Hướng Dẫn Hạch Toán Kế Toán: Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp Mới

Hạch toán kế toán là gì? Tại sao lại quan trọng đến vậy?

Nói một cách dễ hiểu nhất, hạch toán kế toán chính là việc ghi chép, phân loại, tổng hợp và trình bày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp bằng thước đo tiền tệ. Nó giống như việc bạn ghi lại từng khoản thu, chi vào một cuốn sổ gia đình, nhưng ở quy mô phức tạp và bài bản hơn rất nhiều. Tôi còn nhớ hồi mới khởi nghiệp, cứ nghĩ chỉ cần biết lời lỗ là được, ai ngờ đến cuối năm loạn hết cả lên vì không biết tiền đi đâu, về đâu. Bài học xương máu đấy!

Vậy tại sao nó lại sống còn? Thứ nhất, nó là cơ sở để bạn biết doanh nghiệp mình đang lãi hay lỗ thực sự. Thứ hai, nó là "ngôn ngữ" để bạn giao tiếp với nhà nước (thuế), với ngân hàng (vay vốn) và với cả đối tác. Không có sổ sách minh bạch, bạn chẳng thể chứng minh năng lực tài chính của mình. Và cuối cùng, số liệu từ hạch toán chính là "la bàn" để bạn ra quyết định kinh doanh: nên đầu tư vào đâu, cắt giảm chi phí nào, giá bán bao nhiêu là hợp lý.

Nguyên tắc nền tảng không thể bỏ qua khi hạch toán

Làm kế toán mà không nắm vững nguyên tắc thì giống như xây nhà không có móng vậy. Dưới đây là mấy cái cốt lõi mà bất kỳ ai cũng phải thuộc nằm lòng.

Nguyên tắc cơ sở dồn tích (Accrual Basis)

Nguyên tắc quan trọng bậc nhất. Bạn phải ghi nhận doanh thu và chi phí vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ, chứ không phải thời điểm thực thu, thực chi tiền. Ví dụ, bạn bán hàng tháng 12 nhưng đến tháng 1 năm sau mới nhận được tiền. Theo nguyên tắc này, doanh thu vẫn được ghi nhận vào tháng 12. Cái này giúp bức tranh tài chính phản ánh đúng thực tế hoạt động trong kỳ.

Nguyên tắc phù hợp (Matching Principle)

Chi phí phải được ghi nhận phù hợp với doanh thu mà nó giúp tạo ra. Chẳng hạn, chi phí nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm bán trong tháng 10 thì phải được tính vào giá vốn hàng bán của tháng 10, dù bạn có mua nguyên liệu từ tháng 9. Nghe có vẻ phức tạp, nhưng nó đảm bảo bạn tính đúng, tính đủ lợi nhuận thực sự cho mỗi kỳ.

Nguyên tắc giá gốc (Historical Cost)

Tài sản thường được ghi nhận theo giá gốc (giá bạn đã trả để có được nó), chứ không phải giá thị trường hiện tại. Cái máy tính bạn mua 2 năm trước giá 20 triệu, giờ có thể chỉ còn 10 triệu, nhưng trên sổ sách vẫn ghi là 20 triệu (trừ khi đã trích khấu hao). Nguyên tắc này đảm bảo tính khách quan và có thể kiểm chứng được.

Quy trình hạch toán kế toán bài bản từ A đến Z

Để không bị rối, bạn cứ đi theo một quy trình chuẩn chỉnh sau đây. Tôi hay ví nó như công thức nấu ăn, thiếu bước nào cũng hỏng món.

