Hóa Đơn Thuế Là Gì? Hướng Dẫn Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp 2024

Hóa đơn thuế là gì? Khái niệm cơ bản mà doanh nghiệp nào cũng phải nắm

Nói một cách dễ hiểu nhất, hóa đơn thuế chính là chứng từ kế toán do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nó là bằng chứng pháp lý cho giao dịch mua bán và là căn cứ để kê khai, tính thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nếu bạn đang kinh doanh mà không quan tâm đến loại giấy tờ này, coi như bạn đang đi trên dây mà không có lưới bảo vệ vậy.

Tôi còn nhớ hồi mới khởi nghiệp, có lần nhân viên kế toán làm mất một xấp hóa đơn đầu vào. Lúc đó tôi cũng chủ quan, nghĩ "thôi kệ, mất thì mất". Đến khi cơ quan thuế thanh tra, số tiền thuế phải nộp bổ sung và tiền phạt làm tôi choáng váng. Bài học đắt giá ấy khiến tôi phải tìm hiểu rất kỹ về hóa đơn thuế và cách quản lý nó.

Phân loại hóa đơn thuế phổ biến hiện nay

Không phải tất cả hóa đơn đều giống nhau. Hiểu rõ từng loại sẽ giúp bạn sử dụng đúng mục đích và tránh rắc rối.

Hóa đơn điện tử - Xu thế tất yếu

Đây là loại hóa đơn được lập, xử lý, lưu trữ trên hệ thống điện tử của doanh nghiệp. Từ 1/7/2022, gần như 100% doanh nghiệp phải chuyển sang dùng hóa đơn điện tử. Nó tiết kiệm chi phí in ấn, dễ dàng tra cứu và quản lý, đồng thời minh bạch hơn rất nhiều. Nếu doanh nghiệp bạn chưa dùng, nên tìm hiểu ngay.

Hóa đơn giấy (hóa đơn tay) - Còn nhưng hạn chế

Hay còn gọi là hóa đơn tay, được in sẵn theo mẫu và ghi tay thông tin. Hiện nay, chỉ một số ít trường hợp đặc biệt được phép sử dụng, như doanh nghiệp ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, hoặc kinh doanh một số ngành nghề đặc thù. Dùng loại này khá bất tiện và dễ sai sót, theo tôi thì nên hạn chế tối đa.

Hóa đơn đặt in và tự in

Hóa đơn đặt in là loại do doanh nghiệp đặt cơ sở in có giấy phép in hóa đơn in theo mẫu riêng. Hóa đơn tự in là loại do doanh nghiệp tự in trên máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Cả hai loại này cũng đang dần được thay thế bằng hóa đơn điện tử.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn thuế theo quy định

Một hóa đơn thuế hợp lệ, hợp lệ, hợp pháp phải có đầy đủ các thông tin sau, nếu thiếu một trong số này, coi như tờ hóa đơn đó "vô giá trị" về mặt pháp lý:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT.
• Tỷ lệ và số tiền thuế GTGT.
• Tổng số tiền người mua phải thanh toán.
• Chữ ký, họ tên của người bán (với hóa đơn giấy) hoặc chữ ký số của người bán (với hóa đơn điện tử).

Quy định chi tiết về mẫu hóa đơn hiện hành được nêu rõ trong Thông tư 32. Bạn nên dành thời gian đọc kỹ để tránh những lỗi không đáng có.

Quy trình sử dụng, lập và quản lý hóa đơn thuế

Làm sao để vận hành trơn tru việc này? Dưới đây là quy trình cơ bản tôi đúc kết được sau nhiều năm.

Bước 1: Thông báo phát hành hóa đơn

Trước khi dùng mẫu hóa đơn mới, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế qua mẫu 01/AC. Với hóa đơn điện tử, cần thông báo phát hành trên hệ thống của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Lập hóa đơn

Phải lập ngay tại thời điểm bán hàng hóa, dịch vụ. Thông tin phải trung thực, đầy đủ, rõ ràng. Một mẹo nhỏ: nên có quy trình kiểm tra chéo giữa bộ phận bán hàng và kế toán để giảm thiểu sai sót.

Bước 3: Giao nhận, lưu trữ và báo cáo

Giao liên 2 (liên giao cho khách) và lưu giữ liên 1 (liên lưu) ít nhất 10 năm. Hàng tháng/quý, phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi cơ quan thuế.

Các sai phạm thường gặp và cách xử lý - Đừng để mắc phải!

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, tôi thấy có mấy lỗi "kinh điển" sau:

Trường hợp cần mua hóa đơn từ cơ quan thuế (ví dụ cho một số hoạt động đặc thù), bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt hướng dẫn trong bài viết về hóa đơn mua của cơ quan thuế.

Giải pháp quản lý hóa đơn thuế hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Quản lý hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng bằng tay là cực hình. Đây là những giải pháp tôi khuyên dùng:

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp

Đầu tư một phần mềm uy tín là khoản chi đáng giá nhất. Nó tự động hóa việc lập, gửi, lưu trữ và báo cáo. Nhiều phần mềm còn tích hợp luôn với kế toán, giúp công việc trôi chảy hơn rất nhiều.

Áp dụng phần mềm tra cứu hóa đơn

Để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào, tránh mua phải hóa đơn "ma", việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn là vô cùng cần thiết. Chỉ cần nhập mã hoặc số hóa đơn, bạn có thể xác minh nhanh chóng hóa đơn đó có tồn tại trên hệ thống của Tổng cục Thuế hay không. Đây là bước bảo vệ doanh nghiệp bạn khỏi những rủi ro về thuế không đáng có.

Xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng

Ai được lập hóa đơn? Ai được ký? Ai lưu trữ? Ai đối soát? Phải có văn bản quy định rõ ràng, tránh tình trạng "cha chung không ai khóc".

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn thuế

Hóa đơn không ghi mã số thuế người mua có được không?
Được, nhưng chỉ khi người mua là cá nhân không có mã số thuế (MST) hoặc không phải kê khai thuế GTGT. Nếu người mua là doanh nghiệp, bắt buộc phải ghi MST.

Làm gì khi viết sai hóa đơn giấy?
Không được tẩy xóa. Bạn phải lập lại hóa đơn mới. Hóa đơn viết sai phải lưu giữ, gạch chéo toàn bộ liên và có biên bản hủy (nếu hủy) hoặc lưu lại làm căn cứ điều chỉnh.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?
Có, hoàn toàn có giá trị pháp lý tương đương khi đã có chữ ký số hợp lệ của người bán.

Tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu?
Bạn có thể tra cứu trực tiếp trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên dụng để thao tác nhanh và tiện lợi hơn.

Có được xuất hóa đơn cho cá nhân không có tên, địa chỉ cụ thể không?
Về nguyên tắc, vẫn phải ghi đầy đủ. Trong một số trường hợp bán lẻ nhỏ lẻ, có thể ghi "khách lẻ" hoặc "khách vãng lai", nhưng tốt nhất vẫn nên ghi đủ thông tin nếu khách hàng cung cấp.

Tóm lại, hiểu và quản lý tốt hóa đơn thuế chính là nền tảng cho hoạt động kế toán - thuế minh bạch, lành mạnh của doanh nghiệp. Nó không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ để bạn kiểm soát dòng tiền, chi phí và bảo vệ chính mình. Đừng chủ quan, hãy xây dựng quy trình bài bản ngay từ hôm nay, và đừng ngần ngại tìm đến các giải pháp công nghệ như phần mềm tra cứu hóa đơn để hỗ trợ. Nếu còn băn khoăn gì, bạn có thể tìm hiểu thêm các bài viết chuyên sâu trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.