Hóa Đơn Điện Tử VietinBank: Hướng Dẫn Đăng Ký & Sử Dụng Chi Tiết 2024

Hóa đơn điện tử VietinBank là gì?

Nếu bạn đang tìm một cách để quản lý hóa đơn của mình gọn gàng hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí, thì hóa đơn điện tử VietinBank chính là thứ bạn cần quan tâm. Đơn giản mà nói, đây là dịch vụ cho phép doanh nghiệp khách hàng của VietinBank tạo, gửi, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử trực tiếp trên hệ thống ngân hàng điện tử iBank của họ.

Thay vì phải in ấn, ký tên, đóng dấu rồi gửi bưu điện hay chuyển phát nhanh như hóa đơn giấy truyền thống, giờ đây mọi thứ được thực hiện online chỉ với vài cú click chuột. Dịch vụ này được VietinBank phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu số hóa và tuân thủ các quy định mới của nhà nước về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Tôi thấy đây là một bước đi khá thông minh, vì ngân hàng đã tận dụng sẵn cơ sở khách hàng doanh nghiệp lớn và hệ thống bảo mật vốn có để mở rộng dịch vụ giá trị gia tăng.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử VietinBank

Tại sao bạn nên cân nhắc sử dụng dịch vụ này? Dưới đây là những lý do chính tôi tổng hợp được, cả từ thông tin chính thức lẫn trải nghiệm của một số người quen đang dùng:

• Tiết kiệm tối đa chi phí: Bạn không cần tốn tiền mua hóa đơn giấy, mực in, máy in, chi phí lưu kho hay vận chuyển. Chỉ một khoản phí dịch vụ nhỏ hàng tháng hoặc năm.
• Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Tốc độ xử lý nhanh chóng. Hóa đơn được gửi ngay lập tức cho khách hàng qua email. Việc tra cứu, đối chiếu cũng dễ dàng hơn rất nhiều so với việc lục tìm trong kho hàng đống hóa đơn giấy.
• An toàn, bảo mật cao: Hệ thống ngân hàng điện tử của VietinBank được đầu tư bài bản về bảo mật. Dữ liệu hóa đơn được mã hóa và lưu trữ an toàn, tránh được rủi ro mất mát, cháy nổ hay hư hỏng như hóa đơn giấy.
• Tiện lợi mọi lúc mọi nơi: Chỉ cần có internet, bạn có thể tạo và quản lý hóa đơn từ bất cứ đâu, trên máy tính hoặc điện thoại. Điều này cực kỳ phù hợp với xu hướng làm việc từ xa hiện nay.
• Hỗ trợ kê khai thuế: Dữ liệu hóa đơn điện tử được đồng bộ và xuất ra dễ dàng, hỗ trợ đắc lực cho công tác kê khai thuế GTGT và thuế TNDN. Bạn có thể tìm hiểu thêm về quy trình này trong bài viết về hóa đơn điện tử VAT.

Điều kiện và thủ tục đăng ký

Không phải doanh nghiệp nào cũng đăng ký được ngay đâu. Dưới đây là những điều kiện cơ bản:

• Là doanh nghiệp đã có tài khoản thanh toán tại VietinBank và đang sử dụng dịch vụ ngân hàng điện tử iBank cho doanh nghiệp.
• Đã có mã số thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định.
• Có chữ ký số (Token) còn hiệu lực do đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng được cấp phép.

Về thủ tục, bạn cần liên hệ trực tiếp với chi nhánh VietinBank nơi mở tài khoản. Nhân viên sẽ hướng dẫn bạn điền các tờ khai, hợp đồng dịch vụ và cung cấp các tài liệu cần thiết như: Bản sao công chứng Giấy đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận mã số thuế, và các giấy tờ ủy quyền liên quan. Quá trình này có thể mất từ 3-5 ngày làm việc để ngân hàng thiết lập và kích hoạt tài khoản dịch vụ cho bạn.

Chuẩn bị gì trước khi đăng ký?

Theo kinh nghiệm của tôi, bạn nên chuẩn bị sẵn thông tin về mẫu hóa đơn muốn sử dụng (logo, thông tin công ty, tiêu thức...). Ngoài ra, hãy đảm bảo chữ ký số của bạn còn đủ thời hạn và cài đặt thành công trên máy tính dùng để ký hóa đơn. Việc test thử trước với nhân viên ngân hàng là rất nên làm để tránh những phát sinh không đáng có sau này.

Hướng dẫn sử dụng chi tiết trên iBank

Sau khi được kích hoạt dịch vụ, bạn đăng nhập vào iBank doanh nghiệp. Giao diện có thể hơi khác nhau tùy phiên bản, nhưng các bước cơ bản để lập một hóa đơn điện tử VietinBank thường như sau:

1. Truy cập vào menu “Hóa đơn điện tử” hoặc “Dịch vụ giá trị gia tăng”.
2. Chọn chức năng “Lập hóa đơn”.
3. Nhập đầy đủ thông tin khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ) và thông tin hàng hóa/dịch vụ (tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất...). Bạn có thể lưu mẫu hoặc thông tin khách hàng thường xuyên để dùng lại.
4. Kiểm tra kỹ lại toàn bộ thông tin trên hóa đơn.
5. Thực hiện ký điện tử bằng chữ ký số (Token) của doanh nghiệp.
6. Hệ thống sẽ phát hành hóa đơn, cung cấp mã số hóa đơn duy nhất và gửi hóa đơn đến email của khách hàng (nếu bạn đã khai báo).

Bạn cũng có thể dễ dàng tra cứu, hủy bỏ (trong trường hợp lập sai) hoặc thay thế hóa đơn ngay trên hệ thống. Tính năng tra cứu này khá mạnh, cho phép tìm theo ngày, mã số hóa đơn, khách hàng... rất tiện cho việc quản lý. Nếu doanh nghiệp bạn có nhu cầu tra cứu phức tạp hơn, có thể tham khảo thêm các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên biệt.

So sánh với các giải pháp hóa đơn điện tử khác

Trên thị trường hiện nay, ngoài VietinBank, còn có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (E-invoice) độc lập như MISA, FAST, VIETTEL, BKAV... Vậy đâu là sự khác biệt? Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn.

Cá nhân tôi nghĩ, nếu bạn đã hài lòng với dịch vụ ngân hàng của VietinBank và công việc kế toán hóa đơn của bạn khá đơn giản, thì việc chọn hóa đơn điện tử VietinBank là một lựa chọn hợp lý, tiện cả đôi đường. Ngược lại, nếu bạn cần một hệ thống mạnh mẽ, linh hoạt và chuyên nghiệp hơn, các phần mềm độc lập có thể đáp ứng tốt hơn.

Kinh nghiệm thực tế và lưu ý quan trọng

Qua trao đổi với một số anh chị kế toán đang dùng dịch vụ này, tôi rút ra vài kinh nghiệm thực tế sau, hy vọng giúp bạn tránh được những “vết xe đổ”:

• Test kỹ trước khi dùng chính thức: Hãy lập vài hóa đơn thử nghiệm (test) để làm quen với giao diện, tốc độ xử lý và cách ký số. Đảm bảo hóa đơn xuất ra đúng mẫu mã, thông tin công ty bạn.
• Backup dữ liệu định kỳ: Mặc dù ngân hàng lưu trữ an toàn, bạn vẫn nên tự xuất dữ liệu hóa đơn (file PDF, XML) và backup ra một nơi khác (ổ cứng ngoài, cloud) theo định kỳ. Đây là thói quen tốt để phòng ngừa mọi rủi ro.
• Cập nhật thông tin khách hàng: Email khách hàng nhận hóa đơn cần chính xác. Nếu email sai, hóa đơn có thể bị thất lạc, ảnh hưởng đến thanh toán và công nợ.
• Theo dõi hạn mức và phí dịch vụ: Một số gói dịch vụ có giới hạn số lượng hóa đơn phát hành/tháng. Hãy nắm rõ điều này để tránh bị gián đoạn hoặc phát sinh chi phí ngoài ý muốn.
• Liên hệ hỗ trợ đúng kênh: Khi gặp sự cố (không ký được, lỗi hệ thống...), hãy gọi ngay đến tổng đài hỗ trợ iBank hoặc nhân viên quản lý tài khoản tại chi nhánh. Đừng cố tự mày mò quá lâu.

Ngoài ra, việc am hiểu các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử là rất quan trọng. Bạn có thể tham khảo thêm các tài liệu chính thống từ Tổng cục Thuế Việt Nam trên website của họ (https://www.gdt.gov.vn).

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hóa đơn điện tử VietinBank có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?

Hoàn toàn có. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, với điều kiện có đầy đủ chữ ký số của người bán theo quy định của pháp luật.

Tôi có thể xuất hóa đơn điện tử VietinBank ra file PDF để gửi cho khách không?

Có. Sau khi phát hành, hệ thống iBank cho phép bạn tải hóa đơn điện tử đã ký số dưới dạng file PDF (định dạng phổ biến, dễ xem và in) và file XML (định dạng dữ liệu gốc). Bạn có thể gửi file PDF này qua email, Zalo, Viber... cho khách hàng nếu cần.

Chi phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VietinBank là bao nhiêu?

Chi phí này không cố định mà phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ với ngân hàng, thường dựa trên gói dịch vụ (số lượng hóa đơn/tháng) và chính sách ưu đãi cho khách hàng. Bạn cần liên hệ trực tiếp với chi nhánh VietinBank của mình để được báo giá chính xác nhất.

Khi cần tra cứu hóa đơn cũ đã phát hành, tôi làm thế nào?

Bạn đăng nhập iBank, vào mục “Hóa đơn điện tử”, chọn chức năng “Tra cứu” hoặc “Quản lý hóa đơn”. Tại đây, bạn có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí như khoảng thời gian, mã số hóa đơn, tên khách hàng... rất thuận tiện. Đây cũng là một tính năng cốt lõi của bất kỳ phần mềm tra cứu hóa đơn nào.

Nếu tôi chuyển sang dùng ngân hàng khác, dữ liệu hóa đơn cũ có bị mất không?

Khi chấm dứt hợp đồng dịch vụ với VietinBank, bạn cần yêu cầu ngân hàng xuất toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử đã phát hành (dưới dạng file XML và PDF) để lưu trữ phục vụ cho việc quyết toán thuế sau này. Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu trữ dữ liệu hóa đơn trong 10 năm. Bạn nên chủ động thực hiện việc này trước khi đóng tài khoản dịch vụ.

---

Tóm lại, hóa đơn điện tử VietinBank là một giải pháp thiết thực, đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm sự tiện lợi và tiết kiệm. Nó tận dụng được nền tảng sẵn có, giúp bạn quản lý tài chính và hóa đơn tại một điểm duy nhất. Tuy nhiên, hãy đánh giá kỹ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp mình, so sánh với các lựa chọn khác trên thị trường trước khi quyết định. Nếu bạn còn băn khoăn, cách tốt nhất là liên hệ trực tiếp với VietinBank để được tư vấn cụ thể và dùng thử dịch vụ. Chúc bạn tìm được giải pháp phù hợp nhất!