Hóa Đơn Hợp Lệ Theo Thông Tư 78: Tất Tần Tật!

Hóa Đơn Hợp Lệ Theo Thông Tư 78: Doanh Nghiệp Cần Biết Gì?

Thông tư 78 đã làm thay đổi kha khá cách các doanh nghiệp mình làm việc với hóa đơn điện tử. Nhiều bạn kêu trời vì thủ tục, nhiều bạn lại thấy tiện hơn. Nhưng dù sao đi nữa, hiểu rõ thế nào là hóa đơn hợp lệ theo thông tư 78 là điều bắt buộc nếu không muốn dính dáng tới mấy khoản phạt không đáng có. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững mọi thứ, từ A đến Z, đảm bảo hóa đơn của công ty lúc nào cũng chuẩn chỉ.

1. Thế nào là hóa đơn hợp lệ theo Thông tư 78?

Nói nôm na, hóa đơn hợp lệ theo thông tư 78 là hóa đơn điện tử được lập tuân thủ đúng quy định của pháp luật, đặc biệt là Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Điều này có nghĩa là hóa đơn phải đầy đủ thông tin, chính xác, được ký điện tử hợp lệ và gửi đến cơ quan thuế theo đúng quy trình. Nếu thiếu một trong các yếu tố này, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ và doanh nghiệp có thể gặp rắc rối. Ví dụ, một số trường hợp hóa đơn không hợp lệ mà mình từng gặp là thiếu chữ ký số, sai mã số thuế của người mua, hoặc ghi sai thông tin hàng hóa.

2. Các yếu tố cấu thành một hóa đơn hợp lệ

Để một hóa đơn được coi là hợp lệ theo Thông tư 78, nó cần đáp ứng các yếu tố sau:

• Thông tin người bán và người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế phải chính xác. Sai một ly đi một dặm đó nha!
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Chữ ký số: Bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.
• Mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
• Thời điểm lập hóa đơn: Phải được lập đúng thời điểm theo quy định.
• Hình thức hóa đơn: Phải là hóa đơn điện tử theo đúng định dạng quy định.

Một điểm quan trọng nữa là hóa đơn phải được lập liên tục, không được bỏ sót số. Cái này nhiều bạn mới làm hay quên lắm đó.

3. Các loại hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Thông tư 78 quy định về hai loại hóa đơn điện tử chính:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Dành cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Dành cho doanh nghiệp thuộc trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (ví dụ, doanh nghiệp lớn có hệ thống quản lý rủi ro thuế tốt).

Ngoài ra, còn có một số loại hóa đơn đặc thù khác như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem, vé, thẻ... Mỗi loại có những quy định riêng, nên bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi sử dụng.

4. Những lưu ý quan trọng để tránh sai sót

Để tránh những sai sót không đáng có khi lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Chọn phần mềm có đầy đủ tính năng, dễ sử dụng và được hỗ trợ nhiệt tình.
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hóa đơn: Đặc biệt là thông tin người mua và thông tin hàng hóa, dịch vụ.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử cẩn thận: Theo đúng quy định của pháp luật.
• Cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử: Để đảm bảo luôn tuân thủ đúng pháp luật.

À, đừng quên việc Kiểm Tra File XML Hóa Đơn nữa nhé. File XML mà có vấn đề thì coi như xong luôn đó.

5. Phần mềm hỗ trợ tra cứu và quản lý hóa đơn

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm tra cứu hóa đơn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp là rất quan trọng, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu rủi ro sai sót. Khi chọn phần mềm, bạn nên xem xét các yếu tố như:

• Tính năng: Phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết như lập hóa đơn, quản lý hóa đơn, tra cứu hóa đơn, báo cáo hóa đơn...?
• Giá cả: Giá cả có phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp không?
• Độ tin cậy: Phần mềm có ổn định, bảo mật không?
• Hỗ trợ: Nhà cung cấp có hỗ trợ nhiệt tình, nhanh chóng không?

Nhiều doanh nghiệp giờ cũng quan tâm đến việc tra cứu hóa đơn trên Tổng Cục Thuế. Một phần mềm tốt sẽ tích hợp luôn cả tính năng này để mình tiện theo dõi.

6. So sánh hóa đơn theo Thông tư 32 và Thông tư 78

Trước Thông tư 78, chúng ta sử dụng Thông tư 32. Vậy hai thông tư này có gì khác nhau? Dưới đây là bảng so sánh chi tiết:

Có thể thấy, Thông tư 78 có nhiều quy định chặt chẽ hơn so với Thông tư 32. Điều này nhằm mục đích tăng cường quản lý thuế và giảm thiểu tình trạng gian lận hóa đơn. Quan trọng nhất là phải cảnh giác với Hóa Đơn Điện Tử Giả, đặc biệt khi chuyển đổi sang hình thức mới.

7. Các câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn hợp lệ theo Thông tư 78:

• Hóa đơn viết sai có được tẩy xóa không? Tuyệt đối không! Hóa đơn viết sai phải được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không? Có, theo quy định hiện hành, hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập đều phải sử dụng hóa đơn điện tử.
• Làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử? Bạn có thể tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn.

8. Kết luận

Nắm vững các quy định về hóa đơn hợp lệ theo thông tư 78 là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin cần thiết. Nếu bạn vẫn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé!