Hóa Đơn GTGT: A-Z Cho Doanh Nghiệp Việt 2024

1. Hóa đơn GTGT là gì? Tổng quan cho người mới bắt đầu

Hóa đơn GTGT (Giá trị gia tăng), hay còn gọi là hóa đơn đỏ, là một chứng từ kế toán cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp ở Việt Nam. Nó không chỉ là bằng chứng cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ mà còn là cơ sở để kê khai và nộp thuế GTGT. Nói một cách dễ hiểu, cứ mỗi lần bạn mua hàng ở siêu thị hay sử dụng dịch vụ gì đó mà người ta xuất cho bạn tờ hóa đơn có ghi rõ tiền thuế GTGT, thì đó chính là hóa đơn GTGT. Cái này mà làm ăn kinh doanh thì kiểu gì cũng phải đụng đến, không tránh được đâu.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau đi sâu vào tất tần tật về hóa đơn GTGT, từ định nghĩa, các loại hóa đơn, nội dung cần có, cách lập, quản lý, xử lý sai sót, đến những thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử và các Phần mềm tra cứu hóa đơn hỗ trợ doanh nghiệp. Chúng ta sẽ cố gắng trình bày một cách dễ hiểu nhất, ngay cả khi bạn không phải là dân kế toán chuyên nghiệp.

2. Các loại hóa đơn GTGT phổ biến hiện nay

Không phải cứ hóa đơn nào cũng giống nhau đâu nha. Hóa đơn GTGT cũng có nhiều loại, tùy theo hình thức và mục đích sử dụng. Dưới đây là một số loại hóa đơn phổ biến:

• Hóa đơn giấy: Loại hóa đơn truyền thống, được in trên giấy và viết tay hoặc in từ máy tính. Tuy nhiên, hóa đơn giấy đang dần được thay thế bởi hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử: Loại hóa đơn được tạo lập, xử lý và lưu trữ trên môi trường điện tử. Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm như tiết kiệm chi phí, dễ dàng quản lý, bảo quản và thân thiện với môi trường.
• Hóa đơn tự in: Loại hóa đơn do doanh nghiệp tự in theo mẫu thiết kế của mình.
• Hóa đơn đặt in: Loại hóa đơn do doanh nghiệp đặt in tại các nhà in được cấp phép.

Ngày nay, hóa đơn điện tử đang dần trở thành xu hướng tất yếu, đặc biệt là sau khi có Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử. Cái này là bắt buộc rồi, nên nếu doanh nghiệp nào còn dùng hóa đơn giấy thì nên chuyển đổi dần đi là vừa.

3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT: Không thể bỏ qua!

Để một hóa đơn GTGT được coi là hợp lệ, nó phải chứa đầy đủ các thông tin sau đây. Thiếu một trong số này thôi là dễ bị loại lắm đó:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn: Cái này là để nhận diện hóa đơn thôi mà.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Thông tin này phải chính xác tuyệt đối nha.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có): Cái này tùy trường hợp, nếu người mua là cá nhân thì không bắt buộc phải có mã số thuế.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền: Cái này là phần quan trọng nhất, phải ghi rõ ràng, chi tiết.
• Thuế suất thuế GTGT; tiền thuế GTGT: Cái này là để tính thuế đó.
• Tổng cộng tiền thanh toán: Bao gồm cả tiền hàng và tiền thuế.
• Chữ ký của người bán, người mua (nếu có): Hóa đơn điện tử thì dùng chữ ký số.
• Thời điểm lập hóa đơn: Cái này cũng quan trọng không kém, phải đúng thời điểm theo quy định của pháp luật.

Ví dụ, nếu bạn mua một cái máy tính ở cửa hàng A, hóa đơn phải ghi rõ tên máy tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền, thông tin của cửa hàng A và thông tin của bạn (nếu bạn là doanh nghiệp).

4. Thời điểm lập hóa đơn GTGT: Đúng luật, tránh phạt

Thời điểm lập hóa đơn GTGT là một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Lập hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến bị phạt đó nha. Dưới đây là quy định chung về thời điểm lập hóa đơn:

• Bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước (nếu có thỏa thuận).

Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý:

• Bán xăng dầu: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu. Bạn có thể xem thêm Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Xăng Dầu Nhanh Chóng Nhất để hiểu rõ hơn về vấn đề này.
• Cung cấp dịch vụ liên tục: Ví dụ như dịch vụ viễn thông, điện, nước,... thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ đối soát.

Nói chung, cứ bán hàng hay cung cấp dịch vụ xong là phải lập hóa đơn ngay, đừng có kéo dài thời gian quá. Chậm trễ là không được đâu.

