Hóa Đơn TT78: Hướng Dẫn Toàn Tập Cho Doanh Nghiệp 2024

Nếu bạn đang làm kế toán hay quản lý một doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, chắc hẳn cụm từ "hóa đơn tt78" đã không còn xa lạ. Nhưng thực sự hiểu rõ về nó, từ A đến Z, lại là một câu chuyện khác. Tôi còn nhớ lần đầu tiếp xúc với thông tư này, cảm giác bối rối khi phải thay đổi toàn bộ quy trình lập hóa đơn cũ kỹ. Bài viết này, tôi muốn chia sẻ lại tất cả những gì mình đã tìm hiểu và trải nghiệm về hóa đơn tt78, từ khái niệm cơ bản đến những lưu ý "sống còn" mà không phải sách vở nào cũng nói.

Hóa đơn TT78 là gì? Hiểu đúng để làm đúng

Nói một cách dễ hiểu, hóa đơn tt78 là cách gọi thông dụng của hóa đơn được lập và sử dụng theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Thông tư này thay thế cho Thông tư 39/2014 trước đó, và mang đến rất nhiều thay đổi quan trọng, đặc biệt là trong kỷ nguyên số hóa hiện nay.

Bản chất của nó không phải là một "loại" hóa đơn mới, mà là một bộ "luật chơi" mới cho tất cả các hình thức hóa đơn: hóa đơn điện tử, hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in. Mục tiêu lớn nhất là tăng cường minh bạch, chống thất thu thuế và tạo điều kiện cho doanh nghiệp chuyển đổi số. Tôi thấy nhiều người nhầm lẫn, cứ nghĩ phải có mẫu hóa đơn TT78 riêng. Thực ra, bạn vẫn dùng mẫu hóa đơn của công ty mình, nhưng nội dung trên đó phải tuân thủ đúng những gì TT78 quy định.

Ai phải sử dụng hóa đơn theo TT78? Thời gian áp dụng ra sao?

Hầu như tất cả các tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đều phải áp dụng hóa đơn tt78. Từ ngày 01/7/2022, thông tư này đã chính thức có hiệu lực toàn bộ. Vậy là tính đến nay, chúng ta đã sống chung với nó được một thời gian khá dài rồi.

Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp ngoại lệ được phép sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường (như bán hàng rong, buôn chuyến...), nhưng danh mục này khá hẹp. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động chính thống, có đăng ký kinh doanh, thì khả năng cao là phải dùng hóa đơn theo TT78. Nếu còn phân vân, cách tốt nhất là tham khảo ý kiến của kế toán trưởng hoặc chuyên viên thuế. Đừng để "nước đến chân mới nhảy", khi bị thanh tra kiểm tra thì đã muộn.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn TT78: Thiếu một cái là "toang"

Đây là phần quan trọng nhất, và cũng là nơi nhiều doanh nghiệp mắc lỗi nhất. Theo TT78, một hóa đơn hợp lệ phải có đầy đủ các nội dung sau, tôi liệt kê ra đây cho bạn dễ theo dõi:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn (theo một mẫu số duy nhất).
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn. Cái này tưởng đơn giản nhưng nhiều người in sẵn ngày tháng trên mẫu, đến khi lập vào ngày khác thì quên sửa, thành ra sai be bét.
• Thông tin đầy đủ của người bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản (nếu có).
• Thông tin của người mua: Tên, mã số thuế (bắt buộc nếu người mua là tổ chức, hoặc cá nhân kinh doanh có MST), địa chỉ.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ chưa bao gồm thuế GTGT.
• Tỷ lệ và số tiền thuế GTGT (nếu có). Phần này phải tách bạch rõ ràng với thành tiền chưa thuế.
• Tổng số tiền người mua phải thanh toán (bằng chữ và bằng số).
• Chữ ký, họ tên của người bán (và người mua nếu có thỏa thuận). Với hóa đơn điện tử, chữ ký số là bắt buộc.

Thiếu bất kỳ thông tin nào trong danh sách trên, hóa đơn của bạn có thể bị coi là không hợp lệ, và khi đó, bên mua sẽ không được khấu trừ thuế GTGT hoặc tính vào chi phí hợp lý. Hậu quả thì chắc bạn cũng hình dung ra rồi đấy.

Các hình thức hóa đơn được phép: Chọn sao cho phù hợp?

