Hóa Đơn Xuất Khẩu Theo Thông Tư 78: A-Z Cho DN 2024

Hóa Đơn Xuất Khẩu Theo Thông Tư 78: Giải Mã Toàn Tập Cho Doanh Nghiệp

Bạn đang loay hoay với hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 78? Đừng lo, tôi hiểu cảm giác này! Thay đổi quy định, thủ tục lằng nhằng đôi khi khiến dân kế toán, xuất nhập khẩu như chúng ta phát hoảng. Bài viết này sẽ “mổ xẻ” chi tiết mọi ngóc ngách của hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 78, giúp bạn nắm vững kiến thức, tránh sai sót và an tâm xuất khẩu.

Tổng quan về Thông tư 78 và hóa đơn xuất khẩu

Thông tư 78/2021/TT-BTC (gọi tắt là Thông tư 78) là văn bản pháp lý quan trọng quy định về hóa đơn điện tử. Nó thay đổi hoàn toàn cách thức phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn so với trước đây. Đặc biệt, với các doanh nghiệp xuất khẩu, việc nắm vững các quy định về hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 78 là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Hiểu đơn giản, Thông tư 78 giúp chúng ta chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, tiết kiệm chi phí, thời gian và giảm thiểu rủi ro.

Đối tượng áp dụng Thông tư 78 trong xuất khẩu

Thông tư 78 áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm cả các doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu. Điều này có nghĩa là, nếu bạn là một doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa hoặc dịch vụ, bạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 78. Ai chưa chuyển đổi thì tranh thủ chuyển đổi ngay đi nhé, chứ để đến lúc thanh tra kiểm tra thì mệt đấy!

Nguyên tắc lập hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 78

Việc lập hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 78 cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Tính chính xác và đầy đủ: Hóa đơn phải ghi đầy đủ, chính xác các thông tin theo quy định.
• Tính hợp pháp: Hóa đơn phải được lập theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
• Tính bảo mật: Đảm bảo tính bảo mật của thông tin trên hóa đơn.
• Khả năng tra cứu: Hóa đơn phải có khả năng tra cứu dễ dàng, nhanh chóng.

Một số doanh nghiệp vẫn còn dùng hóa đơn tự in, nhưng thủ tục hơi phức tạp. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, có thể tham khảo bài viết Hóa Đơn Tự In: Bí Quyết & Thủ Tục A-Z [2024] để nắm rõ hơn.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn xuất khẩu điện tử

Một hóa đơn xuất khẩu điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 cần có đầy đủ các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có). Với khách hàng nước ngoài thường không có mã số thuế, bạn có thể bỏ trống mục này.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền.
• Tổng số tiền thanh toán, thuế suất thuế GTGT (nếu có), tổng tiền thuế GTGT (nếu có).
• Mã số của cơ quan thuế.
• Mã QR code.
• Chữ ký số của người bán.

Ngoài ra, hóa đơn xuất khẩu còn cần thể hiện rõ các thông tin liên quan đến hoạt động xuất khẩu như: phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng (Incoterms), số vận đơn,...

Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu

Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 78 là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Tức là, khi bạn đã giao hàng cho đối tác vận chuyển hoặc đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bạn phải lập hóa đơn ngay.

Ví dụ: Công ty A xuất khẩu lô hàng quần áo sang Nhật Bản. Ngày 10/10, hàng hóa được giao cho đối tác vận chuyển. Vậy, công ty A phải lập hóa đơn xuất khẩu vào ngày 10/10, không phụ thuộc vào việc đã nhận được tiền thanh toán hay chưa.

Xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn xuất khẩu

Trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 78, không tránh khỏi những sai sót. Khi phát hiện sai sót, bạn cần xử lý theo các bước sau:

1. Xác định sai sót: Xác định rõ nội dung sai sót trên hóa đơn.
2. Lập biên bản điều chỉnh: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả người bán và người mua (nếu sai sót liên quan đến cả hai bên).
3. Điều chỉnh hóa đơn: Thực hiện điều chỉnh thông tin sai sót trên hóa đơn gốc.
4. Thông báo cho cơ quan thuế: Thông báo cho cơ quan thuế về việc điều chỉnh hóa đơn.

Trường hợp sai sót nghiêm trọng, có thể phải lập hóa đơn thay thế.

Lưu trữ hóa đơn xuất khẩu điện tử

Hóa đơn xuất khẩu điện tử cần được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ chứng từ điện tử. Bạn cần đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy cập của hóa đơn trong suốt thời gian lưu trữ. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử thường là 10 năm. Việc Phần mềm tra cứu hóa đơn sẽ giúp việc lưu trữ và tìm kiếm hóa đơn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Phần mềm tra cứu hóa đơn và quản lý hóa đơn xuất khẩu

Để quản lý hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 78 một cách hiệu quả, việc sử dụng phần mềm chuyên dụng là rất cần thiết. Các phần mềm này giúp bạn:

• Lập hóa đơn nhanh chóng, chính xác.
• Quản lý hóa đơn tập trung, dễ dàng tra cứu.
• Tự động cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử.
• Kết nối với cơ quan thuế để kê khai và nộp thuế.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý hóa đơn.

Một số phần mềm tra cứu hóa đơn phổ biến hiện nay bao gồm: MISA meInvoice, VNPT Invoice, BKAV eHoadon,.... Hãy lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp bạn nhé!

FAQ: Các câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 78:

1. Hóa đơn xuất khẩu có cần chữ ký số không?
   Có, hóa đơn xuất khẩu điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.
2. Hóa đơn xuất khẩu có cần đóng dấu không?
   Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải đóng dấu.
3. Có được xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân ở nước ngoài không?
   Có, bạn hoàn toàn có thể xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân ở nước ngoài.

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi hoặc các chuyên gia tư vấn để được hỗ trợ nhé!

Nhiều người còn thắc mắc về hóa đơn trực tiếp và thuế. Nếu bạn cũng có câu hỏi tương tự, hãy đọc bài viết Hóa Đơn Trực Tiếp Có Thuế Không? Giải Đáp Chi Tiết 2024 để có câu trả lời chi tiết.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm thông tin trên website của Tổng cục Thuế: Tổng cục Thuế

Kết luận

Hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 78 là một vấn đề quan trọng mà mọi doanh nghiệp xuất khẩu cần nắm vững. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và giúp bạn tự tin hơn trong quá trình lập và quản lý hóa đơn. Đừng quên sử dụng các phần mềm tra cứu hóa đơn để tối ưu hóa quy trình này. Nếu bạn cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hoặc các vấn đề liên quan đến kế toán, thuế, hãy liên hệ với Phần mềm tra cứu hóa đơn HuviSoft ngay hôm nay!