Hướng Dẫn Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử: Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp

Chuyển đổi số trong quản lý tài chính, kế toán là xu hướng tất yếu, và việc sử dụng hóa đơn điện tử là một bước đi quan trọng. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ, vẫn còn lúng túng với quy trình đăng ký. Bài viết này sẽ là cẩm nang chi tiết, giúp bạn nắm rõ từng bước trong hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác nhất, tránh những sai sót không đáng có.

Tại sao cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Trước khi đi vào chi tiết hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chúng ta cần hiểu rõ lợi ích của nó. Tôi còn nhớ hồi công ty tôi mới chuyển sang dùng hóa đơn điện tử, ai cũng ngại vì sợ phức tạp. Nhưng chỉ sau vài tháng, mọi người đều công nhận sự tiện lợi. Không còn cảnh lục tìm hóa đơn giấy trong đống hồ sơ, không lo mất mát, hỏng nát. Chi phí in ấn, lưu trữ giảm hẳn. Quan trọng hơn, việc kê khai thuế trở nên nhanh chóng và minh bạch hơn rất nhiều. Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, tính đến cuối năm 2023, đã có hơn 90% doanh nghiệp đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử, một con số cho thấy xu hướng này đã trở thành chuẩn mực.

Điều kiện cần chuẩn bị trước khi đăng ký

Để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị một số thứ. Đầu tiên và quan trọng nhất là phải có chữ ký số (Token) còn hiệu lực. Cái này dùng để ký điện tử trên hóa đơn và thực hiện thủ tục với cơ quan thuế. Nếu chưa có, bạn cần liên hệ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số như VNPT, FPT, Viettel, BKAV... để mua. Thứ hai, bạn cần có tài khoản trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nếu chưa có, hãy đăng ký ngay vì đây là nơi bạn sẽ nộp hồ sơ đăng ký.

Danh sách hồ sơ cần thiết

• Mẫu 01/GTGT: Thông báo phát hành hóa đơn (theo Phụ lục I Thông tư 78/2021/TT-BTC).
• Bản sao có chứng thực/quyết định thành lập doanh nghiệp.
• Hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu có).
• Chữ ký số (Token) của người đại diện pháp luật.

Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết

Quy trình đăng ký hiện nay chủ yếu được thực hiện trực tuyến, rất thuận tiện. Dưới đây là hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 1: Truy cập và đăng nhập

Bạn truy cập vào trang https://thuedientu.gdt.gov.vn. Sau đó, đăng nhập bằng chữ ký số của người đại diện pháp luật công ty. Lưu ý, phải cắm Token và nhập đúng mã PIN.

Bước 2: Khai báo thông tin phát hành hóa đơn

Vào mục "Hóa đơn điện tử" > "Thông báo phát hành hóa đơn". Hệ thống sẽ hiển thị mẫu 01/GTGT. Bạn điền đầy đủ các thông tin như: loại hóa đơn định phát hành (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng...), ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng từ số... đến số... Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cách điền mẫu này, có thể tham khảo bài viết hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử chi tiết cho doanh nghiệp 2024 của chúng tôi.

Bước 3: Ký điện tử và nộp hồ sơ

Sau khi kiểm tra kỹ thông tin, bạn dùng chữ ký số để ký điện tử vào tờ khai. Sau đó, bấm nộp hồ sơ trực tuyến. Hệ thống sẽ trả về một mã hồ sơ để bạn theo dõi tình trạng xử lý.

Bước 4: Nhận kết quả và bắt đầu sử dụng

Thông thường, trong vòng 02 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi. Bạn có thể tra cứu trạng thái hồ sơ trên Cổng thông tin điện tử. Nếu được chấp thuận, bạn có thể chính thức phát hành hóa đơn điện tử. Lúc này, việc tìm hiểu cách xuất hóa đơn đúng chuẩn là rất cần thiết. Bạn có thể đọc thêm hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử TT78 chi tiết từ A-Z để đảm bảo thực hiện đúng quy định.

So sánh các phương án đăng ký

Không phải doanh nghiệp nào cũng giống nhau. Có công ty tự xây dựng hệ thống, có công ty lại thuê ngoài. Dưới đây là bảng so sánh để bạn dễ hình dung và lựa chọn.

Theo quan điểm cá nhân tôi, đa số doanh nghiệp nên lựa chọn phương án sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp (ASP). Nó tối ưu về chi phí, thời gian và giảm gánh nặng kỹ thuật. Bạn chỉ cần tập trung vào kinh doanh, việc phát hành và lưu trữ hóa đơn đã có đơn vị chuyên môn lo.

Lưu ý quan trọng sau khi đăng ký thành công

Đăng ký xong chỉ là bước đầu. Để sử dụng hiệu quả và đúng luật, bạn cần lưu ý mấy điểm sau. Thứ nhất, phải thông báo cho khách hàng về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và hướng dẫn họ cách nhận, tra cứu. Thứ hai, đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời hạn theo quy định (ít nhất 10 năm). Bạn nên sử dụng các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp để việc lưu trữ và tìm kiếm trở nên dễ dàng, an toàn.

Thứ ba, khi có nhu cầu tra cứu hóa đơn đã phát hành (ví dụ để đối chiếu, khiếu nại), bạn cần biết cách thực hiện. Có nhiều cách, từ tra cứu trực tiếp trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ, đến tra cứu qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Để hiểu rõ hơn, bạn có thể xem bài hướng dẫn tra cứu hóa đơn chi tiết với các cách nhanh và chính xác. Cuối cùng, hãy đào tạo cho nhân viên kế toán, bán hàng cách sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử thành thạo để tránh sai sót khi xuất hóa đơn.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp tôi mới thành lập có phải đăng ký dùng hóa đơn điện tử ngay không?

Có, theo quy định hiện hành, tất cả các doanh nghiệp mới thành lập đều phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu, trừ một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận bằng văn bản.

Chi phí để đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử khoảng bao nhiêu?

Chi phí đăng ký với cơ quan thuế là hoàn toàn miễn phí. Chi phí phát sinh chủ yếu là mua chữ ký số (khoảng 1-2 triệu/năm) và phí sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (ASP), dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng/năm tùy gói dịch vụ và số lượng hóa đơn.

Tôi có thể thay đổi mẫu hóa đơn hoặc số lượng hóa đơn sau khi đã đăng ký không?

Hoàn toàn có thể. Khi có nhu cầu thay đổi (như hết số lượng hóa đơn đã đăng ký, muốn đổi mẫu...), bạn cần thực hiện thủ tục thông báo phát hành bổ sung hoặc thay đổi thông tin đăng ký trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, tương tự như khi đăng ký lần đầu.

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử có bắt buộc phải dùng phần mềm không?

Pháp luật quy định doanh nghiệp phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, toàn vẹn và có thể truy xuất bất kỳ lúc nào trong thời hạn lưu trữ. Bạn có thể tự lưu trữ, nhưng việc sử dụng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tuân thủ quy định này một cách dễ dàng và đáng tin cậy hơn rất nhiều, tránh rủi ro mất dữ liệu.

Như vậy, với hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết trên đây, hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ ràng và tự tin để thực hiện. Quy trình nghe có vẻ nhiều bước, nhưng thực tế khi làm sẽ thấy khá trơn tru nếu bạn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Việc chuyển đổi này không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và chuyên nghiệp hóa hình ảnh trong mắt đối tác, khách hàng. Hãy bắt đầu ngay hôm nay!