Giới thiệu về hóa đơn theo TT78

Bạn đang loay hoay với đống hóa đơn giấy, vừa tốn kém lại dễ thất lạc? Chuyển sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Thông tư 78 (TT78) là xu hướng tất yếu rồi! Nhưng TT78 là cái quái gì? Làm sao để áp dụng cho đúng? Bài viết này sẽ giải đáp tất tần tật những thắc mắc của bạn về hóa đơn theo TT78, từ A đến Z, giúp bạn tự tin “số hóa” quy trình hóa đơn của doanh nghiệp.

Nói thật, lúc mới bắt đầu, tôi cũng hoa mắt chóng mặt với đủ thứ quy định, thông tư. Nhưng đừng lo, tôi sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế và lời khuyên hữu ích để bạn không còn “bơi” trong mớ thông tin hỗn độn nữa. Cùng bắt đầu thôi nào!

Thông tư 78/2021/TT-BTC là gì?

Thông tư 78/2021/TT-BTC (gọi tắt là TT78) do Bộ Tài chính ban hành, quy định về chế độ hóa đơn, chứng từ điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hiểu đơn giản, TT78 thay thế cho các thông tư cũ (như TT32, TT39…) và đưa ra những quy định mới, chi tiết hơn về việc sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử. Mục tiêu chính là chuẩn hóa quy trình, tăng tính minh bạch và tạo thuận lợi cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan thuế. Nó giống như một bản nâng cấp toàn diện cho hệ thống hóa đơn, giúp mọi thứ trở nên nhanh gọn và hiệu quả hơn.

Nếu bạn còn đang sử dụng hóa đơn giấy, thì đây là lúc thích hợp để bạn tìm hiểu thêm về Phần mềm tra cứu hóa đơn, một giải pháp hỗ trợ bạn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử một cách dễ dàng.

Nhưng mà chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì có lợi ích gì? Thứ nhất, tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ. Thứ hai, giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng. Thứ ba, thanh toán nhanh chóng, tiện lợi hơn. Và quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp bạn trở nên chuyên nghiệp và hiện đại hơn trong mắt đối tác, khách hàng.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo TT78

Ai phải “nhập cuộc” với TT78? Gần như tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều thuộc diện áp dụng. Trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định cụ thể, còn lại, ai cũng phải chuyển đổi sang HĐĐT theo TT78. Điều này cũng có nghĩa là bạn không thể mua hóa đơn đỏ một cách dễ dàng như trước, mọi thứ đều cần minh bạch và tuân thủ quy định.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, việc chuyển đổi này có lộ trình. Không phải ai cũng phải chuyển đổi ngay lập tức. Cơ quan thuế sẽ thông báo cụ thể thời gian áp dụng cho từng đối tượng. Vì vậy, bạn cần theo dõi sát sao thông tin từ cơ quan thuế để có sự chuẩn bị tốt nhất. Đặc biệt, các doanh nghiệp kinh doanh trên môi trường internet cần chú ý đến các quy định về Hóa Đơn Internet: Mọi Điều Doanh Nghiệp Cần Biết (2024) để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử theo TT78

Lập hóa đơn điện tử theo TT78 không khó, nhưng cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản. Thứ nhất, phải đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin. Thứ hai, phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định. Thứ ba, phải được ký điện tử hợp lệ. Thứ tư, phải được gửi cho người mua và cơ quan thuế theo đúng thời hạn.

Nguyên tắc quan trọng nhất là tính chính xác. Sai một ly đi một dặm! Nhập sai thông tin, không chỉ gây khó khăn cho việc hạch toán, mà còn có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý không đáng có. Hãy cẩn thận kiểm tra lại thông tin trước khi ký và gửi hóa đơn.

Ngoài ra, cũng cần lưu ý về thời hạn gửi hóa đơn cho cơ quan thuế. Việc chậm trễ có thể bị phạt. Tốt nhất là nên thiết lập quy trình tự động để đảm bảo hóa đơn được gửi đúng hạn, tránh những sai sót không đáng có.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo TT78

Một hóa đơn điện tử theo TT78 “chuẩn chỉnh” cần có những nội dung gì? Đó là: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; Tổng số tiền thanh toán, thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT; Chữ ký điện tử của người bán và người mua (nếu có); Mã của cơ quan thuế (nếu thuộc đối tượng phải có mã).