1. Thu thập chứng từ: Bước khởi đầu và cực kỳ quan trọng. Mọi nghiệp vụ mua bán, thanh toán, xuất nhập kho... đều phải có chứng từ gốc như hóa đơn, phiếu thu/chi, phiếu nhập kho. Giờ đa số dùng hóa đơn điện tử rồi, việc lưu trữ và tra cứu hóa đơn cũng tiện hơn nhiều. Nếu doanh nghiệp bạn dùng một phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên nghiệp thì công đoạn này nhẹ đi cả tấn.
2. Phân tích và định khoản: Đây là bước "dịch" nghiệp vụ kinh tế sang ngôn ngữ kế toán. Bạn phải xác định xem nghiệp vụ đó ảnh hưởng đến tài khoản nào (Tài sản? Nguồn vốn? Doanh thu? Chi phí?) và ghi Nợ/Cợ ra sao. Nếu bạn còn lúng túng ở bước này, tôi khuyên nên đọc kỹ bài viết về hướng dẫn định khoản chi tiết để nắm vững căn bản.
3. Ghi sổ sách kế toán: Sau khi định khoản, bạn sẽ ghi vào các sổ chi tiết (sổ quỹ, sổ kho, sổ công nợ...) và sổ tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái). Ngày nay, hầu hết đều dùng phần mềm kế toán, việc ghi sổ sẽ tự động hóa sau khi bạn nhập liệu.
4. Khóa sổ và lập báo cáo: Cuối kỳ (tháng/quý/năm), bạn tổng hợp số liệu từ các sổ để lập các báo cáo tài chính quan trọng: Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ.
5. In sổ sách, báo cáo và lưu trữ: Bước cuối cùng là in ra (nếu cần) và lưu trữ hệ thống sổ sách, chứng từ theo quy định của pháp luật (thường là 10 năm).

Phân loại tài khoản kế toán và cách sử dụng

Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam hiện hành được quy định chủ yếu theo Thông tư 200. Nó giống như một danh mục các mã số được chuẩn hóa để mọi doanh nghiệp cùng sử dụng, giúp việc đọc và kiểm tra báo cáo trở nên thống nhất. Bạn không cần nhớ hết, nhưng phải hiểu cách phân loại chúng.

Để hiểu sâu hơn về cách vận hành của cả hệ thống này trong thực tế, đặc biệt là theo Thông tư 200, bạn có thể tham khảo bài phân tích về hệ thống tài khoản theo Thông tư 200.

Ví dụ hạch toán thực tế: Từ mua hàng đến trả lương

Đọc lý thuyết mãi cũng mơ hồ, cùng xem qua vài ví dụ cụ thể cho dễ hình dung nhé.

Ví dụ 1: Mua nguyên vật liệu nhập kho bằng tiền mặt

Doanh nghiệp bạn mua 10 triệu nguyên liệu, đã trả tiền mặt, có hóa đơn VAT đầy đủ.
Phân tích: Hàng hóa tăng (Tài sản tăng) => Ghi Nợ TK 152. Tiền mặt giảm (Tài sản giảm) => Ghi Có TK 111.
Định khoản: Nợ TK 152: 10,000,000 / Có TK 111: 10,000,000.

Ví dụ 2: Bán hàng thu tiền ngay vào tài khoản ngân hàng

Bán sản phẩm trị giá 22 triệu (đã bao gồm VAT 10%), khách hàng chuyển khoản đủ.
Phân tích: Tiền ngân hàng tăng (Tài sản tăng) => Nợ TK 112. Phát sinh doanh thu => Có TK 511. Phát sinh thuế phải nộp => Có TK 3331.
Định khoản: Nợ TK 112: 22,000,000 / Có TK 511: 20,000,000 / Có TK 3331: 2,000,000.

Ví dụ 3: Tính và chi trả lương cho nhân viên

Tổng tiền lương phải trả nhân viên bộ phận bán hàng là 50 triệu.
Phân tích: Chi phí lương tăng => Nợ TK 641. Khoản phải trả công nhân viên tăng => Có TK 334.
Định khoản: Nợ TK 641: 50,000,000 / Có TK 334: 50,000,000.
Khi chuyển khoản trả lương: Nợ TK 334: 50,000,000 / Có TK 112: 50,000,000.

Những sai lầm "chết người" và cách khắc phục

Làm kế toán, đặc biệt là người mới, rất dễ vấp phải những lỗi này. Tôi đã chứng kiến không ít trường hợp.

