Hóa Đơn Đỏ Bệnh Viện: Hướng Dẫn Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp 2024

Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực y tế, kế toán, hay đơn giản là một doanh nghiệp thường xuyên có nhân viên đi khám chữa bệnh, chắc hẳn bạn đã nghe đến cụm từ "hóa đơn đỏ bệnh viện". Nhưng thực sự hiểu rõ về nó, từ cách lấy, cách sử dụng cho đến những lưu ý pháp lý thì không phải ai cũng nắm được. Tôi còn nhớ lần đầu tiên phải xử lý một đống hóa đơn viện phí cho cả phòng, đầu tôi cứ ong ong vì không biết bắt đầu từ đâu, cái nào hợp lệ, cái nào không. Bài viết này, tôi muốn chia sẻ lại tất tần tật những gì mình đã học được, từ kinh nghiệm thực tế cho đến các quy định mới nhất, để bạn có thể tự tin xử lý vấn đề này.

Hóa đơn đỏ bệnh viện là gì?

Về cơ bản, hóa đơn đỏ bệnh viện chính là hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) do các cơ sở y tế, bệnh viện có đăng ký kinh doanh cấp cho người bệnh hoặc doanh nghiệp thanh toán viện phí. Nó khác hoàn toàn với biên lai thu tiền thông thường. Cái "đỏ" ở đây không phải là màu mực, mà là cách gọi dân dã cho hóa đơn VAT, thể hiện đây là chứng từ hợp pháp để doanh nghiệp được khấu trừ thuế hoặc tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Điều kiện tiên quyết để có được hóa đơn đỏ này là bệnh viện, phòng khám đó phải có mã số thuế và thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT. Nhiều bệnh viện công lập hay phòng khám tư nhân nhỏ lẻ chỉ xuất biên lai, điều này gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi cho nhân viên đi khám ở đâu, bạn nên hỏi rõ địa chỉ đó có xuất được hóa đơn đỏ hay không. Nó sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và công sức về sau đấy.

Tại sao hóa đơn đỏ bệnh viện lại quan trọng?

Với doanh nghiệp, đây không chỉ là tờ giấy ghi số tiền đã chi, mà là một tài liệu pháp lý cực kỳ quan trọng. Tôi từng chứng kiến một công ty bị xuất toán hàng trăm triệu đồng chi phí khám chữa bệnh cho nhân viên chỉ vì… toàn bộ hóa đơn đều là biên lai, không có hóa đơn đỏ. Hậu quả thì bạn có thể tưởng tượng rồi đấy.

Thứ nhất, nó là căn cứ để doanh nghiệp hạch toán chi phí hợp lý, hợp lệ. Theo Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp, chi phí khám chữa bệnh, mua bảo hiểm y tế cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định. Không có hóa đơn đỏ, khoản chi đó coi như "bốc hơi" trong mắt cơ quan thuế.

Thứ hai, đối với các dịch vụ chịu thuế GTGT, doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có hóa đơn đỏ hợp lệ. Điều này giúp giảm trực tiếp số thuế GTGT phải nộp hàng tháng/quý. Tuy nhiên, cần lưu ý là không phải mọi dịch vụ y tế đều chịu thuế GTGT. Các dịch vụ khám chữa bệnh thông thường thường thuộc diện không chịu thuế GTGT, nhưng một số dịch vụ cao cấp, phòng dịch vụ theo yêu cầu thì có thể có.

Lợi ích với người lao động

Không chỉ doanh nghiệp, người lao động cũng cần quan tâm. Nhiều công ty có chế độ bảo hiểm sức khỏe hoặc chính sách hoàn lại một phần viện phí. Khi đó, hóa đơn đỏ bệnh viện chính là giấy tờ bắt buộc để bạn được thanh toán. Tôi khuyên bạn, dù công ty không yêu cầu, sau mỗi lần đi viện, cứ xin hóa đơn đỏ cẩn thận. Biết đâu sau này lại cần đến.

