Hóa Đơn Trực Tiếp Theo Thông Tư 78: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Hóa đơn trực tiếp theo Thông tư 78 là gì?

Nếu bạn đang kinh doanh, chắc hẳn đã nghe qua cụm từ "hóa đơn trực tiếp theo thông tư 78" rồi đúng không? Tôi còn nhớ hồi mới mở quán cà phê nhỏ, nghe mấy anh kế toán nói mà cứ thấy mông lung, chẳng hiểu nó khác gì với mấy loại hóa đơn khác. Thực ra, hiểu đơn giản thì đây là loại hóa đơn do chính doanh nghiệp, tổ chức tự in, tự phát hành và lập trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ, theo đúng quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Thông tư này thay thế cho Thông tư 39 cũ và có hiệu lực từ ngày 01/7/2022, mang đến nhiều thay đổi đáng kể. Nó không chỉ quy định về hóa đơn trực tiếp mà còn cả hóa đơn điện tử nữa. Cái hay là thông tư mới này linh hoạt hơn, phù hợp với sự phát triển của công nghệ số. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn ưa chuộng hóa đơn trực tiếp vì tính tiện lợi, không cần đầu tư nhiều vào phần mềm.

Ai được sử dụng hóa đơn trực tiếp?

Không phải doanh nghiệp nào cũng được tự do sử dụng hóa đơn trực tiếp đâu nhé. Theo quy định, các đối tượng sau đây có quyền lập và sử dụng loại hóa đơn này:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có đăng ký kinh doanh và mã số thuế.
• Hộ, cá nhân kinh doanh khi đã đăng ký thuế và có nhu cầu sử dụng. Đây là điểm thuận lợi cho các tiệm tạp hóa, quán ăn nhỏ lẻ.
• Áp dụng cho các trường hợp bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, không yêu cầu kê khai thuế GTGT đầu vào (trừ một số trường hợp đặc biệt).

Tuy nhiên, có một lưu ý nhỏ mà tôi hay thấy các chủ shop online hay nhầm lẫn: Nếu bạn bán hàng qua các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada và họ đã xuất hóa đơn thay cho bạn, thì bạn không cần lập hóa đơn trực tiếp nữa. Cứ thế mà nhiều người vẫn in thêm, thành ra thừa và dễ gây rối trong sổ sách.

Trường hợp bắt buộc phải thông báo phát hành

Không phải cứ muốn in là in đâu. Đối với hóa đơn trực tiếp có tiêu thức, số lượng in sẵn (ví dụ như bạn đặt in cả cuốn hóa đơn với số từ 001 đến 100), thì bắt buộc phải thông báo phát hành với cơ quan thuế trước khi dùng. Còn nếu bạn in từng tờ, hoặc in tại thời điểm bán hàng (in thermal chẳng hạn) thì không cần thông báo. Cái này quan trọng lắm, quên là dễ bị phạt đó.

Quy trình lập hóa đơn trực tiếp chuẩn

Để lập một hóa đơn trực tiếp đúng chuẩn, tránh bị xuất toán khi thanh tra, bạn cần tuân thủ các bước sau. Tôi từng chứng kiến một tiệm sửa xe bị phạt chỉ vì ghi thiếu ngày tháng trên hóa đơn, đáng tiếc lắm.

1. Chuẩn bị mẫu hóa đơn: Mẫu hóa đơn phải có đầy đủ các tiêu thức bắt buộc theo Điều 10 Thông tư 78, như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, tên đơn vị bán, mã số thuế, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký...
2. Ghi đầy đủ thông tin: Khi bán hàng, phải ghi chép đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa. Thông tin người mua (nếu có) cũng nên ghi đầy đủ.
3. Ký và giao cho khách: Người bán phải ký, ghi rõ họ tên và giao liên 2 (liên giao cho khách hàng). Liên 1 (liên lưu) phải được lưu trữ cẩn thận.
4. Lưu trữ và báo cáo: Lưu trữ hóa đơn theo quy định (ít nhất 5 năm) và phản ánh doanh thu vào sổ sách kế toán, kê khai thuế.

