Hóa Đơn Xuất Khẩu Theo Thông Tư 78: Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chắc hẳn đã không ít lần đau đầu với cái gọi là hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78. Tôi còn nhớ lần đầu tiên phụ trách một lô hàng xuất sang Nhật, cả team vật vã cả tuần chỉ vì không biết lập hóa đơn thế nào cho đúng, sợ sai một ly là đi một dặm, ảnh hưởng đến cả thanh toán và thuế. Thực ra, nắm vững quy định thì mọi chuyện sẽ đơn giản hơn nhiều. Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế và hướng dẫn chi tiết nhất về loại hóa đơn đặc biệt này, giúp bạn tự tin xử lý mọi nghiệp vụ.

Hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 78 là gì?

Hiểu một cách đơn giản, đây là hóa đơn do người bán ở Việt Nam lập ra khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho người mua ở nước ngoài (tổ chức, cá nhân không cư trú tại Việt Nam). Quy định chi tiết về loại hóa đơn này được nêu tại Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, thay thế cho Thông tư 39 cũ.

Điểm then chốt của hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78 là nó phục vụ cho giao dịch XUẤT KHẨU. Vì thế, nó sẽ có những điểm khác biệt cơ bản so với hóa đơn bán hàng nội địa thông thường mà bạn hay dùng. Chẳng hạn như về thuế GTGT, nếu bạn chưa rõ sự khác nhau giữa các loại hóa đơn, có thể tham khảo thêm bài viết về phân biệt hóa đơn trực tiếp và hóa đơn VAT để có cái nhìn tổng quan hơn.

Điều kiện lập hóa đơn xuất khẩu

Không phải cứ bán hàng cho người nước ngoài là được lập hóa đơn xuất khẩu đâu nhé. Bạn cần đảm bảo đủ các điều kiện sau:

• Hàng hóa, dịch vụ thực sự được xuất khẩu: Tức là phải có chứng từ chứng minh việc hàng hóa đã ra khỏi lãnh thổ Việt Nam (tờ khai hải quan điện tử có ghi hình thức xuất khẩu) hoặc dịch vụ được cung ứng cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
• Có hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ với bên nước ngoài: Hợp đồng bằng tiếng Việt hoặc song ngữ, thể hiện rõ thông tin hai bên.
• Phương thức thanh toán: Thanh toán qua ngân hàng (trừ một số trường hợp đặc biệt được phép thanh toán bằng tiền mặt theo quy định). Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế xác định giao dịch có thực hay không.

Nếu thiếu một trong những chứng từ này, việc lập hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78 có thể bị cơ quan thuế nghi ngờ và truy thu thuế sau này.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn xuất khẩu

Về cơ bản, hóa đơn xuất khẩu cũng phải có đầy đủ các tiêu thức của một hóa đơn điện tử thông thường. Nhưng bạn cần đặc biệt chú ý mấy điểm sau, tôi hay gọi là "mẹo nhỏ" để tránh sai sót:

• Tiêu thức "Tên người mua" và "Địa chỉ": Ghi bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ thông dụng trên thế giới. Nếu ghi bằng tiếng Việt thì phải có phần dịch sang tiếng Anh đi kèm. Địa chỉ phải là địa chỉ ở nước ngoài.
• Mã số thuế (MST) người mua: Đây là vấn đề nhiều người thắc mắc. Nếu người mua nước ngoài có MST của nước họ, bạn nên ghi vào. Nếu không có, bạn có thể ghi "Không có" hoặc "N/A". Quan trọng là phải nhất quán với hợp đồng và các chứng từ khác.
• Phần "Thuế suất GTGT": Đây là điểm KHÁC BIỆT LỚN NHẤT. Bạn phải ghi rõ là "0%" hoặc "Không chịu thuế" tùy theo trường hợp. Tuyệt đối không được để trống hoặc ghi các mức thuế suất 5%, 8%, 10% như hóa đơn nội địa.
• Tỷ giá ngoại tệ: Nếu giá trị trên hóa đơn được thể hiện bằng ngoại tệ (USD, EUR...), bạn phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm lập hóa đơn và quy đổi ra tiền Việt Nam (VNĐ).

Việc lập hóa đơn điện tử nói chung, kể cả hóa đơn xuất khẩu, sẽ trở nên dễ dàng và chuẩn xác hơn nếu doanh nghiệp sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp, giúp tự động hóa và kiểm soát lỗi.