TT78 cho phép 3 hình thức chính, mỗi hình thức có ưu nhược điểm riêng:

1. Hóa đơn điện tử: Đây là xu hướng tất yếu và được Nhà nước khuyến khích nhất. Hóa đơn được tạo lập, gửi nhận, lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, và đặc biệt là tra cứu, xác thực hóa đơn cực kỳ nhanh chóng.
2. Hóa đơn đặt in: Doanh nghiệp đặt in tại các cơ sở in được cơ quan thuế chấp thuận. Hình thức truyền thống, phù hợp với những nơi chưa có điều kiện về công nghệ.
3. Hóa đơn tự in: Doanh nghiệp tự in trên máy in, nhưng phải thông báo và được chấp thuận bởi cơ quan thuế trước khi sử dụng.

Theo cá nhân tôi, nếu doanh nghiệp có thể, hãy chuyển sang dùng hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt. Ban đầu có thể hơi tốn chi phí phần mềm và làm quen, nhưng lợi ích lâu dài thì rất lớn, nhất là trong việc quản lý và tra cứu hóa đơn sau này.

Quy trình lập, sử dụng và lưu trữ hóa đơn đúng chuẩn

Lập hóa đơn không chỉ là ghi thông tin vào cho xong. Có một quy trình cần tuân thủ:

• Đăng ký sử dụng: Phải thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế (với hóa đơn đặt in/tự in) hoặc đăng ký với tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử.
• Lập hóa đơn: Phải lập tại thời điểm bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc khi xuất hóa đơn điều chỉnh, thay thế. Lập một lần, đúng số liệu.
• Giao nhận: Giao cho người mua đầy đủ liên (với hóa đơn giấy) hoặc gửi file điện tử/xác nhận qua email/cổng tra cứu (với hóa đơn điện tử).
• Lưu trữ: Đây là khâu nhiều người chủ quan. Hóa đơn giấy phải lưu trữ nguyên vẹn trong thời gian ít nhất 10 năm. Hóa đơn điện tử phải lưu trữ trên hệ thống đảm bảo không bị mất, sửa đổi trong suốt thời gian quy định. Việc sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều trong việc lưu trữ và tìm kiếm này.

Phân biệt hóa đơn TT78 với hóa đơn trực tiếp và hóa đơn VAT

Nhiều bạn hay bị rối giữa các khái niệm này. Thực ra, chúng không hoàn toàn tách biệt mà có sự giao thoa. Để dễ hiểu, tôi làm một bảng so sánh nho nhỏ dưới đây:

Như vậy, bạn có thể hiểu: Khi bạn lập một hóa đơn VAT, bạn phải tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức của hóa đơn tt78. Tương tự, một hóa đơn trực tiếp (nếu được sử dụng) cũng phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu của TT78. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn cụ thể này trong bài viết so sánh chi tiết giữa hóa đơn trực tiếp và hóa đơn VAT.

Kinh nghiệm thực tế và những lỗi thường gặp cần tránh

Làm việc với nhiều doanh nghiệp, tôi thấy có vài lỗi cứ lặp đi lặp lại:

• Ghi sai thông tin người mua: Quên không ghi MST của khách hàng là doanh nghiệp, hoặc ghi sai một ký tự. Cái này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền khấu trừ thuế của họ.
• Lập hóa đơn sai thời điểm: Xuất hóa đơn trước hoặc quá lâu sau khi giao hàng. Nên nhớ, hóa đơn là chứng từ ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải ăn khớp với thực tế.
• Xử lý hóa đơn viết sai, hỏng không đúng cách: Không lập biên bản hủy hoặc thông báo cho cơ quan thuế (với hóa đơn đã đăng ký). Với hóa đơn điện tử, phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế chứ không được "xóa" đi.
• Chủ quan với hóa đơn giá trị nhỏ: Nghĩ rằng hóa đơn vài trăm nghìn thì không quan trọng. Quan điểm này rất sai lầm, vì cơ quan thuế kiểm tra dựa trên tính hệ thống và tuân thủ pháp luật, không hoàn toàn dựa trên giá trị.

Để tránh những lỗi này, một bộ hướng dẫn đầy đủ và các lưu ý quan trọng nên được phổ biến rộng rãi cho toàn bộ nhân viên có liên quan, từ bộ phận bán hàng đến kế toán.