Một vấn đề nữa mà nhiều người thắc mắc là hóa đơn trực tiếp có thuế không. Câu trả lời là CÓ, nhưng nó đã bao gồm thuế GTGT trong giá bán rồi (phương pháp tính thuế trực tiếp). Bạn không cần tách riêng tiền thuế trên hóa đơn như hóa đơn VAT thông thường. Bài viết tôi vừa dẫn link sẽ giải thích rất rõ điều này, bạn nên đọc để tránh nhầm lẫn.

So sánh hóa đơn trực tiếp và hóa đơn điện tử

Nhiều người hay phân vân không biết nên chọn loại nào. Dưới đây là bảng so sánh nhanh dựa trên trải nghiệm thực tế của tôi và nhiều khách hàng trong lĩnh vực phần mềm tra cứu hóa đơn.

Cá nhân tôi thấy, nếu bạn chỉ có 1-2 cửa hàng nhỏ, hóa đơn trực tiếp vẫn ổn. Nhưng nếu muốn mở rộng, bán online, hay đơn giản là ngại việc lưu trữ cả núi giấy tờ, thì nên cân nhắc chuyển đổi số sớm. Việc tải hóa đơn về máy hay tra cứu lại thông tin khách hàng cũ với hóa đơn điện tử dễ hơn rất nhiều.

Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn trực tiếp

Làm sao để tránh "tiền mất tật mang"? Dưới đây là mấy điều tôi đúc kết được, nhiều cái phải học bằng kinh nghiệm xương máu đấy.

• Không được để trống thông tin bắt buộc: Ngày tháng, tên hàng, đơn giá, tổng tiền, chữ ký... Thiếu một trong số này, hóa đơn coi như vô giá trị và không được trừ chi phí khi tính thuế TNDN.
• Xử lý hóa đơn viết sai: Tuyệt đối không xé bỏ hay vứt đi. Bạn phải lập biên bản hủy hóa đơn viết sai, ghi rõ lý do và lưu lại cùng liên của hóa đơn đó. Cơ quan thuế có thể kiểm tra bất cứ lúc nào.
• Phân biệt với hóa đơn tay: Nhiều người nhầm lẫn hai loại này. Thực chất, hóa đơn tay là một dạng của hóa đơn trực tiếp, được lập bằng tay trên mẫu in sẵn. Nó vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy định của Thông tư 78.
• Đối với ngành lưu trú: Nếu bạn kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ, việc lập hóa đơn có chút đặc thù. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết chi tiết về hóa đơn phòng nghỉ để nắm rõ hơn về các khoản phụ thu, giờ check-in/out...

Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn trực tiếp

Giải pháp quản lý hóa đơn hiệu quả

Dù bạn chọn hình thức nào, việc quản lý hóa đơn khoa học là chìa khóa. Từ một người từng ngồi dán hàng đống hóa đơn vào sổ, tôi khuyên bạn nên cân nhắc các giải pháp sau:

• Số hóa hóa đơn giấy: Sử dụng các ứng dụng trên điện thoại để scan và lưu trữ đám mây. Tuy vẫn là hóa đơn trực tiếp, nhưng bạn đã có bản sao điện tử an toàn, dễ tìm kiếm.
• Sử dụng phần mềm kế toán đơn giản: Nhiều phần mềm giá rẻ cho phép bạn nhập liệu hóa đơn bán ra, tự động tổng hợp doanh thu, rất tiện cho việc kê khai thuế.
• Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử: Đây là xu hướng tất yếu. Chi phí ban đầu có thể cao hơn, nhưng tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức in ấn, lưu trữ và đặc biệt là tra cứu. Khi cần mua hóa đơn đỏ hay xác minh giao dịch, mọi thứ đều có trong hệ thống.

Cuối cùng, dù bạn đang dùng hóa đơn trực tiếp theo thông tư 78 hay bất kỳ hình thức nào, hãy nhớ nguyên tắc "đúng, đủ, kịp thời". Nắm vững quy định không chỉ giúp bạn tránh rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trước khách hàng và đối tác. Nếu còn băn khoăn, đừng ngại tìm hiểu thêm trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi, nơi cung cấp nhiều thông tin hữu ích về các giải pháp quản lý tài chính - thuế hiện đại.