Quy trình lập và xử lý hóa đơn xuất khẩu

Để đảm bảo không bỏ sót bước nào, tôi thường làm theo quy trình 5 bước sau, bạn có thể tham khảo:

1. Chuẩn bị chứng từ gốc: Kiểm tra kỹ hợp đồng, tờ khai hải quan điện tử (nếu là hàng hóa), chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
2. Lập hóa đơn trên phần mềm: Nhập đầy đủ thông tin theo đúng nội dung bắt buộc đã nêu ở trên. Phần mềm hóa đơn điện tử tốt sẽ có mẫu riêng cho hóa đơn xuất khẩu, giúp bạn điền nhanh hơn.
3. Ký số và phát hành: Sau khi kiểm tra lần cuối, tiến hành ký số điện tử và phát hành cho người mua. Lưu ý thời điểm phát hành phải phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu theo quy định kế toán.
4. Lưu trữ và báo cáo: Lưu trữ đầy đủ bản điện tử của hóa đơn và toàn bộ chứng từ liên quan (hợp đồng, tờ khai hải quan, ủy nhiệm chi...) ít nhất 10 năm. Đồng thời, kê khai chính xác vào tờ khai thuế GTGT hàng kỳ (chỉ tiêu doanh thu xuất khẩu, thuế suất 0%).
5. Theo dõi và xử lý sai sót (nếu có): Trong trường hợp phát hiện sai sót sau khi phát hành, cần lập ngay hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

Xử lý khi người mua yêu cầu hóa đơn đỏ (VAT Invoice)

Nhiều đối tác nước ngoài, đặc biệt là châu Âu, vẫn hay dùng thuật ngữ "VAT Invoice". Thực chất, hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78 của bạn với thuế suất 0% chính là loại hóa đơn đó rồi. Bạn chỉ cần giải thích cho họ rằng tại Việt Nam, hàng xuất khẩu được áp dụng thuế suất 0%, và hóa đơn này là hợp lệ để họ làm thủ tục hoàn thuế (nếu có) tại nước họ. Bạn có thể đọc thêm về bản chất của hóa đơn có thuế trong bài hóa đơn trực tiếp có thuế không để hiểu rõ hơn về các loại thuế suất.

So sánh hóa đơn xuất khẩu và hóa đơn nội địa

Nhìn chung thì giống nhau nhiều, nhưng sự khác biệt lại nằm ở những chi tiết nhỏ quyết định tính hợp lệ. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn:

Các lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn xuất khẩu

Từ kinh nghiệm bản thân và của nhiều kế toán trưởng tôi quen, có mấy cái "bẫy" nhỏ mà dễ mắc phải lắm:

• Thời điểm lập hóa đơn: Nên lập vào thời điểm xác định doanh thu xuất khẩu, thường là ngày lập tờ khai hải quan (với hàng hóa) hoặc ngày hoàn thành cung ứng dịch vụ. Lập quá sớm hoặc quá muộn đều có thể gây khó khăn khi đối chiếu số liệu.
• Nhất quán thông tin: Tên, địa chỉ người mua trên hóa đơn PHẢI GIỐNG Y HỆT trên hợp đồng và tờ khai hải quan. Chỉ một lỗi chính tả nhỏ cũng có thể khiến hóa đơn không được chấp nhận khi hoàn thuế.
• Bảo mật và lưu trữ: Hóa đơn xuất khẩu chứa nhiều thông tin nhạy cảm về giá, đối tác. Cần có cơ chế bảo mật và lưu trữ cẩn thận, tốt nhất là trên các nền tảng phần mềm tra cứu hóa đơn uy tín, có sao lưu định kỳ.
• Cập nhật quy định mới: Pháp luật thuế thay đổi khá thường xuyên. Bạn nên thường xuyên cập nhật các văn bản mới nhất từ Tổng cục Thuế hoặc tham khảo các hướng dẫn toàn diện về hóa đơn điện tử để không bị lỗi thời.

Giải đáp thắc mắc thường gặp

Tóm lại, việc nắm vững quy định về hóa đơn xuất khẩu theo thông tư 78 không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu được dòng tiền thông qua cơ chế hoàn thuế. Nó đòi hỏi sự cẩn thận, chính xác từ khâu lập cho đến khâu lưu trữ chứng từ. Hy vọng với những chia sẻ thực tế trên đây, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn khi xử lý nghiệp vụ này. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngại để lại câu hỏi bên dưới nhé!