Hướng Dẫn Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78 Mới Nhất

Giới thiệu về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Chào bạn, nếu bạn đang đau đầu vì những thay đổi liên tục trong quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt là theo Thông tư 78, thì bạn không hề đơn độc đâu! Mình hiểu rõ cảm giác này, vì chính công ty mình cũng đã trải qua giai đoạn chuyển đổi đầy thử thách. Nhưng đừng lo, bài viết này sẽ là “kim chỉ nam” giúp bạn gỡ rối mọi thắc mắc về hướng dẫn hóa đơn điện tử theo thông tư 78. Chúng ta sẽ cùng nhau đi từ A đến Z, từ những khái niệm cơ bản đến các bước thực hiện chi tiết, để bạn có thể tự tin áp dụng vào thực tế.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan, dễ hiểu về tất cả những gì bạn cần biết. Từ việc Thông tư 78 là gì, đối tượng áp dụng, nội dung hóa đơn, thủ tục đăng ký, quy trình lập và phát hành, lưu trữ, quản lý, phần mềm hỗ trợ, cách tra cứu, xử lý sai sót, đến những câu hỏi thường gặp. Tất cả sẽ được trình bày một cách chi tiết, dễ hiểu và thực tế nhất. Bắt đầu thôi!

Thông tư 78 là gì và tại sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Thông tư 78/2021/TT-BTC, do Bộ Tài chính ban hành, quy định chi tiết về hóa đơn điện tử (HĐĐT) và chứng từ điện tử. Nó thay thế cho các thông tư cũ hơn, mang đến một khung pháp lý mới, thống nhất và hiện đại hơn cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến thông tư này?

Đơn giản thôi, vì việc tuân thủ Thông tư 78 là bắt buộc! Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, việc áp dụng HĐĐT theo Thông tư 78 còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn.
• Nâng cao hiệu quả: Quy trình lập, phát hành và quản lý hóa đơn nhanh chóng, chính xác hơn.
• Minh bạch: Dễ dàng tra cứu, kiểm soát và đối chiếu hóa đơn.
• Hội nhập: Phù hợp với xu hướng chuyển đổi số và hội nhập quốc tế.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Theo quy định của Thông tư 78, hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định cụ thể. Nói một cách dễ hiểu, nếu bạn đang kinh doanh và phát hành hóa đơn, thì khả năng cao là bạn thuộc đối tượng áp dụng Thông tư 78. Tuy nhiên, để chắc chắn, bạn nên tham khảo kỹ thông tin từ Tổng cục Thuế hoặc các chuyên gia tư vấn.

Nội dung hóa đơn điện tử theo Thông tư 78: Những thay đổi quan trọng

Thông tư 78 quy định chi tiết về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
• Tổng số tiền thanh toán, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có)
• Chữ ký số của người bán, người mua (nếu có)
• Mã của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã)
• Thời điểm lập hóa đơn

Một điểm mới đáng chú ý là Thông tư 78 cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn, miễn là đáp ứng đầy đủ các nội dung bắt buộc và tuân thủ quy định về định dạng dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp có thể thể hiện được bản sắc thương hiệu của mình trên hóa đơn.

Các loại hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Thông tư 78 quy định 2 loại hóa đơn điện tử chính:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Loại hóa đơn này được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi sử dụng. Thường áp dụng cho các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Loại hóa đơn này do doanh nghiệp tự phát hành và sử dụng. Áp dụng cho các doanh nghiệp đã hoạt động ổn định, có uy tín về thuế.

Ngoài ra, còn có một số loại hóa đơn đặc thù khác, như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu,... Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và đối tượng khách hàng, doanh nghiệp sẽ lựa chọn loại hóa đơn phù hợp.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 chi tiết

Để sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Chuẩn bị: Chữ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng.
2. Đăng ký: Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐK-HĐĐT qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
3. Thông báo: Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu BC01/AC.
4. Sử dụng: Lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định.

Thủ tục đăng ký có thể khác nhau tùy thuộc vào từng địa phương và loại hình doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết trên website của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ với cơ quan thuế địa phương để được hỗ trợ.

Quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 bao gồm các bước sau:

1. Lập hóa đơn: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn với đầy đủ thông tin theo quy định.
2. Ký số: Ký bằng chữ ký số của người bán.
3. Gửi hóa đơn: Gửi hóa đơn cho người mua qua email, SMS hoặc các phương tiện điện tử khác.
4. Lưu trữ: Lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống của doanh nghiệp.

Nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần gửi yêu cầu cấp mã lên Tổng cục Thuế trước khi gửi hóa đơn cho người mua.

Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Theo Thông tư 78, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, đảm bảo tính bảo mật, an toàn và toàn vẹn của dữ liệu. Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ trên hệ thống của mình hoặc thuê dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba. Việc quản lý hóa đơn điện tử cần đảm bảo khả năng tra cứu, đối chiếu và xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan chức năng. Để việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn, bạn có thể tham khảo Phần mềm tra cứu hóa đơn để công việc quản lý hóa đơn được tối ưu nhất.

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử nào tốt nhất hiện nay?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý hóa đơn điện tử, mỗi phần mềm có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:

• Tính năng: Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
• Giá cả: Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
• Uy tín: Được nhiều doanh nghiệp tin dùng và đánh giá cao.
• Hỗ trợ: Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, chuyên nghiệp.
• Khả năng tích hợp: Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp (kế toán, CRM,...).

Một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay có thể kể đến như: Hóa Đơn Điện Tử Softdreams: Giải Pháp Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp (Hóa Đơn Điện Tử Softdreams), MISA meInvoice, VNPT Invoice, BKAV eHoadon,...

Để giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn, mình xin đưa ra một bảng so sánh nhanh một vài phần mềm:

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Việc tra cứu hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và người mua dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Có hai cách tra cứu hóa đơn điện tử phổ biến:

1. Tra cứu trên website của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử: Mỗi nhà cung cấp sẽ có một trang web riêng để tra cứu hóa đơn. Bạn chỉ cần nhập thông tin hóa đơn (mã số, ký hiệu,...) để kiểm tra.
2. Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Bạn có thể tra cứu hóa đơn bằng cách nhập thông tin trên website của Tổng cục Thuế. Tham khảo Cách Tra Cứu Hóa Đơn Trên Tổng Cục Thuế: A-Z 2024 (Cách Tra Cứu Hóa Đơn Trên Tổng Cục Thuế) để biết thêm thông tin chi tiết.

Xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Trong quá trình sử dụng, không tránh khỏi việc hóa đơn điện tử bị sai sót. Thông tư 78 quy định rõ các trường hợp và cách xử lý sai sót khác nhau:

• Sai sót không ảnh hưởng đến tiền thuế: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và gửi cho người mua.
• Sai sót ảnh hưởng đến tiền thuế: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế và gửi cho người mua.

Quan trọng là phải thông báo kịp thời cho cơ quan thuế về các sai sót và điều chỉnh để tránh bị xử phạt.

FAQ: Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử Thông tư 78

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78:

1. Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?

Có, hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2. Làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử đã phát hành?

Bạn cần lập biên bản hủy hóa đơn và thông báo cho cơ quan thuế.

3. Hóa đơn điện tử có cần in ra không?

Không bắt buộc, trừ khi người mua có yêu cầu.

4. Mẫu hóa đơn điện tử nào là hợp lệ?

Bạn có thể tham khảo Mẫu Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ: A-Z Cho Doanh Nghiệp (Mẫu Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ) để biết thêm chi tiết.

Kết luận

Vậy là chúng ta đã cùng nhau khám phá tất tần tật về hướng dẫn hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết và dễ hiểu này, bạn sẽ không còn cảm thấy bối rối hay lo lắng khi thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử nữa. Nhớ rằng, việc tuân thủ quy định pháp luật là vô cùng quan trọng, nhưng đồng thời, việc tận dụng những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cũng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững hơn. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé!

Và cuối cùng, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy, đừng quên tham khảo các sản phẩm của Softdreams. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên con đường chuyển đổi số!