Hóa Đơn Hợp Lệ Theo Thông Tư 78: A-Z Cho Doanh Nghiệp
- Giới thiệu
- Thế nào là hóa đơn hợp lệ theo Thông tư 78?
- Nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo Thông tư 78
- Phân biệt hóa đơn điện tử theo TT78 với hóa đơn giấy
- Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ
- Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử như thế nào?
- Lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
- Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn hợp lệ
- Kết luận
Giới thiệu
Chào bạn, nếu bạn là một chủ doanh nghiệp hoặc kế toán viên, chắc hẳn bạn đã quá quen thuộc với khái niệm hóa đơn rồi đúng không? Nhưng hóa đơn hợp lệ theo Thông tư 78 thì sao? Bạn có chắc mình đã nắm vững tất cả các quy định mới nhất chưa? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau đi sâu vào tìm hiểu tất tần tật về hóa đơn hợp lệ theo Thông tư 78, từ định nghĩa, nội dung, cách tra cứu đến các lưu ý quan trọng để tránh sai sót. Đảm bảo sau khi đọc xong, bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều trong việc quản lý hóa đơn của doanh nghiệp mình! Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn, bạn có thể tìm hiểu thêm về Phần mềm tra cứu hóa đơn, một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp.
Thế nào là hóa đơn hợp lệ theo Thông tư 78?
Đầu tiên, chúng ta cần phải hiểu rõ khái niệm thế nào là một hóa đơn hợp lệ theo Thông tư 78. Nói một cách đơn giản, đó là hóa đơn được lập theo đúng quy định của pháp luật, đáp ứng đầy đủ các yếu tố về hình thức và nội dung, và được sử dụng đúng mục đích. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Được lập theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.
- Chữ ký số hợp lệ (nếu có).
- Được truyền đầy đủ dữ liệu đến cơ quan thuế.
Một điểm mà tôi thấy nhiều người hay nhầm lẫn đó là cứ có chữ ký số thì hóa đơn mặc nhiên là hợp lệ. Không hẳn vậy đâu nhé! Chữ ký số chỉ là một trong các yếu tố thôi, quan trọng nhất vẫn là nội dung và hình thức phải chuẩn chỉ theo quy định.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo Thông tư 78
Vậy, một hóa đơn điện tử hợp lệ cần có những nội dung gì? Theo quy định, hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các thông tin sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có).
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
- Tổng số tiền thanh toán bằng chữ.
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán (nếu có).
- Mã của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn (nếu có).
Các bạn nhớ kỹ nhé, thiếu một trong các thông tin trên thôi là hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ đấy. Chẳng hạn như, nhiều bạn quên ghi đơn vị tính của hàng hóa, hoặc ghi sai mã số thuế của khách hàng. Những lỗi nhỏ như vậy nhưng lại gây ra rắc rối lớn khi quyết toán thuế đấy.
Phân biệt hóa đơn điện tử theo TT78 với hóa đơn giấy
Trước đây, chúng ta quen với việc sử dụng hóa đơn giấy, nhưng giờ hóa đơn điện tử đã trở thành xu thế tất yếu. Vậy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có gì khác biệt so với hóa đơn giấy?
| Đặc điểm | Hóa đơn giấy | Hóa đơn điện tử (TT78) |
|---|---|---|
| Hình thức | Bản in trên giấy | Dữ liệu điện tử |
| Lưu trữ | Lưu trữ bản giấy | Lưu trữ trên hệ thống điện tử |
| Tính bảo mật | Dễ bị mất, hư hỏng, làm giả | Bảo mật cao hơn, khó làm giả |
| Chi phí | Chi phí in ấn, lưu trữ cao | Chi phí thấp hơn, tiết kiệm không gian |
| Tra cứu | Tra cứu thủ công, mất thời gian | Tra cứu nhanh chóng, dễ dàng |
Rõ ràng, hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy. Không chỉ tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn một cách hiệu quả hơn. Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn có thể tham khảo bài viết Thủ Tục Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất [2024] để nắm rõ các bước thực hiện.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ
Một trong những ưu điểm lớn của hóa đơn điện tử là khả năng tra cứu dễ dàng. Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ thông qua các cách sau:
- Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Đây là cách chính thống nhất để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
- Tra cứu trên website của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của một nhà cung cấp, bạn có thể tra cứu trực tiếp trên website của họ.
- Tra cứu bằng phần mềm tra cứu hóa đơn: Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ tra cứu hóa đơn điện tử, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Khi tra cứu, bạn cần nhập các thông tin như mã số thuế của người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn... Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của hóa đơn đó. Để biết thêm chi tiết về các phương pháp tra cứu hóa đơn, bạn có thể đọc bài viết Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ: A-Z 2024.
Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử như thế nào?
Trong quá trình lập hóa đơn, không tránh khỏi những sai sót. Vậy khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử, chúng ta cần xử lý như thế nào? Theo quy định, có hai trường hợp xử lý sai sót chính:
- Sai sót không ảnh hưởng đến tiền thuế: Trong trường hợp này, người bán và người mua lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn.
- Sai sót ảnh hưởng đến tiền thuế: Trong trường hợp này, người bán và người mua lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Lưu ý, khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, cần ghi rõ nội dung điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn nào. Việc xử lý sai sót đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Thông tin về phát hành hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng, bạn có thể tìm hiểu thêm tại Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử: Thủ Tục & Mẫu Mới Nhất.
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng là một vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm. Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, bảo mật trong thời gian tối thiểu là 10 năm. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức lưu trữ sau:
- Lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Đây là hình thức phổ biến nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ.
- Lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử riêng, nhưng cần đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu.
- Lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ ngoài: Doanh nghiệp có thể sao lưu hóa đơn điện tử ra các thiết bị lưu trữ ngoài như ổ cứng, USB, nhưng cần đảm bảo bảo quản cẩn thận để tránh mất mát hoặc hư hỏng.
Dù lựa chọn hình thức nào, doanh nghiệp cũng cần có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu định kỳ để đảm bảo an toàn cho hóa đơn điện tử.
Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn hợp lệ
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn hợp lệ theo Thông tư 78:
- Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
- Không, hóa đơn điện tử không cần đóng dấu. Thay vào đó, hóa đơn điện tử cần có chữ ký số của người bán (nếu có).
- Có thể sửa chữa hóa đơn điện tử đã lập không?
- Không, không được sửa chữa trực tiếp trên hóa đơn điện tử đã lập. Nếu có sai sót, cần lập biên bản điều chỉnh và lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Hóa đơn điện tử có cần in ra không?
- Không bắt buộc, nhưng người mua có quyền yêu cầu người bán cung cấp bản in hóa đơn điện tử để phục vụ cho việc lưu trữ hoặc hạch toán.
Kết luận
Như vậy, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về hóa đơn hợp lệ theo Thông tư 78. Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết và dễ hiểu trong bài viết này, bạn sẽ nắm vững các quy định và tự tin hơn trong việc quản lý hóa đơn của doanh nghiệp mình. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé. Chúc bạn thành công!