• Ghi nhận thiếu chứng từ: Mua hàng không lấy hóa đơn, hoặc thanh toán không có phiếu chi. Hậu quả: Số liệu không đầy đủ, không đủ căn cứ giải trình với cơ quan thuế, dẫn đến truy thu thuế, phạt nặng. Khắc phục: Tuân thủ nguyên tắc "Không chứng từ, không ghi sổ". Tận dụng phần mềm tra cứu hóa đơn để quản lý chứng từ điện tử chặt chẽ.
• Định khoản sai quan hệ đối ứng: Ghi cùng bên Nợ hoặc cùng bên Có cho một nghiệp vụ. Hậu quả: Bảng cân đối số phát sinh mất cân bằng, báo cáo sai lệch hoàn toàn. Khắc phục: Nắm chắc tính chất của từng loại tài khoản và nguyên tắc ghi Nợ/Có. Luôn nhớ mỗi nghiệp vụ ít nhất phải ảnh hưởng đến 2 tài khoản.
• Nhầm lẫn giữa chi phí và tài sản: Mua một cái máy tính 20 triệu dùng trong nhiều năm lại hạch toán hết vào chi phí một kỳ. Hậu quả: Chi phí kỳ đó bị đẩy lên cao bất thường, lợi nhuận bị bóp méo. Khắc phục: Phân biệt rõ: Tài sản có giá trị lớn, dùng lâu dài (trên 1 năm) thì phải ghi nhận là Tài sản cố định và trích khấu hao dần.
• Không đối chiếu, kiểm tra số liệu định kỳ: Chỉ đến cuối năm mới tổng hợp thì đã muộn, sai sót chồng chất khó sửa. Khắc phục: Cuối mỗi tháng, đối chiếu số liệu trên sổ sách với thực tế (tiền mặt, tiền ngân hàng, công nợ, hàng tồn kho).

Công cụ hỗ trợ: Từ sổ sách đến phần mềm hiện đại

Thời đại công nghệ rồi, đừng cố gắng làm mọi thứ thủ công bằng tay nữa. Nó vừa mất thời gian, vừa dễ sai.

• Phần mềm kế toán tổng hợp: Là trợ thủ đắc lực nhất. Các phần mềm như MISA, FAST, BRAVO... sẽ tự động hóa 80% công việc: định khoản, ghi sổ, lập báo cáo. Bạn chỉ cần nhập liệu chính xác từ chứng từ. Nhiều phần mềm còn tích hợp luôn modun tra cứu hóa đơn và quản lý hóa đơn điện tử, rất tiện.
• Công cụ quản lý hóa đơn điện tử: Nếu doanh nghiệp bạn chưa dùng phần mềm kế toán lớn, có thể dùng riêng các giải pháp phần mềm tra cứu hóa đơn chuyên biệt. Chúng giúp bạn lưu trữ, tìm kiếm, tải hóa đơn và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn một cách nhanh chóng, tránh rủi ro về mua hóa đơn đỏ giả.
• Excel: Vẫn là công cụ hỗ trợ đắc lực để phân tích số liệu, lập các báo cáo nội bộ chi tiết mà phần mềm chưa đáp ứng được. Tuy nhiên, không nên dùng Excel làm sổ sách chính.

Việc chọn công cụ nào phụ thuộc vào quy mô và ngân sách của bạn. Nhưng tôi khuyên, dù nhỏ đến đâu cũng nên đầu tư một phần mềm kế toán phù hợp. Nó sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và công sức về lâu dài, đồng thời giảm thiểu sai sót. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách áp dụng hệ thống tài khoản vào phần mềm trong bài hướng dẫn ứng dụng thực tế hệ thống TK TT 200 cho doanh nghiệp.

Giải đáp thắc mắc thường gặp về hạch toán kế toán

---

Tóm lại, hướng dẫn hạch toán kế toán không phải là thứ gì đó quá cao siêu, mà là một kỹ năng quản trị thiết yếu. Nó bắt đầu từ những thao tác cơ bản như thu thập hóa đơn, định khoản, cho đến việc sử dụng thành thạo các công cụ như phần mềm tra cứu hóa đơn và phần mềm kế toán. Quan trọng nhất là tư duy và sự cẩn trọng. Hy vọng với những chia sẻ từ trải nghiệm thực tế của tôi, bạn có thể tự tin hơn trong việc xây dựng nền tảng tài chính vững chắc cho doanh nghiệp của mình. Nếu còn băn khoăn gì, đừng ngại tìm hiểu thêm các bài viết chuyên sâu trong danh mục phần mềm tra cứu hóa đơn của chúng tôi nhé!