Có một số điểm mới so với các thông tư cũ mà bạn cần đặc biệt lưu ý. Ví dụ, về ký hiệu hóa đơn, TT78 quy định rõ hơn về cách đặt ký hiệu để dễ dàng phân biệt các loại hóa đơn khác nhau. Hoặc về mã của cơ quan thuế, không phải hóa đơn nào cũng cần có mã này, mà chỉ áp dụng cho một số trường hợp nhất định.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về một loại hóa đơn cụ thể, ví dụ như hóa đơn mẫu 2, bạn có thể tham khảo bài viết Hóa Đơn Mẫu 2: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết và hướng dẫn cụ thể về cách lập hóa đơn mẫu 2 theo đúng quy định.

Sự khác biệt giữa hóa đơn TT32 và hóa đơn theo TT78

Nếu bạn đã quen với việc sử dụng hóa đơn theo TT32, thì việc chuyển sang TT78 có thể gây ra một số bỡ ngỡ. Vậy đâu là những điểm khác biệt chính giữa hai thông tư này?

Nhìn chung, TT78 có nhiều quy định chặt chẽ và chi tiết hơn so với TT32. Điều này nhằm mục đích chuẩn hóa quy trình, tăng cường quản lý và hạn chế các hành vi gian lận. Tuy nhiên, cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần phải cẩn thận và tuân thủ hơn khi lập và sử dụng hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc nhận diện các rủi ro liên quan đến hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn khống, bạn có thể tham khảo bài viết Hóa Đơn Khống: Nhận Diện, Rủi Ro & Phòng Tránh A-Z để có thêm thông tin và biện pháp phòng tránh.

Xử lý sai sót hóa đơn theo TT78

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không tránh khỏi những sai sót. Vậy khi phát hiện sai sót, chúng ta cần xử lý như thế nào theo TT78?

Trước hết, cần xác định loại sai sót. Có những sai sót nhỏ, không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, ví dụ như sai tên, địa chỉ người mua. Trong trường hợp này, chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và thông báo cho người mua.

Nhưng nếu sai sót ảnh hưởng đến số thuế, ví dụ như sai đơn giá, số lượng, thuế suất, thì cần phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế cũng có những quy định riêng, bạn cần tìm hiểu kỹ để thực hiện cho đúng.

Điều quan trọng là phải xử lý sai sót kịp thời và đúng quy trình. Nếu để sai sót kéo dài, không chỉ gây khó khăn cho việc hạch toán, mà còn có thể bị cơ quan thuế xử phạt.

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tuân thủ TT78

Để việc sử dụng hóa đơn điện tử theo TT78 trở nên dễ dàng và hiệu quả, việc lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín là rất quan trọng. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử, nhưng không phải phần mềm nào cũng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của TT78.

Khi lựa chọn phần mềm, bạn cần quan tâm đến các yếu tố sau: Khả năng tuân thủ TT78; Tính năng đầy đủ, dễ sử dụng; Khả năng tích hợp với các phần mềm khác (kế toán, bán hàng…); Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt; Giá cả hợp lý.

Một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay bao gồm: MISA meInvoice, BKAV eHoadon, VNPT eInvoice, Viettel eInvoice… Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về các phần mềm này trên internet, hoặc liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để được tư vấn chi tiết.

Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn cũng là một giải pháp hay để quản lý và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, giúp bạn an tâm hơn trong quá trình sử dụng.

FAQ về hóa đơn theo TT78

Câu hỏi 1: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Trả lời: Không. Hóa đơn điện tử không cần đóng dấu, mà chỉ cần chữ ký điện tử.

Câu hỏi 2: Hóa đơn điện tử có thể sửa chữa được không?

Trả lời: Không. Hóa đơn điện tử không thể sửa chữa trực tiếp. Nếu có sai sót, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Câu hỏi 3: Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo TT78 không?

Trả lời: Có. Tất cả các doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo TT78.

Câu hỏi 4: Làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử?

Trả lời: Bạn có thể kiểm tra trên trang web của Tổng cục Thuế, hoặc sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn.

Câu hỏi 5: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy không?

Trả lời: Có. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn theo TT78 và những quy định liên quan. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là một bước đi quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật. Đừng ngại thay đổi và áp dụng những công nghệ mới để doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển. Chúc bạn thành công!