Quy trình lập và sử dụng hóa đơn đỏ bệnh viện

Quy trình để có được một hóa đơn đỏ hợp lệ từ bệnh viện thường trải qua các bước sau:

1. Yêu cầu và cung cấp thông tin: Khi thanh toán viện phí, bạn cần chủ động yêu cầu xuất hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT) và cung cấp chính xác thông tin của doanh nghiệp (Tên, Mã số thuế, Địa chỉ) để bệnh viện ghi trên hóa đơn. Nếu xuất cho cá nhân, cần ghi rõ Họ tên, CMND/CCCD.
2. Kiểm tra hóa đơn: Nhận hóa đơn, bạn PHẢI kiểm tra ngay: Tên, mã số thuế công ty có chính xác không? Số tiền viết bằng số và bằng chữ có khớp không? Có đầy đủ chữ ký, dấu của bệnh viện không? Một lỗi nhỏ như sai một chữ trong tên công ty cũng có thể khiến hóa đơn vô hiệu.
3. Bảo quản và hạch toán: Hóa đơn gốc cần được bảo quản cẩn thận, lưu trữ theo quy định (tối thiểu 10 năm). Kế toán doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để hạch toán chi phí và khấu trừ thuế (nếu có).

Một mẹo nhỏ từ kinh nghiệm của tôi: hãy photo ngay 2-3 bản công chứng của hóa đơn gốc khi còn mới. Dùng bản photo cho các thủ tục nội bộ, còn bản gốc cất đi. Như vậy vừa an toàn, vừa tiện lợi.

So sánh hóa đơn đỏ bệnh viện truyền thống và điện tử

Hiện nay, xu hướng số hóa đang lan tỏa mạnh mẽ trong ngành y tế. Nhiều bệnh viện lớn đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống. Vậy sự khác biệt là gì?

Cá nhân tôi thấy hóa đơn điện tử tiện lợi hơn hẳn. Bạn không còn phải lo lắng việc làm mất tờ hóa đơn quan trọng nữa. Tuy nhiên, không phải bệnh viện nào cũng áp dụng. Việc này phụ thuộc vào quy mô và hệ thống công nghệ thông tin của từng nơi. Bạn có thể tìm hiểu thêm về xu hướng này trong bài viết về hóa đơn điện tử điện, mặc dù là ngành khác nhưng nguyên tắc và lợi ích là tương tự.

Giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn cho bệnh viện

Đối với các bệnh viện lớn, việc quản lý hàng nghìn hóa đơn mỗi ngày là một thách thức. Và đối với doanh nghiệp có nhiều nhân viên, việc tập hợp, kiểm tra, lưu trữ hóa đơn cũng là cơn ác mộng. Đây chính là lúc các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn phát huy tác dụng.

Một hệ thống phần mềm tốt sẽ giúp:

• Tự động hóa: Tích hợp với hệ thống thu ngân của bệnh viện, tự động phát hành hóa đơn điện tử ngay khi giao dịch hoàn tất.
• Tra cứu tức thì: Người dùng (doanh nghiệp) có thể đăng nhập vào cổng thông tin để tra cứu, tải xuống tất cả hóa đơn liên quan đến mã số thuế của mình chỉ với vài cú click. Bạn không cần phải gọi điện, email hay đến tận nơi để xin lại hóa đơn bị mất nữa.
• Lưu trữ an toàn: Toàn bộ dữ liệu hóa đơn được lưu trữ tập trung, bảo mật trên hệ thống đám mây, đảm bảo an toàn và sẵn sàng truy xuất bất cứ lúc nào.
• Hỗ trợ kế toán: Xuất báo cáo tổng hợp, kết xuất dữ liệu phục vụ cho công tác kế toán, quyết toán thuế của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống và cũng đang đau đầu với hóa đơn, bạn có thể tham khảo thêm bài viết về hóa đơn điện tử ăn uống để có cái nhìn tổng quan về lợi ích của số hóa chứng từ. Việc áp dụng phần mềm tra cứu hóa đơn không chỉ là xu hướng, mà đang dần trở thành yêu cầu bắt buộc để tối ưu hóa quy trình và tuân thủ pháp luật. Bạn có thể khám phá thêm nhiều giải pháp như vậy tại danh mục chính Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.

Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình làm việc, tôi và nhiều đồng nghiệp đã gặp không ít rắc rối với hóa đơn đỏ bệnh viện. Dưới đây là một số tình huống phổ biến:

1. Bệnh viện từ chối xuất hóa đơn đỏ

Đây là tình huống hay gặp nhất, đặc biệt ở các phòng khám tư hoặc một số bệnh viện công. Lý do thường là "chúng tôi không có hóa đơn VAT", "chỉ xuất được biên lai". Cách xử lý: Bạn cần giải thích rõ nhu cầu của doanh nghiệp. Nếu họ vẫn từ chối, cách tốt nhất là… tìm địa chỉ khác. Hoặc bạn có thể đề nghị họ cung cấp Giấy xác nhận dịch vụ kèm theo biên lai và thông tin mã số thuế của cơ sở, sau đó tham khảo ý kiến của kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý xem có chấp nhận không. Tuy nhiên, cách này rủi ro cao.

2. Thông tin trên hóa đơn bị sai

Sai tên công ty, sai một số trong mã số thuế, sai địa chỉ… Cách xử lý: Phát hiện ngay tại quầy thì yêu cầu hủy và làm lại. Nếu đã mang về, cần liên hệ NGAY với bệnh viện để được điều chỉnh hoặc xuất lại hóa đơn mới. Đừng bao giờ cố sử dụng hóa đơn có thông tin sai lệch.

3. Làm mất hóa đơn gốc

Đây là nỗi ám ảnh của nhiều người. Cách xử lý: Liên hệ với bệnh viện, cung cấp thông tin về hóa đơn bị mất (số hóa đơn, ngày, số tiền, thông tin người bệnh) và đề nghị được cấp lại bản sao. Bản sao này phải có dấu "Bản sao" và xác nhận của bệnh viện. Tuy nhiên, không phải bệnh viện nào cũng đồng ý làm điều này. Vì vậy, việc scan/sao lưu ngay khi nhận được hóa đơn là vô cùng quan trọng.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp tôi có được khấu trừ thuế GTGT từ hóa đơn đỏ bệnh viện không?

Không phải lúc nào cũng được. Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, các dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh cho người bệnh thuộc diện không chịu thuế GTGT. Do đó, hóa đơn đỏ cho các dịch vụ này sẽ ghi rõ thuế suất 0% hoặc ghi "không chịu thuế GTGT". Bạn chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu dịch vụ đó thuộc diện chịu thuế GTGT (ví dụ: dịch vụ phòng VIP, dịch vụ thẩm mỹ không phải điều trị bệnh lý, mua vật tư y tế...). Cần kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn và phân loại dịch vụ.

Tôi có thể dùng hóa đơn đỏ của phòng khám tư nhân để tính vào chi phí doanh nghiệp không?

Được, với điều kiện phòng khám đó có đăng ký mã số thuế và xuất hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT) hợp lệ, đúng quy định. Biên lai thu tiền thông thường không có giá trị để tính vào chi phí hợp lệ.

Hóa đơn điện tử từ bệnh viện có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?

Hoàn toàn có. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy. Doanh nghiệp có thể sử dụng bản điện tử (file PDF có chữ ký số) để hạch toán, kê khai, quyết toán thuế mà không cần bản in.

Làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của một hóa đơn đỏ bệnh viện?

Bạn có thể kiểm tra qua một số cách: (1) Kiểm tra hình thức: đầy đủ thông tin bắt buộc, chữ ký, dấu. (2) Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (nếu hóa đơn đã được bệnh viện thông báo phát hành). (3) Sử dụng các công cụ tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp hoặc phần mềm kế toán có tích hợp tính năng này để xác minh nhanh chóng.

Chi phí mua bảo hiểm y tế cho nhân viên cần hóa đơn đỏ không?

Có. Khi doanh nghiệp mua bảo hiểm y tế (BHYT) tự nguyện hoặc bổ sung cho người lao động từ các công ty bảo hiểm, cần yêu cầu công ty bảo hiểm xuất hóa đơn đỏ (VAT) cho toàn bộ số tiền đã thanh toán. Hóa đơn này là căn cứ để tính vào chi phí được trừ.

---

Tóm lại, việc nắm vững kiến thức về hóa đơn đỏ bệnh viện là vô cùng cần thiết cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật thuế một cách trơn tru, mà còn tối ưu hóa được chi phí, tránh những rủi ro không đáng có. Xu hướng số hóa với hóa đơn điện tử và các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn đang mở ra một hướng đi mới, tiện lợi và minh bạch hơn cho tất cả các bên. Hy vọng những chia sẻ từ trải nghiệm thực tế của tôi có thể giúp ích cho bạn. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại tìm hiểu thêm trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn để có cái nhìn toàn diện hơn nhé.