5. Cách lập hóa đơn GTGT chuẩn chỉnh, không sai sót

Lập hóa đơn GTGT không khó, nhưng cần phải cẩn thận và chính xác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước lập hóa đơn:

1. Chuẩn bị thông tin: Chuẩn bị đầy đủ thông tin về người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ.
2. Chọn loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn phù hợp (hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử).
3. Điền thông tin vào hóa đơn: Điền đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc vào hóa đơn.
4. Kiểm tra lại thông tin: Kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin đã điền, đảm bảo không có sai sót.
5. Ký và đóng dấu (nếu là hóa đơn giấy): Ký tên và đóng dấu của doanh nghiệp vào hóa đơn. Hóa đơn điện tử thì ký bằng chữ ký số.
6. Giao hóa đơn cho người mua: Giao hóa đơn cho người mua theo hình thức phù hợp (bản giấy hoặc bản điện tử).

Để tránh sai sót khi lập hóa đơn, bạn nên sử dụng các phần mềm hỗ trợ lập hóa đơn. Các phần mềm này sẽ giúp bạn tự động điền thông tin, tính toán tiền thuế và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Ngày nay, có rất nhiều Phần Mềm Kiểm Tra Hóa Đơn Điện Tử: TOP 5 Tốt Nhất 2024 để bạn lựa chọn.

6. Quản lý và lưu trữ hóa đơn GTGT thế nào cho hiệu quả?

Việc quản lý và lưu trữ hóa đơn GTGT là một công việc quan trọng, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, kiểm tra khi cần thiết và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật. Dưới đây là một số cách quản lý và lưu trữ hóa đơn hiệu quả:

• Đối với hóa đơn giấy: Sắp xếp hóa đơn theo thứ tự thời gian, đóng thành tập và lưu trữ trong tủ, kệ. Đảm bảo nơi lưu trữ hóa đơn khô ráo, thoáng mát, tránh ẩm mốc, mối mọt.
• Đối với hóa đơn điện tử: Lưu trữ hóa đơn trên máy tính, ổ cứng hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây. Đảm bảo dữ liệu được sao lưu thường xuyên để tránh mất mát.

Thời gian lưu trữ hóa đơn là ít nhất 10 năm. Doanh nghiệp nên có quy trình quản lý hóa đơn rõ ràng, phân công trách nhiệm cho từng cá nhân để đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đầy đủ và an toàn.

7. Xử lý hóa đơn GTGT sai sót: Hướng dẫn chi tiết

Trong quá trình lập hóa đơn, không thể tránh khỏi những sai sót. Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp cần phải xử lý kịp thời và đúng cách để tránh bị phạt. Dưới đây là hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo quy định mới nhất:

• Sai sót về hình thức (tên, địa chỉ,...): Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, có chữ ký của cả người bán và người mua.
• Sai sót về nội dung (số lượng, đơn giá, tiền thuế,...): Hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới thay thế.

Lưu ý, khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp phải lập biên bản hủy hóa đơn và thông báo cho cơ quan thuế. Nếu sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh theo quy định.

Ví dụ, nếu bạn lập hóa đơn sai tên công ty của khách hàng, bạn cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Còn nếu bạn lập sai số lượng hàng hóa, bạn phải hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới.

8. Hóa đơn điện tử và Phần mềm tra cứu hóa đơn GTGT

Như đã đề cập ở trên, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ, dễ dàng quản lý, tra cứu và thân thiện với môi trường. Soft Tra Cứu Hóa Đơn: Giải Pháp Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp chính là một trong những giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả.

Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế và lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín. Sau đó, doanh nghiệp có thể tạo lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử trên hệ thống của nhà cung cấp.

Một trong những tính năng quan trọng của hóa đơn điện tử là khả năng tra cứu hóa đơn. Người mua có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn điện tử của mình trên hệ thống của nhà cung cấp hoặc trên cổng thông tin của cơ quan thuế.

9. FAQ: Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn GTGT

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn GTGT:

1. Hóa đơn GTGT có bắt buộc phải có chữ ký của người mua không? Không bắt buộc, trừ khi người mua có yêu cầu.
2. Có được tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn GTGT không? Không được phép. Nếu có sai sót, phải lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.
3. Hóa đơn GTGT có được viết bằng ngoại tệ không? Được phép, nhưng phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá tại thời điểm lập hóa đơn.
4. Có được xuất hóa đơn GTGT cho hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng không? Có, phải xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT như bình thường.

10. Kết luận

Hóa đơn GTGT là một chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các quy định về hóa đơn GTGT, cách lập, quản lý, lưu trữ và xử lý sai sót là rất cần thiết để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và hoạt động hiệu quả. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hóa đơn GTGT.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về hóa đơn GTGT hoặc các vấn đề liên quan đến kế toán, thuế, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn!