hợp, hóa đơn có thể không cần chữ ký điện tử của người bán. Ví dụ, hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
• Quy định về thông báo phát hành hóa đơn: Doanh nghiệp cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn theo TT78 đến cơ quan thuế trước khi sử dụng hóa đơn điện tử. Thủ tục này đã được đơn giản hóa rất nhiều so với trước đây, bạn có thể thực hiện trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nói chung, Thông tư 78 hướng đến việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, bạn cũng cần nắm rõ các quy định để tránh sai sót và bị xử phạt.

3. Lợi ích không ngờ khi sử dụng hóa đơn điện tử thuế

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn e ngại khi chuyển sang hóa đơn điện tử, vì sợ phức tạp, tốn kém. Nhưng thực tế chứng minh rằng, việc sử dụng hóa đơn điện tử thuế mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm chi phí: Không còn chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy. Bạn cũng tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian: Quá trình lập, gửi, nhận hóa đơn diễn ra nhanh chóng, dễ dàng. Giảm thiểu thời gian đối chiếu, kiểm tra hóa đơn.
• Giảm thiểu rủi ro: Hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn trên hệ thống, tránh được tình trạng mất mát, hư hỏng hóa đơn.
• Nâng cao hiệu quả quản lý: Dễ dàng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn. Dữ liệu hóa đơn được tích hợp vào hệ thống kế toán, giúp việc báo cáo, kê khai thuế trở nên đơn giản hơn.
• Bảo vệ môi trường: Giảm thiểu lượng giấy sử dụng, góp phần bảo vệ môi trường.

Tôi nhớ hồi trước, công ty tôi mỗi lần quyết toán thuế là y như rằng lại phải thuê thêm người để lục lại hóa đơn. Mà nhiều khi lục xong vẫn thiếu, lại phải chạy đôn chạy đáo đi xin cấp lại. Từ ngày chuyển sang hóa đơn điện tử thì khỏe re, muốn tìm hóa đơn nào chỉ cần gõ vài từ khóa là ra ngay.

4. Chọn phần mềm hóa đơn điện tử thuế nào tốt nhất?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử thuế, khiến bạn băn khoăn không biết nên chọn loại nào? Để lựa chọn được phần mềm phù hợp, bạn cần xem xét các yếu tố sau:

• Uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, uy tín trên thị trường. Tìm hiểu thông tin về nhà cung cấp, xem các đánh giá của khách hàng.
• Tính năng của phần mềm: Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử. Có các tính năng như: lập, gửi, nhận, lưu trữ, tra cứu hóa đơn; tích hợp với hệ thống kế toán; báo cáo thuế…
• Khả năng bảo mật: Phần mềm phải đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu hóa đơn.
• Giá cả: So sánh giá cả của các phần mềm khác nhau, chọn phần mềm có mức giá phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
• Dịch vụ hỗ trợ: Nhà cung cấp phải có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của bạn trong quá trình sử dụng phần mềm.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay như: EasyInvoice, MISA MeInvoice, BKAV eHoadon… Hoặc tìm hiểu về Hệ Thống Hóa Đơn Điện Tử TT78: A-Z Cho Doanh Nghiệp để có cái nhìn tổng quan nhất.

Bảng so sánh một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến:

5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử thuế

Để sử dụng hóa đơn điện tử thuế hiệu quả và đúng quy định, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Đây là bước đầu tiên và bắt buộc. Bạn cần thực hiện đăng ký theo đúng quy trình của Tổng cục Thuế.
• Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp: Như đã nói ở trên, việc lựa chọn phần mềm phù hợp rất quan trọng.
• Lập hóa đơn đúng quy định: Hóa đơn phải có đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định của pháp luật.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trên hệ thống đảm bảo an toàn, bảo mật.
• Tuân thủ các quy định về thời hạn kê khai, nộp thuế: Đừng quên kê khai và nộp thuế đúng thời hạn quy định.

Nói chung, việc sử dụng hóa đơn điện tử thuế không quá phức tạp như nhiều người nghĩ. Quan trọng là bạn cần tìm hiểu kỹ các quy định và lựa chọn được phần mềm phù hợp.

6. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử thuế đơn giản, nhanh chóng

Việc tra cứu hóa đơn điện tử thuế rất quan trọng, giúp bạn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và đảm bảo quyền lợi của mình. Có nhiều cách để tra cứu hóa đơn điện tử thuế:

• Tra cứu trên website của Tổng cục Thuế: Đây là cách chính thống nhất. Bạn có thể truy cập website của Tổng cục Thuế và nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn để tra cứu.
• Tra cứu trên website của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử: Nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp tính năng tra cứu hóa đơn trên website của họ.
• Sử dụng các ứng dụng tra cứu hóa đơn: Hiện nay có một số ứng dụng tra cứu hóa đơn điện tử trên điện thoại di động.

Khi tra cứu hóa đơn, bạn cần nhập chính xác các thông tin như: mã số thuế của người bán, số hóa đơn, mã tra cứu (nếu có)… Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về hóa đơn.

Nếu bạn đang sử dụng Phần mềm tra cứu hóa đơn của một nhà cung cấp nào đó, bạn cũng có thể liên hệ với họ để được hướng dẫn chi tiết về cách tra cứu hóa đơn trên phần mềm.

7. Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử thuế (FAQ)

Câu hỏi 1: Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Trả lời: Đúng vậy, theo quy định của Tổng cục Thuế, các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 2: Tôi có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Không, bạn không thể sử dụng song song cả hai loại hóa đơn này. Khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, bạn phải ngừng sử dụng hóa đơn giấy.

Câu hỏi 3: Tôi có cần chữ ký điện tử khi lập hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Không phải lúc nào cũng cần. Trong một số trường hợp, hóa đơn có thể không cần chữ ký điện tử (ví dụ: hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế).

Câu hỏi 4: Hóa đơn xuất khẩu điện tử có khác gì so với hóa đơn điện tử thông thường?

Trả lời: Về cơ bản, hóa đơn xuất khẩu điện tử cũng là một loại hóa đơn điện tử, nhưng nó có một số đặc thù riêng liên quan đến nghiệp vụ xuất khẩu. Bạn có thể tham khảo Mẫu Hóa Đơn Xuất Khẩu Điện Tử Chuẩn 2024: Tải & Dùng Ngay! để hiểu rõ hơn.

Câu hỏi 5: Tôi có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Có, bạn có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, nhưng phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định của pháp luật.

8. Kết luận

Hóa đơn điện tử thuế là xu hướng tất yếu trong thời đại số. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ pháp luật. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về hóa đơn điện tử thuế, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. Chúc bạn thành công!

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hóa đơn điện tử thuế. Nếu bạn thấy bài viết hay, đừng quên chia sẻ cho bạn bè và đồng nghiệp nhé!