Giải pháp phần mềm: Cứu cánh cho doanh nghiệp thời 4.0

Để tuân thủ hóa đơn tt78 một cách trơn tru và hiệu quả, đặc biệt là với hóa đơn điện tử, việc sử dụng một giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn là gần như bắt buộc. Phần mềm tốt sẽ giúp bạn:

• Tự động hóa việc lập hóa đơn, ít sai sót.
• Ký số điện tử nhanh chóng, bảo mật.
• Gửi hóa đơn trực tiếp đến email khách hàng và lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Lưu trữ an toàn, có hệ thống, dễ dàng tra cứu hóa đơn theo mọi tiêu chí (mã số thuế, ngày tháng, số hóa đơn...).
• Hỗ trợ in ấn (nếu cần) và báo cáo quản trị.

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp. Bạn nên chọn những đơn vị uy tín, được Bộ Tài chính chứng nhận đủ điều kiện cung cấp hóa đơn điện tử. Đầu tư một lần, lợi ích lâu dài. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp này tại danh mục Phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về hóa đơn TT78

Hóa đơn lập trước ngày 01/7/2022 nhưng theo mẫu cũ (TT39) thì có còn giá trị không?

Có, vẫn có giá trị sử dụng bình thường. TT78 không làm mất hiệu lực của những hóa đơn đã lập đúng quy định trước thời điểm nó có hiệu lực. Tuy nhiên, từ 01/7/2022 trở đi, bạn phải áp dụng theo TT78.

Tôi kinh doanh nhỏ lẻ, có bắt buộc phải dùng hóa đơn TT78 không?

Nếu bạn thuộc diện nộp thuế khoán hoặc kinh doanh các mặt hàng, dịch vụ có giá trị nhỏ được phép, bạn có thể sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn trực tiếp. Tuy nhiên, nếu khách hàng của bạn là doanh nghiệp và họ yêu cầu hóa đơn GTGT để khấu trừ thuế, bạn vẫn phải lập hóa đơn đầy đủ theo TT78 cho họ. Tốt nhất nên tham khảo ý kiến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Làm thế nào để tra cứu, xác thực hóa đơn điện tử theo TT78?

Rất đơn giản. Bạn có thể tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/) bằng cách nhập mã số thuế người bán, số hóa đơn, ngày lập và mã tra cứu (nếu có). Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bạn dùng phần mềm hóa đơn điện tử, thường sẽ có tính năng tra cứu và xác thực hóa đơn ngay trên hệ thống đó.

Tôi bị mất hóa đơn giấy đã lập cho khách hàng thì phải làm sao?

Bạn cần lập ngay một Biên bản mất hóa đơn, có xác nhận của người đại diện theo pháp luật. Sau đó, cung cấp bản sao chụp (copy) hóa đơn đó từ liên còn lưu của mình cho khách hàng, và ký xác nhận "Bản sao từ bản chính" lên đó. Bản sao này vẫn có giá trị để khách hàng hạch toán, nhưng bạn phải lưu giữ biên bản mất cẩn thận.

Chi phí để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo TT78 có cao không?

Chi phí ban đầu bao gồm: phí mua/t thuê phần mềm hóa đơn điện tử, phí chứng thư số (chữ ký số) và có thể có phí đào tạo. Tuy nhiên, nếu so sánh với chi phí in ấn, vận chuyển, lưu kho hóa đơn giấy trong dài hạn, cùng với lợi ích về hiệu quả quản lý và thời gian, thì đây là khoản đầu tư xứng đáng. Nhiều nhà cung cấp có gói dịch vụ linh hoạt phù hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ.

---

Tóm lại, hóa đơn tt78 không phải là điều gì quá đáng sợ nếu chúng ta chịu khó tìm hiểu và tuân thủ nghiêm túc. Nó thực sự là công cụ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa hoạt động, nâng cao uy tín và tạo thuận lợi trong quá trình chuyển đổi số. Hy vọng những chia sẻ từ góc nhìn thực tế của tôi có thể giúp bạn và doanh nghiệp của mình tự tin hơn khi làm việc với loại hóa đơn này. Nếu còn băn khoăn gì, đừng ngại tìm đến các chuyên gia hoặc các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp để được hỗ trợ nhé!